Wer im Projektgeschäft auf Time-and-Material setzt, arbeitet mit einem Modell, das auf den ersten Blick transparent wirkt: geleistete Stunden mal vereinbarter Satz gleich Rechnung. Die Praxis sieht anders aus. Fehlende Buchungen, unklare Projektzuordnungen und lückenhafte Leistungsnachweise führen dazu, dass ein erheblicher Teil erbrachter Leistungen entweder gar nicht oder mit Verzögerung in Rechnung gestellt wird.
Für IT-Consulting-Unternehmen, Management-Beratungen und Ingenieurbüros mit parallelen Projekten ist das kein Einzelfall. Es ist ein strukturelles Erlösproblem.
Das Wichtigste zur T&M-Abrechnung im Überblick:
- Abrechenbare Stunden müssen projekt-, rollen- und zeitraumbezogen dokumentiert sein
- Fehlende oder nachträgliche Zeiterfassung erzeugt Beweislastprobleme gegenüber dem Kunden
- Jede Stunde, die nicht gebucht wurde, ist eine Stunde, die rechtlich nicht durchsetzbar ist
- Die Rechnungsstellung hängt direkt von der Qualität der Zeitdaten ab
- Systeme, die Zeiterfassung und Abrechnung trennen, erzeugen zwingend Medienbrüche
Warum T&M-Projekte teurer werden als gedacht
Das Abrechnungsmodell Time-and-Material ist im IT-Projektgeschäft und in der Unternehmensberatung weit verbreitet, weil es Flexibilität erlaubt. Anforderungen ändern sich, Scope wächst, Change Requests kommen dazu. Der Auftraggeber zahlt, was tatsächlich erbracht wurde.
Das setzt voraus, dass der Auftragnehmer genau weiß, was tatsächlich erbracht wurde. Und dass er es belegen kann.
In der Praxis entstehen drei Muster, die Umsatz kosten:
- Lücken in der Zeiterfassung. Mitarbeitende buchen am Freitagnachmittag oder nach Abschluss eines Arbeitspakets nach. Was genau wann getan wurde, ist schwer zu rekonstruieren. Besonders bei Freelancern und externen Ressourcen fehlen Einträge häufig komplett, bis das Projekt zur Abrechnung kommt.
- Unklare Projektzuordnungen. Wer an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet, ordnet Stunden manchmal pauschal oder nach Gefühl zu. Interne Abstimmungen, Hypercare-Phasen und Übergabegespräche landen nirgendwo oder im falschen Projekt.
- Keine Grundlage für Leistungsnachweise. Kunden im IT-Bereich fordern zunehmend detaillierte Stundenberichte als Voraussetzung für die Zahlungsfreigabe. Wer diese Nachweise nicht liefert, gerät in Verzug, auch wenn die Leistung erbracht wurde.
Das Ergebnis ist immer dasselbe: Der Rechnungsbetrag liegt unter dem, was kalkuliert wurde. Die Ursache ist fehlende Dokumentation, kein Leistungsdefizit.
Für Unternehmen, die nach einem erfolgreichen Projektabschluss feststellen, dass 8 bis 12 Prozent der geleisteten Stunden nicht abgerechnet wurden, ist das ein unmittelbarer Ergebnisverlust. Bei einer durchschnittlichen Tagessatzkalkulation von 1.200 Euro und einem Team von 20 Beratern mit 80 Prozent Auslastung entspricht das schnell einem sechsstelligen Betrag im Jahr, der nicht eingefordert wurde.
Was T&M rechtlich verlangt und was das für die Abrechnung bedeutet
Time-and-Material-Verträge sind im deutschen Recht in der Regel als Dienstverträge nach § 611 BGB oder als Werkverträge nach § 631 BGB strukturiert. Welche Vertragsform vorliegt, hat direkte Auswirkungen auf die Beweislast.
