Falsch aufbewahrte oder zu spät gelöschte Personalakten kosten deutsche Unternehmen durchschnittlich zwischen 10.000 und 50.000 Euro pro Compliance-Verstoß. Während viele Personalabteilungen nach dem Motto "im Zweifel lieber aufheben" handeln, zeigt die Praxis: Genau diese Vorsicht kann zum finanziellen Risiko werden. Denn bei Personalakten gilt nicht nur eine Aufbewahrungspflicht, sondern nach Ablauf der gesetzlichen Fristen auch eine Löschpflicht. Die rechtssichere Aufbewahrung von Personalakten erfordert präzise Kenntnis unterschiedlicher Fristen je nach Dokumentenart, ein durchdachtes Archivierungssystem und klare Löschkonzepte.
Was zählt eigentlich zur Personalakte?
Definition und rechtlicher Rahmen
Die Personalakte umfasst alle Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis betreffen und vom Arbeitgeber über einen Arbeitnehmer geführt werden. § 83 BetrVG gewährt Beschäftigten das Recht auf Einsicht in ihre Personalakte und definiert damit indirekt deren Umfang. Die Personalakte ist grundsätzlich ein einheitlicher Dokumentenbestand über eine Person im Unternehmen.
Physische versus digitale Personalakten
Unternehmen führen Personalakten heute in drei Formen: klassisch in Papierform, vollständig digital oder in hybrider Form. Rechtlich macht das keinen Unterschied. Alle Aufbewahrungsfristen gelten unabhängig vom Medium. Digitale Personalakten bieten allerdings erhebliche Vorteile: automatisierte Löschfristen, rollenbasierte Zugriffsbeschränkungen und revisionssichere Archivierung lassen sich technisch deutlich einfacher umsetzen als bei Papierakten.
Typische Inhalte der Personalakte
Zur Personalakte gehören üblicherweise: Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag und alle Vertragsänderungen, Zeugnisse und Qualifikationsnachweise, Gehaltsabrechnungen und Lohnkonten, Urlaubsanträge und Krankmeldungen, Abmahnungen und Leistungsbeurteilungen, sowie Dokumentationen zu Weiterbildungen. Nicht zur Personalakte zählen dagegen Unterlagen der betrieblichen Altersversorgung, Betriebsratsakten oder Unterlagen zu laufenden Gerichtsverfahren.
Gesetzliche Grundlagen für Aufbewahrungsfristen von Personalakten
Relevante Gesetze im Überblick
Die Aufbewahrungsfristen für Personalakten ergeben sich aus mehreren Rechtsquellen. Das Handelsgesetzbuch (HGB) regelt in § 257 HGB die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Die Abgabenordnung (AO) bestimmt in § 147 AO die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) setzt dem gegenüber Grenzen durch die Pflicht zur Datenminimierung und Speicherbegrenzung.
Warum keine einheitliche Aufbewahrungsfrist existiert
Eine Personalakte ist keine homogene Einheit. Jedes Dokument unterliegt eigenen gesetzlichen Anforderungen. Ein Arbeitsvertrag muss anders behandelt werden als eine Gehaltsabrechnung oder eine Abmahnung. Diese unterschiedlichen Fristen ergeben sich aus dem jeweiligen Schutzzweck: Steuerrechtliche Belege dienen der Nachprüfbarkeit durch Finanzbehörden, während Vertragsdokumente zivilrechtliche Anspruchsfristen berücksichtigen müssen.
Handelsrecht versus Steuerrecht versus Datenschutz
§ 257 Abs. 4 HGB sieht seit 1. Januar 2025 eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von acht Jahren für Buchungsbelege vor. Zuvor galt hier eine Frist von zehn Jahren. Parallel dazu regelt § 147 Abs. 3 AO die steuerrechtlichen Fristen, die für lohnsteuerrelevante Dokumente gelten. Die DSGVO fordert hingegen, dass personenbezogene Daten nicht länger gespeichert werden, als es für den Zweck erforderlich ist. Diese drei Regelungsbereiche müssen Unternehmen parallel beachten und im Zweifel die längste Frist anwenden.
