CSRD-Datenanfragen von Kunden souverän beantworten

Die E-Mail eines Konzernkunden landet im Postfach der Geschäftsführung, kurz vor dem nächsten Reporting-Stichtag des Kunden. Anhang: ein mehrseitiger Fragebogen zu Personalstruktur, Fluktuationsquote, Weiterbildungsstunden und Arbeitsbedingungen. Der Auftraggeber bereitet seinen eigenen Nachhaltigkeitsbericht vor und braucht dafür Zahlen von allen wesentlichen Dienstleistern in seiner Lieferkette.

Im Projektbüro oder in der Beratung löst das erst einmal Verwunderung aus. Man ist schließlich kein börsennotierter Konzern, sondern ein Dienstleister mit vielleicht 40 oder 120 Mitarbeitenden. Trotzdem verlangt der Kunde belastbare Zahlen, und zwar innerhalb weniger Wochen.

Die Suche beginnt in mehreren Systemen gleichzeitig. Die Fluktuationsquote lässt sich aus der Personalakte grob rekonstruieren, Weiterbildungsstunden liegen verstreut in Excel-Listen einzelner Fachbereiche, und die Zuordnung von Mitarbeitenden zu Projekten steckt in einem dritten System. Am Ende sitzen Controlling und HR tagelang zusammen, um eine Tabelle zu füllen, die eigentlich in einer Stunde fertig sein sollte.

Die wichtigsten Fakten zu dieser Situation:

• Großkunden mit eigener CSRD-Berichtspflicht fragen zunehmend Nachhaltigkeitskennzahlen bei ihren Dienstleistern und Zulieferern ab, um ihre Lieferkette abzubilden.
• Solche CSRD-Datenanfragen betreffen typischerweise Personalstruktur, Fluktuation, Weiterbildung und Arbeitsbedingungen.
• Die Anfragen kommen oft unangekündigt und mit engen Fristen, meist im Kontext von Rahmenverträgen oder Ausschreibungen.
• Die verlangten Daten liegen in den meisten Projektdienstleistungsunternehmen verteilt in HR-Akten, Excel-Listen und separaten Projektsystemen.

Bis die Tabelle fertig ist, sind oft mehrere Werktage vergangen, in denen Controlling und HR kaum an anderen Aufgaben arbeiten können. Und selbst dann bleibt eine gewisse Unsicherheit, ob die eigene Definition von Fluktuation oder Weiterbildungsstunden mit der Erwartung des Kunden übereinstimmt. Diese Unschärfe klärt sich meist erst, wenn der Kunde nachfragt oder eine Zahl anders interpretiert, als sie gemeint war.

Für die Geschäftsführung ist das mehr als ein lästiger Sonderauftrag. Wie schnell und belastbar ein Unternehmen auf CSRD-Datenanfragen antwortet, wirkt sich direkt auf die Kundenbeziehung aus und kann bei künftigen Ausschreibungen mit ESG-Kriterien den Unterschied machen. Bevor es um die konkrete Umsetzung geht, lohnt sich ein Blick auf die rechtliche Lage, denn die hat sich 2026 spürbar verändert.

Was sich durch das EU-Omnibus-Paket an der CSRD wirklich geändert hat

Seit dem 18. März 2026 ist die Omnibus-I-Richtlinie 2026/470 in Kraft, mit der die EU die CSRD-Berichtspflicht deutlich enger gefasst hat, wie csr-in-deutschland.de im Detail beschreibt. Für viele Unternehmen, die sich bereits auf eine eigene Berichtspflicht vorbereitet hatten, ändert sich dadurch die Ausgangslage grundlegend.

Direkt CSRD-berichtspflichtig sind künftig nur noch Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden und mehr als 450 Millionen Euro Umsatz. Die Berichtspflicht für diese großen Unternehmen beginnt zudem erst mit dem Geschäftsjahr 2027, nicht früher. Das erläutert auch die IHK Freiburg in ihrer Einordnung der neuen Regelung.

In der Praxis bedeutet das: Rund 80 Prozent der Unternehmen, die ursprünglich unter die CSRD-Berichtspflicht gefallen wären, sind jetzt nicht mehr direkt betroffen. Für die allermeisten IT-Consultings, Beratungen und Engineering-Büros mit 5 bis 250 Mitarbeitenden heißt das ganz konkret: Sie sind selbst nicht direkt CSRD-pflichtig und müssen auch künftig keinen eigenen CSRD-Bericht vorlegen.

