Urlaubsanspruch berechnen: Arbeitstage statt Stunden

Die Urlaubsberechnung scheitert in deutschen Unternehmen häufig an einem fundamentalen Fehler: Personalverantwortliche rechnen mit Stunden statt mit Arbeitstagen. Das Ergebnis sind falsche Ansprüche, rechtliche Risiken und vermeidbare Konflikte. Dabei ist die korrekte Berechnung des Urlaubsanspruchs weder kompliziert noch zeitaufwendig, wenn Sie die richtigen Formeln kennen und wissen, welche Daten Sie wirklich benötigen.

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt in Deutschland 24 Werktage pro Jahr bei einer 6-Tage-Woche. Für die praktische Berechnung im Unternehmen benötigen Sie jedoch andere Werte: die tatsächlichen Arbeitstage pro Woche und den vereinbarten Jahresurlaub. Dieser Artikel zeigt Ihnen die rechtssicheren Formeln und liefert konkrete Rechenbeispiele für Vollzeit, Teilzeit, Minijobs und unterjährige Ein- oder Austritte.

Wichtiger Hinweis: Dieser Beitrag bietet Orientierung zur Urlaubsberechnung, ersetzt jedoch keine individuelle Rechtsberatung.

Welche Grundlagen gelten 2025/2026?

Das Bundesurlaubsgesetz definiert seit 1963 den Mindesturlaub in Deutschland. Die zentrale Vorschrift lautet: Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf mindestens 24 Werktage bezahlten Erholungsurlaub pro Jahr. Als Werktage gelten alle Kalendertage von Montag bis Samstag, also sechs Tage pro Woche.

Mindesturlaub und Umrechnung

Für die 6-Tage-Woche ergeben sich aus den 24 Werktagen vier Wochen Urlaub. Die meisten Unternehmen arbeiten jedoch mit 5-Tage-Wochen. Hier müssen Sie umrechnen: Bei einer 5-Tage-Woche beträgt der gesetzliche Mindesturlaub 20 Arbeitstage (24 Werktage / 6 × 5 Arbeitstage = 20 Arbeitstage).

Tatsächlich liegt der durchschnittliche Urlaubsanspruch in Deutschland deutlich höher. Laut IAB-Forum hatten sozialversicherungspflichtig Beschäftigte 2023 einen durchschnittlichen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche. 75 Prozent aller Beschäftigten haben genau diesen Anspruch, 16 Prozent weniger, 11 Prozent mehr.

Arbeitstage pro Woche als entscheidende Größe

Das Bundesarbeitsgericht hat 2025 klargestellt: Die Berechnung und Erfüllung des Urlaubsanspruchs erfolgt auf Basis von Arbeitstagen, nicht von Kalendertagen oder Stunden. Ein Arbeitstag ist jeder Tag, an dem der Mitarbeiter laut Arbeitsvertrag zur Arbeitsleistung verpflichtet ist.

Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet jeden Montag, Mittwoch und Freitag jeweils vier Stunden. Seine Arbeitstage pro Woche sind drei, nicht 2,4 (12 Stunden / 5 Tage). Die Stundenzahl ist für die Urlaubsberechnung irrelevant.

Wichtige Begriffe

Werktage: Montag bis Samstag, insgesamt sechs Tage pro Woche. Gesetzlicher Bezugspunkt im Bundesurlaubsgesetz.

Arbeitstage: Tage, an denen der Mitarbeiter laut Vertrag arbeiten muss. Entscheidend für die praktische Urlaubsberechnung.

Jahresurlaub: Gesamter Urlaubsanspruch pro Kalenderjahr, inklusive gesetzlichem Mindesturlaub und Mehrurlaub aus Tarif- oder Arbeitsvertrag.

Teilurlaub: Anteiliger Urlaub bei unterjährigem Eintritt oder Austritt, berechnet nach der 1/12-Logik pro vollem Beschäftigungsmonat.