Aufbewahrungsfristen nach Dokumentenarten
Arbeitsverträge und Vertragsunterlagen
Arbeitsverträge und alle dazugehörigen Änderungsvereinbarungen sollten drei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden. Diese Frist orientiert sich an der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren nach § 195 BGB. Innerhalb dieser Frist können beide Vertragsparteien noch Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis geltend machen. Arbeitsverträge enthalten keine steuerrelevanten Informationen, die längere Aufbewahrungsfristen rechtfertigen würden.
Entgeltabrechnungen und Lohnkonten
Lohnkonten müssen gemäß § 41 EStG sechs Jahre aufbewahrt werden. Gehaltsabrechnungen und alle Unterlagen zur Lohnbuchhaltung fallen unter diese Regelung. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Lohnabrechnung erstellt wurde. Eine im Dezember 2025 erstellte Gehaltsabrechnung muss damit bis Ende 2031 aufbewahrt werden. Diese längere Frist resultiert aus der steuerrechtlichen Bedeutung dieser Dokumente.
Abmahnungen und Leistungsbeurteilungen
Abmahnungen sollten spätestens drei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gelöscht werden. Während des laufenden Arbeitsverhältnisses ist die Sachlage differenzierter: Abmahnungen können nach Zweckerreichung, in der Regel nach zwei bis drei Jahren, aus der Personalakte entfernt werden. Leistungsbeurteilungen folgen der gleichen Logik und sollten ebenfalls drei Jahre nach Austritt vernichtet werden. Beide Dokumentenarten dienen dem arbeitsrechtlichen Zweck und haben keine steuerliche Relevanz.
Bewerbungsunterlagen: Abgelehnte versus eingestellte Kandidaten
Abgelehnte Bewerbungsunterlagen müssen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht werden. Die gängige Praxis sieht eine Aufbewahrung von sechs Monaten vor, um mögliche Diskriminierungsklagen nach dem AGG abwehren zu können. Bewerbungsunterlagen von eingestellten Kandidaten werden Teil der Personalakte und unterliegen dann den allgemeinen Aufbewahrungsfristen. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gelten sie als Vertragsunterlagen mit einer dreijährigen Aufbewahrungspflicht.
Tabellarische Übersicht der Fristen
Personalakten und Datenschutz: Was die DSGVO verlangt
Zweckbindung und Datenminimierung nach Art. 5 DSGVO
Artikel 5 der DSGVO legt fest: Personenbezogene Daten müssen für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden. Sie dürfen nicht in einer mit diesen Zwecken unvereinbaren Weise weiterverarbeitet werden. Sobald der Erhebungszweck erfüllt ist, müssen die Daten grundsätzlich gelöscht werden. Diese Grundsätze der Zweckbindung und Datenminimierung stehen oft im Konflikt mit langen Aufbewahrungsfristen aus anderen Gesetzen.
Speicherbegrenzung und Löschpflicht
Die DSGVO fordert explizit, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für die Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist entsteht eine aktive Löschpflicht. Unternehmen dürfen sich nicht darauf berufen, Daten "vorsichtshalber" länger aufzubewahren. Diese Löschpflicht wird von Datenschutzbehörden bei Kontrollen gezielt überprüft. Fehlende Löschkonzepte können Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes nach sich ziehen.
Unterschied zwischen Aufbewahrungspflicht und Aufbewahrungsrecht
Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus Gesetzen und verpflichten Unternehmen zur Speicherung. Ein Aufbewahrungsrecht dagegen erlaubt die Speicherung, schreibt sie aber nicht vor. Beispiel: Nach Ablauf der steuerrechtlichen Sechsjahresfrist für Lohnkonten besteht keine Pflicht mehr zur Aufbewahrung. Ein Recht zur weiteren Speicherung müsste dann durch einen anderen legitimen Zweck begründet werden. In der Praxis bedeutet das: Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist greift die datenschutzrechtliche Löschpflicht, sofern kein anderer Rechtsgrund die Speicherung rechtfertigt.
Wie lange müssen Personalakten nach Austritt aufbewahrt werden?
Typische Fristen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht automatisch mit dem letzten Arbeitstag. Für die meisten Dokumente gilt: Die Frist startet mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete. Scheidet ein Mitarbeiter im Februar 2025 aus, beginnen die meisten Aufbewahrungsfristen am 1. Januar 2026. Für Gehaltsabrechnungen bedeutet das: Aufbewahrung bis Ende 2031. Für Arbeitsverträge gilt die dreijährige Verjährungsfrist nach § 195 BGB, also Aufbewahrung bis Ende 2028.
