Rückwirkende Krankschreibung 2026: Das gilt!

Montag, 8:30 Uhr. Der erste Arbeitstag nach einem Wochenende, an dem Sie mit Fieber im Bett lagen. Jetzt sitzen Sie beim Arzt und stellen fest: Die Krankschreibung gilt erst ab heute. Die vergangenen Tage? Fehlanzeige. Genau hier beginnt für viele Arbeitnehmer ein rechtliches Minenfeld. Was ist erlaubt, was nicht? Die Antwort ist komplexer, als die meisten denken.

Eine rückwirkende Krankschreibung betrifft nicht nur den Lohnfortzahlungsanspruch. Sie wirkt sich auf Urlaubsansprüche, Krankengeldzahlungen und das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aus. Dieser Artikel zeigt Ihnen, welche Regeln tatsächlich gelten, welche Mythen kursieren und wie Sie rechtssicher handeln.

Was bedeutet eine rückwirkende Krankschreibung?

Definition und rechtliche Einordnung

Eine rückwirkende Krankschreibung ist eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die für einen Zeitraum ausgestellt wird, der vor dem eigentlichen Arztbesuch liegt. Der behandelnde Arzt bescheinigt dabei, dass Sie bereits in den vergangenen Tagen arbeitsunfähig waren, obwohl die medizinische Untersuchung erst nachträglich stattfindet.

Die rechtliche Grundlage bildet die Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses. Diese legt fest, unter welchen Bedingungen Ärzte eine nachträgliche Bescheinigung ausstellen dürfen.

Unterschied zwischen Krankmeldung und AU-Bescheinigung

Viele verwechseln die Krankmeldung mit der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Dabei handelt es sich um zwei unterschiedliche Verpflichtungen:

Die Krankmeldung ist Ihre unverzügliche Information an den Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit. Diese Mitteilungspflicht ergibt sich aus § 5 Abs. 1 Satz 1 EntgFG und muss am ersten Krankheitstag erfolgen, idealerweise vor Arbeitsbeginn.

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist das ärztliche Attest, das die Krankmeldung nachweist. Gesetzlich vorgeschrieben ist die Vorlage erst ab dem vierten Kalendertag. Arbeitgeber können jedoch früher ein Attest verlangen, was viele in Arbeitsverträgen auch tun.

Die Rolle des Arztes bei der Feststellung

Ärzte tragen bei rückwirkenden Krankschreibungen eine besondere Verantwortung. Sie müssen anhand objektiver Kriterien beurteilen, ob die Arbeitsunfähigkeit bereits vor dem Arztbesuch bestand. Ausschlaggebend sind:

• ‍Medizinische Befunde: Sichtbare Symptome, Krankheitsverlauf und Untersuchungsergebnisse müssen eine zurückliegende Arbeitsunfähigkeit plausibel machen. Bei einer eitrigen Mandelentzündung lässt sich beispielsweise nachvollziehen, dass diese nicht erst am Untersuchungstag begonnen haben kann.‍
• Dokumentationspflicht: Jede Einschätzung muss in der Patientenakte nachvollziehbar dokumentiert werden. Diese Dokumentation dient im Zweifelsfall als Nachweis gegenüber Krankenkassen und dem Medizinischen Dienst.‍
• Ärztliches Ermessen: Die Entscheidung liegt letztlich beim behandelnden Arzt. Dieser ist nicht verpflichtet, eine rückwirkende Bescheinigung auszustellen, selbst wenn Sie plausibel schildern, bereits vorher krank gewesen zu sein.

Ist eine Krankschreibung rückwirkend erlaubt?

Grundsatz: Ausnahme, nicht Regel

Die Antwort lautet: Ja, aber nur unter strengen Voraussetzungen. Laut § 5 Abs. 3 der AU-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses sollen Ärzte eine Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich erst ab dem Tag der Untersuchung bescheinigen.