Mehrurlaub: Über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgehender Urlaub, der tarifvertraglich oder einzelvertraglich vereinbart wurde.

Urlaubsanspruch berechnen: Die Standardformel

Die Grundformel für die Umrechnung des Urlaubsanspruchs lautet:

Urlaubsanspruch = (Jahresurlaub Vollzeit / Arbeitstage Vollzeit) × Arbeitstage individuell

Diese Formel funktioniert für alle Arbeitszeitmodelle und berücksichtigt automatisch Teilzeit und individuelle Arbeitswochen.

Beispiel 1: 5-Tage-Woche (gesetzliches Minimum)

Ausgangslage: Der Arbeitsvertrag sieht nur den gesetzlichen Mindesturlaub vor.

Rechnung: 24 Werktage / 6 × 5 Arbeitstage = 20 Urlaubstage pro Jahr

Ergebnis: Bei einer 5-Tage-Woche stehen dem Mitarbeiter mindestens 20 Urlaubstage zu.

Beispiel 2: 5-Tage-Woche mit Mehrurlaub

Ausgangslage: Der Tarifvertrag sieht 30 Urlaubstage für eine 5-Tage-Woche vor.

Rechnung: 30 Urlaubstage / 5 × 5 Arbeitstage = 30 Urlaubstage

Ergebnis: Der Urlaubsanspruch bleibt bei 30 Tagen, da Basis und individuelle Arbeitszeit identisch sind.

Typischer Fehler: Stunden statt Tage

Ein Mitarbeiter arbeitet fünf halbe Tage pro Woche mit jeweils vier Stunden. Falsch wäre die Rechnung: 20 Stunden / 40 Stunden Vollzeit = 0,5 × 30 Tage = 15 Tage. Richtig ist: Der Mitarbeiter hat fünf Arbeitstage pro Woche, also den vollen Urlaubsanspruch von 30 Tagen. Die Stundenzahl spielt keine Rolle.

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Urlaubstage berechnen bei Teilzeit

Teilzeitbeschäftigte haben den gleichen Urlaubsanspruch wie Vollzeitbeschäftigte, wenn sie an gleich vielen Tagen pro Woche arbeiten. Die Berechnung erfolgt nach der Anzahl der Arbeitstage, nicht nach Arbeitsstunden.

Teilzeit-Formel

Urlaubsanspruch Teilzeit = (Jahresurlaub Vollzeit / Arbeitstage Vollzeit) × Arbeitstage Teilzeit

Beispiel 1: 4-Tage-Woche

Ausgangslage: Vollzeit bedeutet 5-Tage-Woche mit 30 Urlaubstagen. Teilzeit: 4 Tage pro Woche.

Rechnung: (30 Urlaubstage / 5) × 4 = 24 Urlaubstage

Ergebnis: Bei einer 4-Tage-Woche stehen 24 Urlaubstage zu.

Beispiel 2: 3-Tage-Woche

Ausgangslage: Vollzeit: 5-Tage-Woche mit 30 Urlaubstagen. Teilzeit: 3 Tage pro Woche (z.B. Montag, Mittwoch, Freitag).

Rechnung: (30 / 5) × 3 = 18 Urlaubstage

Ergebnis: Der Urlaubsanspruch beträgt 18 Arbeitstage.

Beispiel 3: 5 halbe Tage pro Woche

Ausgangslage: Vollzeit: 5-Tage-Woche mit 30 Urlaubstagen. Teilzeit: Montag bis Freitag jeweils halbtags.

Rechnung: (30 / 5) × 5 = 30 Urlaubstage

Ergebnis: Voller Urlaubsanspruch von 30 Tagen, da fünf Arbeitstage pro Woche.

Rundung bei Bruchteilen

Ergibt die Berechnung einen Bruchteil von Urlaubstagen, dürfen Sie nicht einfach abrunden. Das Bundesarbeitsgericht hat 2018 entschieden: Ohne ausdrückliche Rundungsregelung im Tarifvertrag oder in der Betriebsvereinbarung ist eine Abrundung unzulässig.