Verjährungsfristen als Maßstab
Die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren nach § 195 BGB dient als Orientierung für alle arbeitsrechtlichen Dokumente ohne steuerliche Relevanz. Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger davon Kenntnis erlangt hat. Diese Frist gilt für Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis wie Resturlaubsansprüche, Bonuszahlungen oder Ansprüche aus Überstunden. Viele Unternehmen orientieren sich deshalb an der Dreijahresfrist für die Aufbewahrung von Personalakten.
Sonderfälle: Zeugnisse, Rentenansprüche, Rechtsstreitigkeiten
Arbeitszeugnisse sollten grundsätzlich drei Jahre nach Ausstellung aufbewahrt werden. Bei laufenden Rechtsstreitigkeiten verlängert sich die Aufbewahrungspflicht jedoch automatisch bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens. Unterlagen, die für Rentenansprüche relevant sind, unterliegen besonderen Aufbewahrungsfristen. Sozialversicherungsnachweise und Meldungen an die Rentenversicherung sollten deutlich länger aufbewahrt werden, da Rentenbescheide oft viele Jahre rückwirkend geprüft werden. Hier empfiehlt sich eine Aufbewahrung von mindestens zehn Jahren nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Personalakten archivieren: analog und digital
Anforderungen an rechtssichere Archivierung
Rechtssichere Archivierung bedeutet: Die Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar, unverändert und vollständig sein. Bei digitaler Archivierung muss sichergestellt werden, dass die Daten nicht manipuliert werden können. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) definieren die technischen und organisatorischen Anforderungen an digitale Archivierungssysteme.
Zugriffsbeschränkungen und Rollenmodelle
Der Zugriff auf Personalakten muss streng reglementiert sein. Nur Personen, die für ihre Arbeit zwingend Einsicht benötigen, dürfen auf die Akten zugreifen. In der Praxis bedeutet das: HR-Mitarbeiter erhalten Zugriff auf administrative Daten, Führungskräfte auf Leistungsbeurteilungen ihrer Mitarbeiter, und die Lohnbuchhaltung auf Gehaltsdaten. Technisch lässt sich dies durch rollenbasierte Zugriffssysteme umsetzen, die genau protokollieren, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat.
Vorteile digitaler Personalakten
Digitale Personalakten bieten erhebliche Vorteile gegenüber traditionellen Papierarchiven. Automatisierte Löschfristen können systemseitig überwacht werden, sodass das System proaktiv auf ablaufende Aufbewahrungsfristen hinweist. Revisionssichere Archivierung nach GoBD ist technisch präzise abbildbar, einschließlich Zeitstempeln und Unveränderbarkeit der Dokumente.
Der Platzvorteil ist erheblich: Ein Unternehmen mit 500 Mitarbeitern benötigt für Papierakten durchschnittlich 20 bis 30 Quadratmeter Archivfläche. Digital reduziert sich das auf wenige Server oder Cloud-Speicher. Der ortsunabhängige Zugriff ermöglicht Remote-Work in der Personalverwaltung und beschleunigt Prozesse erheblich.
Compliance-Nachweise lassen sich automatisch generieren. Bei Betriebsprüfungen oder Datenschutzaudits können Unternehmen binnen Minuten Protokolle vorlegen, die zeigen, wann welche Dokumente archiviert, eingesehen oder gelöscht wurden. Versionierung und Änderungshistorie sind transparent dokumentiert und schaffen Rechtssicherheit bei strittigen Fällen.
Nicht zuletzt: Die Durchsuchbarkeit digitaler Akten durch Volltextsuche spart erhebliche Arbeitszeit gegenüber manueller Recherche in Papierordnern. Was früher Stunden dauerte, erledigt ein modernes System in Sekunden.
Personalakten vernichten: wann, wie und durch wen?
Voraussetzungen für die Vernichtung
Personalakten dürfen vernichtet werden, wenn die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und keine laufenden Rechtsverfahren mehr bestehen. Vor der Vernichtung muss geprüft werden, ob noch andere Aufbewahrungspflichten greifen. Die Entscheidung zur Vernichtung sollte dokumentiert werden, um im Zweifelsfall nachweisen zu können, dass die Löschung rechtmäßig erfolgte.