Die verbleibenden, direkt berichtspflichtigen Konzerne beschäftigen oft mehrere tausend Mitarbeitende und arbeiten dementsprechend mit einer großen Zahl an Dienstleistern und Zulieferern zusammen. Das erklärt, warum CSRD-Datenanfragen im Projektgeschäft trotz der geringeren Zahl direkt verpflichteter Unternehmen nicht seltener werden. Sie konzentrieren sich stärker auf die verbliebenen großen Auftraggeber und deren Lieferketten.

Warum tauchen dann trotzdem CSRD-Datenanfragen im Posteingang auf? Weil die verbleibenden großen, direkt berichtspflichtigen Unternehmen ihre eigene Lieferkette in ihren Bericht einbeziehen müssen. Ein Konzern mit 5.000 Mitarbeitenden berichtet über die eigenen Kennzahlen hinaus auch über wesentliche Dienstleister und Zulieferer, sofern diese für die Wertschöpfungskette relevant sind.

Für ein IT-Consulting mit 80 Mitarbeitenden, das seit Jahren einen Rahmenvertrag mit einem solchen Konzern hat, oder für ein Engineering-Büro, das als Planungsdienstleister für einen Industriekunden arbeitet, entsteht daraus eine indirekte, aber reale Betroffenheit. Man wird nicht selbst geprüft, aber man liefert Daten zu, die im Bericht eines anderen landen. Diese Rolle sollte man kennen, ohne sie mit einer eigenen Berichtspflicht zu verwechseln.

Diese Unterscheidung lohnt sich auch für die interne Kommunikation. Eine eigene CSRD-Berichtspflicht bedeutet einen testierten Bericht nach europäischen Berichtsstandards mit entsprechendem Prüfaufwand. Die Rolle als Lieferant in der Kette eines Großkunden bedeutet dagegen, punktuell Kennzahlen zuzuliefern, wenn danach gefragt wird. Wer beide Rollen sauber trennt, vermeidet unnötige Verunsicherung im eigenen Haus und kann Kunden gegenüber präzise erklären, in welcher Funktion man tatsächlich betroffen ist.

Warum CSRD-Datenanfragen ohne strukturierte Daten zur Ad-hoc-Krise werden

Der eigentliche Stresstest beginnt, sobald die erste konkrete Anfrage im Haus ist. Eine CSRD-Datenanfrage verlangt selten nur eine einzelne Kennzahl. Meist sind es fünf, zehn oder mehr Angaben gleichzeitig, von der Fluktuationsquote über Weiterbildungsstunden pro Kopf bis zur Aufschlüsselung der Belegschaft nach Vertragsart und Qualifikation.

Wer diese Zahlen nicht regelmäßig ohnehin pflegt, muss sie händisch rekonstruieren. Die Personalabteilung durchsucht Verträge und Austrittslisten, das Controlling exportiert Projektzeiten aus einem anderen System, und irgendjemand versucht, beides in einer gemeinsamen Tabelle zusammenzuführen. Aus einer Anfrage, die in wenigen Stunden zu beantworten sein sollte, werden schnell mehrere Arbeitstage.

Ein zweites Problem kommt hinzu: Selbst wenn die Zahlen am Ende vorliegen, bleibt oft unklar, wie belastbar sie sind. Wurde die Fluktuationsquote für das ganze Unternehmen berechnet oder nur für einen Standort? Sind befristete Projektmitarbeitende mitgezählt oder nicht? Ohne eine einheitliche, dokumentierte Datengrundlage lässt sich diese Frage im Zweifel nicht sauber beantworten, und genau das fällt bei einer Rückfrage des Kunden negativ auf.

IT-Consulting: Rahmenverträge mit Konzernkunden

Für IT-Consulting-Unternehmen kommen CSRD-Datenanfragen häufig über bestehende Rahmenverträge mit Großkunden. Der Konzernkunde bittet im Rahmen seines eigenen Reportings um eine jährliche Aktualisierung von Kennzahlen zu den eingesetzten externen Teams, etwa zur Fluktuation innerhalb des Projektteams oder zur Weiterbildung der eingesetzten Consultants.

Wer seine Mitarbeitenden bereits sauber Projekten und Kunden zugeordnet hat, kann diese Auswertung deutlich schneller liefern, weil die Zuordnung nicht erst nachträglich rekonstruiert werden muss. Genau diese Zuordnung ist auch die Grundlage für eine belastbare Personalbedarfsplanung, die im Tagesgeschäft ohnehin gebraucht wird.

Solche CSRD-Datenanfragen kommen häufig einmal jährlich, meist zeitlich versetzt zum Reporting-Zyklus des Konzernkunden. Wer die Zuordnung von Mitarbeitenden zu Kundenprojekten laufend pflegt, kann die Anfrage im zweiten und dritten Jahr in wenigen Minuten aktualisieren, statt jedes Mal wieder bei null anzufangen.