💡 Praxisempfehlung 💡

Dokumentieren Sie transparent, wie Sie mit Bruchteilen umgehen. Aufrunden ist rechtssicher. Bei Abrundung sollte eine klare schriftliche Regelung vorliegen.

Urlaubsanspruch pro Monat berechnen

Der Urlaubsanspruch entsteht zeitanteilig. Für jeden vollen Kalendermonat, den das Arbeitsverhältnis besteht, erwirbt der Mitarbeiter 1/12 seines Jahresurlaubs.

Die 1/12-Logik

Monatlicher Urlaubsanspruch = Jahresurlaub / 12

Diese Regelung greift bei unterjährigem Eintritt oder Austritt automatisch. Wichtig: Gezählt werden nur volle Monate. Ein Monat gilt als voll, wenn das Arbeitsverhältnis mindestens vom Monatsersten bis zum Monatsletzten besteht.

Beispiel 1: Eintritt im April

Ausgangslage: Jahresurlaub 30 Tage, Eintritt am 1. April, 5-Tage-Woche.

Volle Monate: April bis Dezember = 9 Monate

Rechnung: (30 Urlaubstage / 12) × 9 = 22,5 Urlaubstage

Ergebnis: Anteiliger Urlaubsanspruch von 22,5 Tagen für das erste Beschäftigungsjahr.

Beispiel 2: Austritt im September

Ausgangslage: Jahresurlaub 30 Tage, Austritt am 30. September, 5-Tage-Woche.

Volle Monate: Januar bis September = 9 Monate

Rechnung: (30 / 12) × 9 = 22,5 Urlaubstage

Ergebnis: Bis zum Austritt stehen 22,5 Urlaubstage zu. Bereits genommene Urlaubstage werden angerechnet.

Unterjähriger Eintritt oder Austritt

Bei Ein- oder Austritt im laufenden Jahr berechnen Sie den anteiligen Urlaubsanspruch monatsweise. Die sechsmonatige Wartezeit aus § 4 BUrlG spielt dabei eine besondere Rolle.

Wartezeit: Was Sie wissen müssen

Nach § 4 Bundesurlaubsgesetz erwirbt ein Mitarbeiter den vollen Jahresurlaub erstmalig nach sechs Monaten Betriebszugehörigkeit. Vor Ablauf der Wartezeit besteht ein Anspruch auf Teilurlaub nach der 1/12-Regelung.

Erforderliche Daten für die Berechnung

1. Startdatum oder Enddatum des Arbeitsverhältnisses
2. Arbeitstage pro Woche des Mitarbeiters
3. Jahresurlaub bei Vollzeit (Basis)
4. Vollzeit-Arbeitstage pro Woche (Basis)

Beispiel 1: Eintritt am 15. März

Ausgangslage: 30 Tage Jahresurlaub, 5-Tage-Woche, Eintritt 15. März.

Volle Monate: März gilt nicht als voller Monat. April bis Dezember = 9 Monate.

Rechnung: (30 / 12) × 9 = 22,5 Urlaubstage

Ergebnis: Ab 1. April entstehen monatlich 2,5 Urlaubstage. Insgesamt 22,5 Tage bis Jahresende.

Beispiel 2: Austritt am 15. Juli

Ausgangslage: 30 Tage Jahresurlaub, 5-Tage-Woche, Austritt 15. Juli.

Volle Monate: Januar bis Juni = 6 Monate (Juli zählt nicht).

Rechnung: (30 / 12) × 6 = 15 Urlaubstage

Ergebnis: Bis zum Austrittsdatum stehen 15 Urlaubstage zu.

Beispiel 3: Eintritt Januar, Austritt Mai

Ausgangslage: 30 Tage Jahresurlaub, 5-Tage-Woche, Eintritt 1. Januar, Austritt 31. Mai.

