Produktlebenszyklen sind lang, komplex und voller Veränderungen. Wer hier wirtschaftlich und effizient steuern will, braucht mehr als nur ein gutes Bauchgefühl. Er braucht Systeme, die Struktur schaffen und Prozessautomatisierung, die manuelle Aufwände reduziert. Genau dafür steht die KARŌN in der PLM-Beratung: von der Produktidee bis zur Wiederverwertung im Sinne der Kreislaufwirtschaft. Intern setzt KARŌN zur eigenen Projektsteuerung auf ZEP: ein zentrales Element für Transparenz und Automatisierung im Projektalltag.
Was bedeutet Prozessautomatisierung?
Prozessoptimierung und Prozessautomatisierung greifen im modernen Projektmanagement Hand in Hand. Während Prozessoptimierung die systematische Verbesserung von Arbeitsabläufen bezeichnet, fokussiert sich Prozessautomatisierung auf die technische Umsetzung wiederkehrender Aufgaben ohne manuelle Eingriffe. Beide Ansätze verfolgen dasselbe Ziel: Effizienz steigern, Fehler reduzieren und Ressourcen optimal einsetzen.
Prozessoptimierung in komplexen PLM-Projekten
KARŌN verfolgt folgenden Anspruch: Technologische Exzellenz, methodische Stärke und wirtschaftlich nachhaltige Projekte und Ergebnisse im Sinne des Kunden. Doch der methodische Anspruch endet nicht bei Beratung und Technologie. Denn nur wer seine Projekte konsequent durchplant, kann nachhaltigen Mehrwert schaffen. Prozessoptimierung bedeutet für KARŌN, dass Transparenz in komplexen PLM-Projekten kein Zufall ist, sondern System hat.
Relevanz für Unternehmen in der Projektsteuerung
Für Beratungshäuser, IT-Dienstleister und Agenturen ist Prozessoptimierung der entscheidende Faktor zwischen profitablen und verlustbringenden Projekten. Die Automatisierung von Prozessen wird dabei zum Wettbewerbsvorteil: Business Process Automation reduziert manuelle Fehlerquellen, beschleunigt Durchlaufzeiten und schafft Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten. Wer seine Prozesse nicht durchgängig steuert, verliert schnell den Überblick über Budgets, Ressourcen und Projektfortschritte. Die Folge: Budgetüberschreitungen, ineffiziente Ressourcennutzung und mangelnde Transparenz gegenüber Kunden.
Warum Prozessoptimierung heute wichtiger ist als je zuvor
Herausforderungen im dynamischen Projektumfeld
Gerade im dynamischen PLM-Umfeld, in dem Projektverläufe häufig variieren, sorgt systematische Prozessoptimierung für Stabilität und Planbarkeit. Die Komplexität von Projekten nimmt stetig zu, während gleichzeitig Kunden mehr Transparenz und Planungssicherheit erwarten.
Folgen fehlender Prozessoptimierung
Ohne durchgängige Systeme entstehen typische Problemfelder: Projektleiter verlieren den Überblick über tatsächliche Budgetverbräuche, Auslastungslücken werden zu spät erkannt, die Rechnungsstellung verzögert sich durch fehlende Freigaben und wertvolle Erkenntnisse aus abgeschlossenen Projekten fließen nicht in zukünftige Kalkulationen ein.
Wettbewerbsvorteile durch systematische Steuerung
Unternehmen, die ihre Projektprozesse konsequent optimieren, können präziser kalkulieren, Ressourcen effizienter einsetzen und ihren Kunden jederzeit nachvollziehbare und belegbare Projektupdates liefern. Die Vorteile von Prozessautomatisierung liegen auf der Hand: weniger Zeitaufwand für Routineaufgaben, höhere Datenqualität durch automatisierte Erfassung, schnellere Reaktionszeiten bei Budgetabweichungen und deutlich mehr Transparenz über den gesamten Projektverlauf. Das schafft Vertrauen und sichert Folgeaufträge.
