84 Prozent der deutschen IT-Entscheider finden, dass staatliche Stellen und kritische Infrastrukturen vorrangig auf europäische Software setzen sollten. Gleichzeitig nutzen nur rund 20 Prozent der Unternehmen tatsächlich europäische Cybersecurity-Lösungen.
Das ist kein Widerspruch, den ich bei anderen beobachte. Es ist ein strukturelles Problem, das ich gut kenne, weil ich mich selbst immer wieder daran messe.
Ich berate seit über 25 Jahren Unternehmen, Konzerne und Behörden in Fragen der IT-Sicherheit. Unsere Positionierung bei agilimo ist klar: IT-Security made in Germany. Das ist für uns kein Marketing-Claim, sondern eine Haltung mit konkreten Konsequenzen dafür, welche Lösungen wir empfehlen und welche wir selbst einsetzen.
Dieser Artikel handelt von einer dieser Konsequenzen: unserer Entscheidung für ZEP als Projektzeiterfassungssystem. Und davon, warum diese Entscheidung mehr mit Integrität zu tun hat als mit Software-Auswahl.
Made in Germany - Anspruch und Praxis
Was wir unseren Kunden empfehlen, gilt auch für uns.
Die geopolitische Debatte um digitale Souveränität ist in den letzten Jahren lauter geworden - zurecht. US-amerikanische Gesetze wie der CLOUD Act verpflichten US-Anbieter zur Herausgabe von Daten an US-Behörden, unabhängig davon, ob diese Daten auf europäischen Servern liegen. Das ist keine abstrakte Bedrohung. Es ist ein strukturelles Risiko, das Unternehmen und Behörden betrifft, die sensible Daten verarbeiten.
Für uns bei agilimo ist diese Debatte keine neue Erkenntnis. Wir haben unsere Beratungsphilosophie schon früh auf Datensouveränität ausgerichtet: keine Kompromisse bei der Herkunft von Sicherheitslösungen, keine Abhängigkeiten von Anbietern, die außerhalb europäischen Rechts operieren.
Das bedeutet aber auch: Wir müssen intern denselben Maßstab anlegen, den wir extern vertreten. Wer Kunden zur digitalen Eigenständigkeit berät, aber selbst auf US-Cloud-Tools für Projektabrechnung, Kommunikation oder Zeiterfassung setzt, hat ein Glaubwürdigkeitsproblem.
Ich will dieses Glaubwürdigkeitsproblem nicht haben.
Das Projektgeschäft braucht mehr als Vertrauen
Im Projektgeschäft entscheidet Transparenz über Vertrauen.
agilimo arbeitet in zwei Abrechnungsmodellen: Zeit- und Materialbasis sowie Festpreisprojekte. In beiden Modellen gibt es eine Frage, die früher oder später jeder Kunde stellt, manchmal offen, manchmal zwischen den Zeilen: "Wie kann ich nachvollziehen, was tatsächlich geleistet wurde?"
Das ist eine legitime Frage. Und die einzig belastbare Antwort darauf ist keine Vertrauensaussage, sondern Transparenz durch Daten. Kunden, die IT-Security-Projekte beauftragen, gehen oft erhebliche Investitionen ein. Sie erwarten keine Vertrauensvorschüsse mehr, sie erwarten Belege. Strukturierte Leistungsnachweise, klare Projektstände, nachvollziehbare Abrechnung. Das ist kein Misstrauen gegenüber uns als Dienstleister. Es ist professionelles Projektmanagement auf Kundenseite. Und ich respektiere das.
Genau hier liegt der Kernnutzen einer sauberen Projektzeiterfassung: nicht nur intern zu wissen, was geleistet wurde, sondern es dem Kunden gegenüber lückenlos und nachvollziehbar belegen zu können. Das stärkt die Kundenbeziehung nachhaltiger als jede Referenzliste.
Warum wir ZEP einsetzen und nicht eine andere Lösung
Eine Entscheidung, die wir nicht bereut haben.
Als wir uns vor einigen Jahren systematisch mit dem Thema Projektzeiterfassung beschäftigt haben, war das Angebot am Markt breit. Internationale Komplettlösungen, eingebettet in US-Cloud-Ökosysteme, wären technisch leistungsfähig gewesen. Wir haben uns trotzdem für ZEP entschieden; und zwar aus denselben Gründen, aus denen wir unseren Kunden zu deutschen und europäischen Sicherheitslösungen raten:
- Datensouveränität ohne Kompromisse. ZEP ist ein deutsches Produkt, die Daten werden in Deutschland gespeichert, die DSGVO-Konformität ist keine Interpretation, sondern Standard. Das ist für uns nicht verhandelbar.