Volle Monate: Januar bis Mai = 5 Monate

Rechnung: (30 / 12) × 5 = 12,5 Urlaubstage

Ergebnis: Anspruch auf 12,5 Urlaubstage für fünf Monate Beschäftigung.

Beispiel 4: Wechsel der Arbeitstage

Ausgangslage: Mitarbeiterin arbeitet von Januar bis Juni 5 Tage/Woche, ab Juli 3 Tage/Woche. Vollzeit: 30 Tage bei 5-Tage-Woche.

Rechnung 1. Halbjahr: (30 / 12) × 6 = 15 Urlaubstage

Rechnung 2. Halbjahr: (30 / 5) × 3 = 18 Urlaubstage für volle 5-Tage-Woche, davon anteilig (18 / 12) × 6 = 9 Urlaubstage

Ergebnis: Gesamt 24 Urlaubstage (15 + 9) für das Kalenderjahr.

Minijob Urlaubsanspruch Rechner

Minijobber haben den gleichen gesetzlichen Urlaubsanspruch wie alle anderen Arbeitnehmer. Der häufige Irrtum, dass geringfügig Beschäftigte weniger oder gar keinen Urlaub bekommen, ist rechtlich falsch.

Grundprinzip für Minijobs

Das Bundesurlaubsgesetz gilt ausnahmslos für alle Arbeitnehmer, unabhängig von der Höhe des Verdienstes oder dem Stundenumfang. Entscheidend sind ausschließlich die Arbeitstage pro Woche.

Minijob-Formel (gesetzliches Minimum)

Für den gesetzlichen Mindesturlaub gilt bei Minijobs die 6-Tage-Basis:

Urlaubsanspruch Minijob = (Arbeitstage pro Woche / 6) × 24 Werktage

Für tariflichen oder vertraglichen Mehrurlaub nutzen Sie die allgemeine Teilzeit-Formel.

Beispiel 1: 2 Tage pro Woche

Ausgangslage: Minijob mit 2 Arbeitstagen pro Woche (z.B. Dienstag und Donnerstag).

Rechnung: (2 / 6) × 24 = 8 Urlaubstage

Ergebnis: Gesetzlicher Mindesturlaub von 8 Arbeitstagen pro Jahr.

Beispiel 2: 1 Tag pro Woche

Ausgangslage: Minijob mit 1 Arbeitstag pro Woche (z.B. nur samstags).

Rechnung: (1 / 6) × 24 = 4 Urlaubstage

Ergebnis: Mindestens 4 Urlaubstage pro Jahr.

Beispiel 3: Unregelmäßige Arbeitszeiten

Ausgangslage: Minijob mit wechselnden Arbeitstagen, durchschnittlich 2,5 Tage pro Woche im Quartal.

Rechnung: (2,5 / 6) × 24 = 10 Urlaubstage

Ergebnis: Bei unregelmäßiger Verteilung den Durchschnitt der letzten drei Monate bilden.

Wichtig: Auch bei Minijobs gilt die Arbeitstage-Logik. Ein Minijobber, der an zwei Tagen je zwei Stunden arbeitet, hat nicht weniger Urlaubstage als jemand, der an zwei Tagen je acht Stunden arbeitet.

Urlaubsrechner vs. selbst berechnen

Digitale Urlaubsrechner bieten schnelle Ergebnisse, haben jedoch Grenzen. Für Standardfälle sind sie hilfreich, bei komplexeren Situationen sollten Sie die Formel selbst anwenden.

