Projektkosten erfassen: Warum Ihre Marge lügt

Ihre Zeiterfassung läuft sauber. Jede Projektstunde ist erfasst, jeder Mitarbeiter zugeordnet. Und trotzdem stimmt die Marge am Monatsende nicht. Das Projekt hat laut System 18 Prozent Deckungsbeitrag gebracht, aber das Ergebnis fühlt sich nicht danach an. Der Grund liegt in den Kosten, die gar nicht erst aufgetaucht sind: die monatliche Hosting-Rechnung, die SaaS-Lizenz für das Kundenprojekt, die Freelancer-Rechnung für die ausgelagerte Teilleistung.

Projektkosten vollständig erfassen bedeutet in vielen Unternehmen: Stunden buchen, fertig. Alles, was keinen Mitarbeiternamen trägt, rutscht durchs Raster. Dabei entscheiden genau diese Positionen darüber, ob ein Projekt profitabel war.

Das Wichtigste auf einen Blick:

• Unvollständige Projektkosten erzeugen falsche Margen und verzerren jede Kalkulation für Folgeprojekte
• Laufende externe Kosten wie Hosting, SaaS-Lizenzen und Fremdleistungen bleiben in zeiterfassungsbasierten Systemen strukturell unsichtbar
• Fehlende Kostenzuordnung macht das Weiterberechnen an Kunden faktisch unmöglich
• Vollständige Projektkosten sind die Voraussetzung für sauberes Projektcontrolling und belastbare Entscheidungen auf Geschäftsführungsebene

Wenn Zeiten erfasst sind, aber Kosten fehlen

Das Hosting läuft, der Beleg fehlt im Projekt

Ein IT-Dienstleister mit 40 Mitarbeitern betreut einen Kunden mit einem laufenden Managed-Service-Vertrag. Die Mitarbeiterstunden werden täglich auf das Projekt gebucht, die Auswertung zeigt eine stabile Auslastung. Was fehlt: die monatliche Cloud-Infrastruktur für den Kunden, die Kosten für das Testsystem, die Lizenz für ein Monitoring-Tool, das ausschließlich für diesen Kunden läuft.

Diese Belege landen in der Buchhaltung. Als Betriebsausgabe, ohne Projektzuordnung. Die Kosten tauchen in der GuV auf, aber nicht im Projektcontrolling. Das Ergebnis ist eine Projektmarge, die strukturell zu hoch ausgewiesen wird.

Ähnlich sieht es in Agenturen aus: Für ein Kundenprojekt werden Stockbilder, ein Druckdienstleister und ein Freelance-Texter beauftragt. Die Rechnungen werden bezahlt, aber keiner bucht sie aktiv auf das Projekt. Am Ende wundert sich die Geschäftsführung, warum ein scheinbar gut laufendes Projekt kaum Ertrag abgeworfen hat.

Was fehlende Kostenpositionen mit der Projektmarge machen

Das Problem eskaliert in zwei Richtungen.

Erstens liefert die interne Projektkalkulation falsche Referenzwerte: Wenn Sie für ein vergleichbares Folgeprojekt kalkulieren, übernehmen Sie Margen, die auf unvollständigen Kostendaten basieren. Das Angebot ist zu günstig, der Puffer zu klein.

Zweitens verlieren Sie die Möglichkeit, Projektkosten weiterzuberechnen. Was nicht dem Projekt zugeordnet ist, kann dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden. Externe Kosten, die eigentlich als Durchlaufposten abrechenbar wären, werden stillschweigend zu internen Aufwänden degradiert. Das ist kein Einzelfall: Rund 70 Prozent aller Projekte überschreiten ihr Budget, wobei ein wesentlicher Teil der Abweichung auf unvollständige Kostenerfassung zurückzuführen ist.

Bei typischen Beratungsmargen von 15 bis 25 Prozent kann eine einzelne vergessene Freelancer-Rechnung das Projektergebnis ins Negative drehen. Wer das erst in der Jahresabrechnung bemerkt, hat keine Steuerungsmöglichkeit mehr.