Rückwirkende Krankschreibungen bilden die Ausnahme, nicht die Regel. Sie sind nur zulässig, wenn der Arzt eindeutig feststellen kann, dass die Arbeitsunfähigkeit bereits vorher bestand. Diese Feststellung muss medizinisch nachvollziehbar und in der Patientenakte dokumentiert sein.

Ausnahmefälle nach AU-Richtlinie

Die AU-Richtlinie nennt keine konkreten Ausnahmen, überlässt die Beurteilung aber dem ärztlichen Ermessen. In der Praxis gelten folgende Situationen als vertretbar:

1. ‍Schwere Erkrankungen: Wenn Sie so krank waren, dass ein Arztbesuch nicht möglich war, beispielsweise bei hohem Fieber oder Bettlägerigkeit.‍
2. Praxisschließzeiten: Der Arztbesuch war aufgrund geschlossener Praxen nicht möglich, etwa am Wochenende oder an Feiertagen.‍
3. Objektiv feststellbare Krankheiten: Bei Erkrankungen mit eindeutigen Symptomen wie Knochenbrüchen, schweren Infektionen oder sichtbaren Verletzungen.‍
4. Terminprobleme bei bekannten Patienten: Wenn Sie in der Praxis bekannt sind und der Arzt Ihren Gesundheitszustand aufgrund früherer Behandlungen einschätzen kann.

Ärztliches Ermessen und Nachweispflicht

Ärzte müssen drei Voraussetzungen prüfen, bevor sie eine rückwirkende Bescheinigung ausstellen:

Die medizinische Plausibilität ist das wichtigste Kriterium. Der Krankheitsverlauf muss nachvollziehbar sein. Bei einer viralen Erkrankung mit typischem Verlauf über mehrere Tage lässt sich eine zurückliegende Arbeitsunfähigkeit medizinisch begründen.

Die Dokumentation muss lückenlos sein. Jeder Schritt der Untersuchung und Beurteilung wird in der Patientenakte festgehalten. Diese Unterlagen können von Krankenkassen angefordert werden.

Die Glaubwürdigkeit Ihrer Schilderung spielt eine Rolle. Widersprüche zwischen Ihren Angaben und den medizinischen Befunden führen zur Ablehnung einer rückwirkenden Bescheinigung.

Wie viele Tage kann man rückwirkend krankgeschrieben werden?

Die 3-Kalendertage-Regel

In der Praxis hat sich die Grenze von maximal drei Kalendertagen vor dem Arztbesuch etabliert. Diese Faustregel leitet sich aus der AU-Richtlinie und der ärztlichen Praxis ab.

Die Drei-Tage-Regel gilt inklusive Wochenenden und Feiertagen. Werden Sie am Montag untersucht, kann die Krankschreibung frühestens ab Freitag rückwirkend ausgestellt werden.

🔥 Wichtig 🔥

Es handelt sich um Kalendertage, nicht um Arbeitstage!

Längere Rückdatierungen sind nur in absoluten Ausnahmefällen möglich und müssen besonders begründet werden. Beispiele sind Krankenhausaufenthalte, bei denen die Aufnahmepapiere die Arbeitsunfähigkeit belegen, oder dokumentierte Quarantäneanordnungen.

Warum diese Zeitgrenze existiert

Die Drei-Tage-Grenze dient mehreren Zwecken:

Medizinische Beurteilbarkeit: Nach drei Tagen lassen sich typische Krankheitsverläufe noch zuverlässig rekonstruieren. Bei längeren Zeiträumen wird die Einschätzung zunehmend spekulativ.

Missbrauchsschutz: Die zeitliche Begrenzung erschwert missbräuchliche Rückdatierungen. Arbeitgeber und Krankenkassen können so besser prüfen, ob eine Bescheinigung plausibel ist.

Rechtssicherheit: Eine klare Zeitgrenze schafft Planungssicherheit für alle Beteiligten. Arbeitnehmer wissen, womit sie rechnen können, Arbeitgeber können entsprechend disponieren.