Wann ein Rechner sinnvoll ist

Online-Urlaubsrechner eignen sich für:

• Schnelle Orientierung bei Standardfällen
• Überprüfung eigener Berechnungen
• Mitarbeiterinformation (Transparenz)

Erforderliche Eingaben

Ein verlässlicher Urlaubsrechner benötigt folgende Daten:

• Arbeitstage pro Woche (individuell)
• Jahresurlaub bei Vollzeit (Basis)
• Arbeitstage Vollzeit (meist 5 oder 6)
• Optional: Eintritts- oder Austrittsdatum für Teilurlaub

Selbst rechnen: Mini-Checkliste

1. Arbeitstage pro Woche korrekt ermitteln (nicht Stunden!)
2. Vollzeit-Basis als Vergleichswert festlegen
3. Formel anwenden: (Jahresurlaub Vollzeit / Arbeitstage Vollzeit) × Arbeitstage individuell
4. Bei Ein-/Austritt: Volle Monate zählen und durch 12 teilen
5. Ergebnis dokumentieren und im Zweifel aufrunden

Kontrolle der Plausibilität

Rechnen Sie Extremfälle durch: Ein Mitarbeiter mit einer 1-Tage-Woche kann nicht mehr Urlaubstage haben als ein Vollzeitmitarbeiter. Die Zahl muss proportional zur Arbeitswoche sein. Bei 30 Tagen Vollzeit und 5-Tage-Woche ergibt sich pro Arbeitstag ein Faktor von 6. Ein Mitarbeiter mit 3-Tage-Woche hat also maximal 18 Tage (3 × 6).

Automatische Urlaubsberechnung: Wie ZEP manuelle Fehler vermeidet

Excel-Listen und manuelle Berechnungen sind fehleranfällig. Bei jedem Teilzeitwechsel, jeder Neueinstellung und jedem unterjährigen Austritt müssen Sie die Formeln erneut anwenden. Das kostet Zeit und birgt Fehlerquellen, die im schlimmsten Fall zu arbeitsrechtlichen Konflikten führen.

Digitale Abwesenheitsverwaltung in ZEP

ZEP berechnet Urlaubsansprüche automatisch auf Basis der hinterlegten Arbeitszeitmodelle. Das System berücksichtigt alle relevanten Parameter: individuelle Arbeitstage pro Woche, Vertragsdetails, Eintritts- und Austrittsdaten sowie Änderungen im laufenden Jahr.

Wechselt ein Mitarbeiter von Vollzeit auf Teilzeit, können Sie in ZEP den Urlaubsanspruch automatisch anteilig anpassen. Die 1/12-Logik bei unterjährigen Veränderungen funktioniert ohne manuelle Eingriffe. Bruchteile werden transparent ausgewiesen und Sie definieren einmalig, wie Ihr Unternehmen damit umgeht.

Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung integriert

Die Verbindung von Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung eliminiert Medienbrüche. Mitarbeiter beantragen Urlaub direkt im System, Führungskräfte genehmigen per Klick und das Urlaubskonto wird automatisch aktualisiert. Die tatsächlich geleisteten Arbeitstage fließen in die Berechnung ein, sodass auch bei flexiblen Arbeitszeitmodellen die korrekte Zuordnung gewährleistet ist.

Rechtssichere Dokumentation

ZEP dokumentiert alle Urlaubsbuchungen revisionssicher. Jeder Urlaubsantrag, jede Genehmigung und jede Änderung wird mit Zeitstempel und verantwortlicher Person protokolliert. Im Streitfall können Sie lückenlos nachweisen, welche Urlaubsansprüche bestanden und wie diese verwendet wurden.

DATEV-Integration für nahtlose Lohnabrechnung

Die direkte Schnittstelle zu DATEV und Lexware überträgt Urlaubsdaten automatisch in die Lohnbuchhaltung. Urlaubsabgeltungen bei Austritt werden korrekt berechnet und an die Finanzbuchhaltung übergeben. Das reduziert den Abstimmungsaufwand zwischen Personalabteilung und Buchhaltung erheblich.

Transparenz für Mitarbeiter

Im Dashboard sehen Beschäftigte ihren aktuellen Urlaubsanspruch, bereits genommene Tage und den verbleibenden Resturlaub in Echtzeit. Diese Transparenz reduziert Rückfragen bei HR und schafft Vertrauen. Mitarbeiter können ihre Urlaubsplanung eigenständig vornehmen und sehen sofort, ob ausreichend Tage verfügbar sind.

