Die monatliche Lohnabrechnung gehört zu den grundlegenden Pflichten jedes Arbeitgebers, doch viele Unternehmen unterschätzen, wie komplex und fehleranfällig dieser Prozess sein kann. Falsche Berechnungen bei Steuern oder Sozialversicherungsbeiträgen können nicht nur zu Nachforderungen durch Behörden führen, sondern auch das Vertrauen der Mitarbeitenden beeinträchtigen. Gleichzeitig kostet die manuelle Erstellung von Gehaltsabrechnungen wertvolle Arbeitszeit, die Personalabteilungen und Geschäftsführung besser für strategische Aufgaben nutzen könnten.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Bestandteile eine rechtssichere Lohnabrechnung enthalten muss, worin sich Lohn-, Gehalts- und Entgeltabrechnung unterscheiden und wie moderne Unternehmen den Prozess effizient gestalten. Ob Sie zum ersten Mal mit dem Thema in Berührung kommen oder bestehende Abläufe optimieren möchten, hier finden Sie praxisnahe Antworten auf die wichtigsten Fragen.
Was ist eine Lohnabrechnung?
Eine Lohnabrechnung ist die detaillierte Aufstellung aller Bezüge und Abzüge eines Arbeitnehmers für einen bestimmten Abrechnungszeitraum, in der Regel einen Monat. Nach §108 der Gewerbeordnung (GewO) sind Arbeitgeber verpflichtet, jedem Mitarbeitenden bei jeder Lohnzahlung eine schriftliche Abrechnung in Textform auszuhändigen. Diese gesetzliche Pflicht besteht unabhängig von der Unternehmensgröße und gilt bereits beim ersten Beschäftigten.
Die Lohnabrechnung dient mehreren Zwecken zugleich: Sie schafft Transparenz über die Zusammensetzung des ausgezahlten Betrags, dokumentiert steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Abführungen und ist ein wichtiger Nachweis für Arbeitnehmende gegenüber Behörden, Banken oder Vermietern. Für Arbeitgeber stellt sie gleichzeitig einen rechtlichen Absicherungsbeleg dar, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten wurden.
Unterschiede zwischen Lohn-, Gehalts- und Entgeltabrechnung
Im Sprachgebrauch werden die Begriffe Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung und Entgeltabrechnung oft synonym verwendet. Rechtlich und inhaltlich gibt es jedoch feine Unterschiede:
Lohnabrechnung bezieht sich klassisch auf die Abrechnung von Arbeitnehmenden, deren Vergütung auf Basis der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden berechnet wird. Typisch ist dies bei gewerblichen Arbeitnehmern, in der Produktion oder im Handwerk. Die Bezahlung variiert je nach geleisteten Stunden und kann durch Zuschläge für Überstunden, Wochenend- oder Nachtarbeit ergänzt werden.
Gehaltsabrechnung meint hingegen die Abrechnung eines festen, monatlich gleichbleibenden Bruttobetrags, der unabhängig von der tatsächlichen Arbeitszeit gezahlt wird. Dies ist bei Angestellten und Führungskräften üblich. Auch hier können variable Bestandteile wie Prämien oder Boni hinzukommen, die Grundvergütung bleibt jedoch konstant.
Entgeltabrechnung ist der übergeordnete Begriff, der beide Formen umfasst. Das Entgeltabrechnungsgesetz und die Sozialversicherungsvorschriften verwenden diesen neutralen Begriff, da er sowohl stunden- als auch monatsbasierte Vergütungsmodelle einschließt. In der Praxis hat sich dieser Begriff besonders in HR-Software und offiziellen Dokumenten durchgesetzt.
Für die praktische Arbeit im Unternehmen ist die Unterscheidung vor allem dann relevant, wenn unterschiedliche Mitarbeitergruppen mit verschiedenen Vergütungsmodellen existieren. Moderne Softwarelösungen für Zeiterfassung und Lohnabrechnung müssen beide Abrechnungsformen abbilden können.
Aufbau einer Lohnabrechnung
Eine rechtssichere Lohnabrechnung folgt einem klar strukturierten Aufbau, der durch §108 GewO definiert wird. Die Vorschrift legt fest, dass folgende Angaben zwingend enthalten sein müssen:
Stammdaten und Abrechnungszeitraum
- Vollständiger Name und Anschrift des Arbeitgebers
- Name und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
- Versicherungsnummer bei der Sozialversicherung
- Steueridentifikationsnummer
- Steuerklasse und Kinderfreibeträge
- Beginn des Beschäftigungsverhältnisses
- Abrechnungszeitraum und Abrechnungsdatum
Bruttolohn und Bezüge
Die Lohnabrechnung muss alle Bezüge transparent ausweisen, die in die Berechnung einfließen. Dazu gehören der Grundlohn oder das Grundgehalt, Überstundenvergütungen, Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit sowie vermögenswirksame Leistungen oder Sachbezüge wie z.B. ein Firmenwagen. Bei stundenbezahlten Arbeitnehmern sind die geleisteten Arbeitsstunden und der anzuwendende Stundenlohn separat aufzuführen.