Typische Missverständnisse bei der Rückdatierung

Ein verbreiteter Irrtum betrifft die "7-Tage-Regel". Diese bezieht sich jedoch nicht auf die Rückdatierung, sondern auf die maximale Dauer einer Erstbescheinigung per Videosprechstunde. Eine Verwechslung dieser beiden Regelungen führt häufig zu falschen Erwartungen.

Ein weiteres Missverständnis: Die Drei-Tage-Regel ist keine Garantie. Selbst wenn Sie erst am dritten Tag zum Arzt gehen, besteht kein Rechtsanspruch auf eine rückwirkende Krankschreibung. Die Entscheidung liegt beim Arzt.

Manche glauben, telefonische Krankschreibungen könnten rückwirkend erfolgen. Das ist falsch. Die seit Dezember 2023 dauerhaft mögliche telefonische Krankschreibung gilt nur für zukünftige Krankheitstage, nie rückwirkend.

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Rückwirkend krank melden vs. rückwirkend krankschreiben

Krankmeldung beim Arbeitgeber: Unverzüglichkeit als Pflicht

Die Krankmeldung und die Krankschreibung sind zwei getrennte Vorgänge mit unterschiedlichen rechtlichen Anforderungen. Die Krankmeldung muss unverzüglich erfolgen. Das bedeutet: ohne schuldhaftes Zögern, sobald Sie von Ihrer Arbeitsunfähigkeit wissen.

In der Praxis heißt das: Sie müssen Ihren Arbeitgeber am ersten Krankheitstag informieren, idealerweise vor Arbeitsbeginn. Eine verspätete Krankmeldung gilt als Pflichtverletzung und kann arbeitsrechtliche Konsequenzen haben, selbst wenn Sie später eine gültige AU-Bescheinigung vorlegen.

Die Mitteilungspflicht gilt auch dann, wenn Sie noch keine ärztliche Bestätigung haben. Sie können also nicht bis zum Arzttermin warten, sondern müssen sofort Bescheid geben.

Was passiert bei verspäteter Krankmeldung?

Die Folgen einer verspäteten Krankmeldung sind abgestuft:

Erste Pflichtverletzung: Meist erfolgt eine Abmahnung. Der Arbeitgeber dokumentiert den Vorfall und weist Sie auf Ihre Pflichten hin.

Wiederholte Verstöße: Bei mehrfacher verspäteter Krankmeldung kann eine Kündigung drohen. Arbeitgeber haben hier ein berechtigtes Interesse an pünktlicher Information für die Arbeitsorganisation.

Lohnfortzahlung: Die Entgeltfortzahlung ist von der rechtzeitigen Krankmeldung unabhängig. Selbst bei verspäteter Meldung besteht der Anspruch auf Lohnfortzahlung, solange Sie eine gültige AU-Bescheinigung nachreichen.

AU-Bescheinigung als ärztliches Dokument

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hat eine andere Funktion als die Krankmeldung. Sie dient als medizinischer Nachweis der Arbeitsunfähigkeit und wird vom Arzt ausgestellt.

Seit Januar 2023 läuft die Übermittlung elektronisch. Die Arztpraxis sendet die AU-Daten an Ihre Krankenkasse, die sie wiederum dem Arbeitgeber zur Verfügung stellt. Sie müssen in den meisten Fällen kein Papier mehr einreichen, sondern nur sicherstellen, dass Sie zum Arzt gehen und sich die Bescheinigung ausstellen lassen.

Wichtig: Auch wenn die Übermittlung elektronisch erfolgt, bleibt Ihre Pflicht zur unverzüglichen Krankmeldung beim Arbeitgeber bestehen. Die eAU ersetzt nicht die Informationspflicht am ersten Krankheitstag.

