Internes Projektcontrolling: Versteckte Kosten aufdecken, Ressourcen fair verteilen

Interne Projekte laufen in fast jedem Unternehmen: Die IT richtet ein neues CRM-System ein, HR entwickelt ein Onboarding-Programm, die Rechtsabteilung unterstützt bei Vertragsverhandlungen. Diese Leistungen kosten Zeit, Geld und Ressourcen, werden aber oft nicht systematisch erfasst oder verrechnet. Die Folge: Niemand weiß genau, was interne Projekte wirklich kosten, welche Abteilungen überlastet sind und wo Ressourcen ineffizient eingesetzt werden. Internes Projektcontrolling schafft hier Klarheit. Es macht sichtbar, wer welche Leistungen erbringt, wie Kosten zwischen Abteilungen verteilt werden und ob interne Projekte wirtschaftlich sinnvoll gesteuert sind. Besonders in größeren Organisationen oder Konzernen mit standortübergreifender Zusammenarbeit wird transparentes Controlling zum entscheidenden Erfolgsfaktor für Effizienz, Fairness und nachhaltige Wirtschaftlichkeit.

Was versteht man unter internem Projektcontrolling?

Internes Projektcontrolling umfasst alle Maßnahmen zur Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten, die innerhalb einer Organisation durchgeführt werden. Anders als beim externen Projektcontrolling, das Kundenprojekte mit direkter Umsatzrelevanz betrifft, geht es hier um Vorhaben, die primär interne Zielgruppen bedienen: neue Software-Implementierungen, Prozessoptimierungen, strategische Initiativen oder abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.

Definition und Aufgaben

Die Kernaufgabe besteht darin, interne Projekte wirtschaftlich zu steuern und Transparenz über eingesetzte Ressourcen, Kosten und Leistungen zu schaffen. Dazu gehören Budgetplanung, Kostenkontrolle, Leistungsverrechnung zwischen Kostenstellen sowie die Überwachung von Projektfortschritten und Zielerreichung. Projektcontrolling liefert damit die Datenbasis für fundierte Managemententscheidungen: Welche Projekte laufen planmäßig? Wo entstehen Kostenüberschreitungen? Welche Abteilungen tragen welchen Anteil zur Wertschöpfung bei?

Abgrenzung zu externem Projektcontrolling

Während externes Projektcontrolling stark auf Umsatz, Marge und Kundenzufriedenheit fokussiert ist, stehen bei internen Projekten andere Kennzahlen im Vordergrund: Effizienz der Ressourcennutzung, faire Kostenverteilung und strategischer Nutzen für die Organisation. Externe Projekte haben klare Auftraggeber außerhalb des Unternehmens, interne Projekte oft mehrere Stakeholder mit unterschiedlichen Interessen. Das macht die Steuerung komplexer, weil Prioritäten ausgehandelt und Leistungen zwischen Abteilungen verrechnet werden müssen.

Rolle im Gesamtkontext von Unternehmenssteuerung

Internes Projektcontrolling ist kein isolierter Prozess, sondern eng verzahnt mit übergeordneten Controlling-Funktionen, der Unternehmensplanung und dem Ressourcenmanagement. Es liefert wichtige Steuerungsimpulse für das Top-Management: Welche internen Initiativen zahlen auf strategische Ziele ein? Wo sollten Ressourcen umgeschichtet werden? Die Verbindung zwischen Projekt- und Abteilungsbudgets ermöglicht es, Projekte nicht nur isoliert zu betrachten, sondern im Kontext der Gesamtorganisation zu bewerten.

Warum internes Projektcontrolling wichtig ist

Die Bedeutung von internem Projektcontrolling wird oft unterschätzt, weil keine direkten Umsätze damit verbunden sind. Doch gerade deshalb ist systematische Steuerung so wichtig: Ohne Transparenz entstehen versteckte Kosten, ineffiziente Ressourcenverteilung und unfaire Belastungen einzelner Bereiche.