Was vollständige Projektkosten wirklich umfassen

Direkte und indirekte Kosten sauber unterscheiden

Projektkosten lassen sich in zwei Hauptkategorien gliedern. Direkte Kosten entstehen unmittelbar durch die Projektarbeit: Personalkosten der eingesetzten Mitarbeitenden, Fremdleistungen externer Dienstleister, projektspezifische Materialien und Reisekosten. Diese Kosten sind dem Projekt eindeutig zuzuordnen und in der Regel auch abrechenbar.

Indirekte Kosten entstehen anteilig und projektübergreifend: Gemeinkosten, Verwaltungsaufwand, allgemeine Infrastruktur. Diese fließen üblicherweise als Aufschlag in den Stundensatz ein. Die Trennlinie zwischen beiden Kategorien ist für das Projektbudget entscheidend, weil sie bestimmt, was Sie dem Kunden direkt ausweisen und was Sie intern verrechnen.

Laufende Projektkosten: SaaS, Hosting und Abonnements

Hier liegt der blinde Fleck der meisten zeiterfassungsbasierten Systeme. Laufende Projektkosten entstehen unabhängig von Mitarbeiterstunden. Ihre Ursache sind wiederkehrende externe Leistungen:

• Cloud-Hosting für kundenseitige Systeme und Testumgebungen
• SaaS-Lizenzen, die projektspezifisch bezogen werden (Monitoring, Deployment, Testing)
• Abonnements für spezialisierte Tools, die nur in einem Kundenprojekt eingesetzt werden
• Wartungsverträge mit externen Anbietern, die einem konkreten Projekt zugeordnet sind
• Subunternehmer-Leistungen für Teilbereiche, die intern nicht abgedeckt werden

Diese Kosten fallen monatlich an, sind von keinem Mitarbeiter ausgelöst und landen daher in keiner Zeiterfassung. Trotzdem sind sie Projektkosten, die die Marge direkt beeinflussen. Der SaaS-Markt in Deutschland wächst mit zweistelligen Jahresraten, was bedeutet: Dieser Kostenblock wird in den Projekten größer, nicht kleiner.

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Externe Dienstleister und Freelancer kosten zuordnen

Ein häufiges Szenario in Beratungsunternehmen und IT-Dienstleistungsbetrieben: Für einen spezialisierten Teilbereich wird ein Freelancer beauftragt. Die Rechnung geht ein, wird in der Buchhaltung verbucht, und das war's. Das Projekt weiß davon nichts, das Controlling auch nicht.

Dasselbe gilt für externe Kosten wie Unterauftragnehmer-Leistungen, Druckkosten für Kundenmaterial oder spezialisierte Prüfleistungen. Wer diese Fremdkosten nicht aktiv dem Projekt zuordnet, betreibt kein Projektcontrolling. Er verwaltet Stunden.

Die Konsequenz zeigt sich spätestens in der Nachkalkulation. Ein Beratungsprojekt, das intern mit 25 Prozent Marge kalkuliert wurde, landet bei 8 Prozent, weil zwei Unterauftragnehmer-Rechnungen nie auf das Projekt gebucht wurden. Das Projekt galt intern als Erfolg. Tatsächlich war es keiner. Und das nächste vergleichbare Projekt wird mit denselben falschen Referenzwerten kalkuliert. Ohne konsequente externe Kostenerfassung auf Projektebene lernt ein Unternehmen nicht aus seinen Projekten.

Umsetzung: Externe Projektkosten systematisch erfassen

Wo der manuelle Prozess scheitert

Der klassische Workaround sieht so aus: Die Projektleiterin erhält die Rechnung des Freelancers, schickt sie an die Buchhaltung mit dem Hinweis "gehört zu Projekt X". Die Buchhaltung bucht auf die richtige Kostenstelle. Irgendwann, meist am Monatsende, werden Kostenstellen manuell mit Projekten abgeglichen.