Der Unterschied ist in der Praxis erheblich. Beim Dienstvertrag schuldet der Auftragnehmer die Erbringung einer Tätigkeit, kein abgeschlossenes Ergebnis. Die Vergütung entsteht durch die geleistete Arbeit. Beim Werkvertrag hingegen steht die Herstellung eines definierten Werks im Mittelpunkt. Bei T&M-Projekten mit wechselndem Scope ist die Einordnung als Dienstvertrag verbreiteter, aber Mischformen sind häufig.
Was beide Vertragstypen gemeinsam haben: Die Dokumentation der erbrachten Leistung ist die Grundlage für die Vergütung. Wer nicht belegen kann, was wann geleistet wurde, hat im Streitfall ein strukturelles Problem.
Stundennachweis und Genehmigungsprozess: Was vertraglich geregelt sein sollte
Viele T&M-Verträge enthalten eine Klausel zur Stundenfreigabe durch den Auftraggeber. Geleistete Stunden werden monatlich oder nach Abschluss eines Arbeitspaketes vom Kunden geprüft und freigegeben, bevor die Rechnung gestellt wird. Dieses Modell schützt beide Seiten, setzt aber voraus, dass der Auftragnehmer pünktlich und vollständig dokumentiert.
In der Praxis entstehen hier zwei Reibungspunkte:
Erstens: Stunden, die nicht spätestens zum vereinbarten Einreichetermin vorliegen, werden im laufenden Zyklus nicht freigegeben. Das verschiebt den Rechnungsbetrag in den nächsten Monat und verlängert die Debitorenlaufzeit.
Zweitens: Stunden, die ohne ausreichende Tätigkeitsbeschreibung eingereicht werden, werden vom Auftraggeber zurückgefragt. Jede Rückfrage kostet Zeit und verzögert die Zahlung.
Beides ist vermeidbar, wenn die Zeiterfassung von Beginn an im richtigen Detailgrad erfolgt. Tätigkeitsbeschreibungen, Projektteil-Zuordnungen und Zeitstempel sind keine optionalen Felder, sondern Voraussetzung für die Freigabe.
Bei Dienstverträgen schuldet der Auftragnehmer die Leistungserbringung, nicht ein bestimmtes Ergebnis. Wer abrechnet, muss nachweisen, dass und wann die Leistung erbracht wurde. Ein pauschaler Stundenbericht reicht dabei häufig nicht aus. Kunden können Detailnachweise verlangen, und Gerichte haben in Streitfällen zugunsten des Auftraggebers entschieden, wenn die Dokumentation unzureichend war.
Für die Praxis bedeutet das:
- Granularität ist keine Kulanzfrage. Wer auf Projektzeiterfassung nach Arbeitspaket, Rolle und Datum verzichtet, kann im Streitfall nicht belegen, was wann geleistet wurde. Die Beweislastumkehr liegt beim Auftragnehmer.
- Change Requests brauchen eigene Zeitbuchungen. Stunden, die außerhalb des ursprünglichen Projektumfangs entstehen, müssen separat dokumentiert sein. Wer Change Requests im allgemeinen Projekttime erfasst, verliert die Grundlage für die Zusatzabrechnung.
- Abrechnungszyklen müssen zur Zeitdatenbasis passen. Wer monatlich abrechnet, braucht tagesaktuelle Zeitdaten. Wer rückwirkend bucht, rechnet mit unsicherer Grundlage.
Hinzu kommt: Viele IT-Projekte laufen über Rahmenverträge mit vereinbarten Stundenkontingenten. Wird das Kontingent überschritten, ohne dass der Auftraggeber vorab informiert wurde, entsteht Diskussionsbedarf, der die Zahlung verzögert oder Stornierungen auslöst.
Wo die Abrechnung im Alltag aufreibt und was das kostet
Ein IT-Consulting-Unternehmen mit 60 Beratern, durchschnittlich 5 parallelen Projekten und monatlicher Abrechnung. Die Zeitdaten kommen aus einer Mischung aus Excel-Tabellen, Jira-Kommentaren und Nacherfassungen per E-Mail.
