Update: Will the law on working time recording come into force in 2024?

It has been clear since May 2019: recording working hours is mandatory according to ECJ judgement! The Federal Labour Court followed suit in September 2022 and the first draft bill from the Federal Ministry of Labour has been available since April 2023. Can politicians agree on a binding law on electronic time recording in 2024?

Aktuell wird noch geprüft, wie sich ein Gesetz zur Arbeitszeiterfassung auch in kleineren Betrieben umsetzen lasse, ohne großen bürokratischen Aufwand zu erzeugen. Wie geht es also weiter mit der geplanten Anpassung des Arbeitszeitgesetzes? Alle bisherigen Entwicklungen, Meilensteine und aktuelle Aussichten haben wir in diesem Blog übersichtlich für Sie zusammengefasst.

Inhaltsverzeichnis – Das erwartet Sie:

Is time recording mandatory?
Worth knowing: Draft law on working time recording
Mandatory recording of working hours
Freiraum statt Überwachung – Was Arbeitgeber wissen müssen

Will there be a new law on working time recording in 2024?

Die Bundesregierung befindet sich aktuell in der Prüfung, wie ein Gesetz zur Arbeitszeiterfassung (auch für kleinere Betriebe) realisiert werden kann – ohne eine übermäßige Bürokratisierung zu verursachen. Die Ergebnisse dieser Überprüfung werden jedoch erst voraussichtlich im zweiten Quartal 2024 vorliegen. Kurzum: Das erwartete Gesetz zur Arbeitszeiterfassung lässt noch auf sich warten. Aber: Warum dauert das so lange?

The German government is currently awaiting the results of a project investigating how the Arbeitszeiterfassung auch für kleine Unternehmen eingeführt werden kann, ohne diese übermäßig zu belasten. Diese Informationen stammen aus einer Mitteilung des Deutschen Bundestages vom 5. Januar 2024, die sich hauptsächlich mit der Entwicklung der in Deutschland geleisteten Überstunden befasst.

Es ist unwahrscheinlich, dass ein neuer Gesetzentwurf erstellt wird, bevor die Projektergebnisse gesichtet und ausgewertet wurden. Die im aktuellen Gesetzentwurf vorgesehene Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung, mit wenigen Ausnahmen, ist einer der strittigen Punkte, die bisher zu keiner abgestimmten Gesetzesvorlage in der Koalition geführt haben. Hinzu kommt ein weiteres Diskussionsthema: Die Verbindung von Arbeitszeiterfassung und einer zusätzlichen Flexibilisierung der Arbeitszeiten – wie sie beispielsweise von der FDP gefordert wird.

What has happened so far: time recording is mandatory, right?

Wie kam es 2019 überhaupt zu dem richtungsweisenden EuGH-Urteil? Die Diskussion rund um eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung begann damit, dass die spanische Gewerkschaft CCOO eine Klage gegen die Deutsche Bank in Spanien einreichte. Warum das? Die Vertreter der Arbeitnehmer forderten die Implementierung eines Systems zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit. Ihrer Ansicht nach könne die Anzahl der Überstunden nur dann korrekt ermittelt werden, wenn die gesamte Arbeitszeit dokumentiert würde. Zum damaligen Zeitpunkt wurden in Spanien über 50 Prozent der geleisteten Überstunden nicht erfasst. Der Nationale Gerichtshof in Madrid legte daraufhin den Konflikt dem Europäischen Gerichtshof (EuGH) vor.

ECJ judgement on the time recording obligation

Die Richter in Luxemburg entschieden am 14. Mai 2019 im Einklang mit der EU-Arbeitszeitrichtlinie und der Grundrechtecharta der Europäischen Union, dass die täglich geleistete Arbeitszeit vollständig erfasst werden muss. Sie forderten darin die Mitgliedsstaaten auf, Vorschriften zu erlassen, welche die Arbeitgeber dazu verpflichten, ein System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzuführen. Dies sei notwendig, damit die Arbeitszeiten nicht überschritten werden. Die Mitgliedsstaaten müssen sicherstellen, dass die Rechte der Arbeitnehmer gewahrt werden. Welche Maßnahmen dazu verwendet werden sollen, können die Mitgliedsstaaten selbst in ihrem Arbeitsrecht festlegen. Gemäß EuGH-Urteil müssen die erfassten Daten zur Arbeitszeit objektiv und verlässlich sein. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen gleichermaßen Zugang zu den Daten der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit haben, um die Einhaltung der Richtlinien bei den zuständigen Behörden nachweisen zu können.

