Produktlebenszyklen sind lang, komplex und voller Veränderungen. Wer hier wirtschaftlich und effizient steuern will, braucht mehr als nur ein gutes Bauchgefühl. Er braucht Systeme, die Struktur schaffen und Prozessautomatisierung, die manuelle Aufwände reduziert. Genau dafür steht die KARŌN in der PLM-Beratung: von der Produktidee bis zur Wiederverwertung im Sinne der Kreislaufwirtschaft. Intern setzt KARŌN zur eigenen Projektsteuerung auf ZEP: ein zentrales Element für Transparenz und Automatisierung im Projektalltag.
Was ist Prozessautomatisierung und wie funktioniert sie in Unternehmen?
Prozessoptimierung und Prozessautomatisierung greifen im modernen Projektmanagement Hand in Hand. Während Prozessoptimierung die systematische Verbesserung von Arbeitsabläufen bezeichnet, fokussiert sich Prozessautomatisierung auf die technische Umsetzung wiederkehrender Aufgaben ohne manuelle Eingriffe.
Prozessoptimierung in komplexen PLM-Projekten
KARŌN verfolgt folgenden Anspruch: Technologische Exzellenz, methodische Stärke und wirtschaftlich nachhaltige Projekte und Ergebnisse im Sinne des Kunden. Doch der methodische Anspruch endet nicht bei Beratung und Technologie. Denn nur wer seine Projekte konsequent durchplant, kann nachhaltigen Mehrwert schaffen. Prozessoptimierung bedeutet für KARŌN, dass Transparenz in komplexen PLM-Projekten kein Zufall ist, sondern System hat.
Laut einer Deloitte-Studie können Unternehmen durch Automatisierung von Finanzprozessen die Effizienz um bis zu 60% steigern und gleichzeitig die Fehlerquote um bis zu 70% reduzieren.
Relevanz für Unternehmen in der Projektsteuerung
Für Beratungshäuser, IT-Dienstleister und Agenturen ist Prozessoptimierung der entscheidende Faktor zwischen profitablen und verlustbringenden Projekten. Die Automatisierung von Prozessen wird dabei zum Wettbewerbsvorteil: Business Process Automation reduziert manuelle Fehlerquellen, beschleunigt Durchlaufzeiten und schafft Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten.
Automatisierte Systeme reduzieren laut einer PwC-Studie bis zu 90% der Fehler, die durch manuelle Dateneingaben entstehen. Wer seine Prozesse nicht durchgängig steuert, verliert schnell den Überblick über Budgets, Ressourcen und Projektfortschritte.
Warum Prozessoptimierung heute wichtiger ist als je zuvor
Herausforderungen im dynamischen Projektumfeld
Gerade im dynamischen PLM-Umfeld, in dem Projektverläufe häufig variieren, sorgt systematische Prozessoptimierung für Stabilität und Planbarkeit. Die Komplexität von Projekten nimmt stetig zu, während gleichzeitig Kunden mehr Transparenz und Planungssicherheit erwarten.
Nach Untersuchungen können 47% der Projektmanager ihre KPIs nicht in Echtzeit einsehen, während 50% der Projektmanager mehr als einen Tag damit verbringen, Daten manuell zusammenzustellen.
Typische Problemfelder ohne durchgängige Systeme
Ohne durchgängige Systeme entstehen typische Problemfelder:
- Projektleiter verlieren den Überblick über tatsächliche Budgetverbräuche
- Auslastungslücken werden zu spät erkannt
- Die Rechnungsstellung verzögert sich durch fehlende Freigaben
- Wertvolle Erkenntnisse aus abgeschlossenen Projekten fließen nicht in zukünftige Kalkulationen ein
Messbare Wettbewerbsvorteile durch systematische Steuerung
Unternehmen, die ihre Projektprozesse konsequent optimieren, können präziser kalkulieren, Ressourcen effizienter einsetzen und ihren Kunden jederzeit nachvollziehbare Projektupdates liefern.
Studien zeigen, dass KMU mit durchdachter Prozessautomatisierung ihre Produktivität um 30-50% steigern können bei gleichzeitiger Kostenreduktion von 20-35%.