Management Consulting: ESG-Kriterien in Ausschreibungen

In der Management-Beratung tauchen ESG-Anfragen zunehmend schon im Ausschreibungsprozess auf, lange bevor ein Vertrag überhaupt zustande kommt. Große Auftraggeber verlangen im Rahmen des Bieterverfahrens Angaben zur Personalstruktur, zu Weiterbildungsquoten oder zu Arbeitsbedingungen, teils als Ausschlusskriterium, teils als Bewertungsfaktor.

Eine Beratung, die solche Kennzahlen nicht kurzfristig belegen kann, verliert im schlimmsten Fall die Ausschreibung an einen Wettbewerber, der schneller antwortet. Wer dagegen dokumentierte Kompetenzprofile und Weiterbildungsdaten vorhält, wie sie auch für ein strukturiertes Kompetenzmanagement nötig sind, kann diese Anfragen mit vorhandenen Daten statt mit Improvisation beantworten.

Der Zeitdruck ist bei Ausschreibungen besonders hoch, weil die Fristen meist deutlich enger sind als bei einer laufenden Kundenbeziehung. Wer die geforderten Kennzahlen erst nach Erhalt der Ausschreibungsunterlagen zusammensucht, riskiert eine unvollständige Antwort, was bei einer Bewertung nach ESG-Kriterien direkt Punkte kostet.

Engineering: Anfragen zu Subunternehmern und Planungsbüros

Engineering-Büros erleben CSRD-Datenanfragen häufig über Industriekunden, die selbst berichtspflichtig sind und ihre gesamte Lieferkette dokumentieren müssen, einschließlich eingesetzter Planungsbüros und Subunternehmer. Gefragt wird dabei sowohl nach eigenen Mitarbeitenden als auch danach, wie das Engineering-Büro seinerseits mit Subunternehmern umgeht.

Hier zahlt sich eine saubere Trennung von internen und externen Kapazitäten in der Projektplanung aus. Wer ohnehin nachvollziehbar dokumentiert, welche Leistungen intern und welche über Subunternehmer erbracht werden, kann diese Struktur direkt für die Anfrage des Industriekunden weiterverwenden, statt sie eigens dafür aufzubereiten.

Manche Industriekunden verlangen zusätzlich eine Aufschlüsselung, welcher Anteil der Projektleistung an Subunternehmer vergeben wird, um Risiken in der eigenen Lieferkette einzuschätzen. Eine solche Aufschlüsselung lässt sich nur dann zügig liefern, wenn Projektzuordnung und der Einsatz von Subunternehmern von Beginn an sauber getrennt dokumentiert sind.

Strukturierte Personaldaten als gemeinsame Antwort

In allen drei Branchen liegt die eigentliche Lösung nicht in einer neuen Excel-Vorlage für den nächsten Fragebogen, sondern in der laufenden Pflege von Personalstammdaten, Projektzuordnung und Kompetenzprofilen. Genau hier setzt ZEP Compact an: Das Tool führt Personalstammdaten, Arbeitszeiten und Projektzuordnung in einer gemeinsamen Datenbasis statt in getrennten Tabellen.

Wenn Fluktuation, Projektzuordnung und Arbeitszeiten durchgehend erfasst sind, lässt sich eine Auswertung zur Personalstruktur oder zu Weiterbildungsstunden per Reporting abrufen, statt sie manuell aus mehreren Quellen zusammenzutragen. Das verkürzt die Bearbeitung einer CSRD-Datenanfrage von mehreren Tagen auf wenige Stunden, weil die Ausgangsdaten bereits vorliegen und nicht erst rekonstruiert werden müssen.

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Auch die Belastbarkeit der Zahlen verbessert sich dadurch spürbar. Eine Kennzahl, die laufend aus denselben Stammdaten berechnet wird, lässt sich gegenüber dem Kunden klar erklären und bei Rückfragen sauber herleiten. Das ist im Ergebnis wichtiger als die reine Geschwindigkeit, weil ein Großkunde eine belegbare Zahl erwartet und keine grobe Schätzung.

Damit wird aus einer einmaligen Ad-hoc-Aktion ein wiederholbarer Prozess. Jede weitere CSRD-Datenanfrage lässt sich mit demselben Reporting beantworten, unabhängig davon, ob sie von einem IT-Konzern, einem Beratungskunden im Ausschreibungsprozess oder einem Industriekunden mit Subunternehmer-Fokus kommt.