- Projektzeiterfassung als Kernkompetenz. ZEP Professional ist kein Add-on-Modul eines Generalisten, sondern ein spezialisiertes Werkzeug, das genau das kann, was wir brauchen: Projektzeiten präzise erfassen, auswerten und für die Abrechnung aufbereiten. Ohne Umwege.
- Verlässlicher Partner, kein Hyperscaler. Ich schätze die Zusammenarbeit mit Unternehmen, die Verantwortung für ihr Produkt übernehmen und erreichbar sind - nicht solche, bei denen man im Support-Ticket-System verschwindet.
So nutzen wir bei agilimo ZEP konkret
Ich beschreibe drei Szenarien aus unserem Alltag bei agilimo. Lehrbuchbeispiele? Fehlanzeige! Denn so arbeiten wir wirklich:
Szenario 1: Abrechnung auf Zeit- und Materialbasis
Bei Projekten, die wir nach Aufwand abrechnen, buchen unsere Consultants ihre Stunden direkt auf Arbeitspakete in ZEP Professional. Das Ergebnis ist eine Leistungsübersicht, die wir ohne redaktionellen Aufwand an den Kunden übergeben können: welche Person hat wann, an welchem Arbeitspaket, wie viel Zeit aufgewendet.
Das klingt selbstverständlich. Es ist es aber nicht; zumindest nicht, wenn man mit Excel-Tabellen oder schlecht konfigurierten Generaltools arbeitet. Die Qualität der Leistungsnachweise entscheidet darüber, ob ein Kunde eine Rechnung kommentarlos freigibt oder Rückfragen stellt.
Szenario 2: Festpreisprojekte und Rentabilitätskontrolle
Bei Festpreisprojekten ist die Projektzeiterfassung kein Abrechnungswerkzeug, sondern ein Steuerungsinstrument. Wir vergleichen laufend Ist-Stunden mit den kalkulierten Soll-Stunden. Wenn ein Projekt zu kippen droht - wenn der tatsächliche Aufwand die Kalkulation überschreitet - wird das früh sichtbar, nicht erst beim Abschlussgespräch.
Das gibt uns die Möglichkeit, proaktiv zu reagieren: Umfang anzupassen, das Gespräch mit dem Kunden zu suchen oder intern Ressourcen umzuschichten. Und die Nachkalkulation aus abgeschlossenen Projekten fließt direkt in die Kalkulation zukünftiger Angebote ein. Das macht unsere Angebote realistischer und schützt unsere Marge.
Szenario 3: Auslastung, Kapazität und Planung
Wir sind ein wachsendes Beratungsunternehmen. Die Fragen, die uns als Führungsteam täglich beschäftigen, sind: Wer ist verfügbar? Wo entstehen Engpässe? Welche Projekte können wir annehmen, ohne laufende Projekte zu gefährden?
Die KPIs aus ZEP - Auslastungsquoten, Verfügbarkeiten, geleistete Stunden je Team und Projekt - sind dafür die Grundlage. Nicht Bauchgefühl, sondern belastbare Zahlen.
Transparenz als Qualitätsmerkmal
Was unsere Kunden davon haben: Klarheit statt Vertrauensvorschuss.
Ich komme noch einmal auf den Punkt zurück, den ich eingangs angesprochen habe. Transparenz ist kein Service-Extra, das wir unseren Kunden freundlicherweise anbieten. Sie ist die Grundlage einer professionellen Dienstleistungsbeziehung; insbesondere in einem Bereich wie der IT-Security-Beratung, in dem die Leistung oft nicht unmittelbar sichtbar ist.
Unsere Kunden erhalten über ZEP strukturierte Auswertungen zu geleisteten Stunden, Projektfortschritt und verbrauchtem Budget. Das schafft Verbindlichkeit auf beiden Seiten: keine Überraschungen bei der Abrechnung, keine ungeklärten Leistungspositionen, kein Vertrauensverlust durch unklare Nachweise.
Das Resultat ist eine Kundenbeziehung, die auf nachgewiesener Leistung basiert, nicht auf dem guten Willen beider Seiten. Das ist der Unterschied zwischen einem Dienstleister und einem verlässlichen Partner.
Fazit
Integrität fängt intern an.
