Eine falsch gehandhabte Krankmeldung kostet Unternehmen unnötige Zeit, sorgt für Missverständnisse zwischen Führungskräften und Teams und führt im schlimmsten Fall zu arbeitsrechtlichen Konflikten. Dabei ist der Prozess eigentlich klar geregelt. Das Problem: Viele Arbeitnehmende und Arbeitgeber kennen die genauen Regelungen nicht oder interpretieren sie unterschiedlich. Das Ergebnis sind verspätete Meldungen, fehlende Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und ineffiziente Prozesse, die Personalabteilungen unnötig belasten. Dieser Artikel klärt, welche Pflichten wirklich bestehen, wann eine AU-Bescheinigung erforderlich ist und wie Unternehmen klare interne Regelungen schaffen.
Was bedeutet Krankmeldung überhaupt?
Definition und rechtlicher Rahmen
Eine Krankmeldung ist die Mitteilung eines Beschäftigten an den Arbeitgeber, dass er aufgrund von Krankheit vorübergehend nicht arbeitsfähig ist. Sie dient dazu, den Arbeitgeber unverzüglich zu informieren und ihm Planungssicherheit für Vertretungen und Ressourcen zu geben. Die Krankmeldung selbst ist zunächst eine formlose Mitteilung, die keine ärztliche Bestätigung erfordert.
Unterschied zwischen Krankmeldung und AU-Bescheinigung
Viele verwenden die Begriffe synonym, doch es gibt einen wichtigen Unterschied: Die Krankmeldung ist die sofortige Information an den Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU-Bescheinigung oder umgangssprachlich "Krankschreibung") ist hingegen der ärztliche Nachweis dieser Arbeitsunfähigkeit. Während die Krankmeldung sofort erfolgen muss, wird die AU-Bescheinigung erst nach einer bestimmten Frist fällig.
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
Seit Oktober 2021 läuft die Übermittlung der AU-Bescheinigung schrittweise digital ab. Ärzte übermitteln die Daten direkt an die Krankenkassen, die sie wiederum den Arbeitgebern zur Verfügung stellen. Das sogenannte eAU-Verfahren ersetzt zunehmend die gelben Zettel. Für Beschäftigte bedeutet das: Sie müssen die AU-Bescheinigung nicht mehr in Papierform beim Arbeitgeber einreichen. Die Krankmeldung selbst bleibt davon unberührt und muss weiterhin aktiv kommuniziert werden.
Ab wann braucht man eine Krankmeldung?
Gesetzliche Grundlagen nach § 5 EFZG
Das Entgeltfortzahlungsgesetz regelt in § 5 die Nachweispflicht bei Arbeitsunfähigkeit. Die zentrale Regelung lautet: Beschäftigte müssen die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Die Frist für die ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beginnt grundsätzlich ab dem vierten Kalendertag der Arbeitsunfähigkeit.
Krankmeldung ab dem ersten Tag
Arbeitgeber haben das Recht, bereits ab dem ersten Krankheitstag eine ärztliche Bescheinigung zu verlangen. Dies muss jedoch im Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder durch eine entsprechende Weisung geregelt sein. Viele Unternehmen nutzen diese Möglichkeit bei häufigen Kurzerkrankungen oder bei begründeten Zweifeln an der Arbeitsunfähigkeit. Die Krankmeldung an sich muss jedoch in jedem Fall am ersten Tag der Erkrankung erfolgen.
Die 3-Tage-Regel in der Praxis
Ohne abweichende Regelung gilt die gesetzliche Standardfrist: Die AU-Bescheinigung muss spätestens am vierten Kalendertag vorliegen. Das bedeutet konkret: Wer montags erkrankt, muss spätestens am Donnerstag die ärztliche Bescheinigung vorlegen. Viele verstehen dies fälschlicherweise als drei Arbeitstage. Tatsächlich zählen aber Kalendertage, also auch Wochenenden und Feiertage.
Was bedeutet "unverzügliche Mitteilung"?
Unverzüglich bedeutet rechtlich "ohne schuldhaftes Zögern". In der Praxis heißt das: Die Krankmeldung muss so schnell wie möglich erfolgen, idealerweise vor Arbeitsbeginn. Wer um 8 Uhr anfangen sollte, meldet sich entsprechend vorher krank. Bei unvorhergesehenen Erkrankungen nachts oder am frühen Morgen ist eine Meldung bis zum regulären Arbeitsbeginn angemessen. Eine Krankmeldung am Nachmittag für denselben Morgen gilt bereits als verspätet.