Steuerliche Abzüge
Vom Bruttolohn werden zunächst die steuerlichen Abgaben abgezogen. Diese umfassen die Lohnsteuer, die sich nach der individuellen Steuerklasse richtet, den Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls die Kirchensteuer. Die Höhe der Lohnsteuer hängt von zahlreichen Faktoren ab, darunter die Lohnsteuerklasse, Kinderfreibeträge und mögliche Freibeträge auf der Lohnsteuerkarte.
Sozialversicherungsbeiträge
Die gesetzlichen Sozialversicherungsbeiträge werden hälftig von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen. In der Entgeltabrechnung sind die Arbeitnehmeranteile für folgende Versicherungen ausgewiesen:
- Krankenversicherung (derzeit 14,6% des Bruttoeinkommens bis zur Beitragsbemessungsgrenze, davon trägt der Arbeitnehmer die Hälfte zuzüglich des kassenindividuellen Zusatzbeitrags zur Hälfte)
- Pflegeversicherung (3,6% bzw. 4,2% für Kinderlose ab 23 Jahren, hälftig geteilt)
- Rentenversicherung (18,6% des Bruttoeinkommens, hälftig geteilt)
- Arbeitslosenversicherung (2,6% des Bruttoeinkommens, hälftig geteilt)
Bei Überschreiten der Beitragsbemessungsgrenzen müssen diese Besonderheiten korrekt abgebildet werden. Die Arbeitgeberanteile werden zwar nicht vom Nettolohn abgezogen, sollten aber in einer vollständigen Abrechnung dokumentiert sein, da sie zu den Gesamtpersonalkosten gehören.
Nettolohn
Der Nettolohn ist der Betrag, der nach Abzug aller Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zur Auszahlung kommt. Hinzu kommen können steuerfreie oder pauschal versteuerte Zuschläge sowie vermögenswirksame Leistungen.
Weitere Pflichtangaben
Die Lohnabrechnung muss außerdem die Höhe der Beiträge zur Sozialversicherung ausweisen, aufgeschlüsselt nach den einzelnen Versicherungszweigen. Auch die Bezeichnung und Höhe von Zuschlägen, die Art und Höhe von Abzügen sowie der Auszahlungsbetrag müssen eindeutig benannt sein.
Lohnabrechnung erstellen: Schritt für Schritt
Die Erstellung einer Lohnabrechnung erfordert sorgfältige Vorbereitung und exakte Berechnungen. Während kleine Unternehmen teilweise noch auf manuelle oder halbautomatisierte Prozesse setzen, haben sich in den meisten Betrieben digitale Lösungen durchgesetzt.
Manuelle Erstellung
Bei der manuellen Erstellung werden Arbeitsstunden aus Zeiterfassungsbögen oder Excel-Listen übertragen, Abzüge aus aktuellen Steuertabellen und Sozialversicherungsrichtlinien entnommen und in eine Lohnabrechnung Vorlage eingetragen. Dieser Prozess ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Änderungen bei Steuersätzen, Sozialversicherungsbeiträgen oder gesetzlichen Vorgaben müssen manuell nachgepflegt werden. Für Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitenden kann dieser Weg noch praktikabel sein, bei wachsender Teamgröße stoßen manuelle Prozesse jedoch schnell an ihre Grenzen.
Digitale Lösungen
Moderne Softwarelösungen automatisieren den gesamten Prozess der Entgeltabrechnung. Sie importieren erfasste Arbeitszeiten direkt aus der Zeiterfassung, berechnen automatisch alle Abzüge nach aktueller Rechtslage und erstellen die Abrechnungen auf Knopfdruck. Besonders effizient wird es, wenn Zeiterfassung und Lohnabrechnung in einem integrierten System laufen. So entfallen manuelle Übertragungen, und die Datenqualität steigt deutlich.