Wirtschaftliche Steuerung interner Projekte

Interne Projekte binden erhebliche Kapazitäten. Wenn ein zehnköpfiges Entwicklerteam drei Monate an einer Prozessautomatisierung arbeitet, entstehen Kosten im sechsstelligen Bereich, die sich in keiner Gewinn-und-Verlust-Rechnung direkt niederschlagen. Ohne Controlling fehlt die Grundlage, um zu bewerten, ob diese Investition gerechtfertigt war oder ob externe Lösungen wirtschaftlicher gewesen wären. Projektsteuerung macht diese Kosten sichtbar und ermöglicht rationale Entscheidungen über Fortführung, Abbruch oder Anpassung von Projekten.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Leistungen

Abteilungen, die viele interne Dienstleistungen erbringen, stehen oft unter Rechtfertigungsdruck: Warum brauchen wir so viele Mitarbeiter in der IT? Wieso ist die Rechtsabteilung ausgelastet, obwohl wir keine Gerichtsverfahren haben? Transparente Leistungsverrechnung dokumentiert, welche Aufträge bearbeitet wurden, wie viel Zeit investiert wurde und welche anderen Bereiche davon profitiert haben. Das schafft Wertschätzung für Servicebereiche und verhindert, dass deren Beitrag unsichtbar bleibt.

Beitrag zu Fairness und effizienter Ressourcennutzung

Ohne systematische Erfassung entstehen Schieflagen: Manche Teams übernehmen ständig Zusatzaufgaben, während andere ihre Kapazitäten nicht auslasten. Internes Controlling zeigt diese Ungleichgewichte auf und ermöglicht faire Ressourcenverteilung. Wenn sichtbar wird, dass die Personalabteilung 40 Prozent ihrer Kapazität für ein Digitalisierungsprojekt bereitstellt, kann das Management gezielt entlasten oder Budget umschichten. Das verhindert Überlastung, steigert Motivation und verbessert die Zusammenarbeit zwischen Bereichen.

Interne Leistungsverrechnung und Kostenverrechnung verstehen

Die Leistungsverrechnung ist das Herzstück des internen Projektcontrollings. Sie beantwortet die Frage: Wer hat welche Leistung für wen erbracht und wie werden die entstehenden Kosten verteilt?

Prinzipien und Modelle der Leistungsverrechnung

Es gibt verschiedene Ansätze zur internen Verrechnung. Die einfachste Form ist die reine Erfassung ohne tatsächliche Kostenverteilung: Abteilungen dokumentieren ihre Leistungen, ohne dass Budgets zwischen Kostenstellen verschoben werden. Das schafft Transparenz, bleibt aber ohne finanzielle Konsequenz. Eine Stufe weiter geht die Kostenverrechnung nach tatsächlichem Aufwand: Jede geleistete Stunde wird mit einem internen Verrechnungssatz belastet. Die empfangende Abteilung trägt die Kosten in ihrem Budget. Dieses Modell fördert bewussten Umgang mit internen Ressourcen, weil jeder Auftrag Geld kostet. In Konzernen kommt oft eine marktbasierte Verrechnung zum Einsatz, die sich an externen Marktpreisen orientiert. Das zwingt interne Dienstleister, wettbewerbsfähig zu bleiben.

Kostenstellen und abteilungsübergreifende Verrechnung

Die Verrechnung zwischen Kostenstellen erfordert klare Strukturen. Jede Abteilung muss als eigene Kostenstelle geführt werden, damit Leistungsflüsse nachvollziehbar sind. In der Praxis bedeutet das: Die IT-Abteilung erfasst ihre Projektzeiten auf Kostenstelle „Marketing" für die Implementierung eines neuen Webshops. Am Monatsende werden diese Stunden mit dem internen Stundensatz multipliziert und vom IT-Budget auf das Marketing-Budget verrechnet.

💡 Tipp 💡

Moderne PSA-Systeme wie ZEP automatisieren diesen Prozess und ermöglichen präzise Zuordnung von Zeiten zu Projekten, Kostenstellen und Auftraggebern.

Beispiel: Abrechnung interner IT-, HR- oder Beratungsleistungen

Ein klassisches Szenario: Die Vertriebsabteilung beauftragt die IT mit der Entwicklung eines Konfigurators für komplexe Produktvarianten. Das Projekt läuft vier Monate, bindet drei Entwickler zu 50 Prozent und kostet insgesamt 80.000 Euro an internen Personalkosten. Ohne Leistungsverrechnung verschwinden diese Kosten im IT-Budget, obwohl der Vertrieb davon profitiert. Mit systematischem Controlling wird transparent, dass der Vertrieb eine teure Leistung in Anspruch genommen hat. Das hilft bei Priorisierungsentscheidungen: Wenn der Vertrieb künftig weitere IT-Projekte anfordert, kann das Management bewerten, ob das Budget dafür ausreicht oder ob andere Bereiche vorrangig sind.

