Reisekostenabrechnung: Von Beleg bis Erstattung

Dienstreisen gehören in der Beratungsbranche zum Alltag. Als Deutsche Experten-Beratung, spezialisiert auf den Finanzdienstleistungssektor mit Schwerpunkten in Business Expansion, Operational Excellence und IT-Transformation, kennt Teamwill Germany die Herausforderungen komplexer Reisekostenabrechnungen. Seit dem 01.01.2008 nutzt das Unternehmen ZEP für die Projektzeiterfassung, Standortverwaltung, Reisekostenerfassung und weitere Belegerfassung. Mit 122 Mitarbeitenden, die regelmäßig bei Kunden vor Ort im Einsatz sind, hat das Beratungshaus umfangreiche Erfahrungen mit der digitalen Abrechnung von Dienstreisen gesammelt.

Eine korrekte Reisekostenabrechnung sorgt für Transparenz, Compliance und zufriedene Mitarbeitende. Manuelle Prozesse mit Papierbelegen und Excel-Listen sind zeitaufwendig und fehleranfällig. Digitale Lösungen automatisieren den gesamten Prozess von der Belegerfassung bis zur Freigabe und schaffen klare Strukturen.

Was gehört zur Reisekostenabrechnung?

Definition und gesetzliche Grundlage

Die Dienstreiseabrechnung umfasst alle Kosten, die Mitarbeitenden im Rahmen einer beruflich veranlassten Reise entstehen. Rechtliche Grundlage bildet § 9 Absatz 1 Satz 3 Nr. 4a des Einkommensteuergesetzes (EStG), der Reisekosten als Werbungskosten definiert. Arbeitgeber können diese Kosten steuerfrei erstatten, wenn sie den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Besonders im Finanzdienstleistungssektor, wo Compliance und Nachvollziehbarkeit oberste Priorität haben, müssen Reisekostenabrechnungen allen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Eine saubere Dokumentation ist unverzichtbar.

Abgrenzung: Dienstreise versus Dienstgang

Nicht jede Fahrt außerhalb des Büros ist eine Dienstreise. Ein Dienstgang liegt vor, wenn Mitarbeitende innerhalb ihrer regulären Arbeitszeit zu einem Termin fahren und am selben Tag zur ersten Tätigkeitsstätte zurückkehren. Eine Dienstreise hingegen führt zu einem auswärtigen Tätigkeitsort und dauert in der Regel länger. Diese Unterscheidung ist wichtig, weil unterschiedliche Pauschalen und Erstattungsregeln gelten.

Pflichtangaben in der Abrechnung

Jede Abrechnung von Reisekosten muss bestimmte Informationen enthalten, damit sie vom Finanzamt anerkannt wird. Dazu gehören: Name des Reisenden, Reiseziel und Zweck der Dienstreise, Datum und Uhrzeit von Beginn und Ende, verwendetes Verkehrsmittel, detaillierte Aufstellung aller Kosten sowie die entsprechenden Belege. Fehlen diese Angaben, kann das Finanzamt die steuerfreie Erstattung ablehnen.

Diese Kostenarten sind erstattungsfähig

Fahrtkosten bei der Dienstfahrt Abrechnung

Fahrtkosten machen meist den größten Anteil bei der Reisekostenabrechnung aus. Für Fahrten mit dem eigenen PKW gilt die Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer. Alternativ können die tatsächlichen Kosten angesetzt werden, was jedoch eine detaillierte Nachweisführung erfordert. Für öffentliche Verkehrsmittel wie Bahn oder Flug werden die tatsächlichen Kosten erstattet, ebenso für Mietwagen, Taxis oder Parkgebühren.

Verpflegungsmehraufwand

Wer beruflich unterwegs ist, kann nicht wie gewohnt zu Hause essen und muss auf teurere Alternativen ausweichen. Für diesen Verpflegungsmehraufwand gelten bundesweit einheitliche Pauschalen, die sich nach der Abwesenheitsdauer richten. Bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden können 14 Euro angesetzt werden. Ab 24 Stunden Abwesenheit oder bei Übernachtung gelten 28 Euro pro Tag. Für An- und Abreisetage gilt ebenfalls die 14-Euro-Pauschale, unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitsdauer. Wichtig: Stellt der Arbeitgeber oder ein Geschäftspartner Mahlzeiten, werden die Pauschalen entsprechend gekürzt.