Echtzeit-Transparenz durch integrierte ZEP-Systeme
Von der Angebotserstellung bis zur Abrechnung
KARŌN nutzt ZEP intern als durchgängiges Werkzeug zur Projektabwicklung, von der Angebotserstellung über die Projektanlage und Durchführung bis zur finalen Abrechnung. Als Prozessautomatisierung Software ermöglicht ZEP die durchgängige Verbindung zwischen kaufmännischer Planung und operativer Umsetzung.
Detaillierte Projektplanung für präzise Steuerung
Bereits zu Beginn eines Projekts wird in ZEP hinterlegt, wie viele Stunden gemäß Kundenbestellung vorgesehen sind. Der Projektleiter erstellt auf dieser Basis eine erste Einplanung, die anschließend von den Projektmitarbeitenden tagesgenau verfeinert wird. Diese feingranulare Planung ermöglicht eine realistische und aktuelle Ressourcensteuerung.
Strukturierte Projektverwaltung
Kundenindividuell können die Projekte strukturiert werden. Durch die Zuweisung der Projektmitarbeiter zu den einzelnen Vorgängen wird gewährleistet, dass die Stundenrückmeldung korrekt zugeordnet ist und Mitarbeiter auch selbst einen Überblick über das ihnen zugeordnete Budget bzw. Stundenkontingent haben.
Automatische Budgetüberwachung und Frühwarnsysteme
Proaktive Ressourcensteuerung
Ein großer Vorteil von ZEP liegt in der laufenden Transparenz über Kapazitäten und Auslastung. Durch die regelmäßige Pflege der Einplanung wird sofort sichtbar, wo Ressourcen knapp werden oder freie Kapazitäten entstehen.
Automatisierte Benachrichtigungen bei kritischen Schwellenwerten
Besonders hilfreich ist die Möglichkeit, Benachrichtigungen zu aktivieren, sobald ein bestimmter Prozentsatz der geplanten Stunden erreicht ist. Der Projektleiter erhält so frühzeitig Hinweise auf drohende Budgetüberschreitungen und kann proaktiv reagieren.
Integriertes Projektcontrolling mit Forecast-Funktionen
Budgetüberwachung auf Projektebene
ZEP bildet bei KARŌN das Rückgrat eines fundierten internen Projektcontrollings. Auf Basis der Kundenbestellung werden die Projekteinstellungen (z.B. Budget, Stundenkontingente, Abrechnungsart) direkt in ZEP gepflegt.
Regelmäßige Forecast-Updates
Der Projektumsatz und Forecast werden regelmäßig – mindestens monatlich – überprüft. Über die integrierten ZEP-Reports kann KARŌN jederzeit den aktuellen Projektstand, Restbudgets und Umsätze einsehen. Dies ermöglicht eine enge Abstimmung mit dem Vertrieb, um rechtzeitig Folgebudgets oder Erweiterungen anzustoßen.
Transparente Ertragssicht
Ein weiterer Vorteil: Da in ZEP auch interne Stundensätze und externe Einkaufspreise hinterlegt werden können, lässt sich der Projekt- und Ressourcenertrag transparent und zuverlässig berechnen. Eine wertvolle Basis für wirtschaftliche Entscheidungen.
Integration externer Partner
Auch externe Partner oder Dienstleister können einfach und sicher auf das System zugreifen, um ihre Leistungen und Projektzeiten direkt zu erfassen. Damit entfällt der manuelle Abstimmungsaufwand und die tatsächlichen Projektkosten und Fortschritte sind jederzeit aktuell und vollständig sichtbar.
Welche Prozesse lassen sich am besten automatisieren?
Lernen aus Projekten durch Soll-Ist-Vergleiche
Die Auswertung von geplanter versus tatsächlich erfasster Zeit liefert wertvolle Erkenntnisse zur Planungsqualität. KARŌN nutzt diese Daten, um Schätzungen kontinuierlich zu verbessern und zukünftige Projekte noch präziser zu kalkulieren.
Praxisbeispiel: Ein Maschinenbauunternehmen konnte durch automatisierten Freigabeprozess die Durchlaufzeit um 60% senken und die Fehlerquote signifikant reduzieren.