Krankmeldung beim Arbeitgeber: Was muss übermittelt werden?
Form der Meldung
Die Krankmeldung kann telefonisch, per E-Mail, über ein digitales Zeiterfassungssystem oder per Messenger erfolgen, sofern das Unternehmen dies zulässt. Entscheidend ist, dass die Meldung den zuständigen Vorgesetzten oder die Personalabteilung erreicht. Eine Textnachricht an Kolleginnen oder Kollegen reicht nicht aus. Viele Unternehmen definieren klare Kanäle für Krankmeldungen, etwa eine zentrale E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer.
Inhalte einer korrekten Krankmeldung
Eine Krankmeldung muss drei wesentliche Informationen enthalten: die Tatsache der Arbeitsunfähigkeit, das Datum des Beginns und die voraussichtliche Dauer. Medizinische Details müssen nicht genannt werden. Eine Formulierung wie "Ich bin ab heute arbeitsunfähig erkrankt. Die voraussichtliche Dauer beträgt drei Tage" ist vollkommen ausreichend. Arbeitgeber dürfen nicht nach der konkreten Diagnose fragen.
Besonderheiten bei flexiblen Arbeitsmodellen
Im Homeoffice gelten dieselben Regeln wie im Büro. Die Krankmeldung erfolgt über die üblichen Kanäle, unabhängig vom Arbeitsort. Bei Dienstreisen müssen Beschäftigte sowohl den direkten Vorgesetzten als auch die Personalabteilung informieren. Bei Minijobs und Teilzeitbeschäftigungen gelten die gleichen Fristen und Pflichten wie bei Vollzeitverträgen. Die Arbeitszeitform ändert nichts an der Krankmeldung pflicht.
AU-Bescheinigung: Wann ist sie Pflicht?
Ausstellung und Übermittlung
Die AU-Bescheinigung wird von Ärzten ausgestellt, wenn sie eine Arbeitsunfähigkeit feststellen. Seit der Einführung der eAU übermitteln Ärzte die Daten digital an die Krankenkassen. Arbeitgeber können die AU-Daten dann über das Verfahren bei den Krankenkassen abrufen. Wichtig: Auch wenn die Übermittlung digital erfolgt, müssen Beschäftigte ihren Arbeitgeber aktiv über die Erkrankung informieren. Die eAU ersetzt nicht die Krankmeldung.
Papier-AU vs. digitale AU-Bescheinigung
Der Übergang zur vollständigen eAU läuft noch. Manche Arztpraxen stellen weiterhin Papierbescheinigungen aus, andere arbeiten bereits komplett digital. Für Beschäftigte bedeutet das: Solange sie eine Papierbescheinigung erhalten, müssen sie diese fristgerecht an den Arbeitgeber weiterleiten. Bei digitaler Übermittlung entfällt dieser Schritt, die rechtzeitige Krankmeldung bleibt aber Pflicht.
Längere Erkrankungen und Folgebescheinigungen
Bei Erkrankungen über die zunächst bescheinigte Dauer hinaus ist eine Folgebescheinigung erforderlich. Diese sollte nahtlos an die vorherige anschließen. Eine Lücke zwischen zwei Bescheinigungen kann zu Problemen bei der Entgeltfortzahlung führen. Beschäftigte sollten daher rechtzeitig vor Ablauf der ersten AU einen erneuten Arzttermin vereinbaren, wenn absehbar ist, dass die Genesung länger dauert.
Folgen bei fehlender oder verspäteter AU
Ohne rechtzeitige AU-Bescheinigung kann der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung zunächst verweigern. Zwar kann die Bescheinigung nachgereicht werden, doch das führt zu administrativem Aufwand und verzögerten Zahlungen. Bei wiederholten Verstößen gegen die Nachweispflicht können arbeitsrechtliche Konsequenzen wie Abmahnungen folgen. Im Extremfall ist sogar eine Kündigung möglich, wenn das Vertrauensverhältnis nachhaltig gestört ist.
