Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO

‍Version – 01.2026

ABSCHNITT I

Klausel 1 — Zweck und Anwendungsbereich

a) Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln") soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG sichergestellt werden.

b) Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder Artikel 29 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten.

c) Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.

d) Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.

e) Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

f) Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 erfüllt werden.

Klausel 2 — Unabänderbarkeit der Klauseln

a) Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.

b) Dies hindert die Parteien nicht daran, die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

Klausel 3 — Auslegung

a) Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.

b) Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 auszulegen.

c) Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

Klausel 4 — Vorrang

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.

Klausel 5 — Kopplungsklausel

a) Eine Einrichtung, die nicht Partei dieser Klauseln ist, kann diesen Klauseln mit Zustimmung aller Parteien jederzeit als Verantwortlicher oder als Auftragsverarbeiter beitreten, indem sie die Anhänge ausfüllt und Anhang I unterzeichnet.

b) Nach Ausfüllen und Unterzeichnen der unter Buchstabe a genannten Anhänge wird die beitretende Einrichtung als Partei dieser Klauseln behandelt und hat die Rechte und Pflichten eines Verantwortlichen oder eines Auftragsverarbeiters entsprechend ihrer Bezeichnung in Anhang I.

c) Für die beitretende Einrichtung gelten für den Zeitraum vor ihrem Beitritt als Partei keine aus diesen Klauseln resultierenden Rechte oder Pflichten.

ABSCHNITT II – PFLICHTEN DER PARTEIEN

Klausel 6 — Beschreibung der Verarbeitung

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.

Klausel 7 — Pflichten der Parteien

7.1 Weisungen

a) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.

b) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679, die Verordnung (EU) 2018/1725 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

7.2 Zweckbindung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

7.3 Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.

7.4 Sicherheit der Verarbeitung

a) Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten"). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.

b) Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7.5 Sensible Daten

Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten"), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.

7.6 Dokumentation und Einhaltung der Klauseln

a) Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.

b) Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.

d) Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.

e) Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

7.7 Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

a) Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens vier Wochen im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.

b) Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.

d) Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.

e) Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche – im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist – das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.

7.8 Internationale Datenübermittlungen

a) Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 im Einklang stehen.

b) Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.

Klausel 8 — Unterstützung des Verantwortlichen

a) Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.

b) Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.

c) Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:

1. Pflicht zur Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung, wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;
2. Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;
3. Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;
4. Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.

d) Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.

Klausel 9 — Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 oder gegebenenfalls den Artikeln 34 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.

9.1 Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:

a) bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);

b) bei der Einholung der folgenden Informationen gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679:

1. die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
2. die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung;
3. die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen; weitere Informationen werden ohne unangemessene Verzögerung nachgereicht.

c) bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679, die betroffene Person unverzüglich zu benachrichtigen, wenn die Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

9.2 Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:

a) eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und Datensätze);

b) Kontaktdaten einer Anlaufstelle für weitere Informationen;

c) die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Die Parteien legen in Anhang III alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.

ABSCHNITT III – SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Klausel 10 — Verstöße gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags

a) Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.

b) Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn:

1. der Verantwortliche die Verarbeitung gemäß Buchstabe a ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;
2. der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 nicht erfüllt;
3. der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) nicht nachkommt.

c) Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen.

d) Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.

ANHANG I – LISTE DER PARTEIEN

Verantwortlicher (im Folgenden „Auftraggeber"): Der im Bestellformular genannte Kunde

Auftragsverarbeiter:

• Name: ZEP GmbH
• Anschrift: Stuttgarter Str. 41, 71254 Ditzingen, Deutschland
• Kontaktperson: Christian Bopp, Geschäftsführer, support@zep.de
• Datenschutzbeauftragter: Kertos GmbH, Brienner Str. 41, 80333 München, Kontakt: dsb@kertos.io

ANHANG II – BESCHREIBUNG DER VERARBEITUNG

Kategorien betroffener Personen:

• Mitarbeiter des Auftraggebers
• Kunden und Dienstleister des Auftraggebers bzw. deren Mitarbeiter

Kategorien personenbezogener Daten:

• Kontakt- und Adressdaten
• Personalstammdaten
• Zahlungsdaten
• Zeiterfassungsdaten
• Projektdaten
• Projektplanungsdaten
• Abrechnungsdaten
• Rechnungsdaten
• Angebotsdaten

Verarbeitete sensible Daten (falls zutreffend):Soweit das Modul „Abwesenheiten & Überstunden" genutzt wird: Krankheitstage bzw. Krankheitszeiten von Mitarbeitern des Auftraggebers.

