Lohnnebenkosten 2026: Vom Bruttogehalt zu den echten Arbeitgeberkosten

Wenn Sie als Arbeitgeber einen Mitarbeiter mit 4.500 Euro Bruttogehalt einstellen, landen tatsächlich über 5.400 Euro auf der Kostenseite. Diese Differenz entsteht durch die Lohnnebenkosten, die beim Budgetieren, bei der Angebotskalkulation und beim Recruiting häufig unterschätzt werden. Gerade für 2026 gibt es wichtige Änderungen bei den Beitragsbemessungsgrenzen, die direkten Einfluss auf Ihre Personalkosten haben.

Der Unterschied zwischen Bruttolohn und echten Arbeitgeberkosten macht in Deutschland typischerweise 20 bis 25 Prozent aus. Diese Differenz zu kennen und korrekt zu kalkulieren, ist entscheidend für realistische Projektbudgets, marktgerechte Angebote und tragfähige Hiring-Entscheidungen.

Was sind Lohnnebenkosten?

Lohnnebenkosten bezeichnen die Kosten, die Arbeitgeber zusätzlich zum Bruttogehalt ihrer Beschäftigten tragen müssen. Sie gliedern sich in direkte und indirekte Bestandteile.

Direkte Lohnnebenkosten

Die direkten Lohnnebenkosten umfassen hauptsächlich die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Diese werden prozentual vom Bruttogehalt berechnet und an die jeweiligen Versicherungsträger abgeführt. Zu ihnen zählen die gesetzlich vorgeschriebenen Beiträge zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung sowie die Umlagen und die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung.

Indirekte Lohnnebenkosten

Indirekte Lohnnebenkosten entstehen durch gesetzliche Verpflichtungen wie Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Urlaubsansprüche oder die Zahlung an Feiertagen. Auch freiwillige Leistungen wie Weihnachtsgeld, betriebliche Altersvorsorge oder Weiterbildungen zählen dazu. Diese Positionen werden bei einer vollständigen Personalkostenkalkulation zusätzlich berücksichtigt.

Abgrenzung zu Personalkosten

Lohnnebenkosten sind ein Teil der gesamten Personalkosten. Die Personalkosten setzen sich zusammen aus dem Bruttogehalt, den Lohnnebenkosten und weiteren Aufwendungen wie Recruiting-Kosten, Onboarding, Arbeitsmitteln oder Fortbildungen. Für eine realistische Budgetplanung müssen alle diese Komponenten einkalkuliert werden.

Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung 2026

Die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung bilden den größten Teil der direkten Lohnnebenkosten. Sie werden auf Basis des Bruttogehalts berechnet, allerdings nur bis zu den Beitragsbemessungsgrenzen.

Krankenversicherung

Der allgemeine Beitragssatz in der Krankenversicherung beträgt 2026 weiterhin 14,6 Prozent. Arbeitgeber und Arbeitnehmer teilen sich diesen Beitrag je zur Hälfte, sodass Arbeitgeber 7,3 Prozent übernehmen.

Hinzu kommt der kassenindividuelle Zusatzbeitrag, der 2026 durchschnittlich 2,9 Prozent beträgt. Auch dieser wird paritätisch geteilt, sodass der Arbeitgeberanteil beim durchschnittlichen Zusatzbeitrag 1,45 Prozent ausmacht. Der durchschnittliche Zusatzbeitrag wird jährlich vom Bundesministerium für Gesundheit festgelegt und steigt von 2,5 Prozent in 2025 auf 2,9 Prozent in 2026 an.

Die tatsächlichen Zusatzbeitragssätze variieren zwischen den einzelnen Krankenkassen. Arbeitgeber sollten diese Unterschiede kennen, da sie direkten Einfluss auf die Lohnnebenkosten haben.

Rentenversicherung

Der Beitragssatz zur Rentenversicherung liegt 2026 bei 18,6 Prozent des beitragspflichtigen Entgelts. Auch hier trägt der Arbeitgeber die Hälfte, also 9,3 Prozent. Die Rentenversicherungsbeiträge werden paritätisch zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt.