Übernachtungskosten

Die tatsächlichen Kosten für Hotelübernachtungen können in voller Höhe erstattet werden, sofern eine Rechnung vorliegt. Dabei sind nur die reinen Übernachtungskosten relevant, nicht eventuelle Zusatzleistungen wie Minibar oder Pay-TV. Für das Frühstück gilt eine Kürzungsregel: Es wird mit 20 Prozent der Verpflegungspauschale verrechnet, also 5,60 Euro. Alternativ kann eine tatsächliche Frühstücksrechnung eingereicht werden.

Reisenebenkosten

Neben den Hauptkostenpositionen fallen oft weitere Ausgaben an. Parkgebühren, Mautgebühren, Gepäckaufbewahrung oder notwendige Geschäftstelefonate sind erstattungsfähig. Auch Kosten für Visa, Reiseversicherungen oder notwendige Impfungen bei Auslandsreisen gehören dazu. Entscheidend ist die berufliche Veranlassung, die sich im Zweifelsfall nachweisen lassen muss.

Übersicht steuerlich abzugsfähiger Reisekosten

Praxistipps: Schritt für Schritt zur korrekten Reisekostenabrechnung

Belege sammeln und prüfen

Der erste Schritt beginnt bereits während der Dienstreise: Alle Belege müssen systematisch gesammelt werden. Quittungen gehen schnell verloren oder werden unleserlich. Deshalb ist die sofortige digitale Erfassung entscheidend. Fotografieren Sie Belege direkt mit dem Smartphone ab, um sie nicht zu verlieren. Achten Sie darauf, dass die Belege alle notwendigen Angaben enthalten. Kassenzettel bleichen oft aus, deshalb ist eine digitale Kopie unverzichtbar. Für Fahrten mit dem eigenen PKW führen Sie ein Fahrtenbuch oder notieren zumindest Datum, Strecke und Kilometerstand.

Reisekostenformular oder digitale Lösung nutzen

Traditionell erfolgt die Dienstreise Abrechnung über ein Papierformular oder eine Excel-Tabelle. Diese müssen alle Pflichtangaben enthalten und mit den Belegen eingereicht werden. Deutlich effizienter sind digitale Lösungen, die Belege per Foto erfassen, Pauschalen automatisch berechnen und die Abrechnung direkt an die zuständige Stelle weiterleiten. So entfällt das manuelle Ausfüllen von Formularen komplett.

Bei Teamwill Germany erfassen die Mitarbeitenden Belege per App, ZEP berechnet Pauschalen automatisch und leitet die Abrechnung direkt weiter. Die automatische VMA-Berechnung sowie Kilometergeld-Berechnung sparen Zeit und reduzieren Fehlerquellen erheblich.

Steuerliche Pauschalen anwenden

Bei der Reiseabrechnung müssen die richtigen Pauschalen angesetzt werden. Für die Verpflegung gelten die oben genannten Sätze von 14 oder 28 Euro. Bei Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen, die das Bundesfinanzministerium jährlich veröffentlicht. Prüfen Sie, ob Mahlzeiten gestellt wurden, die zu einer Kürzung führen. Für die Fahrtkosten können Sie entweder die Kilometerpauschale oder die tatsächlichen Kosten ansetzen.

Einreichung und Freigabeprozess im Unternehmen

Nach Abschluss der Reise reichen Sie die vollständige Abrechnung bei der zuständigen Stelle ein, meist in der Buchhaltung oder beim direkten Vorgesetzten. In vielen Unternehmen durchläuft die Abrechnung einen Freigabeprozess: Die Führungskraft prüft die sachliche Richtigkeit, die Buchhaltung kontrolliert die formale Korrektheit. Erst nach erfolgter Freigabe erfolgt die Erstattung. Digitale Workflows beschleunigen diesen Prozess erheblich und sorgen für Transparenz über den aktuellen Status.