Durchgängige Rechnungsstellung und Zahlungsüberwachung
ZEP unterstützt bei KARŌN nicht nur Projektplanung und -steuerung, sondern auch die Rechnungsstellung bis ins Detail. Projektleiterinnen und Projektleiter sehen auf einen Blick, ob alle Projektmitarbeitenden ihre Zeiten erfasst und die Freigabe erteilt haben.
Projektzeitnachweise können mit einem Klick generiert und in PDF-, Excel- oder Word-Format exportiert werden. Bevor eine Rechnung erstellt wird, prüft und gibt der Projektleiter die RE-Positionen direkt in ZEP frei.
Automatisiertes Mahnwesen
Das Mahnwesen kann automatisiert eingerichtet werden. Offene Posten werden damit automatisch erkannt und bei Bedarf gemahnt. Der manuelle Aufwand entfällt, während die Liquidität zuverlässig im Blick bleibt.
DATEV-Integration: Fehlerfreier Datenaustausch ohne Medienbrüche
Direkte Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung
KARŌN setzt die integrierte DATEV-Schnittstelle von ZEP ein. Sie ermöglicht einen sicheren, fehlerfreien und effizienten Datenaustausch mit der Finanzbuchhaltung. Rechnungsdaten, Zahlungseingänge und Buchungssätze können so direkt an DATEV übergeben werden, ohne manuelle Zwischenschritte oder doppelte Datenpflege.
Revisionssichere Abläufe
Das sorgt für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und revisionssichere Abläufe – von der Zeiterfassung bis zur Verbuchung. So wird ZEP zu einem durchgängigen Werkzeug, das vom Zeiterfassen bis zur finalen Abrechnung alle Schritte digital, nachvollziehbar und effizient abbildet.
Datenbasierte Kundenanalyse durch KPI-Tracking
Automatische Auswertung von Kundenkennzahlen
Durch die Verknüpfung von Angeboten, Projekten und Kunden bietet ZEP bei KARŌN zudem wertvolle Auswertungsmöglichkeiten auf Kundenebene. So lassen sich auf Knopfdruck Kennzahlen ermitteln wie:
- Anzahl und Umfang erstellter Angebote pro Kunde
- Anzahl und Volumen der Projektbestellungen
- Abgerufener Projektumsatz und Budgetverbrauch
Strategische Kundenentwicklung
Diese KPIs können in verschiedenen Zyklen – etwa monatlich, quartalsweise oder jährlich – ausgewertet werden. Damit entsteht eine fundierte Kundenübersicht, die nicht nur das Vertriebscontrolling unterstützt, sondern auch Rückschlüsse auf Projektvolumina, Budgetnutzung und strategische Kundenentwicklung ermöglicht.
Typische Herausforderungen bei der Prozessautomatisierung meistern
Technische Herausforderungen
Bei der Implementierung von Prozessautomatisierung können verschiedene Herausforderungen auftreten:
- Systemintegration: Bestehende IT-Landschaften müssen mit neuen Automatisierungslösungen verbunden werden
- Datenqualität: Unvollständige oder inkonsistente Daten erschweren automatisierte Prozesse
- Skalierbarkeit: Automatisierungslösungen müssen mit wachsenden Anforderungen mitwachsen können
Organisatorische Hürden
Neben technischen Aspekten spielen organisatorische Faktoren eine zentrale Rolle:
- Prozessstandardisierung: Automatisierung erfordert klar definierte, standardisierte Prozesse
- Rollenklärung: Verantwortlichkeiten für automatisierte Prozesse müssen eindeutig geregelt sein
- Kontinuierliche Optimierung: Automatisierte Prozesse benötigen regelmäßige Überprüfung und Anpassung
Lösungsansätze aus der Praxis
KARŌN begegnet diesen Herausforderungen mit einem systematischen Ansatz:
- Schrittweise Einführung beginnend mit klar definierten Pilotprozessen
- Enge Einbindung der betroffenen Mitarbeitenden von Anfang an
- Regelmäßige Evaluierung und Anpassung der automatisierten Prozesse
- Kontinuierliche Schulung und Weiterentwicklung des Teams
Kosten-Nutzen-Analyse: Was kostet Prozessautomatisierung wirklich?