{{blog-cta}}
Krankmeldung verlängern: So funktioniert es richtig
Vorgehen bei Folgebescheinigungen
Wer länger krank ist als zunächst bescheinigt, benötigt eine Folgebescheinigung. Diese muss vor Ablauf der ersten AU beim Arzt beantragt werden. Der Arbeitgeber sollte proaktiv informiert werden, dass sich die Erkrankung verlängert. Eine kurze Nachricht wie "Meine Arbeitsunfähigkeit verlängert sich bis einschließlich [Datum]" reicht aus. Die neue AU-Bescheinigung muss dann wieder fristgerecht übermittelt werden.
Lückenlose Dokumentation
Zwischen zwei AU-Bescheinigungen dürfen keine Lücken entstehen. Endet die erste Bescheinigung beispielsweise am Freitag, muss die Folgebescheinigung spätestens am Samstag beginnen. Gibt es eine Lücke, gilt der Beschäftigte für diese Tage als arbeitsfähig. Das kann bedeuten, dass die Entgeltfortzahlung für diese Zeit entfällt oder der Beschäftigte zur Arbeit erscheinen muss.
Kommunikation mit Arbeitgeber und Krankenkasse
Während der Erkrankung sollte ein angemessener Informationsfluss bestehen. Das bedeutet nicht, täglich Rückmeldung zu geben, aber bei längeren Ausfällen oder wenn sich die voraussichtliche Rückkehr verschiebt, ist eine kurze Information sinnvoll. Die Krankenkasse muss bei Erkrankungen über sechs Wochen hinaus ebenfalls informiert werden, da dann das Krankengeld greift. Hier sollten Beschäftigte die Fristen genau beachten.
Typische Fehler bei der Krankmeldung und wie man sie vermeidet
Fehler 1: Verspätete Meldung
Der häufigste Fehler ist die zu späte Krankmeldung. Wer erst mittags anruft, obwohl der Arbeitsbeginn um 8 Uhr war, verstößt gegen die Mitteilungspflicht. Die Lösung: Krankmeldungen gehören zur Priorität am Morgen, noch vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn. Im Zweifelsfall kann auch eine Vertrauensperson die Meldung übernehmen, wenn der Erkrankte selbst dazu nicht in der Lage ist.
Fehler 2: Fehlende oder zu späte AU-Bescheinigung
Viele Beschäftigte verwechseln die Fristen oder vergessen, die AU-Bescheinigung rechtzeitig einzureichen. Die Lösung: Den Arzttermin so legen, dass die Bescheinigung spätestens am vierten Kalendertag vorliegt. Bei digitaler Übermittlung kontrollieren, ob die eAU tatsächlich beim Arbeitgeber angekommen ist. Im Zweifelsfall nachfragen.
Fehler 3: Falsche Fristenberechnung
Kalendertage werden oft mit Arbeitstagen verwechselt. Ein Beispiel: Erkrankung am Donnerstag. Manche denken, die AU sei erst am Dienstag (drei Arbeitstage) fällig. Tatsächlich muss sie aber bereits am Sonntag (vierter Kalendertag) vorliegen. Die Lösung: Immer von Kalendertagen ausgehen und im Zweifel früher zum Arzt gehen.
Fehler 4: Keine Rückmeldung bei Genesung
Manche Beschäftigte melden sich gesund zurück, ohne vorher Bescheid zu geben. Das ist vor allem bei längeren Erkrankungen problematisch, wenn bereits Vertretungen organisiert wurden. Die Lösung: Ein kurzer Anruf oder eine E-Mail am Tag vor der geplanten Rückkehr schafft Klarheit und ermöglicht eine bessere Planung.
Fehler 5: Unklare Kommunikationswege
Krankmeldungen per Kollegen ausrichten zu lassen oder nur eine Nachricht in der Team-Chat-Gruppe zu posten, ist keine ordnungsgemäße Krankmeldung. Die Lösung: Immer die offiziell vorgesehenen Wege nutzen, sei es die Personalabteilung, der direkte Vorgesetzte oder ein zentrales Krankmeldungssystem.
Arbeitgeber-Perspektive: Klare Krankmeldungsregeln im Unternehmen
Interne Richtlinien definieren
Unternehmen sollten ihre Krankmeldungsregeln klar schriftlich festhalten. Dazu gehört: Wer muss informiert werden? Über welchen Kanal erfolgt die Meldung? Bis wann muss die Krankmeldung eingehen? Wann wird eine AU-Bescheinigung verlangt? Diese Regelungen sollten im Arbeitsvertrag, im Mitarbeiterhandbuch oder in einer Betriebsvereinbarung verankert sein. Nur so haben Arbeitgeber bei Verstößen eine rechtssichere Grundlage.