Typische Fehler bei der Dienstreiseabrechnung vermeiden

Fehlende Belege

Der häufigste Fehler bei der Abrechnung Reisekosten: Belege gehen verloren oder werden gar nicht erst eingefordert. Ohne Nachweis keine Erstattung. Besonders problematisch sind Bargeldausgaben wie Parkscheine oder Taxiquittungen. Mobile Apps helfen dabei, Belege sofort zu fotografieren und zuzuordnen.

Falsche Pauschalen

Die Verpflegungspauschalen sind an Zeitgrenzen gebunden. Wer nur sieben Stunden und 59 Minuten abwesend ist, erhält keine Pauschale. Auch die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten wird häufig vergessen. Bei Auslandsreisen gelten andere Sätze als im Inland. Diese Fehler fallen spätestens bei der Steuerprüfung auf und müssen dann korrigiert werden.

Digitale Systeme mit automatischer Berechnung verhindern solche Fehler, da die Software die Pauschalen basierend auf den erfassten Zeiten automatisch ermittelt.

Doppelte Abrechnungen

In größeren Teams kommt es vor, dass dieselben Kosten mehrfach abgerechnet werden. Beispielsweise bucht ein Mitarbeiter den Flug mit der Firmenkreditkarte und reicht gleichzeitig die Rechnung zur Erstattung ein. Oder Teamkosten wie ein gemeinsames Abendessen werden von mehreren Personen eingereicht. Klare Prozesse und digitale Systeme mit automatischer Dublettenprüfung verhindern solche Fehler.

Fehlende Genehmigungen

Nicht jede Reise ist automatisch genehmigt. Viele Unternehmen verlangen eine Vorabgenehmigung durch die Führungskraft, insbesondere bei teuren Reisen oder Auslandsaufenthalten. Wer ohne Genehmigung reist, riskiert, auf den Kosten sitzenzubleiben. Implementieren Sie einen verbindlichen Genehmigungsprozess und dokumentieren Sie Freigaben digital.

{{blog-cta}}

Digitale Reisekostenabrechnung: Weniger Aufwand, mehr Transparenz

Integration mit Zeiterfassung und Projektabrechnung

Besonders effizient wird die Reisekostenabrechnung bei einer Dienstreise, wenn sie mit anderen Systemen verknüpft ist. Die Integration mit der Zeiterfassung ermöglicht es, Reisezeiten automatisch zu erfassen und Abwesenheiten zu dokumentieren. Noch wichtiger ist die Verknüpfung mit der Projektabrechnung: Reisekosten können direkt Projekten und Kunden zugeordnet werden. So fließen sie automatisch in die Kalkulation ein und lassen sich dem Auftraggeber in Rechnung stellen.

Bei Teamwill Germany ermöglicht die transparente, minutengenaue und projektbezogene Zeiterfassung eine präzise Zuordnung aller Aufwände zu den jeweiligen Kundenprojekten. Reisezeiten werden direkt in der Zeiterfassung als Dienstreise markiert und die Reisekosten fließen automatisch in die Projektabrechnung ein.

Automatische Belegerkennung und Genehmigungs-Workflows

Moderne Systeme nutzen OCR-Technologie, um Belege auszulesen. Mitarbeitende fotografieren die Quittung, die Software extrahiert alle relevanten Daten. Die Zuordnung zu Kostenstellen oder Projekten erfolgt mit wenigen Tipps. Der konfigurierbare Freigabe-Workflow sorgt dafür, dass Abrechnungen automatisch an die richtige Stelle weitergeleitet werden. E-Mail-Benachrichtigungen informieren über den aktuellen Status. So wird aus einem mehrtägigen Prozess eine Sache von Minuten.

ZEP bei Teamwill Germany: Eine durchgängige Lösung

Seit dem 01.01.2008 nutzt Teamwill Germany ZEP für die Hauptverwendung in der Projektzeiterfassung, Standortverwaltung, Reisekostenerfassung und weiteren Belegerfassung. Die Handy-App ermöglicht eine bequeme Zeiterfassung auch unterwegs. Besonders hilfreich ist dabei, dass die Handy-Kamera direkt zur Belegerfassung genutzt werden kann. Belege werden fotografiert und in der App hochgeladen, was die spätere Abrechnung erheblich beschleunigt.