Projektsteuerung und Budgetplanung im internen Kontext

Budgetierung interner Projekte folgt anderen Regeln als bei Kundenprojekten. Es gibt keine Festpreise, keine Rechnungsstellung, aber trotzdem klare Kostenlimits und Erwartungen an Effizienz.

Methoden zur Budgetierung interner Projekte

Die gängigste Methode ist die Aufwandsschätzung: Wie viele Personentage werden voraussichtlich benötigt? Welche externen Kosten entstehen für Software, Hardware oder Beratung? Diese Schätzung wird in ein Projektbudget übersetzt, das als Steuerungsgröße dient. Während der Umsetzung wird der tatsächliche Aufwand kontinuierlich erfasst und mit dem Budget abgeglichen. Abweichungen lösen Eskalationen aus: Wenn 70 Prozent des Budgets verbraucht sind, aber erst 40 Prozent der Leistung erbracht wurden, muss nachgesteuert werden.

Verknüpfung von Projekt- und Abteilungsbudgets

Jede Abteilung hat ein Jahresbudget für Personal und Sachkosten. Interne Projekte beanspruchen einen Teil dieser Kapazität. Intelligente Budgetplanung verknüpft beide Ebenen: Wenn die IT 30 Prozent ihrer Kapazität für interne Projekte einplant, muss klar sein, welche Projekte das sind und wer die Kosten trägt. Ohne diese Verknüpfung entstehen Engpässe: Die IT hat keine freien Kapazitäten mehr, weil zu viele ungeplante interne Anfragen kommen. Systematisches Controlling macht diese Konflikte sichtbar und erzwingt Priorisierung.

Tools zur Planung und Nachverfolgung von Projektkosten

Manuelle Erfassung in Excel-Listen funktioniert bei wenigen Projekten, stößt aber schnell an Grenzen. Professionelle PSA-Lösungen automatisieren die Budgetüberwachung: Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten auf Projekte, das System rechnet diese automatisch in Kosten um und zeigt in Echtzeit, wie viel Budget noch verfügbar ist. Dashboards visualisieren Abweichungen, Projektleiter erhalten Warnungen bei Budgetüberschreitungen, und das Management kann jederzeit den Status aller internen Projekte abrufen. Diese Transparenz beschleunigt Entscheidungen und verhindert böse Überraschungen am Jahresende.

Länderübergreifende Projekte und Teamarbeit über Grenzen hinweg

Internationale Organisationen stehen vor zusätzlichen Herausforderungen: Teams an verschiedenen Standorten arbeiten gemeinsam an Projekten, unterschiedliche Gehaltsniveaus und Währungen erschweren faire Verrechnung, und rechtliche Rahmenbedingungen variieren zwischen Ländern.

Herausforderungen in internationalen Organisationen

Wenn ein Entwicklerteam in München mit Kollegen in Warschau und Bangalore zusammenarbeitet, entstehen unterschiedliche Stundensätze. Ein Senior-Entwickler in Deutschland kostet intern vielleicht 120 Euro pro Stunde, während ein vergleichbarer Kollege in Indien bei 40 Euro liegt. Welcher Satz wird für die interne Verrechnung verwendet? Pauschale Durchschnittswerte sind einfach, bilden aber nicht die Realität ab. Standortspezifische Sätze sind präzise, erfordern aber komplexere Abrechnungslogik.

Transparente Leistungsverrechnung bei standortübergreifender Zusammenarbeit

Die Lösung liegt in klaren Verrechnungsregeln: Jeder Standort führt eigene Verrechnungssätze, die auf lokalen Personalkosten basieren. Wenn das polnische Team 200 Stunden für ein Projekt des deutschen Standorts leistet, werden diese mit dem polnischen Satz verrechnet. Das schafft Transparenz und verhindert, dass Standorte mit niedrigen Kosten systematisch mehr Arbeit aufgebürdet bekommen, weil sie „günstiger" sind. Gleichzeitig müssen technische Systeme mehrere Währungen und Verrechnungslogiken unterstützen, was professionelle Softwareunterstützung notwendig macht.