Dokumentierte Löschung als Pflicht
Die DSGVO fordert nicht nur die Löschung selbst, sondern auch deren lückenlose Dokumentation. Unternehmen müssen jederzeit nachweisen können, wann welche Daten nach welcher Rechtsgrundlage gelöscht wurden. Ein professionelles Löschprotokoll sollte folgende Informationen enthalten: Datum und Uhrzeit der Löschung, genaue Bezeichnung der gelöschten Dokumente, Anzahl der betroffenen Datensätze, angewandte Rechtsgrundlage für die Löschung, Name der verantwortlichen Person, verwendete Löschmethode.
Diese Dokumentation dient nicht nur der internen Nachvollziehbarkeit, sondern ist bei Audits und Datenschutzkontrollen durch Aufsichtsbehörden unverzichtbar. Fehlt die Dokumentation, können Unternehmen nicht belegen, dass sie ihrer Löschpflicht nachgekommen sind. Dies wird als Verstoß gegen die DSGVO gewertet.
Best Practice ist die Einrichtung eines zentralen Löschregisters, in dem alle Löschvorgänge chronologisch erfasst werden. Moderne HR-Systeme bieten diese Funktion bereits integriert und erstellen automatisch Löschprotokolle. Bei manuellen Löschungen muss die Dokumentation entsprechend aufwendiger manuell gepflegt werden.
Unterschiede zwischen Papier- und digitalen Akten
Die Vernichtung von Papierakten erfolgt nach DIN 66399, die verschiedene Sicherheitsstufen für die Aktenvernichtung definiert. Für Personalakten gilt mindestens Sicherheitsstufe P-3 (Streifenschnitt maximal 2 mm). Höhere Sicherheitsstufen sind bei besonders sensiblen Daten erforderlich. Digitale Akten müssen so gelöscht werden, dass eine Wiederherstellung unmöglich ist. Einfaches Löschen im Dateisystem reicht nicht aus. Die Daten müssen mehrfach überschrieben oder die Datenträger physisch zerstört werden.
Typische Fehler in der Praxis und wie Unternehmen sie vermeiden
"Wir bewahren lieber alles auf": Warum das gefährlich ist
Viele HR-Abteilungen befolgen aus Vorsicht das Prinzip "besser zu lange als zu kurz aufbewahren". Diese Strategie ist datenschutzrechtlich riskant. Die DSGVO sieht aktive Bußgelder für die zu lange Speicherung personenbezogener Daten vor. Im Schadensfall, etwa bei einem Datenleck, steigt die Haftung proportional zur Menge unnötig gespeicherter Daten. Zudem entstehen erhebliche Kosten für die Archivierung von Daten, die rechtlich längst hätten gelöscht werden müssen.
Fehlende Löschkonzepte
Viele Unternehmen verfügen über keine strukturierten Löschkonzepte. Personalakten bleiben jahrelang oder jahrzehntelang ungeprüft im Archiv. Ein professionelles Löschkonzept beinhaltet: Übersicht aller gespeicherten Personaldaten und deren Rechtsgrundlagen, automatisierte Prüfung der Aufbewahrungsfristen, definierte Prozesse für die regelmäßige Löschung, Dokumentation aller Löschvorgänge. Die Implementierung eines Löschkonzepts ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess.
Unklare Zuständigkeiten zwischen HR und IT
Ein häufiges Problem: HR ist für den Inhalt der Personalakten verantwortlich, IT für die technische Umsetzung der Archivierung. Ohne klare Schnittstellen und Verantwortlichkeiten entstehen Lücken. Die Lösung: Eindeutige Zuständigkeitsregelungen in einer Prozessdokumentation festhalten. HR definiert die fachlichen Anforderungen (welche Daten, welche Fristen), IT setzt die technische Umsetzung um (Systeme, Zugriffsrechte, automatisierte Prozesse). Regelmäßige Abstimmungen zwischen beiden Bereichen sind unverzichtbar.