Dieses Verfahren hat drei strukturelle Schwachstellen:

1. Fehleranfälligkeit: Hinweise gehen verloren, Kostenstellen stimmen nicht überein, Belege werden falsch zugeordnet.
2. Verzögerung: Zu dem Zeitpunkt, wenn die Auswertung vorliegt, ist das Projekt längst weitergelaufen.
3. Weiterberechnung aufwändig bis unmöglich: Um dem Kunden externe Kosten in Rechnung zu stellen, müssen Belege manuell zusammengesucht, geprüft und der Rechnung beigefügt werden.

Das Ergebnis: Projektleiter arbeiten mit Kostendaten, die unvollständig und veraltet sind. Entscheidungen über Projektsteuerung, Nachkalkulation und Kundengespräche basieren auf einem lückenhaften Bild.

Schritt 1: Kostenarten definieren und Projekte freigeben

Der erste Schritt ist organisatorischer Natur. Definieren Sie, welche Kostenarten in Ihrem Projektgeschäft regelmäßig auftreten: Hosting, Lizenzen, Freelancer-Leistungen, Reisekosten, externe Druckprodukte, Unterauftragnehmer. Jede Kostenart bekommt eine eigene Kategorie, damit Auswertungen differenziert möglich sind.

Klären Sie parallel, wer im Unternehmen Belege erfasst und in welchem Zeitrahmen. Ohne klare Verantwortung bleibt die Erfassung lückenhaft. In vielen Unternehmen ist das die Schnittstelle, an der Belege verschwinden: Projektleiter warten auf die Buchhaltung, die Buchhaltung wartet auf den Beleg, und der Beleg liegt beim Mitarbeitenden im Posteingang.

Stellen Sie dann sicher, dass Projekte für die Belegerfassung freigegeben sind. In ZEP lässt sich das pro Projekt konfigurieren: Die Belegerfassung ist auf Projekt- und Vorgangsebene aktivierbar, mit klarer Trennung zwischen dem internen Betrag und dem zu fakturierenden Betrag. So bucht jeder externe Beleg direkt auf das richtige Projekt, ohne Umweg über manuelle Kostenstellen-Zuordnungen.

Belegpostfach: Eingangsbelege zentral sammeln und prüfen

Ein häufiger Engpass im Belegprozess ist die fehlende Vorstufe. Belege treffen ein, müssen aber sofort vollständig zugeordnet und einem Mitarbeitenden zugewiesen werden, bevor jemand sie überhaupt geprüft hat. Das erzeugt Medienbrüche und in wachsenden Teams echten Verwaltungsaufwand.

Mit dem Belegpostfach in ZEP gibt es jetzt eine kontrollierte Eingangsinstanz: Eingehende Belege werden zunächst zentral gesammelt, geprüft und dann aktiv angenommen oder abgelehnt. Erst nach Annahme wird ein Beleg vollwertig ins System übernommen, erscheint in "Meine Belege" und fließt in alle Belegauswertungen ein. Diese Funktion ist Teil des Moduls Umsätze & Kosten und verursacht keine zusätzlichen Kosten.

Das löst ein konkretes Alltagsproblem: Finance und Projektadministration haben eine klare, zentrale Sammelstelle, über die Prüfprozesse ablaufen, statt über E-Mail-Weiterleitungen und Tabellen-Notizen.

Schritt 2: Fremdkosten direkt dem Projekt zuordnen, auch ohne Mitarbeiterbezug

Sobald eine externe Rechnung eingeht, ob von einem Freelancer, einem Hosting-Anbieter oder einem Subunternehmer, wird sie in der Buchhaltung verarbeitet und gleichzeitig als Beleg im Projekt erfasst. Der Betrag ist mit einem Datum, einer Kostenart und einem Projekt verknüpft.