Arbeitslosenversicherung

Der Beitragssatz in der Arbeitslosenversicherung bleibt 2026 stabil bei 2,6 Prozent. Davon übernimmt der Arbeitgeber 1,3 Prozent.

Pflegeversicherung

Der Beitragssatz zur Pflegeversicherung beträgt 2026 3,6 Prozent. Der Arbeitgeberanteil liegt bundesweit bei 1,8 Prozent.

Eine Besonderheit gilt für Sachsen: Hier trägt der Arbeitgeber nur 1,3 Prozent des Pflegeversicherungsbeitrags, während Arbeitnehmer entsprechend mehr zahlen müssen. Kinderlose Arbeitnehmer ab 23 Jahren zahlen zusätzlich einen Zuschlag von 0,6 Prozent, der jedoch ausschließlich vom Arbeitnehmer getragen wird. Arbeitgeber müssen diesen Zuschlag nicht übernehmen.

Für Familien mit mehreren Kindern unter 25 Jahren gibt es seit 2023 Beitragsabschläge, die ausschließlich die Arbeitnehmeranteile reduzieren. Der Arbeitgeberanteil bleibt davon unberührt.

Umlagen und Pflichtbeiträge

Zusätzlich zu den Sozialversicherungsbeiträgen zahlen Arbeitgeber Umlagen. Die U1-Umlage dient der Erstattung von Aufwendungen bei Krankheit, die U2-Umlage bei Mutterschaft. Die Höhe variiert je nach Krankenkasse und Betriebsgröße.

Die Insolvenzgeldumlage bleibt 2026 bei 0,15 Prozent des beitragspflichtigen Entgelts. Die Künstlersozialabgabe sinkt leicht auf 4,9 Prozent für Unternehmen, die künstlerische oder publizistische Leistungen in Anspruch nehmen.

Gesetzliche Unfallversicherung

Die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung trägt ausschließlich der Arbeitgeber. Die Höhe richtet sich nach der Gefahrklasse des Unternehmens und wird von der zuständigen Berufsgenossenschaft festgelegt. IT-Dienstleister zahlen typischerweise niedrigere Beiträge als Unternehmen im Baugewerbe oder in der Produktion.

Beitragsbemessungsgrenzen 2026

Die Beitragsbemessungsgrenzen definieren, bis zu welcher Gehaltshöhe Sozialversicherungsbeiträge fällig werden. Verdient ein Mitarbeiter mehr als diese Grenze, werden die darüber hinausgehenden Beträge nicht mehr zur Beitragsberechnung herangezogen.

Kranken- und Pflegeversicherung

Für die Kranken- und Pflegeversicherung liegt die Beitragsbemessungsgrenze 2026 bei 69.750 Euro jährlich oder 5.812,50 Euro monatlich. Das bedeutet: Bei einem Bruttogehalt von 6.500 Euro werden 5.812,50 Euro für die Berechnung der Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge berücksichtigt.

Renten- und Arbeitslosenversicherung

In der Renten- und Arbeitslosenversicherung gilt 2026 eine Beitragsbemessungsgrenze von 101.400 Euro jährlich oder 8.450 Euro monatlich. Diese liegt deutlich höher als die Grenze in der Kranken- und Pflegeversicherung.

Praktische Bedeutung

Die Beitragsbemessungsgrenzen haben direkten Einfluss auf die Lohnnebenkosten bei höheren Gehältern. Während bei einem Bruttogehalt von 3.500 Euro die vollen Beitragssätze auf den gesamten Betrag anfallen, werden bei einem Gehalt von 9.000 Euro die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung nur bis 5.812,50 Euro berechnet. Die Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung werden bei 9.000 Euro noch auf den vollen Betrag erhoben, da die Grenze bei 8.450 Euro liegt.