Art der Verarbeitung und Zweck(e):Bereitstellung und Betrieb der Software-as-a-Service Lösung „ZEP – Zeiterfassung für Projekte", die je nach bestellter Konfiguration insbesondere folgende Funktionen umfassen kann:

• Zeiterfassung und Auswertungen (Zeitnachweise, Kunden, Mitarbeiter, Projekte, Stunden- und Tagessatz-Projekte, Regelarbeitszeit, von-/bis-Zeiterfassung)
• Projektplanung, Plan/Ist-Vergleich (Planzahlen, Pauschal-/Festpreisprojekte, SOLL/IST-Vergleiche)
• Preise & Belege
• Reisekostenabrechnung
• Planstunden
• Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub
• Abteilungen, Niederlassungen, Standorte
• Dokumenten-Generator für PDF, Word, LibreOffice-Dokumente
• Dokumentenverwaltung
• Tickets, Aufgaben, ToDos
• Ressourcenplanung
• App für iPhone und Android
• SOAP-Schnittstelle
• Salesforce-Schnittstelle
• Freie Mitarbeiter
• Personio-Schnittstelle
• ZEP Anwesenheit
• Angebote
• Faktura für Rechnungsplanung und Rechnungserstellung
• Export für Buchhaltung

Dauer der Verarbeitung:Während der Laufzeit des gesondert vereinbarten kommerziellen Vertrags zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragsverarbeiter betreffend die vom Auftragsverarbeiter bereitgestellte Software-Lösung.

ANHANG III – TECHNISCHE UND ORGANISATORISCHE MASSNAHMEN

Allgemeines

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen orientieren sich an gängigen Standards der ISO 27001. Das hohe Schutzniveau wird regelmäßig überprüft und an den aktuellen Stand der Technik angepasst. Mitarbeiter werden regelmäßig geschult und zur Vertraulichkeit verpflichtet. Der Umgang mit Daten und Datenverarbeitungsanlagen ist schriftlich geregelt und wird regelmäßig überprüft. Soweit die Datenverarbeitung im Rahmen der Cloud-Dienstleistungen der Amazon Web Services EMEA SARL erfolgt, gelten die jeweils aktuellen technischen und organisatorischen Maßnahmen dieses Unterauftragsverarbeiters (siehe https://aws.amazon.com/de/compliance/data-privacy-faq/).

1. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

1.1 Organisatorische Steuerung

a) Organisatorische Anweisungen (ISO/IEC 27002/2022): Datenschutz- und Informationssicherheitsziele sind in verbindlichen Richtlinien für alle ZEP-Mitarbeiter festgelegt, ergänzt durch konkrete Verarbeitungsvorgaben (z. B. Remote Work Policy).

b) Datenschutzbeauftragter (Art. 37 DSGVO): Die Geschäftsführung hat einen Datenschutzbeauftragten bestellt, der für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen, den Aufbau eines Datenschutzmanagementsystems und regelmäßige Sensibilisierungsmaßnahmen zuständig ist.

c) Verpflichtung zur Vertraulichkeit: Alle Mitarbeiter werden schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet; die Verpflichtung gilt über das Arbeitsverhältnis hinaus. Freie Mitarbeiter und externe Dienstleister sind durch NDAs und ggf. AVV gebunden.

d) Datenschutzschulungen: Jeder Mitarbeiter erhält Datenschutzinformationen mit dem Arbeitsvertrag. Regelmäßige Schulungen und bei Bedarf bereichsspezifische Fachschulungen (Personalwesen, Produktentwicklung, Kundenservice).

e) Nutzung von Kommunikationsgeräten: Mitarbeiter erhalten Firmen-Laptops; keine Firmen-Mobiltelefone. Nutzung privater Geräte ausgeschlossen (kein BYOD). Private Nutzung des betrieblichen E-Mail-Systems nicht gestattet. Verarbeitung von Kundendaten auf Privatgeräten verboten.

f) Zuverlässigkeit des Personals (ISO/IEC 27002:2022): Angemessene Vorauswahl der Bewerber; Arbeitsverträge mit klaren Informationssicherheitsverpflichtungen; regelmäßige Schulungen; dokumentierte Disziplinarverfahren; dokumentierter Offboarding-Prozess.