BAG timepiece judgement: A drumbeat

Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschieden, dass in Deutschland eine Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung besteht. Das BAG Stechuhr-Urteil gilt für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, unabhängig von der Größe oder der Existenz eines Betriebsrates.

Unternehmen, die dieser Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung nicht nachkommen, befinden sich in einem „rechtswidrigen Zustand“ und riskieren mögliche Verstöße. Diese Verstöße gegen das Arbeitsschutzgesetz können gemäß §25 ArbSchG mit Bußgeldern von bis zu 25.000 Euro geahndet werden.

Am 3. Dezember 2022 wurde daraufhin die schriftliche Urteilsbegründung des BAG zum richtungsweisenden Time clock judgement veröffentlicht. Darin hieß es, dass das reine Bereitstellen eines Systems zur Zeiterfassung nicht genüge, sondern dieses System auch genutzt werden müsse. Spätestens seit diesem Zeitpunkt sind deutsche Arbeitgeber und Arbeitnehmer dazu verpflichtet, ihre Arbeitszeiten genau zu erfassen. Dies gilt auch für eine vereinbarte Vertrauensarbeitszeit. In welcher Form Arbeitszeiten erfasst werden, bleibt dem Arbeitgeber überlassen. Ob per Stechuhr, über eine Software oder schriftlich auf einem Zettel – das Gericht gewährt den Arbeitgebern hierbei Gestaltungsspielraum.

Draft bill Federal Ministry of Labour

Der Referentenentwurf sieht vor, dass die Arbeitszeiten elektronisch erfasst werden müssen. Diese Maßnahme soll eine verbesserte Kontrolle der aufgezeichneten Arbeitszeiten ermöglichen.

Welche Daten müssen erfasst werden?

• Beginn der täglichen Arbeitszeit
• Duration of working hours per day
• Ende der täglichen Arbeitszeit

What exceptions are there in the draft law?

• Kleinbetriebe mit maximal 10 Mitarbeitern müssen die Arbeitszeiten nicht zwingend elektronisch erfassen
• The electronic form of the recording may differ
• The time of recording may vary. However, this is limited and must take place within 7 days of the work being performed.
• If the total working time cannot be measured or cannot be determined in advance, deviations may occur.

What are the advantages of the draft bill? 

Eine Erfassung der Arbeitszeiten trägt auch dazu bei, dass Arbeitgeber die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten ihrer Mitarbeiter im Auge behalten können, was wiederum zum Arbeitsschutz und der Sicherheit von Arbeitnehmern beiträgt.

Working Time Recording Act: What do politicians say?

Am 26. Mai 2023 wurde erstmals im Bundestag über den Antrag der CDU/CSU-Fraktion mit dem Titel “Arbeitszeiterfassung bürokratiearm ausgestalten – Mehr flexibles Arbeiten ermöglichen” (20/6909) beraten. Nach der Debatte wurde die Vorlage zur federführenden Beratung in den Ausschuss für Arbeit und Soziales überwiesen. Der Antrag sieht vor, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten erfassen sollen, um der Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom Mai 2019 zu entsprechen.

The CDU/CSU proposal provides for a new law on the recording of working hours Flexible models ermöglichen und Vertrauensarbeitszeit zulassen soll. Die Art der Arbeitszeiterfassung obliegt dem Arbeitgeber. Das EuGH-Urteil aus dem Mai 2019 verpflichtet die EU-Mitgliedstaaten zur Einführung der Arbeitszeiterfassung. Die CDU/CSU-Fraktion kritisiert den Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums als unausgewogen und bürokratisch.

When it comes to the SPD Member of Parliament Mathias Papendieck ginge, wäre das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung längst beschlossene Sache. Er sieht vor allem Chancen darin, mit einem solchen Gesetz gegen Lohndumping vorzugehen und den Mindestlohn zu sichern. So sieht es auch das Bundesarbeitsgericht. Das Grundsatzurteil sei notwendig gewesen, um Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten zu kontrollieren, wobei die Details der Arbeitszeiterfassung von der Politik festgelegt werden können.

Die Union und auch die FDP setzen sich dafür ein, dass das Modell der Vertrauensarbeitszeit beibehalten wird. Unternehmen sollen weiterhin die Möglichkeit haben, auf die Kontrolle der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden ihrer Beschäftigten zu verzichten. Diese Regelung betrifft etwa 20 Prozent aller Arbeitnehmer in Deutschland. Der SPD-Abgeordnete Papendieck hält dagegen. Er hebt hervor, dass Mobile time recording auch bequem per Apps erfolgen könne. Als Arbeitnehmer könne man morgens digital am Handy einstempeln und abends das Arbeitsende festhalten – unabhängig davon, ob man im Homeoffice oder an einem anderen Ort arbeite.