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Typische Fehlerquellen bei der Erstellung
Bei der Lohnabrechnung passieren immer wieder ähnliche Fehler, die zu Nachzahlungen oder Korrekturen führen:
- Fehlerhafte Erfassung von Arbeitsstunden, insbesondere bei Überstunden, Urlaubstagen oder anderen Abwesenheiten
- Falsche Steuerklasse oder veraltete Freibeträge durch fehlende Aktualisierung von Stammdaten
- Nicht berücksichtigte Sozialversicherungsgrenzen, etwa bei Minijobs oder bei Überschreiten der Beitragsbemessungsgrenze
- Unvollständige Dokumentation von Sonderzahlungen wie Boni, Prämien oder geldwerten Vorteilen
- Rechenfehler bei der manuellen Berechnung von Zuschlägen oder Abzügen
- Versäumte Meldefristen gegenüber der Sozialversicherung oder dem Finanzamt
Viele dieser Fehler lassen sich durch den Einsatz von Software vermeiden, die aktuelle rechtliche Vorgaben automatisch berücksichtigt und Plausibilitätsprüfungen durchführt.
Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Software erstellen
Die Digitalisierung der Entgeltabrechnung bringt erhebliche Vorteile mit sich. Softwarelösungen übernehmen nicht nur die Berechnung, sondern unterstützen den gesamten Prozess von der Zeiterfassung bis zur Meldung an Sozialversicherungsträger und Finanzamt.
Vorteile automatisierter Lösungen
Der wichtigste Vorteil liegt in der Zeitersparnis. Während die manuelle Erstellung einer Lohnabrechnung je nach Komplexität 15 bis 30 Minuten pro Mitarbeitendem dauern kann, reduziert sich dieser Aufwand mit Software auf wenige Minuten für die gesamte Lohnabrechnung eines Unternehmens. Die Software übernimmt die Berechnung aller Abzüge, prüft Plausibilitäten und erstellt automatisch die erforderlichen Meldungen.
Ein zweiter zentraler Vorteil ist die Fehlervermeidung. Aktuelle Lohnabrechnung Software wird kontinuierlich an neue Rechtsvorgaben angepasst. Änderungen bei Steuersätzen, Sozialversicherungsbeiträgen oder Meldeverfahren werden automatisch eingespielt. Das reduziert das Risiko von Nachforderungen und Strafzahlungen erheblich.
Moderne Systeme bieten zudem eine nahtlose Integration mit der Zeiterfassung. Erfasste Arbeitsstunden, Überstunden, Urlaubstage und Fehlzeiten fließen direkt in die Lohnabrechnung ein. Das eliminiert manuelle Übertragungsfehler und beschleunigt den Prozess zusätzlich. Mitarbeitende können ihre Abrechnungen digital abrufen, was Papier spart und die Verwaltung vereinfacht.
Welche Funktionen gute Lohnabrechnungssoftware bieten sollte
Bei der Auswahl einer Entgeltabrechnung Software sollten Unternehmen auf folgende Kernfunktionen achten:
- Automatische Berechnung aller steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge nach aktueller Gesetzeslage
- Integrierte Zeiterfassung oder Schnittstellen zu bestehenden Zeiterfassungssystemen
- Verwaltung von Stammdaten wie Steuerklassen, Sozialversicherungsnummern und Bankverbindungen
- Erstellung und Versand digitaler Lohnabrechnungen
- Automatische Meldungen an Sozialversicherungsträger und Finanzämter
- Datenschutzkonforme Speicherung und Archivierung von Abrechnungsdaten
- Reporting-Funktionen für Personalkostenanalysen und Controlling
- DATEV-Schnittstelle für die Zusammenarbeit mit Steuerberatern
Besonders praktisch sind Lösungen, die mehrere HR-Prozesse in einer Plattform vereinen. Wenn Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Projektzeiterfassung und Lohnabrechnung im selben System laufen, entstehen Synergien, die weit über die reine Gehaltsabrechnung hinausgehen.
Vergleich: Lohnabrechnung mit Software vs. Steuerberater
Viele Unternehmen stehen vor der Frage, ob sie die Lohnabrechnung selbst mit Software durchführen oder an einen Steuerberater auslagern sollen. Beide Ansätze haben ihre Berechtigung, abhängig von Unternehmensgröße und interner Expertise.