Zentrale Erfolgsfaktoren der Prozessoptimierung
ZEP bei KARŌN: Transparenz über alle Projektphasen hinweg
KARŌN nutzt ZEP intern als durchgängiges Werkzeug zur Projektabwicklung, von der Angebotserstellung über die Projektanlage und Durchführung bis zur finalen Abrechnung. Als Prozessautomatisierung Software ermöglicht ZEP die durchgängige Verbindung zwischen kaufmännischer Planung und operativer Umsetzung. Ein entscheidender Faktor für präzises Projektcontrolling. Die Workflow Automatisierung sorgt dafür, dass Informationen nahtlos zwischen den einzelnen Projektphasen fließen.
Bereits zu Beginn eines Projekts wird in ZEP hinterlegt, wie viele Stunden gemäß Kundenbestellung vorgesehen sind. Der Projektleiter erstellt auf dieser Basis eine erste Einplanung, die anschließend von den Projektmitarbeitenden tagesgenau verfeinert wird. Diese feingranulare Planung ermöglicht eine realistische und aktuelle Ressourcensteuerung.
Kundenindividuell können die Projekte strukturiert werden. Durch die Zuweisung der Projektmitarbeiter zu den einzelnen Vorgängen wird gewährleistet, dass die Stundenrückmeldung korrekt zugeordnet ist und Mitarbeiter auch selbst einen Überblick über das ihnen zugeordnete Budget bzw. Stundenkontingent haben.
Frühzeitig erkennen, gezielt steuern
Ein großer Vorteil von ZEP liegt in der laufenden Transparenz über Kapazitäten und Auslastung.
Durch die regelmäßige Pflege der Einplanung wird sofort sichtbar, wo Ressourcen knapp werden oder freie Kapazitäten entstehen. So können Auslastungslücken frühzeitig erkannt und gezielte Gegenmaßnahmen eingeleitet werden, etwa durch Umverteilung von Aufgaben oder Neubelegung von Ressourcen.
Gerade im dynamischen PLM-Umfeld, in dem Projektverläufe häufig variieren, sorgt diese Transparenz für Stabilität und Planbarkeit.
Projektcontrolling mit System: Budgets, Forecasts und Ertragssicht
ZEP bildet bei KARŌN das Rückgrat eines fundierten internen Projektcontrollings.
Auf Basis der Kundenbestellung werden die Projekteinstellungen (z. B. Budget, Stundenkontingente, Abrechnungsart) direkt in ZEP gepflegt. Damit lassen sich sowohl das Gesamtbudget als auch die maximale Stundenzahl jederzeit überwachen.
Besonders hilfreich ist die Möglichkeit, Benachrichtigungen zu aktivieren, sobald ein bestimmter Prozentsatz der geplanten Stunden erreicht ist. Der Projektleiter erhält so frühzeitig Hinweise auf drohende Budgetüberschreitungen und kann proaktiv reagieren.
Auch der Projektumsatz und Forecast werden regelmäßig – mindestens monatlich – überprüft. Über die integrierten ZEP-Reports kann KARŌN jederzeit den aktuellen Projektstand, Restbudgets und Umsätze einsehen. Dies ermöglicht eine enge Abstimmung mit dem Vertrieb, um rechtzeitig Folgebudgets oder Erweiterungen anzustoßen. Somit sind Beratungsprofis in der Lage, dem Kunden jederzeit einen aktuellen Projektüberblick zu liefern, da dieser nur den Überblick auf Basis der gestellten Abrechnungen hat.
Ein weiterer Vorteil: Da in ZEP auch interne Stundensätze und externe Einkaufspreise hinterlegt werden können, lässt sich der Projekt- und Ressourcenertrag transparent und zuverlässig berechnen. Eine wertvolle Basis für wirtschaftliche Entscheidungen.
Besonders praxisnah: Einbindung externer Partner
Auch externe Partner oder Dienstleister können einfach und sicher auf das System zugreifen, um ihre Leistungen und Projektzeiten direkt zu erfassen. Damit entfällt der manuelle Abstimmungsaufwand und die tatsächlichen Projektkosten und Fortschritte sind jederzeit aktuell und vollständig sichtbar, sodass Gesamtprojektcontrolling und die Zusammenarbeit im Netzwerk noch reibungsloser funktionieren.