And what happens now?

Pflichtbewusst Arbeitszeiten erfassen – Auch ohne Gesetz

Bereiten Sie sich darauf vor, dass es in Deutschland 2024 voraussichtlich ein Gesetz zur Arbeitszeiterfassung geben wird. Um diese gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig den bürokratischen Aufwand regulärer Aufgaben zu reduzieren, haben Sie mit ZEP bereits jetzt den passenden Partner an Ihrer Seite.

Unsere Software gewährleistet nicht nur eine gesetzeskonforme digitale Zeiterfassung, sondern ermöglicht auch die Digitalisierung und Automatisierung verschiedener Unternehmensbereiche – von der einfachen Zeiterfassung bis hin zum umfassenden Projektmanagement können Sie Urlaubsmanagement, Projektplanungen und Ihr komplettes Projekt-Controlling schnell und einfach in Ihrem Unternehmen integrieren.

Es macht auf jeden Fall Sinn – unabhängig von der politischen und/oder juristischen Situation – sich jetzt schon mit dem Thema Zeiterfassung zu beschäftigen. Denn: Arbeitszeiterfassung ist Pflicht! Und dass schon seit fast 5 Jahren. Ob mit Gesetz oder ohne.

Why is it important to record working time?

Die Erfassung der Arbeitszeit ist wichtig, da sie dazu beiträgt, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten zu gewährleisten. Durch eine genaue Dokumentation können Sie als Arbeitgeber auch die Produktivität und Effizienz im Unternehmen verbessern und faire Entlohnung sicherstellen.

Freiraum statt Überwachung: Warum Sie Ihre Mitarbeiter nicht kontrollieren sollten

Im Kontext des Gesetzes zur Arbeitszeiterfassung ist es wichtig, die Balance zwischen der Notwendigkeit der Zeiterfassung zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und dem Schutz der Mitarbeiterautonomie zu finden. Während die Arbeitszeiterfassung die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, sollten Sie einen übermäßigen Fokus auf Kontrolle vermeiden, um das Vertrauen und die Motivation Ihrer Mitarbeiter zu bewahren.

Ein Arbeitsumfeld, das Freiraum und Eigenverantwortung fördert, trägt langfristig zu einer gesunden Arbeitskultur und höherer Mitarbeiterzufriedenheit bei.

Conclusion

Although the situation has changed since the ECJ ruling in 2019 and the subsequent BAG timepiece judgement von 2022 viel getan hat, lässt ein verbindliches Gesetz zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland weiterhin auf sich warten. Die Politik prüft intensiv, wie sich eine solche Regelung auch für kleinere Betriebe umsetzen lässt, ohne zu viel Bürokratie zu erzeugen. Die Ergebnisse dieser Prüfung werden voraussichtlich erst im zweiten Quartal 2024 vorliegen. Das zeigt, dass die Diskussion um dieses Thema noch lange nicht abgeschlossen ist.

Es wird deutlich, dass die Einführung eines solchen Gesetzes eine komplexe Herausforderung ist, die verschiedene Interessen und Bedenken berücksichtigen muss. Bis zur endgültigen Verabschiedung eines Gesetzes zur Arbeitszeiterfassung bleibt es wichtig, dass Unternehmen sich bereits jetzt auf mögliche gesetzliche Anforderungen vorbereiten und geeignete Lösungen für eine zeitsparende und gesetzeskonforme Erfassung der Arbeitszeiten implementieren.

Letztendlich sollte dabei stets ein ausgewogenes Verhältnis zwischen der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und dem Schutz der Mitarbeiterautonomie gewahrt werden, um eine gesunde Arbeitskultur zu fördern.

FAQ

Who is authorised to view my working time recording?

Die Daten der Arbeitszeiterfassung dürfen von folgenden Parteien eingesehen werden: dem Betriebsrat, den individuellen Beschäftigten sowie dem Arbeitgeber. Eine Einsichtnahme durch Dritte ist nur dann gestattet, wenn die betroffene Person ausdrücklich ihre Zustimmung dazu gegeben hat.

What must be documented when recording working hours?

Bei der Arbeitszeiterfassung müssen der Beginn, die Dauer und das Ende der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Dies dient dazu, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten zu überwachen und sicherzustellen.