Digitale Prozesse etablieren
Moderne Zeiterfassungs- und HR-Systeme ermöglichen digitale Krankmeldungen. Beschäftigte können ihre Abwesenheit direkt im System erfassen, Vorgesetzte werden automatisch informiert, und die Personalabteilung behält den Überblick. Solche Tools reduzieren den administrativen Aufwand erheblich und schaffen Transparenz. Die Integration mit der eAU-Schnittstelle ermöglicht zudem den automatischen Abruf der AU-Bescheinigungen.
Krankmeldungen effizient verwalten mit ZEP
ZEP unterstützt Unternehmen bei der strukturierten Verwaltung von Krankmeldungen und Fehlzeiten. Im ZEP Kalender lassen sich alle Abwesenheiten zentral erfassen und nach Kategorien differenzieren, etwa Krankheit, Elternzeit oder unbezahlter Urlaub. Beschäftigte melden ihre Arbeitsunfähigkeit direkt im System, Vorgesetzte erhalten automatische Benachrichtigungen und können bei Bedarf Genehmigungsprozesse einrichten.
Die Fehlzeitenübersicht bietet Personalabteilungen jederzeit einen vollständigen Überblick über alle Abwesenheiten im Team. Durch die Integration mit der Zeiterfassung werden Abwesenheiten automatisch mit hinterlegten Regelarbeitszeiten abgeglichen, was eine lückenlose Dokumentation ermöglicht. Vorgefertigte Auswertungen erleichtern Monats- und Jahresabschlüsse erheblich und schaffen die Transparenz, die für rechtssichere Prozesse erforderlich ist.
Einheitliche Standards für alle
Die Regeln müssen für alle Beschäftigten gleichermaßen gelten. Unterschiedliche Standards für verschiedene Abteilungen oder Hierarchieebenen führen zu Unmut und rechtlichen Problemen. Wenn die Geschäftsführung ohne formale Krankmeldung ausfallen kann, während Sachbearbeiter streng kontrolliert werden, entsteht ein ungesundes Arbeitsklima.
Schulung und Kommunikation
Neue Mitarbeitende sollten im Onboarding über die Krankmeldungsregeln informiert werden. Eine kurze Schulung oder ein schriftliches Infoblatt vermeidet Missverständnisse. Auch bei Änderungen der Regelungen, etwa bei Einführung neuer digitaler Tools, braucht es klare Kommunikation und ausreichend Vorlaufzeit.
Checkliste für Arbeitgeber
Krankmeldungsprozess optimieren:
- Schriftliche Regelung im Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung verankern
- Klare Kommunikationswege definieren (Telefon, E-Mail, System)
- Zuständigkeiten festlegen (Vorgesetzter, Personalabteilung, beide)
- Frist für AU-Bescheinigung definieren (gesetzlich oder ab erstem Tag)
- Digitale Tools für Krankmeldungen einsetzen
- eAU-Schnittstelle zur Krankenkasse einrichten
- Prozess für Folgebescheinigungen und Rückmeldungen festlegen
- Schulungsmaterial für neue Mitarbeitende erstellen
- Regelmäßige Information bei Prozessänderungen sicherstellen
- Datenschutz bei Krankmeldungen gewährleisten
Krankmeldung im Überblick: Fristen und Pflichten
Mitteilungspflicht vs. Nachweispflicht
Die Krankmeldung (Mitteilungspflicht) und die AU-Bescheinigung (Nachweispflicht) haben unterschiedliche Fristen. Die Mitteilung muss sofort erfolgen, der Nachweis folgt je nach Regelung später. Diese Unterscheidung ist wichtig: Selbst wenn keine AU-Bescheinigung erforderlich ist, bleibt die sofortige Krankmeldung Pflicht.