Praxisbeispiele aus Konzernstrukturen

Ein europäischer Versicherungskonzern implementiert ein neues Schadenmanagement-System. Beteiligt sind IT-Teams aus Deutschland, Frankreich und Italien, unterstützt von der Konzern-IT in der Schweiz. Ohne systematisches Controlling wäre unklar, welcher Standort wie viel Aufwand trägt. Mit transparenter Zeiterfassung und Leistungsverrechnung wird sichtbar: Die deutsche IT hat 800 Tage investiert, Italien 400 Tage, Frankreich 300 Tage. Die Konzern-IT kann diese Leistungen fair den lokalen Gesellschaften zuordnen und vermeidet Diskussionen über ungerechte Kostenverteilung.

{{blog-cta}}

Ressourcenmanagement und Fairness im Projektmanagement

Ressourcenmanagement sorgt dafür, dass verfügbare Kapazitäten optimal auf Projekte verteilt werden. Im internen Kontext geht es besonders um Fairness: Niemand soll strukturell überlastet werden, während andere unterausgelastet sind.

Kapazitätsplanung und Priorisierung

Jede Abteilung hat begrenzte Kapazitäten. Wenn mehr Projektanfragen kommen als bearbeitet werden können, braucht es klare Priorisierung. Internes Controlling liefert die Datenbasis: Welche Projekte binden wie viele Ressourcen? Welche sind strategisch wichtig? Wo kann verschoben oder gestoppt werden? Transparente Auslastungsdaten machen diese Diskussionen sachlich: Wenn die IT zu 120 Prozent ausgelastet ist, müssen entweder Projekte gestrichen oder zusätzliche Ressourcen bereitgestellt werden.

Gerechte Leistungsverteilung zwischen Teams

Fairness bedeutet nicht gleiche Verteilung, sondern angemessene Berücksichtigung von Leistung. Wenn ein Team ständig interne Projekte stemmt, sollte das bei der Zielvereinbarung und Beurteilung berücksichtigt werden. Leistungsverrechnung dokumentiert diesen Beitrag objektiv: Team A hat in diesem Jahr 2.000 Stunden für interne Projekte aufgewendet, Team B nur 200 Stunden. Diese Information hilft bei fairer Bewertung und verhindert, dass unsichtbare Leistungen untergehen.

KPIs für Auslastung und Wertschöpfung

Wichtige Kennzahlen im internen Projektcontrolling sind Auslastungsgrade, Verhältnis von geplanten zu tatsächlichen Aufwänden, Anteil produktiver versus administrativer Tätigkeiten und Budgeteinhaltung. Ein weiterer KPI ist der Anteil intern verrechneter Leistungen: Servicebereiche sollten dokumentieren können, wie viel Wert sie für andere Abteilungen schaffen. Das legitimiert ihre Existenz und zeigt Wertschöpfung jenseits von Umsatzzahlen.

Best Practices für erfolgreiches internes Projektcontrolling

Erfolgreiche Implementierung braucht mehr als gute Absichten. Es erfordert klare Prozesse, geeignete Tools und gelebte Controlling-Kultur.

Einheitliche Controlling-Prozesse und zentrale Tools

Dezentrale Excel-Lösungen erzeugen Datensilos und Inkonsistenzen. Zentrale PSA-Systeme schaffen einheitliche Standards: alle Mitarbeiter erfassen alle Projektzeiten in derselben Software, Auswertungen basieren auf derselben Datenbasis, und Verrechnungslogiken sind transparent nachvollziehbar. ZEP bietet dafür umfassende Funktionen: von der Zeiterfassung über Projektplanung bis zur automatisierten Kostenverrechnung zwischen Kostenstellen. Das eliminiert manuelle Fehlerquellen und spart erheblichen administrativen Aufwand.