Nachträgliche Krankschreibung: Typische Praxisfälle

Krankheit am Wochenende

Sie werden am Samstagmorgen krank, die Hausarztpraxis hat bis Montag geschlossen. Dürfen Sie am Montag eine rückwirkende Krankschreibung ab Samstag erhalten?

Grundsätzlich ja, wenn die medizinischen Voraussetzungen erfüllt sind. Der geschlossene Zugang zur ärztlichen Versorgung am Wochenende gilt als nachvollziehbarer Grund für den verspäteten Arztbesuch.

Voraussetzung: Der Krankheitsverlauf muss die Arbeitsunfähigkeit bereits am Wochenende plausibel machen. Bei akuten Erkrankungen mit eindeutigen Symptomen ist das meist der Fall.

Alternative: Nutzen Sie bei schweren Beschwerden den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116117. Dieser ist auch am Wochenende erreichbar und kann Ihnen direkt eine Bescheinigung ausstellen.

Arzttermin erst am nächsten Werktag

Sie wachen am Donnerstag krank auf, bekommen aber erst am Freitagnachmittag einen Arzttermin. Kann die Krankschreibung ab Donnerstag rückdatiert werden?

In den meisten Fällen ja, wenn Sie innerhalb der Drei-Tage-Frist bleiben und die Erkrankung nachvollziehbar ist. Ein Tag Differenz zwischen Krankheitsbeginn und Arztbesuch ist medizinisch gut beurteilbar.

Empfehlung: Dokumentieren Sie, warum Sie nicht früher zum Arzt konnten. Eine Bestätigung der Praxis über die fehlende Terminverfügbarkeit kann hilfreich sein, ist aber nicht zwingend erforderlich.

Krankmeldung: Denken Sie daran, dass Sie trotzdem am Donnerstag Ihren Arbeitgeber informieren müssen. Die spätere ärztliche Bescheinigung ändert nichts an dieser Pflicht.

Homeoffice und leichte Symptome

Sie arbeiten im Homeoffice und spüren leichte Symptome. Sie arbeiten zunächst weiter, merken aber nach zwei Tagen, dass Sie nicht mehr arbeitsfähig sind. Ist eine rückwirkende Krankschreibung möglich?

Problematisch und meist nicht zulässig. Wenn Sie tatsächlich gearbeitet haben, waren Sie per Definition nicht arbeitsunfähig. Eine rückwirkende Bescheinigung für Tage, an denen Sie produktiv tätig waren, widerspricht der medizinischen Logik.

Ausnahme: Sie haben gegen ärztlichen Rat oder trotz objektiver Arbeitsunfähigkeit gearbeitet. Das kommt vor, ändert aber nichts an der tatsächlichen Arbeitsunfähigkeit. Hier kann der Arzt im Einzelfall entscheiden.

Best Practice: Melden Sie sich krank, sobald Sie merken, dass Sie nicht mehr voll leistungsfähig sind. Präsentismus im Homeoffice schadet Ihrer Gesundheit und erschwert eine nachträgliche Bescheinigung.

Rückwirkende Arbeitsunfähigkeit bei psychischen Erkrankungen

Psychische Erkrankungen wie Depressionen oder Burnout entwickeln sich oft schleichend. Betroffene realisieren manchmal erst mit Verzögerung, dass sie arbeitsunfähig sind. Sind hier rückwirkende Krankschreibungen möglich?

Grundsätzlich ja, die gleichen Regeln gelten wie bei körperlichen Erkrankungen. Der behandelnde Psychiater oder Psychotherapeut muss einschätzen können, seit wann die Arbeitsunfähigkeit besteht.

Besonderheit: Bei psychischen Erkrankungen ist die Beurteilung komplexer. Therapeuten, die Sie bereits länger kennen, können den Krankheitsverlauf besser einschätzen als Ärzte im Erstkontakt.

Zeitrahmen: Auch hier gilt die Drei-Tage-Regel. Längere Rückdatierungen erfordern umfassende Dokumentation, etwa durch Therapieprotokolle oder Klinikeinweisungen.