Vorteile der Auslagerung an Steuerberater:
- Vollständige Übernahme der rechtlichen Verantwortung durch einen Experten
- Keine Notwendigkeit für eigene Fachkenntnisse im Steuer- und Sozialversicherungsrecht
- Beratung zu steuerlichen Optimierungsmöglichkeiten
- Geeignet für sehr kleine Unternehmen ohne eigene HR-Abteilung
Vorteile der Software-Lösung:
- Niedrigere laufende Kosten bei mittlerer bis größerer Mitarbeiterzahl
- Volle Kontrolle und jederzeitige Verfügbarkeit der Daten
- Integration mit Zeiterfassung und anderen HR-Prozessen
- Schnellere Abwicklung bei kurzfristigen Änderungen oder Sonderzahlungen
- Aufbau interner Kompetenz im Unternehmen
- Skalierbar bei Wachstum des Unternehmens
Eine Hybridlösung kann ebenfalls sinnvoll sein: Die laufende Gehaltsabrechnung erfolgt mit Software, während der Steuerberater beratend zur Seite steht und komplexe Sonderfälle übernimmt. Moderne Software mit DATEV-Schnittstelle macht eine solche Zusammenarbeit reibungslos möglich.
Die Entscheidung hängt letztlich von der Unternehmensgröße, der internen Personalausstattung und dem Wunsch nach Kontrolle über die eigenen Daten ab. Ab etwa 10 bis 15 Mitarbeitenden wird der Einsatz eigener Software in der Regel wirtschaftlicher als die komplette Auslagerung.
ZEP als integrierte Lösung für Zeiterfassung und Lohnabrechnung
Eine durchgängige Lösung bietet ZEP, das Zeiterfassung, Projektcontrolling und die Vorbereitung der Lohnabrechnung in einem System vereint. Die erfassten Arbeitszeiten fließen direkt aus der Software in die Abrechnung ein, inklusive Überstunden, Zuschlägen und Fehlzeiten. Besonders praxisrelevant ist die nahtlose Anbindung an DATEV und Lexware: Alle abrechnungsrelevanten Daten wie Rechnungen, Belege, Verpflegungsmehraufwendungen und Kilometergeld werden automatisch an die Buchhaltungssoftware übergeben.
So arbeitet die interne HR-Abteilung mit ZEP, während der Steuerberater die finalen Lohnabrechnungen über DATEV erstellt, ohne manuelle Datenübertragung oder Medienbrüche. Diese Integration spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Übertragungsfehler und schafft eine durchgängige Datenbasis von der Zeiterfassung bis zur fertigen Entgeltabrechnung.
Fazit – So wird Lohnabrechnung zur Routine statt zur Belastung
Die Lohnabrechnung ist mehr als eine administrative Pflicht, sie ist ein zentraler Prozess, der Rechtssicherheit, Mitarbeiterzufriedenheit und wirtschaftliche Effizienz gleichermaßen betrifft. Eine korrekte Entgeltabrechnung schützt vor Nachforderungen durch Finanzämter und Sozialversicherungsträger, schafft Transparenz gegenüber den Beschäftigten und dokumentiert die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben.
Die wichtigsten Erkenntnisse auf einen Blick:
Gesetzliche Pflichten kennen: Jede Gehaltsabrechnung muss die Vorgaben aus §108 GewO erfüllen und alle erforderlichen Stammdaten, Bezüge und Abzüge transparent ausweisen.
Unterschiede verstehen: Lohn-, Gehalts- und Entgeltabrechnung unterscheiden sich in der Berechnungsgrundlage, folgen aber denselben rechtlichen Prinzipien.
Fehlerquellen minimieren: Manuelle Prozesse sind anfällig für Übertragungsfehler und veraltete Berechnungsgrundlagen. Regelmäßige Schulungen oder der Einsatz von Software reduzieren diese Risiken erheblich.
Digitalisierung nutzen: Moderne Softwarelösungen sparen Zeit, vermeiden Fehler durch automatische Updates und schaffen durch Integration mit der Zeiterfassung durchgängige Prozesse. Sie bieten sich besonders an, wenn mehrere Mitarbeitende abgerechnet werden müssen oder unterschiedliche Vergütungsmodelle im Unternehmen existieren.
Individuelle Lösung finden: Die Entscheidung zwischen Software, Steuerberater oder einer Kombination beider Ansätze hängt von Unternehmensgröße, interner Expertise und gewünschtem Grad der Kontrolle ab.
Unternehmen, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung effizient gestalten möchten, profitieren von integrierten Lösungen, die Zeiterfassung und Abrechnung verbinden. So werden aus zeitaufwendigen Monatsabschlüssen automatisierte Routineprozesse, die Freiraum für strategische Personalarbeit schaffen. Die Investition in eine professionelle Lösung zahlt sich durch eingesparte Arbeitszeit, reduzierte Fehlerquoten und höhere Rechtssicherheit schnell aus.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung?