Ich habe diesen Artikel damit begonnen, dass die meisten Unternehmen digitale Souveränität für andere fordern, aber intern andere Maßstäbe anlegen. Das ist kein Vorwurf - IT-Migrationen sind komplex und bestehende Systeme werden nicht ohne triftigen Grund gewechselt.
Aber ich glaube, dass Integrität in der Beratung bedeutet, die eigenen Prinzipien auch dann durchzuhalten, wenn es unbequemer wäre, eine Ausnahme zu machen. Für uns war die Entscheidung für ZEP keine große strategische Weichenstellung. Sie war eine konsequente Antwort auf die Frage: Handelst du so, wie du berätst?
ZEP ist für uns ein verlässliches Werkzeug, das unsere Projekte sauber abbildet, unsere Kunden mit belastbaren Nachweisen versorgt und unseren internen Planungsprozessen eine solide Datenbasis gibt. Und es ist ein deutsches Produkt, was es für agilimo zur richtigen Wahl macht.
Marcus Heinrich
CEO & Gründer, agilimo Consulting GmbH
FAQ
Was ist der CLOUD Act und warum ist er für die Wahl einer Projektzeiterfassungssoftware relevant?
Der CLOUD Act verpflichtet US-amerikanische Anbieter, Behörden auf Anfrage Zugang zu gespeicherten Daten zu gewähren, unabhängig davon, ob diese Daten auf europäischen Servern liegen. Für Unternehmen, die sensible Projektdaten, Kundennamen und Abrechnungsinformationen verarbeiten, bedeutet das ein strukturelles Risiko. Eine deutsche Projektzeiterfassungslösung wie ZEP unterliegt ausschließlich europäischem Recht und DSGVO-Standards.
Wie hilft Projektzeiterfassung dabei, Festpreisprojekte wirtschaftlich zu steuern?
Bei Festpreisprojekten zeigt eine saubere Projektzeiterfassung frühzeitig, wenn der tatsächliche Aufwand die Kalkulation überschreitet. Statt einer Überraschung beim Projektabschluss entstehen steuerbare Entscheidungspunkte: Umfang anpassen, Ressourcen umschichten oder das Gespräch mit dem Kunden suchen. Die Nachkalkulation abgeschlossener Projekte verbessert zusätzlich die Genauigkeit zukünftiger Angebote.
Wie können IT-Dienstleister ihren Kunden Leistungen transparent und nachvollziehbar nachweisen?
Strukturierte Leistungsnachweise entstehen nur, wenn Projektzeiten konsequent und projektbezogen erfasst werden. Mit einer spezialisierten Projektzeiterfassung lassen sich geleistete Stunden je Person, Arbeitspaket und Zeitraum ohne redaktionellen Aufwand exportieren und an Kunden übergeben. Das reduziert Rückfragen bei der Abrechnung und stärkt die Vertrauensbasis in der Kundenbeziehung.
Was bedeutet digitale Souveränität für IT-Beratungsunternehmen konkret im Alltag?
Digitale Souveränität bedeutet, dass Unternehmensdaten ausschließlich unter europäischem Recht gespeichert und verarbeitet werden, dass keine Abhängigkeit von Anbietern besteht, die außerhalb der DSGVO operieren, und dass intern dieselben Maßstäbe gelten wie in der Kundenberatung. Für IT-Beratungen, die digitale Eigenständigkeit empfehlen, ist die eigene Tool-Wahl ein Glaubwürdigkeitsfaktor.
Wie unterstützt Projektzeiterfassung die Kapazitäts- und Auslastungsplanung in Beratungsunternehmen?
Projektzeiterfassung liefert die Datenbasis für operative Planungsentscheidungen: Auslastungsquoten je Mitarbeitenden, verfügbare Kapazitäten und geleistete Stunden je Projekt. Wachsende Beratungsunternehmen können auf dieser Grundlage einschätzen, welche Projekte angenommen werden können, ohne laufende Projekte zu gefährden, und wo Engpässe entstehen, bevor sie eskalieren.
Warum reicht Excel für die Projektzeiterfassung in IT-Beratungen nicht mehr aus?
Excel-basierte Zeiterfassung liefert keine belastbaren Leistungsnachweise für Kunden, ermöglicht keine Echtzeit-Auswertung von Soll-Ist-Abweichungen und skaliert nicht mit wachsender Projektanzahl. Fehler bei der manuellen Datenpflege gefährden die Abrechnungsqualität und damit die Kundenbeziehung. Spezialisierte Projektzeiterfassungssoftware schließt diese Lücken strukturell.