Initiale Investitionskosten
Die Implementierung von Prozessautomatisierung erfordert initiale Investitionen in:
- Softwarelösungen: Lizenzen für PSA-Systeme wie ZEP
- Implementierungsaufwand: Einrichtung, Konfiguration und Anpassung
- Schulungskosten: Training der Mitarbeitenden für neue Systeme
- Prozessanalyse: Beratungsleistung zur Optimierung bestehender Abläufe
Messbare Einsparungen und ROI
Die Investition amortisiert sich typischerweise innerhalb von 6-12 Monaten durch:
- Zeitersparnis: Laut McKinsey können bis zu 30% der Arbeitsstunden durch Automatisierung eingespart werden
- Fehlerreduktion: Bis zu 70% weniger Fehler im Finanzprozess
- Kostensenkung: 20-35% Kostenreduktion bei gleichzeitiger Produktivitätssteigerung
- Liquiditätsverbesserung: Schnellere Rechnungsstellung und verbessertes Forderungsmanagement
Langfristige strategische Vorteile
Über direkte Kosteneinsparungen hinaus ergeben sich strategische Vorteile:
- Bessere Skalierbarkeit ohne proportionalen Personalaufwand
- Höhere Kundenzufriedenheit durch schnellere Reaktionszeiten
- Fundierte Entscheidungsgrundlagen durch Echtzeit-Daten
- Wettbewerbsvorteile durch effizientere Projektabwicklung
Change Management: Mitarbeiter erfolgreich in automatisierte Prozesse einbinden
Warum Change Management entscheidend ist
Die technische Implementierung ist nur die halbe Miete. Erfolgreiche Prozessautomatisierung steht und fällt mit der Akzeptanz der Mitarbeitenden. Ohne aktives Change Management kann der Übergang zu automatisierten Prozessen auf Widerstand stoßen.
Kommunikation als Schlüsselfaktor
Transparente Kommunikation von Anfang an ist entscheidend:
- Frühzeitige Information: Alle Beteiligten über Automatisierungspläne informieren
- Nutzen aufzeigen: Klarmachen, wie Automatisierung die tägliche Arbeit erleichtert
- Ängste ernst nehmen: Bedenken bezüglich Arbeitsplatzsicherheit offen ansprechen
- Erfolge teilen: Erste Erfolge und Verbesserungen sichtbar machen
Schulung und Befähigung
Mitarbeitende müssen befähigt werden, mit den neuen Systemen effektiv zu arbeiten:
- Umfassende Schulungsprogramme für alle betroffenen Mitarbeitenden
- Bereitstellung von Dokumentation und Hilfsmaterialien
- Benennung von Schlüsselpersonen als Ansprechpartner
- Kontinuierliche Weiterbildung bei Systemupdates
Aktive Einbindung der Mitarbeitenden
Die Einbeziehung der Mitarbeitenden erhöht die Akzeptanz erheblich:
- Feedback-Schleifen während der Implementierung
- Einbindung in Pilotprojekte
- Berücksichtigung von Verbesserungsvorschlägen
- Würdigung von Engagement im Veränderungsprozess
Prozessoptimierung erfolgreich im Unternehmen verankern
ZEP ist für KARŌN weit mehr als ein Tool zur Zeiterfassung. Es ist ein zentraler Bestandteil der internen Projektabwicklung und hilft, Ressourcen effizient einzusetzen, Budgets im Blick zu behalten und gemeinsam mit den Kunden wirtschaftlich nachhaltige Projekte umzusetzen.
Projektmanagement im Vergleich
Manuelle Prozesse vs. Automatisierte ZEP-Lösung
🚀 Messbare Vorteile der ZEP Prozessautomatisierung
-> Bis zu 30% der Arbeitsstunden eingespart (McKinsey-Studie)
-> 60% schnellere Durchlaufzeiten in der Projektabwicklung
-> 90% weniger Fehler durch manuelle Dateneingabe (PwC-Studie)
-> Echtzeit-Transparenz über alle Projektphasen hinweg
-> Automatische Warnungen bei kritischen Budgetschwellen
-> Nahtlose DATEV-Integration ohne Medienbrüche
Fazit: Prozessoptimierung als Grundlage für nachhaltigen Projekterfolg
Mit ZEP schafft KARŌN intern Transparenz, Effizienz und Planungssicherheit über alle Projektphasen hinweg. Das stärkt die interne Steuerung, verbessert die Ressourcenauslastung und unterstützt eine wirtschaftliche Projektabwicklung.