Maßnahmen und Strategien zur Prozessoptimierung
Einplanung vs. Ist: Lernen aus Projekten
Die Auswertung von geplanter versus tatsächlich erfasster Zeit liefert wertvolle Erkenntnisse zur Planungsqualität. KARŌN nutzt diese Daten, um Schätzungen kontinuierlich zu verbessern und zukünftige Projekte noch präziser zu kalkulieren.
So wird jedes Projekt nicht nur ein operativer Erfolg, sondern auch ein Beitrag zur stetigen Weiterentwicklung unserer Methodik.
Rechnungsstellung und Zahlungsübersicht: Von der Leistung bis zur Zahlung transparent
ZEP unterstützt bei KARŌN nicht nur Projektplanung und -steuerung, sondern auch die Rechnungsstellung bis ins Detail.
Projektleiterinnen und Projektleiter sehen auf einen Blick, ob alle Projektmitarbeitenden ihre Zeiten erfasst und die Freigabe erteilt haben. Projektzeitnachweise können mit einem Klick generiert und in PDF-, Excel- oder Word-Format exportiert werden, perfekt für interne Freigaben oder Kundenabstimmungen.
Bevor eine Rechnung erstellt wird, prüft und gibt der Projektleiter die RE-Positionen direkt in ZEP frei. Anschließend lässt sich genau nachvollziehen, welche Rechnungen bereits gestellt, bezahlt oder noch offen sind, da auch Zahlungseingänge im System erfasst werden.
Das schafft nicht nur Übersicht, sondern auch Sicherheit im Finanzfluss.
Automatisierung für maximale Effizienz
Prozessautomatisierung Tools wie ZEP spielen ihre Stärken besonders bei wiederkehrenden Aufgaben aus. Konkrete Prozessautomatisierung Beispiele bei KARŌN:
Das Mahnwesen kann automatisiert eingerichtet werden. Offene Posten werden damit automatisch erkannt und bei Bedarf gemahnt. Der manuelle Aufwand entfällt, während die Liquidität zuverlässig im Blick bleibt.
Darüber hinaus setzt KARŌN die integrierte DATEV-Schnittstelle von ZEP ein. Sie ermöglicht einen sicheren, fehlerfreien und effizienten Datenaustausch mit der Finanzbuchhaltung. Rechnungsdaten, Zahlungseingänge und Buchungssätze können so direkt an DATEV übergeben werden, ohne manuelle Zwischenschritte oder doppelte Datenpflege.
Das sorgt für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und revisionssichere Abläufe – von der Zeiterfassung bis zur Verbuchung.
So wird ZEP zu einem durchgängigen Werkzeug, das vom Zeiterfassen bis zur finalen Abrechnung alle Schritte digital, nachvollziehbar und effizient abbildet.
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Kunden-KPIs im Blick: Datenbasierte Entscheidungen leicht gemacht
Durch die Verknüpfung von Angeboten, Projekten und Kunden bietet ZEP bei KARŌN zudem wertvolle Auswertungsmöglichkeiten auf Kundenebene.
So lassen sich auf Knopfdruck Kennzahlen ermitteln wie:
- Anzahl und Umfang erstellter Angebote pro Kunde,
- Anzahl und Volumen der Projektbestellungen,
- sowie der abgerufene Projektumsatz und Budgetverbrauch.
Diese KPIs können in verschiedenen Zyklen – etwa monatlich, quartalsweise oder jährlich – ausgewertet werden.
Damit entsteht eine fundierte Kundenübersicht, die nicht nur das Vertriebscontrolling unterstützt, sondern auch Rückschlüsse auf Projektvolumina, Budgetnutzung und strategische Kundenentwicklung ermöglicht.
Für KARŌN bedeutet das: volle Transparenz über Kundenaktivitäten und Projektperformance auf Basis konsistenter, aktueller Daten.
Prozessoptimierung erfolgreich im Unternehmen verankern
ZEP ist für KARŌN weit mehr als ein Tool zur Zeiterfassung. Es ist ein zentraler Bestandteil der internen Projektabwicklung und hilft, Ressourcen effizient einzusetzen, Budgets im Blick zu behalten und gemeinsam mit den Kunden wirtschaftlich nachhaltige Projekte umzusetzen. Für Ordnung im Tagesgeschäft sowie Sicherung der Grundlage für strategische Weiterentwicklung.