Vor dem Abrechnungslauf verbringt das kaufmännische Team mehrere Tage damit, Stundenlisten zu konsolidieren, Projektleiter nach fehlenden Buchungen zu fragen und Unstimmigkeiten zwischen internen Reports und Kundenerwartungen zu klären. Nicht selten werden einzelne Positionen aus Kulanz oder Beweismangel gestrichen.
Das ist kein Einzelfall. Laut einer Erhebung des Bitkom geben mehr als die Hälfte der IT-Dienstleistungsunternehmen an, dass administrative Prozesse einen signifikanten Anteil der operativen Kapazität binden. Die T&M-Abrechnung ist einer der aufwendigsten davon.
Die konkreten Kostenblöcke:
Interner Aufwand für Nacherfassung und Konsolidierung. Projektleiter und kaufmännische Mitarbeitende verbringen Stunden damit, Daten zusammenzuführen, die in einem funktionierenden System automatisch vorliegen würden.
Stunden, die nicht abgerechnet werden. Abgestimmte Schätzungen in der Branche gehen davon aus, dass in Unternehmen ohne strukturierte Projektzeiterfassung zwischen 5 und 15 Prozent der tatsächlich erbrachten Leistungen nicht in Rechnung gestellt werden. Bei einem Jahresumsatz von 3 Millionen Euro entspricht das bis zu 450.000 Euro entgangener Erlöse.
Verzögerte Zahlungseingänge. Rechnungen, die strittig sind oder deren Nachweise fehlen, werden vom Auftraggeber zurückgehalten. Das verschlechtert den Cash Flow und belastet die Liquidität.
Eskalationskosten bei Kundenstreitigkeiten. Wer keine belastbaren Leistungsnachweise für IT-Projekte vorlegen kann, verliert Auseinandersetzungen mit Kunden nicht selten schon im Vorfeld einer formellen Klärung, weil die interne Datenbasis zu schwach ist.
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Wie strukturierte T&M-Projektabrechnung im Betrieb aussieht
Die Lösung ist kein neues Abrechnungsmodell. Es geht darum, die Zeitdaten so zu erfassen, dass sie ohne Nachbearbeitung abrechnungsreif sind.
Das bedeutet in der Praxis vier Dinge:
- Tagesaktuelle Projektzeiterfassung nach Arbeitspaket und Rolle.
Mitarbeitende buchen täglich, nicht wöchentlich. Jede Buchung ist einem Projekt, einem Arbeitspaket und, wenn vertraglich relevant, einem Stundensatz zugeordnet. Das schafft die Grundlage für Leistungsnachweise, die ohne Rückfragen aus dem System erzeugt werden können. - Separate Erfassung von Change-Request-Stunden.
Stunden außerhalb des vereinbarten Umfangs werden von Beginn an separat gebucht. Projektleiter sehen in Echtzeit, wenn ein Change Request abrechnungsreif ist, und können den Prozess zur Freigabe beim Kunden anstoßen, bevor die Stunden in der Gesamtabrechnung untergehen. - Automatisierter Leistungsnachweis aus der Zeitbuchung.
Ein System, das Zeiterfassung und Projektcontrolling verbindet, kann Leistungsnachweise nach Kundenvorgaben generieren, ohne dass ein Mitarbeitender manuell Listen erstellt. Der Nachweis ist ein Exportformat, kein Redaktionsprojekt. - Abrechnungsstatus als Projektkennzahl.
Projektleiter sehen jederzeit, welche Stunden abrechenbar, bereits abgerechnet oder noch offen sind. Die Frage "Wie viel können wir diesen Monat stellen?" ist damit keine Schätzung mehr, sondern eine Zahl aus dem System.