Die Investition in Prozessautomatisierung zahlt sich aus: Unternehmen steigern ihre Effizienz um bis zu 60%, reduzieren Fehler um bis zu 90% und schaffen Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten. Entscheidend für den Erfolg ist die Kombination aus durchdachter Technologie, systematischem Change Management und kontinuierlicher Optimierung.
FAQ
Was versteht man unter Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung bezeichnet die technische Umsetzung wiederkehrender Arbeitsabläufe ohne manuelle Eingriffe. Im Projektmanagement bedeutet das: Zeiterfassungen fließen automatisch ins Projektcontrolling, Budgetwarnungen werden bei definierten Schwellenwerten ausgelöst und Rechnungsdaten werden ohne manuelle Übertragung an die Finanzbuchhaltung übergeben. Laut Deloitte-Studie können Unternehmen dadurch die Fehlerquote um bis zu 70% reduzieren.
Welche Prozesse lassen sich am besten automatisieren?
Besonders gut automatisierbar sind wiederkehrende, regelbasierte Prozesse wie Zeiterfassung und Budgetüberwachung, Rechnungserstellung und Mahnwesen, Datenaustausch mit Buchhaltungssystemen sowie Reporterstellung und Forecast-Updates. Bei KARŌN werden beispielsweise Benachrichtigungen automatisch ausgelöst, sobald ein bestimmter Prozentsatz der geplanten Projektstunden erreicht ist. Auch die DATEV-Schnittstelle überträgt Buchungssätze ohne manuelle Zwischenschritte.
Was sind die Vorteile von Prozessautomatisierung im Projektmanagement?
Die wichtigsten Vorteile sind messbar: Zeitersparnis von bis zu 30% der Arbeitsstunden, 70% höhere Datenqualität durch automatisierte Erfassung, schnellere Reaktionszeiten bei Budgetabweichungen und durchgängige Transparenz über alle Projektphasen. Konkret ermöglicht Prozessautomatisierung, dass Projektleiter frühzeitig auf drohende Budgetüberschreitungen reagieren können und Kunden jederzeit aktuelle Projektübersichten erhalten.
Wie funktioniert Workflow-Automatisierung in Unternehmen?
Workflow-Automatisierung verbindet verschiedene Arbeitsschritte in einem durchgängigen System. Am Beispiel ZEP: Eine Kundenbestellung wird als Projekt angelegt, Stundenkontingente werden hinterlegt, Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten, das System prüft automatisch Budgetverbräuche und löst bei Bedarf Warnungen aus. Nach Freigabe durch den Projektleiter werden Rechnungspositionen generiert und an die Finanzbuchhaltung übermittelt. Dieser durchgängige Informationsfluss eliminiert Medienbrüche und manuelle Übertragungsfehler.
Welche Prozessautomatisierung Beispiele gibt es aus der Praxis?
KARŌN automatisiert mit ZEP folgende Prozesse: Automatische Budgetwarnungen bei definierten Schwellenwerten, automatisiertes Mahnwesen für offene Rechnungsposten, direkter DATEV-Export ohne manuelle Datenpflege, automatische Generierung von Projektzeitnachweisen in PDF, Excel oder Word sowie Echtzeit-Synchronisation von Planungs- und Ist-Daten über alle Projektphasen. Ein Praxisbeispiel aus der Industrie: Ein Maschinenbauunternehmen reduzierte die Durchlaufzeit um 60% durch automatisierte Freigabeprozesse.
Was ist der Unterschied zwischen Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung?
Prozessdigitalisierung bedeutet, analoge Prozesse in digitale Form zu überführen, beispielsweise von Papier-Stundenzettel zu digitaler Zeiterfassung. Prozessautomatisierung geht einen Schritt weiter: Die digitalen Daten lösen automatisch Folgeprozesse aus, ohne dass jemand manuell eingreifen muss. Während Digitalisierung die Voraussetzung schafft, sorgt Automatisierung für den tatsächlichen Effizienzgewinn durch selbstständige Systemabläufe.