Folgen für Lohnfortzahlung und Arbeitsrecht

Anspruch auf Entgeltfortzahlung nach EntgFG

Der Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall ergibt sich aus § 3 des Entgeltfortzahlungsgesetzes. Arbeitgeber müssen das Arbeitsentgelt für bis zu sechs Wochen weiterzahlen, wenn Sie unverschuldet arbeitsunfähig erkranken.

🔥 Wichtig 🔥

‍Eine rückwirkende Krankschreibung gilt für die Entgeltfortzahlung genauso wie eine reguläre AU-Bescheinigung. Der gesamte bescheinigte Zeitraum zählt zur Sechswochenfrist.

Voraussetzungen für den Anspruch:

• Unverschuldete Arbeitsunfähigkeit
• Ordnungsgemäße Krankmeldung beim Arbeitgeber
• Fristgerechte Vorlage der AU-Bescheinigung (spätestens ab dem 4. Tag)

Die elektronische AU-Bescheinigung hat diesen Prozess vereinfacht. Arbeitgeber können die Daten seit 2023 direkt bei der Krankenkasse abrufen, sobald der Arzt sie übermittelt hat.

Wann Arbeitgeber die Lohnfortzahlung verweigern dürfen

Arbeitgeber können die Entgeltfortzahlung unter bestimmten Umständen verweigern:

Fehlende oder verspätete AU-Bescheinigung: Wenn Sie die gesetzliche oder vertraglich vereinbarte Frist zur Vorlage der Bescheinigung nicht einhalten, darf der Arbeitgeber die Zahlung verweigern, bis Sie die AU nachreichen.

Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit: Bei begründeten Zweifeln kann der Arbeitgeber über die Krankenkasse den Medizinischen Dienst einschalten. Dies ist insbesondere bei auffälligen Mustern der Fall, etwa bei häufigen Krankschreibungen direkt vor oder nach dem Wochenende.

Selbstverschuldete Arbeitsunfähigkeit: Bei durch Alkohol, Drogen oder riskantes Verhalten selbst verursachter Arbeitsunfähigkeit entfällt der Anspruch nach § 3 Abs. 1 Satz 1 EntgFG.

Bedeutung einer korrekt ausgestellten AU

Eine ordnungsgemäß ausgestellte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hat hohen Beweiswert. Arbeitgeber müssen die bescheinigte Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich akzeptieren.

Beweiskraft: Die AU genießt eine Vermutungswirkung. Der Arbeitgeber trägt die Beweislast, wenn er die Arbeitsunfähigkeit anzweifeln will.

Grenzen: Die Beweiskraft kann erschüttert werden. Indizien dafür sind:

• Zeitlich auffällige Muster (immer montags oder freitags krank)
• Rückdatierungen, die exakt die Kündigungsfrist abdecken
• Widersprüche zwischen Krankheitsbild und sichtbarem Verhalten

Prüfverfahren: Bei begründeten Zweifeln kann die Krankenkasse ein Gutachten des Medizinischen Dienstes einholen. Dieses Verfahren ist für Arbeitgeber kostenneutral und erfolgt über § 275 SGB V.

Was Arbeitgeber und Arbeitnehmer beachten sollten

Klare interne Prozesse zur Krankmeldung

Arbeitgeber sollten transparente Regelungen zur Krankmeldung etablieren:

Fristen festlegen: Nutzen Sie das Recht aus § 5 EntgFG, eine frühere Vorlage der AU-Bescheinigung zu verlangen. Viele Unternehmen fordern ein Attest bereits ab dem ersten Krankheitstag. Diese Anforderung muss im Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung geregelt sein.

Kommunikationswege definieren: Legen Sie fest, wie Mitarbeiter sich krank melden sollen. Ist eine E-Mail ausreichend? Muss die Personalabteilung oder die direkte Führungskraft informiert werden? Klare Vorgaben vermeiden Missverständnisse.

eAU-Prozess implementieren: Stellen Sie sicher, dass Ihre Lohnabrechnungssoftware die elektronischen AU-Daten von den Krankenkassen abrufen kann. Schulen Sie Ihre HR-Abteilung entsprechend.