Komplexe Arbeitszeitmodelle abbildbar

ZEP verwaltet beliebig viele unterschiedliche Arbeitszeitmodelle parallel. Ob 6-Tage-Woche im Schichtbetrieb, flexible 4-Tage-Woche in der IT oder Minijobs mit wechselnden Einsatztagen.

Änderungen im Arbeitszeitmodell erfasst das System zeitpunktgenau. Ein Mitarbeiter, der von Januar bis Juni Vollzeit und ab Juli Teilzeit arbeitet, erhält automatisch den anteiligen Urlaubsanspruch für beide Phasen korrekt berechnet und auf dem Urlaubskonto dargestellt.

Häufige Sonderfälle aus der Praxis

Krankheit und Urlaubsanspruch

Krankheit während des Arbeitsverhältnisses hat keinen Einfluss auf die Entstehung des Urlaubsanspruchs. Auch bei monatelanger Arbeitsunfähigkeit entstehen die vollen Urlaubsansprüche. Erkrankt ein Mitarbeiter während des Urlaubs, werden die durch ärztliches Attest nachgewiesenen Krankheitstage nicht als Urlaub gezählt und dem Urlaubskonto wieder gutgeschrieben.

Vertiefte Informationen zur Frage, wie sich Krankheit konkret auf den Urlaubsanspruch bei Krankheit auswirkt und welche Fristen gelten, finden Sie in unserem separaten Beitrag.

Resturlaub: Fristen und Hinweispflicht

Urlaub muss grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung auf das Folgejahr ist nur bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen zulässig. Übertragener Urlaub verfällt spätestens am 31. März des Folgejahres.

Arbeitgeber trifft seit 2022 eine verschärfte Hinweispflicht: Sie müssen Mitarbeiter aktiv und rechtzeitig auffordern, ihren Urlaub zu nehmen, und auf den Verfall hinweisen. Ausführliche Informationen zu Fristen, Übertragung und Abgeltung finden Sie im Artikel zum Resturlaub.

Urlaubssperre und Genehmigung

Arbeitgeber können aus dringenden betrieblichen Gründen eine Urlaubssperre verhängen. Die Hürden dafür sind jedoch hoch. Der Zeitpunkt der Urlaubsgewährung liegt grundsätzlich beim Arbeitgeber, der dabei die Wünsche des Mitarbeiters berücksichtigen muss, sofern nicht zwingende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter mit Vorrang entgegenstehen.

Details zu rechtlichen Voraussetzungen, Grenzen und Beispielen finden Sie im Beitrag zur Urlaubssperre.

Fazit: Mit Arbeitstagen rechnen, Sonderfälle kennen, digital abbilden

Die Urlaubsberechnung folgt klaren mathematischen Regeln. Die wichtigsten Prinzipien: Rechnen Sie mit Arbeitstagen, nicht mit Stunden. Nutzen Sie die 1/12-Logik bei unterjährigen Veränderungen. Dokumentieren Sie alle Berechnungen transparent und beachten Sie die Rechtsprechung zur Rundung.

Manuelle Berechnungen sind fehleranfällig und zeitaufwendig. Bei mehr als 20 Mitarbeitern oder komplexen Arbeitszeitmodellen führen digitale Lösungen zu messbaren Effizienzgewinnen. Die automatische Berechnung vermeidet Fehler, die Dokumentation erfüllt rechtliche Anforderungen, und die Integration mit Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung spart Verwaltungsaufwand.

Die korrekte Urlaubsberechnung ist keine Nebensache. Sie verhindert arbeitsrechtliche Konflikte, schafft Vertrauen bei Mitarbeitern und entlastet Ihre Personalabteilung. Investieren Sie die Zeit, um Ihre Prozesse rechtssicher aufzusetzen.