Das System berechnet Fahrtkosten und Verpflegungspauschalen automatisch basierend auf den erfassten Zeiten. Die automatische VMA-Berechnung sowie die Kilometergeld-Berechnung erfolgen ohne manuelle Eingriffe. Die Abrechnung durchläuft einen definierten Freigabeprozess, bei dem Führungskräfte Push-Benachrichtigungen erhalten. Nach der Freigabe fließen die Daten automatisch in die Lohnbuchhaltung und die Projektabrechnung.

Alle Funktionen sind in einem Tool vereint: Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Reisekostenabrechnung und weitere Belegerfassung. Diese zentrale Lösung vermeidet Systembrüche und erhöht die Datenqualität. Dank der DATEV-Schnittstelle werden alle Buchungen direkt an die Finanzbuchhaltung übermittelt. Der gesamte Prozess vom Beleg bis zur Erstattung läuft digital, nachvollziehbar und ohne Medienbrüche.

Die Mitarbeitenden schätzen die bequeme Reisekostenabrechnung, besonders die intuitive Nutzeroberfläche mit geringem Schulungsaufwand. Das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement ist direkt integriert, was den Verwaltungsaufwand reduziert.

Reisekosten und Lohnabrechnung: Das müssen Sie beachten

Behandlung steuerfreier und steuerpflichtiger Reisekosten

Die meisten Reisekosten können steuerfrei erstattet werden, wenn sie den gesetzlichen Regelungen entsprechen. Das gilt für Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten. Steuerlich relevant wird es, wenn Pauschalen überschritten werden oder Belege fehlen. Dann gilt die Erstattung als steuerpflichtiger Arbeitslohn und muss über die Reisekosten Lohnabrechnung versteuert werden. Auch bei Sachzuwendungen wie Prämienmeilen oder Bonuspunkten können steuerliche Pflichten entstehen.

Verknüpfung mit der Lohnbuchhaltung

Reisekostenabrechnungen müssen in der monatlichen Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Steuerfreie Erstattungen erscheinen als eigene Position, ohne das steuerpflichtige Gehalt zu erhöhen. Steuerpflichtige Anteile werden zum Bruttolohn addiert und entsprechend versteuert. Die zeitnahe Übermittlung der Reisekostendaten an die Lohnbuchhaltung ist wichtig, damit die Erstattung mit dem nächsten Gehalt ausgezahlt werden kann. Verzögerungen führen zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitenden.

Digitale Schnittstellen (DATEV, Lexware)

Die manuelle Übertragung von Reisekostendaten in die Lohn- und Finanzbuchhaltung ist fehleranfällig und zeitaufwendig. Moderne Systeme bieten Schnittstellen zu DATEV, Lexware und anderen Buchhaltungsprogrammen. Die freigegebenen Abrechnungen werden automatisch exportiert und mit den richtigen Konten verknüpft. Das spart nicht nur Zeit, sondern gewährleistet auch eine konsistente Datenhaltung. Änderungen an Abrechnungen werden nachvollziehbar dokumentiert, was bei Betriebsprüfungen wichtig ist.

Best Practices für die Reisekostenabrechnung

Einheitliche Richtlinien für Dienstreisen

Legen Sie klare Reiserichtlinien fest, die regeln, welche Reisen genehmigungspflichtig sind, welche Verkehrsmittel genutzt werden dürfen und welche Obergrenzen für Unterkünfte gelten. Kommunizieren Sie diese Richtlinien transparent und machen Sie sie für alle zugänglich. So vermeiden Sie Diskussionen und schaffen Planungssicherheit. Aktualisieren Sie die Richtlinien regelmäßig, wenn sich gesetzliche Vorgaben oder Unternehmensbedürfnisse ändern.