Automatisierte Leistungsverrechnung

Manuelle Verrechnung am Monatsende ist fehleranfällig und zeitaufwendig. Automatisierung macht diesen Prozess effizienter: Erfasste Zeiten werden automatisch mit hinterlegten Verrechnungssätzen multipliziert, Kosten zwischen Kostenstellen verrechnet und Budgets aktualisiert. Das funktioniert nur, wenn die Stammdaten gepflegt sind: Mitarbeiter sind Kostenstellen zugeordnet, Projekte haben definierte Auftraggeber, Verrechnungssätze sind hinterlegt. Ist diese Basis geschaffen, läuft die Verrechnung im Hintergrund.

Interne Leistungsverrechnung mit ZEP umsetzen

ZEP bietet speziell für die interne Kostenverrechnung eine durchdachte Lösung, die manuelle Tabellenkalkulationen überflüssig macht. Das System ermöglicht es, Kosten für Aktivitäten, Ressourcen und Dienstleistungen zwischen Abteilungen systematisch zu verfolgen, zu verrechnen und zu kontrollieren. Besonders für Unternehmen mit mehreren Abteilungen, Länderorganisationen oder komplexen Strukturen zahlt sich diese Automatisierung aus:

Mitarbeiter können crossfunktional arbeiten, ohne dass die Transparenz über Aufwände verloren geht.

Die praktische Umsetzung ist unkompliziert: In der Auswertung „Abteilungen" lässt sich die Kostenverrechnung mit wenigen Klicks aktivieren. Zentral ist der interne Stundensatz, der für jeden Projektmitarbeiter hinterlegt wird und als Basis für die Verrechnung dient. Dieser kann bei Bedarf projektspezifisch angepasst werden, um unterschiedliche Qualifikationsniveaus oder Einsatzkontexte abzubilden. Die betroffenen Abteilungen werden als interne Kunden angelegt, wodurch ZEP automatisch Verrechnungsbeträge kalkuliert. Auf dieser Grundlage lassen sich Festpreisrechnungen erstellen, die den Leistungsfluss zwischen Bereichen dokumentieren. Die Auswertungen liefern dabei alle notwendigen Beträge und Nachweise für die interne Kostenverrechnung, sodass keine parallele Dokumentation nötig ist. Das spart nicht nur Zeit, sondern eliminiert auch typische Fehlerquellen manueller Prozesse.

Dashboards und Reports für Management-Transparenz

Controller und Management brauchen schnellen Überblick: Welche Projekte haben Budgetüberschreitungen? Wo sind Ressourcen knapp? Welche Abteilungen erbringen die meisten internen Leistungen? Dashboards visualisieren diese Informationen in Echtzeit und ermöglichen datenbasierte Steuerung. Statt auf Quartalsreports zu warten, kann das Management jederzeit den aktuellen Stand abrufen und bei Bedarf eingreifen.

Lessons Learned aus der Praxis

Organisationen, die internes Projektcontrolling erfolgreich etabliert haben, betonen mehrere Erfolgsfaktoren:

• Erstens braucht es Commitment vom Management, weil Controlling nur funktioniert, wenn alle mitmachen.
• Zweitens sollten Prozesse schlank starten und iterativ verfeinert werden, statt perfekte Lösungen anzustreben, die niemand umsetzt.
• Drittens ist Change Management entscheidend: Mitarbeiter müssen verstehen, warum Zeiterfassung und Verrechnung sinnvoll sind, sonst entsteht Widerstand.
• Viertens hilft es, mit Pilotbereichen zu starten und Erfolge sichtbar zu machen, bevor das Konzept unternehmensweit ausgerollt wird.

Fazit

Internes Projektcontrolling ist kein bürokratischer Selbstzweck, sondern ein wirksames Steuerungsinstrument. Es schafft Transparenz über Kosten und Leistungen, ermöglicht faire Ressourcenverteilung und liefert die Datenbasis für fundierte Managemententscheidungen. Besonders in größeren Organisationen mit vielen internen Projekten und abteilungsübergreifender Zusammenarbeit zahlt sich systematisches Controlling aus: versteckte Kosten werden sichtbar, ineffiziente Ressourcennutzung erkannt und Prioritäten datenbasiert gesetzt.

Moderne PSA-Software automatisiert die notwendigen Prozesse und macht Controlling zum integrierten Bestandteil des Projektmanagements. Unternehmen, die ihre internen Projekte aktiv steuern, nutzen Ressourcen intelligenter, fördern Fairness zwischen Bereichen und steigern ihre Wirtschaftlichkeit nachhaltig.