Lohnnebenkosten berechnen

Die Berechnung der Lohnnebenkosten folgt einem klaren Schema. Zunächst wird das monatliche Bruttogehalt mit den jeweiligen Arbeitgeberbeitragssätzen multipliziert, allerdings nur bis zu den Beitragsbemessungsgrenzen.

Grundformel

Die Formel für die direkten Lohnnebenkosten lautet:

Lohnnebenkosten = (Bruttogehalt × Arbeitgeberanteile) + Umlagen + BG-Beitrag

Dabei gelten folgende Arbeitgeberanteile für 2026:

• Krankenversicherung: 7,3 % + durchschnittlich 1,45 % Zusatzbeitrag = 8,75 %
• Rentenversicherung: 9,3 %
• Arbeitslosenversicherung: 1,3 %
• Pflegeversicherung: 1,8 % (bzw. 1,3 % in Sachsen)

In Summe ergeben sich typischerweise Arbeitgeberanteile von etwa 21,15 Prozent des Bruttogehalts, zuzüglich Umlagen und Berufsgenossenschaftsbeiträgen.

Stolperfallen vermeiden

Bei der Berechnung der Lohnnebenkosten gibt es mehrere Punkte zu beachten:

Der kassenindividuelle Zusatzbeitrag variiert zwischen den Krankenkassen. Während der Durchschnitt bei 2,9 Prozent liegt, können einzelne Kassen höhere oder niedrigere Sätze verlangen. Dies sollte bei der Kalkulation berücksichtigt werden.

In Sachsen beträgt der Arbeitgeberanteil zur Pflegeversicherung nur 1,3 Prozent statt bundesweit 1,8 Prozent. Unternehmen mit Standorten in mehreren Bundesländern müssen dies differenzieren.

Die Beitragsbemessungsgrenzen wirken sich unterschiedlich aus: Bei hohen Gehältern werden die Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge ab 5.812,50 Euro monatlich gedeckelt, während bei der Renten- und Arbeitslosenversicherung erst ab 8.450 Euro eine Deckelung eintritt.

Bei Minijobs und im Übergangsbereich gelten Sonderregelungen. Minijobs bis 603 Euro monatlich unterliegen pauschalen Abgaben, während im Übergangsbereich von 603,01 Euro bis 2.000 Euro reduzierte Arbeitnehmerbeiträge, aber volle Arbeitgeberbeiträge anfallen.

Beispielrechnung für 2026

Ein praktisches Beispiel verdeutlicht die Berechnung der Lohnnebenkosten. Nehmen wir einen Mitarbeiter mit einem monatlichen Bruttogehalt von 4.500 Euro.

Schritt-für-Schritt-Berechnung

Krankenversicherung: 4.500 Euro × 8,75 % = 393,75 Euro

Rentenversicherung: 4.500 Euro × 9,3 % = 418,50 Euro

Arbeitslosenversicherung: 4.500 Euro × 1,3 % = 58,50 Euro

Pflegeversicherung: 4.500 Euro × 1,8 % = 81,00 Euro

Summe Sozialversicherung: 393,75 + 418,50 + 58,50 + 81,00 = 951,75 Euro

Umlagen (beispielhaft): U1 und U2: ca. 2 % = 90 EuroInsolvenzgeldumlage: 0,15 % = 6,75 Euro

Berufsgenossenschaft (beispielhaft für IT-Branche): ca. 1,2 % = 54 Euro

Gesamte Lohnnebenkosten: 951,75 + 90 + 6,75 + 54 = 1.102,50 Euro

Gesamtkosten Arbeitgeber: 4.500 Euro (Brutto) + 1.102,50 Euro (Lohnnebenkosten) = 5.602,50 Euro

Dies entspricht etwa 24,5 Prozent zusätzlich zum Bruttogehalt.