Der Hauptunterschied liegt in der Berechnungsgrundlage: Eine Lohnabrechnung bezieht sich auf die Vergütung nach geleisteten Arbeitsstunden und variiert monatlich – typisch für gewerbliche Mitarbeitende. Die Gehaltsabrechnung basiert auf einem festen Monatsbetrag, unabhängig von den tatsächlichen Arbeitsstunden, wie es bei Angestellten üblich ist. Beide Abrechnungsformen unterliegen jedoch denselben gesetzlichen Anforderungen nach §108 GewO und müssen alle Pflichtangaben zu Steuern und Sozialversicherung enthalten.
Welche Angaben müssen zwingend in einer Lohnabrechnung stehen?
Laut §108 GewO sind folgende Angaben verpflichtend: Name und Anschrift des Arbeitgebers, Name und Geburtsdatum des Arbeitnehmers, Versicherungsnummer, Steueridentifikationsnummer, Steuerklasse, Abrechnungszeitraum, Bruttolohn mit allen Bezügen, die Art und Höhe aller Abzüge (Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer sowie Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) und der ausgezahlte Nettolohn. Fehlen diese Angaben, drohen arbeitsrechtliche Konsequenzen.
Wie berechne ich den Nettolohn aus dem Bruttolohn?
Vom Bruttolohn werden zunächst die Lohnsteuer (abhängig von Steuerklasse), der Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls die Kirchensteuer abgezogen. Anschließend folgen die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung: Krankenversicherung (ca. 7,3% plus Zusatzbeitrag), Pflegeversicherung (1,7% bzw. 2,0% für Kinderlose), Rentenversicherung (9,3%) und Arbeitslosenversicherung (1,3%). Der verbleibende Betrag nach allen Abzügen ist der Nettolohn, der zur Auszahlung kommt. Bei einem Bruttogehalt von 3.500 Euro bleiben beispielsweise nach Abzug von etwa 528 Euro Steuern und 716 Euro Sozialversicherung rund 2.256 Euro netto übrig.
Kann ich als Unternehmen die Lohnabrechnung selbst erstellen oder brauche ich einen Steuerberater?
Ja, Sie können die Lohnabrechnung selbst erstellen, vorausgesetzt, Sie verfügen über ausreichende Kenntnisse im Steuer- und Sozialversicherungsrecht oder nutzen eine professionelle Software. Moderne Lohnabrechnungsprogramme berechnen alle Abzüge automatisch nach aktueller Rechtslage und minimieren so Fehlerrisiken. Besonders bei weniger als 10 Mitarbeitenden kann die Auslagerung an einen Steuerberater sinnvoll sein. Ab 10 bis 15 Beschäftigten wird der Einsatz eigener Software meist wirtschaftlicher. Eine Hybridlösung ist ebenfalls möglich: Sie nutzen Software für die laufende Abrechnung, während der Steuerberater komplexe Sonderfälle übernimmt.
Welche Software eignet sich für die Lohnabrechnung in kleinen und mittleren Unternehmen?
Gute Lohnabrechnungssoftware sollte alle steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge automatisch nach aktueller Gesetzeslage berechnen, eine Integration oder Schnittstelle zur Zeiterfassung bieten und digitale Abrechnungen erstellen können. Besonders wichtig sind Schnittstellen zu DATEV oder Lexware für die Zusammenarbeit mit Steuerberatern sowie die automatische Übermittlung von Meldungen an Sozialversicherungsträger. Integrierte Systeme, die Zeiterfassung und Lohnabrechnung verbinden, sparen zusätzlich Zeit durch den Wegfall manueller Datenübertragungen und reduzieren Fehlerquellen erheblich.
Welche gesetzlichen Anforderungen gelten für die Lohnabrechnung 2026?
Für 2026 gelten unverändert die Pflichtangaben nach §108 GewO. Die aktuellen Sozialversicherungsbeiträge betragen: Krankenversicherung 14,6% (hälftig geteilt, plus kassenindividueller Zusatzbeitrag), Pflegeversicherung 3,4% bzw. 4,0% für Kinderlose ab 23 Jahren, Rentenversicherung 18,6% und Arbeitslosenversicherung 2,6% – jeweils hälftig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt. Zudem müssen Arbeitgeber die elektronischen Meldeverfahren der Sozialversicherung nutzen und Abrechnungen revisionssicher archivieren. Bei Änderungen der Beitragsbemessungsgrenzen oder Steuertabellen sind diese umgehend in der Abrechnung zu berücksichtigen.