Dokumentation und Transparenz

Beide Seiten profitieren von sorgfältiger Dokumentation:

Für Arbeitnehmer: Bewahren Sie Nachweise auf, die eine rückwirkende Krankschreibung rechtfertigen. Dazu gehören:

• Screenshots von Terminvereinbarungssystemen, die zeigen, dass keine früheren Termine verfügbar waren
• Bestätigungen der Praxis über Schließzeiten
• Bei schwerer Erkrankung: Belege über Notfallbehandlungen oder Medikamentenkäufe

Für Arbeitgeber: Führen Sie ein Fehlzeitenmanagement, das Muster erkennt. Software-Tools können dabei helfen, ohne dass Sie jeden Einzelfall manuell prüfen müssen. Achten Sie dabei auf Datenschutzvorschriften.

Transparenz schafft Vertrauen: Sprechen Sie bei Auffälligkeiten das Gespräch mit dem Mitarbeiter, bevor Sie formale Schritte einleiten. Oft gibt es nachvollziehbare Erklärungen.

Handlungsempfehlungen für beide Seiten

Für Arbeitnehmer:

Melden Sie sich sofort am ersten Krankheitstag beim Arbeitgeber, auch ohne ärztliche Bescheinigung. Diese Mitteilungspflicht ist unabhängig vom Arzttermin.

Suchen Sie bei ernsthaften Symptomen zeitnah einen Arzt auf. Je früher die Untersuchung, desto einfacher ist eine Beurteilung. Nutzen Sie bei Bedarf den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116117.

Kommunizieren Sie offen, wenn Sie keine rückwirkende Bescheinigung erhalten. Ihr Arbeitgeber kann dann entscheiden, wie er mit der Situation umgeht. Viele Unternehmen zeigen Kulanz bei nachvollziehbaren Einzelfällen.

Für Arbeitgeber:

Reagieren Sie auf verspätete Krankmeldungen differenziert. Eine einzelne Verfehlung rechtfertigt meist keine drastischen Maßnahmen. Sprechen Sie zunächst mit dem Mitarbeiter.

Nutzen Sie bei systematischen Auffälligkeiten die Möglichkeit, den Medizinischen Dienst einzuschalten. Dies ist Ihr gutes Recht und schützt vor Missbrauch, ohne dass Sie selbst tätig werden müssen.

Schulen Sie Ihre Führungskräfte im Umgang mit Krankmeldungen. Sie sind die erste Anlaufstelle und sollten die wichtigsten Regeln kennen.

Fazit

Eine rückwirkende Krankschreibung ist kein Automatismus, sondern eine Ausnahmeregelung mit engen Grenzen. Die Drei-Tage-Regel bietet Arbeitnehmern einen gewissen Spielraum, ersetzt aber nicht die unverzügliche Krankmeldung beim Arbeitgeber.

Ärzte tragen bei der Rückdatierung eine hohe Verantwortung. Sie müssen anhand objektiver medizinischer Kriterien beurteilen, ob eine zurückliegende Arbeitsunfähigkeit glaubhaft ist. Diese Einschätzung liegt in ihrem Ermessen und ist nicht einklagbar.

Für Arbeitnehmer bedeutet das: Wer rechtssicher handeln will, meldet sich am ersten Krankheitstag und sucht zeitnah einen Arzt auf. Für Arbeitgeber gilt: Klare Prozesse und transparente Kommunikation schaffen Vertrauen und minimieren Konflikte.

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hat vieles vereinfacht. Die grundlegenden Pflichten bleiben aber bestehen: unverzügliche Krankmeldung, rechtzeitiger Arztbesuch und gegenseitiges Vertrauen als Basis eines funktionierenden Arbeitsverhältnisses.