Für Unternehmen mit umfangreicheren Projektstrukturen und mehrschichtigem Reporting, etwa mit mehreren Standorten oder komplexen Rollenmodellen, lohnt sich zusätzlich ein Blick auf ZEP Professional, das über die Funktionen von ZEP Clock und ZEP Compact hinausgeht.

Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist, die Datenbasis zu ordnen

CSRD-Datenanfragen treffen selten Unternehmen, die gerade stillstehen. Meist sind es Unternehmen, die wachsen, neue Großkunden gewinnen oder sich bei größeren Ausschreibungen bewerben, also genau die Situationen, in denen belastbare Zahlen ohnehin gefragt sind. Wer in dieser Wachstumsphase noch mit fünf getrennten Tools zwischen HR und Projektsteuerung arbeitet, spürt den Reibungsverlust doppelt.

Wer in den vergangenen Jahren neue Großkunden aus Konzernumfeldern gewonnen hat, kennt das Muster: Mit jedem weiteren Rahmenvertrag steigt die Wahrscheinlichkeit, dass irgendwann eine CSRD-Datenanfrage im Postfach landet. Wer diese Entwicklung frühzeitig erkennt, kann die eigene Datenbasis vorbereiten, statt erst zu reagieren, wenn die Anfrage mit fester Frist bereits vorliegt.

Ein weiterer Auslöser ist der Wunsch nach verlässlicher Reportingfähigkeit insgesamt. Sobald ein Unternehmen einmal eine aufwendige CSRD-Datenanfrage durchgestanden hat, stellt sich intern fast automatisch die Frage, warum diese Auswertung nicht von Anfang an einfacher möglich war. Das ist der Moment, in dem sich ein Blick auf die eigene Systemlandschaft lohnt.

Tool-Wildwuchs zwischen HR-Software, Projektmanagement und einzelnen Excel-Listen ist dabei kein Randproblem, sondern die eigentliche Ursache für den hohen Aufwand bei solchen Anfragen. Jede zusätzliche Datenquelle bedeutet einen weiteren Export, eine weitere Abstimmungsschleife und eine weitere Fehlerquelle, bevor eine Zahl an den Kunden geht.

Eine strukturierte Datenbasis zahlt sich dabei nicht nur bei CSRD-Datenanfragen aus. Dieselben Personal- und Projektdaten, die für eine schnelle Antwort an einen Großkunden nötig sind, verbessern auch das laufende Kostencontrolling, weil Personalkosten und Projektzuordnung durchgängig nachvollziehbar bleiben. Wer die Datenbasis einmal ordnet, profitiert also über den einzelnen Fragebogen hinaus.

Aus Sicht der Unternehmenssteuerung wirkt eine CSRD-Datenanfrage an mehreren Stellen gleichzeitig. Sie bindet administrative Kapazität, die im Tagesgeschäft eigentlich fehlt, sie beeinflusst die Kundenbeziehung je nach Qualität und Tempo der Antwort, und sie wirkt sich auf die Wettbewerbsfähigkeit bei künftigen Ausschreibungen mit ESG-Kriterien aus. Wer diese drei Effekte im Blick behält, versteht die eigene Datenbasis als festen Bestandteil der Unternehmenssteuerung und nicht als lästige Einzelaktion.

Für die Geschäftsführung lohnt sich deshalb eine ehrliche Bestandsaufnahme: Wie lange würde es aktuell dauern, eine Anfrage zu Fluktuation, Weiterbildung und Personalstruktur zu beantworten? Wer diese Frage nicht in wenigen Stunden beantworten kann, sollte die eigene Datenbasis überarbeiten, bevor die nächste Anfrage eines Großkunden kommt.

Fazit: Vorbereitet statt überrascht

Die meisten Projektdienstleister mit 5 bis 250 Mitarbeitenden sind durch das Omnibus-Paket klar entlastet, denn sie sind selbst nicht direkt CSRD-pflichtig. Trotzdem werden CSRD-Datenanfragen von Großkunden im Projektgeschäft eher häufiger als seltener, weil berichtspflichtige Konzerne ihre Lieferkette dokumentieren müssen.

Wer Personalstammdaten, Arbeitszeiten und Projektzuordnung bereits laufend in einer gemeinsamen Datenbasis pflegt, beantwortet solche Anfragen in Stunden statt in Tagen und mit Zahlen, die sich gegenüber dem Kunden sauber belegen lassen. Der nächste sinnvolle Schritt ist eine kurze interne Bestandsaufnahme, welche Kennzahlen heute wie lange zum Zusammentragen brauchen, und daraus abzuleiten, wo die Datenbasis noch zu verstreut liegt.