1.2 Verschlüsselung und Pseudonymisierung

a) Schlüsselverwaltung: Dokumentiertes Verfahren über den gesamten Schlüssellebenszyklus (Erstellung, Verteilung, Speicherung, Nutzung, Änderung, Sperrung, Archivierung, sichere Vernichtung). Master-Schlüssel werden durch den IaaS-Anbieter (AWS) nach ISO/IEC 27001 verwaltet.

b) Datenbank- und Speicherverschlüsselung: Sämtliche Kundendaten werden „im Ruhezustand" nach AES-128-GCM verschlüsselt. Zugriff auf Schlüssel ausschließlich durch vorgesehene Systeme (Least-Privilege-Prinzip). Backups werden nur verschlüsselt aufbewahrt.

c) Datenübertragung (Data in Transit): Alle privaten Daten werden ausschließlich verschlüsselt übertragen (HTTPS/TLS 1.2 oder höher). Administrativer Zugriff und Backup-Übertragung ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen (VPN). Nur ZEP-kontrollierte VPN-Server werden verwendet.

d) Mobile Speichermedien: Nutzung grundlegend untersagt; im Ausnahmefall ausschließlich verschlüsselt. Private mobile Speichermedien zur Speicherung von Kundendaten nicht gestattet (Removable Storage Media Policy).

e) Laptop-Verschlüsselung: Alle Laptops der Schlüsselmitarbeiter zentral verwaltet und mit moderner Festplattenverschlüsselung ausgestattet.

f) Verschlüsselter Dateiaustausch: Austausch grundsätzlich verschlüsselt über die ZEP-Anwendung. Bei Bedarf SFTP oder gleichwertige verschlüsselte Verfahren.

g) E-Mail-Verschlüsselung: Alle E-Mails werden mit TLS verschlüsselt. Ausnahmen nur wenn der empfangende Mailserver TLS nicht unterstützt.

1.3 Zutrittskontrolle (physisch)

ZEP betreibt keine eigenen Server oder Rechenzentrumsflächen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern zertifizierter externer Cloud-Dienstleister. Das Büro dient als reiner Coworking-Arbeitsplatz ohne lokale Datenhaltung. Maßnahmen: elektronische Türschlösser, dokumentierte Schlüsselverteilung, Begleitung externer Personen, Absicherung schutzbedürftiger Bereiche, geschlossene Türen und Fenster außerhalb der Bürozeiten. AWS-Rechenzentren verfügen über ISO/IEC 27001:2022-Zertifizierung und umfassende physische Sicherheitsmaßnahmen.

1.4 Zugangskontrolle (technisch)

Zugriff auf Systeme ausschließlich über gesicherte Remote-Verbindungen. Individuelle Benutzerkonten, starke Authentifizierungsverfahren (MFA), Passwortrichtlinien, automatische Sperrmechanismen und verschlüsselte Kommunikationsverbindungen.

1.5 Zugriffskontrolle (datenbasiert)

Mehrstufiges Rollen- und Berechtigungskonzept; Vergabe nach „Need-to-Know"-Prinzip; rollenbasierte Berechtigungen, zentral dokumentiert; Entzug innerhalb von 24 Stunden nach Ausscheiden. Zugriff auf Server-/Datenbanksysteme durch Management freigegeben, i. d. R. nach 4-Augen-Prinzip.

1.6 Berechtigungskontrolle

Zugriff auf personenbezogene Daten immer über verschlüsselte Protokolle (SSH, TLS 1.2+, HTTPS). Kundensystem: OAuth2-Integration und 2-Faktor-Authentifizierung möglich und empfohlen; Kontosperrung nach fünf fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen. Server-/Datenbanksystem: administrativer Zugriff über VPN/SSH/AWS API, MFA erzwungen. Weitergabe von Passwörtern und Shared Accounts verboten. Automatische Bildschirmsperre nach 15 Minuten. Anti-Viren-Software auf allen Betriebsgeräten. Clean Desk Policy. Öffentliche WLAN-Netzwerke nur über ZEP-eigenes VPN.