Fazit: Rechtssichere Aufbewahrung erfordert kontinuierliche Prozesse
Die rechtssichere Aufbewahrung von Personalakten ist kein einmaliges Projekt zur Umsetzung neuer Compliance-Anforderungen, sondern ein fortlaufender Prozess mit klaren Verantwortlichkeiten. Unternehmen müssen die Komplexität unterschiedlicher Aufbewahrungsfristen nach Handels-, Steuer- und Datenschutzrecht beherrschen. Digitale Personalaktensysteme bieten dabei erhebliche Vorteile: Sie ermöglichen automatisierte Fristenkontrolle, revisionssichere Archivierung und dokumentierte Löschprozesse.
Die zentrale Herausforderung liegt nicht im einmaligen Aufbau eines Archivierungssystems, sondern in der dauerhaften Pflege und Aktualisierung. Änderungen in der Gesetzgebung, neue Mitarbeiter und ausscheidende Beschäftigte erfordern kontinuierliche Anpassungen. Unternehmen, die hier professionelle Prozesse etablieren, minimieren nicht nur rechtliche Risiken und potenzielle Bußgelder, sondern schaffen auch Transparenz und Effizienz in der Personalverwaltung.
FAQ
Wie lange müssen Personalakten nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete. Gehaltsabrechnungen und Lohnkonten müssen sechs Jahre aufbewahrt werden, Arbeitsverträge und Abmahnungen drei Jahre. Scheidet ein Mitarbeiter im Februar 2025 aus, beginnen die Fristen am 1. Januar 2026. Lohnunterlagen müssen dann bis Ende 2031 aufbewahrt werden, Vertragsunterlagen bis Ende 2028.
Was passiert, wenn Personalakten zu lange aufbewahrt werden?
Die zu lange Aufbewahrung von Personalakten verstößt gegen die DSGVO und kann Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes nach sich ziehen. Durchschnittlich verhängen deutsche Datenschutzbehörden Bußgelder zwischen 10.000 und 50.000 Euro pro Verstoß. Bei einem Datenleck steigt die Haftung proportional zur Menge unnötig gespeicherter Daten. Zudem entstehen vermeidbare Archivierungskosten für längst löschpflichtige Unterlagen.
Was ist der Unterschied zwischen Aufbewahrungspflicht und Löschpflicht bei Personalakten?
Aufbewahrungspflichten verpflichten Unternehmen zur Speicherung bestimmter Dokumente für definierte Zeiträume. Nach Ablauf dieser gesetzlichen Fristen greift die datenschutzrechtliche Löschpflicht nach DSGVO. Unternehmen dürfen personenbezogene Daten nur so lange speichern, wie es für den Verarbeitungszweck erforderlich ist. Ein Aufbewahrungsrecht über die Pflichtfristen hinaus muss durch einen legitimen Zweck begründet werden, etwa durch laufende Rechtsverfahren.
Welche Personalunterlagen darf ein Unternehmen dauerhaft speichern?
Keine Personalunterlagen dürfen dauerhaft gespeichert werden. Alle personenbezogenen Daten unterliegen der DSGVO-Pflicht zur Speicherbegrenzung. Auch Unterlagen ohne gesetzliche Aufbewahrungsfrist müssen nach Zweckerreichung gelöscht werden. Eine Ausnahme bilden Daten, die für laufende Rechtsverfahren oder zur Erfüllung langfristiger gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich sind. Nach Abschluss des Verfahrens oder Wegfall der Rechtsgrundlage greift die Löschpflicht.
Wie archiviert man Personalakten DSGVO-konform?
DSGVO-konforme Archivierung erfordert rollenbasierte Zugriffsbeschränkungen, revisionssichere Speicherung nach GoBD und automatisierte Löschkonzepte. Digitale Systeme müssen protokollieren, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat. Die Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und unverändert bleiben. Nach Ablauf der Fristen muss das System automatisch auf Löschpflichten hinweisen. Ein zentrales Löschregister dokumentiert alle Löschvorgänge mit Datum, verantwortlicher Person und Rechtsgrundlage.
Wann müssen Personalakten vernichtet oder gelöscht werden?
Personalakten müssen vernichtet werden, sobald die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und keine laufenden Rechtsverfahren mehr bestehen. Die Vernichtung muss dokumentiert werden. Papierakten unterliegen der DIN 66399 mit mindestens Sicherheitsstufe P-3. Digitale Akten müssen mehrfach überschrieben oder die Datenträger physisch zerstört werden. Einfaches Löschen im Dateisystem reicht nicht aus, da gelöschte Dateien wiederherstellbar bleiben.