Fazit: Klarheit schafft Vertrauen und Effizienz
Korrekte Krankmeldungen sind kein bürokratischer Selbstzweck. Sie ermöglichen Arbeitgebern rechtzeitige Personalplanung, schützen Beschäftigte vor rechtlichen Problemen und schaffen Transparenz im Team. Die wichtigsten Punkte zusammengefasst: Krankmeldungen müssen unverzüglich am ersten Tag erfolgen. Die AU-Bescheinigung folgt je nach Regelung ab dem vierten Kalendertag oder früher. Digitale Prozesse und klare interne Richtlinien reduzieren Missverständnisse und administrativen Aufwand erheblich.
Unternehmen, die ihre Krankmeldungsregeln klar kommunizieren und moderne Tools nutzen, profitieren von reibungslosen Abläufen. Beschäftigte, die die Regeln kennen und befolgen, vermeiden unnötige Konflikte und sichern ihre Ansprüche. In einer Arbeitswelt, die zunehmend auf Flexibilität und Vertrauen setzt, sind klare Spielregeln bei Krankmeldungen wichtiger denn je.
FAQ
Ab wann muss ich meinem Arbeitgeber eine Krankmeldung schicken?
Die Krankmeldung muss unverzüglich erfolgen, also ohne schuldhaftes Zögern. In der Praxis bedeutet das: vor dem regulären Arbeitsbeginn oder spätestens zu Arbeitsbeginn. Wer beispielsweise um 8 Uhr anfangen sollte, meldet sich entsprechend vorher krank. Eine Krankmeldung am Nachmittag für den Vormittag gilt bereits als verspätet. Bei unvorhergesehenen nächtlichen Erkrankungen ist eine Meldung bis zum Arbeitsbeginn angemessen.
Wie lange darf ich ohne AU krank sein?
Ohne abweichende Regelung im Arbeitsvertrag oder durch Arbeitgeberweisung gilt: Die ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung muss spätestens am vierten Kalendertag vorliegen. Das bedeutet konkret drei volle Tage ohne AU-Bescheinigung. Achtung: Es zählen Kalendertage, nicht Arbeitstage. Viele Arbeitgeber verlangen jedoch bereits ab dem ersten Krankheitstag eine ärztliche Bescheinigung, wenn dies im Vertrag festgelegt ist.
Was passiert, wenn ich meine Krankmeldung zu spät abgebe?
Eine verspätete Krankmeldung kann arbeitsrechtliche Konsequenzen haben. Der Arbeitgeber kann zunächst die Entgeltfortzahlung verweigern, bis die Krankmeldung und AU-Bescheinigung vorliegen. Bei wiederholten Verstößen sind Abmahnungen möglich. Im Extremfall kann eine nachhaltige Störung des Vertrauensverhältnisses sogar eine Kündigung rechtfertigen. Zudem erschwert eine verspätete Meldung die Personalplanung erheblich.
Reicht eine Nachricht an den Arbeitgeber oder brauche ich eine AU-Bescheinigung?
Beides ist erforderlich, aber zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Die Krankmeldung ist die sofortige Information an den Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit und muss am ersten Tag erfolgen. Diese kann telefonisch, per E-Mail oder über ein Zeiterfassungssystem geschehen. Die AU-Bescheinigung ist der ärztliche Nachweis und wird je nach Regelung ab dem vierten Kalendertag oder früher fällig. Die Krankmeldung ersetzt nicht die AU-Bescheinigung und umgekehrt.
Wie funktioniert die elektronische AU eigentlich?
Bei der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) übermitteln Ärzte die AU-Daten digital an die Krankenkassen. Diese stellen die Informationen dann den Arbeitgebern über ein Abrufverfahren zur Verfügung. Für Beschäftigte entfällt damit das Einreichen der Papierbescheinigung beim Arbeitgeber. Wichtig: Die eAU ersetzt nicht die aktive Krankmeldung. Beschäftigte müssen ihren Arbeitgeber weiterhin unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit informieren.
Wie verlängere ich eine Krankmeldung richtig?
Bei längerer Erkrankung ist eine Folgebescheinigung erforderlich, die nahtlos an die erste anschließt. Vereinbaren Sie rechtzeitig vor Ablauf der ersten AU einen erneuten Arzttermin. Informieren Sie Ihren Arbeitgeber proaktiv über die Verlängerung, etwa mit "Meine Arbeitsunfähigkeit verlängert sich bis einschließlich [Datum]". Zwischen zwei Bescheinigungen dürfen keine Lücken entstehen, sonst gilt der Zeitraum als arbeitsfähig und die Entgeltfortzahlung kann entfallen.