Entscheidend dabei: Belege können in ZEP jetzt ohne Mitarbeiterzuordnung erstellt werden. Das ist der direkte Antwort auf das Hosting- und SaaS-Problem. Eine monatliche Hosting-Rechnung hat keinen Mitarbeitenden als Verursacher. Trotzdem ist sie eine Projektkosten-Position, die dem richtigen Projekt zugeordnet, in der Auswertung sichtbar und dem Kunden weiterberechnet werden soll. Mit der Möglichkeit, Belege ohne Mitarbeiterbezug direkt auf Projekte zu buchen, fällt diese Hürde weg.

ZEP erlaubt dabei die Erfassung mehrerer Einzelbeträge pro Beleg, auch zu unterschiedlichen Steuersätzen. Bei Fremdwährungsrechnungen erfolgt die Umrechnung automatisch. Dokumente können direkt angehängt werden, was den Belegfluss zur Buchhaltung vereinfacht. Ergebnis: Die Projektauswertung zeigt in Echtzeit, welche externen Kosten angefallen sind, auf Vorgangsebene oder aggregiert für das Gesamtprojekt.

Schritt 3: Projektkosten weiterberechnen statt intern schlucken

Der entscheidende Schritt für viele Dienstleistungsunternehmen geht über interne Kostentransparenz hinaus. Entscheidend ist die Möglichkeit, externe Kosten an den Kunden durchzureichen. Wer Hosting-Kosten für eine Kundeninfrastruktur trägt, sollte diese auch fakturieren können.

Das setzt voraus, dass beim Erfassen des Belegs sofort festgelegt wird, ob und in welcher Höhe dieser Posten weiterberechnet wird. In ZEP geschieht das direkt bei der Belegerfassung: Sie geben an, ob der Betrag identisch weiterfakturiert wird, ob ein abweichender externer Betrag gilt oder ob der Beleg rein intern verrechnet wird. Diese Entscheidung wird dokumentiert und fließt automatisch in die Projektabrechnung ein.

Das Ergebnis: Aus einer Kostenposition, die bisher intern verschwunden ist, wird ein fakturierbarer Posten mit Belegnachweis. Der Rechnungsanhang für den Kunden entsteht per Klick aus dem System, vollständig und prüfbar.

Schritt 4: Wiederkehrende Projektkosten monatlich planen

Laufende externe Kosten wie monatliche SaaS-Lizenzen oder Hosting-Abonnements lassen sich nicht als einmalige Belege behandeln. Sie müssen in der Projektkalkulation von Anfang an eingeplant sein.

Definieren Sie beim Projektstart, welche wiederkehrenden Kosten über die Projektlaufzeit anfallen. Hinterlegen Sie diese als geplante Positionen im Projektbudget. So behalten Sie die geplanten Personalkosten im Blick und gleichzeitig die Gesamtkosten des Projekts, inklusive aller externen Posten. Abweichungen zwischen Plan und Ist werden sofort sichtbar. Ein Soll-Ist-Vergleich, der nur Personalstunden abgleicht, ist kein vollständiges Projektcontrolling. Er ist eine Lückenauswertung.

Von der Kostenstelle zur echten Projektmarge

Das vollständige Bild verändert Entscheidungen

Wenn alle Kostenpositionen auf Projektebene sauber erfasst sind, entsteht eine andere Qualität von Steuerungsinformation. Der Projektleiter sieht nicht mehr nur, wie viele Stunden auf ein Projekt gebucht wurden. Er sieht die tatsächlichen Gesamtkosten: Personalaufwand intern, externe Fremdkosten, Belege nach Kategorien, geplanter Umsatz gegenüber abgerechneten Leistungen.

Das ist die Datenbasis, auf der Deckungsbeitragsanalysen verlässlich werden. Projekte, die schlechter laufen als geplant, werden früh erkannt und können korrigiert werden. Projekte, die rentabler sind als gedacht, liefern belastbare Referenzwerte für neue Angebote. Und vor allem: Kalkulationen für Folgeprojekte basieren auf echten Daten, nicht auf dem, was irgendwann vergessen wurde zu buchen.