Fazit: Prozessoptimierung als Grundlage für nachhaltigen Projekterfolg
Mit ZEP schafft KARŌN intern Transparenz, Effizienz und Planungssicherheit über alle Projektphasen hinweg. Das stärkt die interne Steuerung, verbessert die Ressourcenauslastung und unterstützt eine wirtschaftliche Projektabwicklung.
FAQ
Was versteht man unter Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung bezeichnet die technische Umsetzung wiederkehrender Arbeitsabläufe ohne manuelle Eingriffe. Im Projektmanagement bedeutet das: Zeiterfassungen fließen automatisch ins Projektcontrolling, Budgetwarnungen werden bei definierten Schwellenwerten ausgelöst und Rechnungsdaten werden ohne manuelle Übertragung an die Finanzbuchhaltung übergeben. Ziel ist es, menschliche Fehlerquellen zu reduzieren und Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten freizusetzen.
Welche Prozesse lassen sich am besten automatisieren?
Besonders gut automatisierbar sind wiederkehrende, regelbasierte Prozesse wie Zeiterfassung und Budgetüberwachung, Rechnungserstellung und Mahnwesen, Datenaustausch mit Buchhaltungssystemen sowie Reporterstellung und Forecast-Updates. Bei KARŌN werden beispielsweise Benachrichtigungen automatisch ausgelöst, sobald ein bestimmter Prozentsatz der geplanten Projektstunden erreicht ist. Auch die DATEV-Schnittstelle überträgt Buchungssätze ohne manuelle Zwischenschritte.
Was sind die Vorteile von Prozessautomatisierung im Projektmanagement?
Die wichtigsten Vorteile sind Zeitersparnis durch Wegfall manueller Routineaufgaben, höhere Datenqualität durch automatisierte Erfassung, schnellere Reaktionszeiten bei Budgetabweichungen und durchgängige Transparenz über alle Projektphasen. Konkret ermöglicht Prozessautomatisierung, dass Projektleiter frühzeitig auf drohende Budgetüberschreitungen reagieren können und Kunden jederzeit aktuelle Projektübersichten erhalten, ohne aufwändige manuelle Zusammenstellung.
Wie funktioniert Workflow-Automatisierung in Unternehmen?
Workflow-Automatisierung verbindet verschiedene Arbeitsschritte in einem durchgängigen System. Am Beispiel ZEP: Eine Kundenbestellung wird als Projekt angelegt, Stundenkontingente werden hinterlegt, Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten, das System prüft automatisch Budgetverbräuche und löst bei Bedarf Warnungen aus. Nach Freigabe durch den Projektleiter werden Rechnungspositionen generiert und an die Finanzbuchhaltung übermittelt. Dieser durchgängige Informationsfluss eliminiert Medienbrüche und manuelle Übertragungsfehler.
Welche Prozessautomatisierung Beispiele gibt es aus der Praxis?
KARŌN automatisiert mit ZEP folgende Prozesse: Automatische Budgetwarnungen bei definierten Schwellenwerten, automatisiertes Mahnwesen für offene Rechnungsposten, direkter DATEV-Export ohne manuelle Datenpflege, automatische Generierung von Projektzeitnachweisen in PDF, Excel oder Word sowie Echtzeit-Synchronisation von Planungs- und Ist-Daten über alle Projektphasen. Diese Automatisierung spart KARŌN mehrere Stunden Verwaltungsaufwand pro Projekt.
Was ist der Unterschied zwischen Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung?
Prozessdigitalisierung bedeutet, analoge Prozesse in digitale Form zu überführen, beispielsweise von Papier-Stundenzettel zu digitaler Zeiterfassung. Prozessautomatisierung geht einen Schritt weiter: Die digitalen Daten lösen automatisch Folgeprozesse aus, ohne dass jemand manuell eingreifen muss. Während Digitalisierung die Voraussetzung schafft, sorgt Automatisierung für den tatsächlichen Effizienzgewinn durch selbstständige Systemabläufe.