Beispiel oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze

Bei einem Bruttogehalt von 7.000 Euro monatlich greifen die Beitragsbemessungsgrenzen:

Krankenversicherung: 5.812,50 Euro × 8,75 % = 508,59 Euro (Deckelung greift)

Rentenversicherung: 7.000 Euro × 9,3 % = 651,00 Euro (keine Deckelung bis 8.450 Euro)

Arbeitslosenversicherung: 7.000 Euro × 1,3 % = 91,00 Euro (keine Deckelung bis 8.450 Euro)

Pflegeversicherung: 5.812,50 Euro × 1,8 % = 104,63 Euro (Deckelung greift)

Summe Sozialversicherung: 508,59 + 651,00 + 91,00 + 104,63 = 1.355,22 Euro

Umlagen und BG (geschätzt): ca. 150 Euro

Gesamte Lohnnebenkosten: ca. 1.505 Euro

Gesamtkosten Arbeitgeber: 7.000 Euro + 1.505 Euro = 8.505 Euro

Dies entspricht etwa 21,5 Prozent zusätzlich zum Bruttogehalt. Der prozentuale Anteil sinkt bei höheren Gehältern durch die Deckelungswirkung der Beitragsbemessungsgrenzen.

Lohnnebenkosten in der Praxis

Für die tägliche Arbeit in Personalabteilungen, im Controlling oder bei der Angebotskalkulation sind einige praktische Aspekte relevant.

Faustformel für die Schnellkalkulation

Als Faustregel können Sie bei normalen Gehältern bis etwa 5.000 Euro mit 21 bis 22 Prozent Lohnnebenkosten rechnen, zuzüglich etwa 2 bis 3 Prozent für Umlagen und Berufsgenossenschaft. Das ergibt eine Gesamtbelastung von etwa 23 bis 25 Prozent zusätzlich zum Bruttogehalt.

Bei höheren Gehältern sinkt der prozentuale Anteil durch die Beitragsbemessungsgrenzen schrittweise ab. Bei einem Bruttogehalt von 8.000 Euro können Sie mit etwa 20 bis 22 Prozent Lohnnebenkosten kalkulieren.

Projektkalkulation und Stundensätze

Für die Kalkulation interner Stundensätze müssen neben den Lohnnebenkosten weitere Faktoren einbezogen werden. Die Formel lautet:

Interner Stundensatz = (Jahresgehalt + Lohnnebenkosten + indirekte Kosten) / produktive Stunden

Die produktiven Stunden pro Jahr ergeben sich aus den Arbeitstagen abzüglich Urlaub, Feiertagen, Krankheitstagen und nicht-produktiver Zeit wie Meetings oder Weiterbildungen. Realistisch sind oft 1.600 bis 1.700 produktive Stunden pro Jahr.

ℹ️ Beispiel ℹ️

Bei einem Jahresgehalt von 60.000 Euro, Lohnnebenkosten von 15.000 Euro und indirekten Kosten (Büro, IT, Verwaltung) von 10.000 Euro ergeben sich Gesamtkosten von 85.000 Euro. Bei 1.650 produktiven Stunden beträgt der interne Stundensatz etwa 51,50 Euro.

Budgetplanung für neue Stellen

Beim Budgetieren neuer Stellen sollten Sie nicht nur das Bruttogehalt und die Lohnnebenkosten einplanen, sondern auch Einmalkosten wie Recruiting, Onboarding, Arbeitsmittel und Arbeitsplatzausstattung. Diese können je nach Position zwischen 5.000 und 15.000 Euro liegen.

Auch laufende indirekte Kosten wie Bürofläche, IT-Infrastruktur, Lizenzen und Verwaltungsaufwand müssen berücksichtigt werden. Eine realistische Gesamtkostenbetrachtung verhindert Fehlkalkulationen.

Unterschiede zwischen Branchen und Regionen

Die Höhe der Berufsgenossenschaftsbeiträge variiert stark zwischen Branchen. IT-Unternehmen und Beratungen zahlen deutlich niedrigere Beiträge als Unternehmen im Handwerk oder in der Produktion. Diese Unterschiede sollten branchenspezifisch berücksichtigt werden.

