Fragen und Antworten

Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen. Das Urteil bezieht sich auf die EuGH-Entscheidung von 2019 und gilt bereits heute für alle deutschen Unternehmen, unabhängig von der Größe.

Ja, ZEP erfüllt die Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts zur rechtlichen Arbeitszeiterfassung (September 2022). Die Daten werden sicher in deutschen Rechenzentren gespeichert und entsprechen den strengen Anforderungen der DSGVO.

ZEP erfasst Arbeitszeiten digital und minutengenau, wodurch manuell ausgefüllte handschriftliche Stundenzettel entfallen. So profitieren Sie von einer exakten Dokumentation, die jederzeit verfügbar und auswertbar ist. Die mobile App ermöglicht zudem flexibles Ein- und Ausstempeln – egal, ob am Terminal, Tablet oder Computer.

Alle Daten werden ausschließlich in ISO-zertifizierten deutschen Rechenzentren gespeichert. Die Software zur Arbeitszeiterfassung von ZEP ist „Made in Germany“ und erfüllt höchste Datenschutz- und Sicherheitsstandards gemäß DSGVO.

ZEP bietet drei Produktlinien:

• ZEP Clock: ab 2 € pro Nutzer:in/Monat (Arbeitszeiterfassung)
• ZEP Compact: ab 7€ (inkl. Projektzeiterfassung)
• ZEP Professional: ab 18€ (inkl. Projektmanagement & ERP-Funktionen)

Alle Pakete sind monatlich kündbar und beinhalten eine 30-tägige kostenlose Testphase.

ZEP bietet professionelle Funktionen wie die DATEV-Integration, Projektcontrolling, automatische Rechnungserstellung und umfassende Auswertungen. Kostenlose Apps beschränken sich meist auf eine einfache Zeiterfassung ohne Schnittstellen oder erweiterte Unternehmensfunktionen.

ZEP läuft geräteunabhängig und auf allen Geräten mit Internetbrowser – PC, Mac, Tablet und Smartphone. Die mobile App ist für iOS und Android verfügbar und funktioniert auch offline. Zusätzlich bietet ZEP stationäre Zeiterfassungs-Terminals zur Miete an.

Ja, die ZEP Mobile App funktioniert offline und synchronisiert automatisch, sobald eine Internetverbindung verfügbar ist. So können Mitarbeitende auch unterwegs oder auf Baustellen ohne WLAN ihre Zeiten erfassen.

ZEP zeichnet sich durch eine besonders schnelle Implementierung aus. Sie werden von der ersten Sekunde an von unseren Produktspezialisten persönlich beim Onboarding begleitet.

Nein, ZEP ist so intuitiv gestaltet, dass zur einfachen Nutzung keine speziellen Schulungen erforderlich sind. Nichtsdestotroz werden sie von Anfang an von unseren Produktspezialisten beim Onboarding begleitet. Außerdem bieten wir bei sonstigen Fragen zur Einrichtung und für weiterführende Themen Live-Webinare an. Unser Help Center und das Support-Team stehen Ihnen bei Fragen ebenfalls zur Verfügung.

Mit ZEP lassen sich Pausen- und Sonderzeiten flexibel und gesetzeskonform konfigurieren. Sie können automatische Pausenabzüge aktivieren und individuelle Zuschläge für Sonderarbeitszeiten hinterlegen, was eine lückenlose und sichere Abrechnung ermöglicht.

Ja, ZEP bildet in der Arbeitszeiterfassung alle Arbeitszeitmodelle ab: Vollzeit, Teilzeit, Gleitzeit, Schichtarbeit und flexible Arbeitszeiten. Pausenregelungen, Überstunden-Zuschläge und individuelle Vereinbarungen werden automatisch berücksichtigt.

Ja, ZEP eignet sich perfekt für hybride Arbeitsmodelle. Mitarbeitende können von überall digital ein- und ausstempeln – im Büro, remote oder bei der Kundschaft.

ZEP stellt Ihnen als System zur Zeiterfassung eine Vielzahl an vordefinierten Reportings für Projekte, Mitarbeitende und Kund:innen zur Verfügung. Sie können Reportings einfach anpassen und automatisieren, sodass Aufgaben wie das Erinnern an nicht erfolgte Arbeitszeitenerfassungen oder spezielle Projektübersichten effizient erstellt werden können.

ZEP verfügt über direkte Schnittstellen zu allen gängigen Lohnbuchhaltungsprogrammen wie DATEV, Lexware und vielen weiteren. Die erfassten Arbeitszeiten können automatisch exportiert werden, was den Aufwand für die Lohnabrechnung erheblich reduziert.

Ja, ZEP eignet sich in entsprechender Konfiguration (ZEP Compact oder ZEP Professional) zur Projektzeiterfassung. Sie können Arbeitszeiten direkt Projekten und Kund:innen zuordnen, Stundensätze hinterlegen und automatisch Rechnungen erstellen. Ideal für Agenturen, Beratungen, IT-Dienstleister und Kanzleien.

ZEP bietet nahtlose Integration durch die Nutzung der Standards SOAP und REST. Diese ermöglichen den effizienten Austausch von Daten zwischen ZEP und anderen Systemen wie ERP, CRM, HR, etc.

Die unterstützten Operationen umfassen Anlage, Abfrage, Änderung und Löschen von Zeitbuchungen, sowie Anlage, Abfrage und Änderung von Projekten, Kunden und Mitarbeitern.

Die Personio Schnittstelle ermöglicht die Anbindung von Personaldaten an ZEP. Dabei bestimmen Sie, welche Daten in welchem System führend gepflegt werden. Die Übertragung umfasst alle ZEP Zeitbuchungen inklusive der gesetzlichen Pausenregelung gemäß Arbeitszeitgesetz.

Durch die Anbindung von memtime an ZEP erfolgt eine vollautomatische Messung digitaler Aktivitäten im Arbeitsalltag. Die einfache Verknüpfung der Account-Erstellung, der Import von ZEP Projekten nach memtime und die automatische Messung optimieren die Zeiterfassung erheblich.

Das Zusatzmodul "Export für Buchhaltung" ermöglicht die einfache und fehlerfreie Übernahme von mit ZEP erstellten Rechnungen und Kosten (Belege, Verpflegungsmehraufwendungen, km-Geld) in Ihre Buchhaltung. Es bietet sowohl einen allgemeinen Export als auch spezielle Konfigurationen für DATEV und Lexware.

Die HubSpot Schnittstelle synchronisiert Unternehmensprofile und Ansprechpartner von HubSpot nach ZEP. Sie ermöglicht eine konfigurierbare Verbindung zu Ihrem bestehenden HubSpot und vereinfacht den Workflow für die Anlage neuer Projekte in ZEP.