Bei der Auswahl eines digitalen Systems für die Reisekostenabrechnung sollten Unternehmen auf Stabilität und langfristige Verfügbarkeit achten. Die über Jahre hinweg zuverlässige Funktionalität ist ein wichtiges Qualitätsmerkmal. Ebenso entscheidend ist ein Support, der partnerschaftlich arbeitet und schnell auf Feedback reagiert. Die beste Software nützt wenig, wenn bei Fragen oder Problemen keine Unterstützung verfügbar ist.

Mobile App zur Belegerfassung

Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden eine mobile App zur Verfügung, mit der sie Belege direkt vor Ort erfassen können. Das verhindert den Verlust von Quittungen und beschleunigt die spätere Abrechnung. Die App sollte offline funktionieren und Belege automatisch synchronisieren, sobald wieder Internetverbindung besteht. Eine intuitive Bedienung erhöht die Akzeptanz und sorgt dafür, dass das Tool tatsächlich genutzt wird.

Transparente Freigabeprozesse

Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten im Freigabeprozess. Wer prüft die sachliche Richtigkeit? Wer kontrolliert die Einhaltung der Reiserichtlinien? Wer gibt final frei? Automatisierte Workflows leiten Abrechnungen automatisch an die richtigen Personen weiter und senden Erinnerungen bei überfälligen Freigaben. Mitarbeitende sollten jederzeit einsehen können, in welchem Status sich ihre Abrechnung befindet.

Reporting und Kostenkontrolle

Nutzen Sie die Daten aus Ihren Reisekostenabrechnungen für aussagekräftige Auswertungen. Wie hoch sind die Reisekosten pro Projekt? Welche Kostenstellen verursachen den höchsten Reiseaufwand? Gibt es Einsparpotenziale durch günstigere Verkehrsmittel oder Hotels? Ein systematisches Reporting hilft, Budgets einzuhalten und Kostenentwicklungen frühzeitig zu erkennen. Dashboards visualisieren die wichtigsten Kennzahlen und ermöglichen datenbasierte Entscheidungen.

Übersichtliche Reporting- und Exportfunktionen für Controlling sowie Management und manuelle Rechnungslegung sind dabei essentiell. Die Möglichkeit, alle projektbezogenen Daten an einem Ort zu haben, macht die Auswertung deutlich effizienter. Besonders in projektorientierten Branchen wie Beratung oder IT-Dienstleistung ist es entscheidend, Reisekosten direkt Projekten zuzuordnen und in die Kalkulation einfließen zu lassen. Die schnelle Anlegung neuer Projekte und die flexible Anpassung an projektspezifische Anforderungen unterstützen diesen Prozess optimal.

Fazit: Reisekostenabrechnung als Teil effizienter Projektorganisation

Eine strukturierte Reisekostenabrechnung ist mehr als Verwaltung. Sie schafft Transparenz über projektbezogene Kosten, sorgt für steuerliche Compliance und trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit bei. Manuelle Prozesse mit Papierbelegen und Excel-Listen sind zeitaufwendig und fehleranfällig.

Moderne PSA-Software verbindet Zeiterfassung, Projektcontrolling und Reisekostenabrechnung in einem System. Das eliminiert Medienbrüche, beschleunigt Freigabeprozesse und liefert wertvolle Daten für die Projektsteuerung.

Die Erfahrung bei Teamwill Germany zeigt: Seit dem 01.01.2008 arbeitet das Unternehmen mit ZEP als digitaler Lösung für die Projektzeiterfassung, Standortmanagement, Reisekostenerfassung und weitere Belegerfassung. Über 17 Jahre hinweg hat sich diese Investition bewährt. Der Verwaltungsaufwand ist deutlich gesunken, die Datenqualität hat sich verbessert und die 122 Mitarbeitenden schätzen die einfache Handhabung über die Handy-App.

Für Unternehmen, die projektbasiert arbeiten und regelmäßig Dienstreisen durchführen, ist eine integrierte Lösung unverzichtbar. Die Verbindung von Zeiterfassung, Projektcontrolling und Reisekostenabrechnung eliminiert Medienbrüche, beschleunigt Prozesse und liefert wertvolle Daten für die Unternehmenssteuerung.