Weiterberechnung als Umsatzhebel

Viele Unternehmen verschenken Umsatz, weil externe Kosten nicht konsequent weiterberechnet werden. Das passiert in den seltensten Fällen aus strategischer Entscheidung. Die eigentliche Ursache ist operative Unübersichtlichkeit: Es ist unklar, welche Belege weiterberechnet werden dürfen, welche bereits fakturiert wurden und welche durch das Raster gefallen sind.

Wenn externe Kosten direkt beim Erfassen als "weiterzufakturieren" markiert werden, entsteht keine Lücke mehr. Der nächste Abrechnungslauf enthält automatisch alle offenen Posten. Kunden erhalten vollständige Rechnungsanhänge mit Belegbelegen. Das stärkt die Transparenz im Kundenverhältnis und verhindert Diskussionen über Posten, die unklar dokumentiert sind.

Ein IT-Dienstleister mit 20 Projekten gleichzeitig, der pro Projekt im Schnitt 500 Euro externe Kosten monatlich nicht weiterberechnet, schenkt seinem Kunden 120.000 Euro im Jahr. Nicht aus Kulanz. Aus fehlendem Prozess.

Belastbare Grundlage für C-Level-Entscheidungen

Geschäftsführung und Controller brauchen keine Projektlisten mit hochgerechneten Stundenmargen. Sie brauchen Zahlen, die stimmen. Welche Projekte verdienen Geld, welche fressen es? Welche Kundensegmente sind wirklich profitabel? Welche Projekttypen sollte das Unternehmen bevorzugen?

Diese Fragen lassen sich ohne vollständige Kostenerfassung nicht beantworten. Personalzeiten allein sind zu einseitig. Wer externe Kosten, laufende Abonnements und Fremdleistungen nicht in die Projektauswertung integriert, sieht immer nur einen Ausschnitt. Entscheidungen auf Basis dieses Ausschnitts sind strukturell fehlgeleitet.

Vollständige Projektkosten sind damit kein operatives Detail. Sie sind die Grundlage für strategische Steuerung.

Fazit: Drei Maßnahmen für vollständige Projektkosten

Vollständige Projektkosten entstehen nicht durch mehr Aufwand. Sie entstehen durch klarere Prozesse und ein System, das externe Kosten genauso strukturiert behandelt wie Personalzeiten.

Maßnahme 1: Kostenarten und Verantwortlichkeiten festlegen.
Klären Sie intern, welche Kostenarten in Ihrem Projektgeschäft anfallen, wer Belege erfasst und innerhalb welcher Frist. Ohne diese Grundlage bleibt die Erfassung lückenhaft, egal welches Tool Sie einsetzen.

Maßnahme 2: Belege direkt bei Eingang auf Projekte buchen.
Jede externe Rechnung, die einem Projekt zugeordnet werden kann, wird beim Eingang erfasst. Nicht am Monatsende, nicht nach dem nächsten Controlling-Meeting. Diese Entscheidung verlagert die Erfassung dahin, wo die Information noch frisch ist.

Maßnahme 3: Weiterberechnungsstatus bei jeder Belegerfassung festlegen.
Die Frage "Berechnen wir das weiter?" wird einmal bei der Erfassung beantwortet und im System dokumentiert. Damit entfällt die manuelle Nacharbeit vor der Rechnungsstellung und kein abrechenbarer Posten geht verloren.

Unternehmen, die diese Maßnahmen konsequent umsetzen, arbeiten mit realen Projektmargen. Ihre Kalkulation wird präziser, ihre Abrechnungen vollständiger und ihre Entscheidungen belastbarer. Das ist kein Controlling-Luxus. Das ist die Grundlage dafür, Projektgeschäft profitabel zu betreiben.