Auch regionale Besonderheiten spielen eine Rolle. Die Sonderregelung in Sachsen bei der Pflegeversicherung ist ein Beispiel dafür, dass Unternehmen mit mehreren Standorten unterschiedliche Kalkulationen benötigen.

Vom Bruttolohn zu den echten Personalkosten

Die Lohnnebenkosten sind nur ein Teil der gesamten Personalkosten. Für eine vollständige Kalkulation müssen weitere Positionen einbezogen werden.

Lohnfortzahlung und Ausfallzeiten

Die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, bei Urlaub und an Feiertagen ist gesetzlich vorgeschrieben. Diese Kosten entstehen ohne entsprechende Arbeitsleistung. Bei durchschnittlich 30 Tagen Urlaub, 10 Feiertagen und realistischen Krankheitstagen von 10 bis 15 Tagen pro Jahr reduziert sich die Zahl der produktiven Arbeitstage erheblich.

Benefits und Zusatzleistungen

Viele Unternehmen bieten zusätzliche Leistungen wie betriebliche Altersvorsorge, Essenszuschüsse, Jobtickets oder Firmenwagen. Diese Kosten müssen in die Gesamtbetrachtung einfließen, auch wenn sie keine Lohnnebenkosten im engeren Sinne sind.

Weiterbildung und Entwicklung

Investitionen in Weiterbildung, Schulungen und die persönliche Entwicklung der Mitarbeiter sind wichtig für die Leistungsfähigkeit und Motivation des Teams. Diese Kosten sollten bei der Budgetplanung berücksichtigt werden.

Transparenz durch systematisches Controlling

Eine saubere Zeiterfassung und ein systematisches Projektcontrolling schaffen Transparenz über die tatsächliche Auslastung und Produktivität. Damit können Sie realistische Planungen erstellen und Abweichungen frühzeitig erkennen.

Moderne PSA-Systeme erfassen nicht nur Arbeitszeiten, sondern ordnen sie direkt Projekten und Kostenstellen zu. Das ermöglicht eine präzise Nachkalkulation und zeigt, ob Projekte profitabel sind oder welche Bereiche Optimierungspotenzial haben.

Mit verlässlichen Daten können Sie Personalkosten transparenter steuern, Stundensätze realistisch kalkulieren und fundierte Entscheidungen bei Investitionen in Personal treffen.

Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung verzahnen

Erfasste Arbeitszeiten und Fehlzeiten bilden die Grundlage für die Lohnabrechnung. Eine nahtlose Übergabe dieser Daten an eine Lohnbuchhaltungssoftware spart Zeit und reduziert Fehlerquellen. Über Schnittstellen wie die DATEV-Anbindung können Arbeitszeiten und Fehlzeiten direkt aus ZEP zu DATEV LODAS exportiert werden. In ZEP Professional lassen sich zusätzlich Reisekosten und Rechnungspositionen übergeben.

Fazit: Lohnnebenkosten sind planbar

Die Lohnnebenkosten in Deutschland folgen klaren gesetzlichen Vorgaben. Wenn Sie die Beitragssätze, Beitragsbemessungsgrenzen und variable Bestandteile wie Zusatzbeiträge und Berufsgenossenschaftsbeiträge sauber berücksichtigen, können Sie Personalkosten präzise kalkulieren.

Für 2026 ergeben sich durch die gestiegenen Beitragsbemessungsgrenzen und den höheren durchschnittlichen Zusatzbeitrag leichte Mehrbelastungen, insbesondere bei höheren Gehältern. Eine systematische Kalkulation und regelmäßige Aktualisierung der Berechnungsmodelle helfen, Budgets realistisch zu planen und Projekte profitabel zu gestalten.

Nutzen Sie die gesetzlichen Vorgaben als Basis für Ihre Kalkulation und passen Sie sie jährlich an die neuen Werte an. Mit verlässlichen Zahlen schaffen Sie die Grundlage für fundierte Entscheidungen in Personalplanung, Projektmanagement und Budgetierung.