1.7 Trennbarkeit

Entwicklungs-, Test- und Produktionssysteme logisch und technisch getrennt. Produktionsdaten in Test-/Entwicklungsumgebungen nur vollständig anonymisiert oder pseudonymisiert. Netzwerktrennung nach Aufgaben (Prod / Test). Mandantentrennung über Multi-Tenancy-Architektur mit separater Datenbank je Kunde; zusätzlich gesichert durch regelmäßige Security-Audits und verbindliche Code-Reviews (4–6-Augen-Prinzip).

2. Maßnahmen zur Integritätswahrung

2.1 Übermittlungskontrolle

Vertraulichkeit und Integrität bei der Übertragung gewährleistet (siehe Verschlüsselung; Integritätssicherung durch Prüfsummen). Weitergabe personenbezogener Daten nur im Umfang der Weisungen und zur Erbringung der vertraglichen Leistungen.

2.2 Eingabekontrolle

Systemaktivitäten werden protokolliert mit mindestens: Zeitstempel, Benutzer-ID, Zugriffsrolle, Systemkomponente/-funktion und durchgeführte Aktivitäten. Protokolliert werden alle Eingabe-, Änderungs- und Löschaktionen bezüglich Daten, Benutzer, Berechtigungen und Systemeinstellungen.

3. Maßnahmen zur Sicherstellung der Verfügbarkeit

3.1 Verfügbarkeitskontrolle

Backups: State-of-the-Art-Backup-Konzept für Datenbank und Dokumentenspeicher implementiert.

‍Georedundanz: Räumliche Trennung von Produktivdaten und Backups über mehrere AWS EU-Regionen.

‍Kapazitätsmanagement: Überwachung und automatische Skalierung bei Kapazitätsengpässen.

‍Warnsysteme: Automatische Benachrichtigung der Infrastrukturabteilung bei Ausfällen.

‍Incident Response Management (ISO/IEC 27002:2022): Dokumentiertes Verfahren zur Erkennung, Meldung, Analyse und Behandlung von Sicherheitsvorfällen; unverzügliche Information des Verantwortlichen bei Datenschutzverletzungen. Rechenzentren mit automatischer Brandmelde- und -bekämpfungsanlage, redundanter Stromversorgung (USV + Generatoren), Klimatisierung und vorbeugender Wartung.

3.2 Wiederherstellbarkeit

Dokumentiertes Disaster Recovery Konzept. Recovery Time Objective (RTO): in der Regel 4 Stunden nach Incident-Anerkennung durch ZEP-Support. Recovery Point Objective (RPO): 24 Stunden. Nächtliche Backups; Aufbewahrung täglich für die ersten 14 Tage, danach wöchentlich bis Woche 19. Backups werden regelmäßig getestet.

4. Maßnahmen zur Überprüfung und Evaluierung

Datenschutz- und Informationssicherheitssystem für Planung, Umsetzung, Bewertung und Anpassung von Maßnahmen eingerichtet.

‍Risikomanagement: Dokumentierter Prozess zur Risikoidentifikation, -bewertung und -behandlung im Rahmen des ISO/IEC 27001-zertifizierten ISMS; regelmäßige Penetrationstests.

‍Audits: Regelmäßige interne Audits sowie externe ISO/IEC 27001-Zertifizierungsaudits (Erst-, Überwachungs- und Rezertifizierungsaudits); Compliance-Prüfungen, soweit möglich stichprobenartig und unerwartet.

‍Lieferantenauswahl: Sorgfältiges Auswahlverfahren für Unterauftragnehmer nach Art. 32 DSGVO-Kriterien (ISO/IEC 27001-Zertifizierung für Rechenzentren zwingend). Alle Unterauftragnehmer sind durch AVV gemäß Art. 28 DSGVO gebunden.

ANHANG IV – LISTE DER UNTERAUFTRAGSVERARBEITER