ZEP bildet genau diesen Zusammenhang ab. Die Projektzeiterfassung ist direkt mit dem Projektcontrolling verknüpft. Stunden, die Mitarbeitende über die mobile App oder das Terminal buchen, sind sofort einem Projekt und, wenn konfiguriert, einem Abrechnungsstatus zugeordnet. Der Abrechnungslauf zieht aus dieser Datenbasis, ohne Konsolidierungsschritt.
In ZEP Professional läuft der vollständige Project-to-Bill-Prozess auf einer Datenbasis: von der Zeitbuchung über das Controlling bis zur ausgehenden Rechnung. Wer heute monatlich drei Tage für Abrechnungsvorbereitung aufwendet, reduziert das auf einen halben Tag, weil die Daten bereits vorliegen.
Freelancer und externe Ressourcen einbinden.
IT-Consulting-Unternehmen arbeiten häufig mit Freelancern und Partnerressourcen. Diese Ressourcen buchen ihre Stunden in eigenen Formaten oder liefern sie per E-Mail nach. Die Konsolidierung vor dem Abrechnungslauf kostet Zeit und erzeugt Übertragungsfehler.
ZEP unterstützt die Einbindung externer Ressourcen über eigene Zugänge mit definierten Berechtigungen. Freelancer buchen ihre Stunden direkt im Projektsystem des Auftraggebers. Die Zeitdaten sind sofort projektzugeordnet und abrechnungsreif, ohne nachträgliche Übertragung aus Fremddateien.
Ressourcenplanung als Steuerungsinstrument.
T&M-Abrechnung setzt voraus, dass die richtigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt auf dem Projekt sind. Wenn Kapazitäten unklar oder falsch zugeteilt sind, entstehen Phasen ohne abrechenbare Leistung. Projektleiter, die erst rückblickend sehen, wo Engpässe entstanden sind, können auf der Zeitachse nichts mehr korrigieren.
ZEP Compact stellt die Ressourcenplanung direkt neben die Projektzeiterfassung. Geplante Kapazitäten und tatsächliche Buchungen lassen sich vergleichen. Abweichungen sind früh sichtbar, bevor sie in der Abrechnung als Lücke auftauchen.
Wann Excel als Abrechnungsbasis ausgedient hat
Die meisten Unternehmen, die T&M-Projekte über Excel abrechnen, wissen, dass es nicht ideal ist. Sie machen es trotzdem, weil der Wechsel aufwendig scheint und das System bisher irgendwie funktioniert hat.
Drei Signale zeigen, wann "irgendwie funktioniert" nicht mehr ausreicht:
Der Abrechnungszyklus verlängert sich regelmäßig. Wenn das kaufmännische Team vor jedem Abrechnungslauf mehr als einen Tag damit verbringt, Daten zu beschaffen und abzugleichen, ist die operative Grenze erreicht.
Kunden fordern detailliertere Nachweise. Besonders in IT-Projekten mit Rahmenverträgen oder bei öffentlichen Auftraggebern steigen die Anforderungen an Dokumentation. Wer hier nicht liefern kann, riskiert Zahlungsverzögerungen.
Die Projektanzahl wächst, aber die Übersicht nicht. Ab einer bestimmten Projektdichte, in der Regel mehr als 10 parallele Projekte pro Verwalter, verliert Excel die Kontrollfunktion. Abrechenbare Stunden gehen in der Masse unter.
Der Wechsel zu einer strukturierten Projektzeiterfassung funktioniert modular. Mit ZEP Clock beginnt das Unternehmen mit der strukturierten Erfassung von Zeiten, Abwesenheiten und Reisekosten. ZEP Compact fügt Projektcontrolling und Ressourcenplanung hinzu. ZEP Professional schließt den Kreis mit Angebotswesen, Rechnungsstellung und vollständigem Project-to-Bill-Prozess.
Was IT-Consultings und Beratungen konkret gewinnen
Der direkte Effekt einer strukturierten T&M-Projektabrechnung zeigt sich in drei Bereichen.
Kürzere Debitorenlaufzeiten. Rechnungen, die vollständige und korrekte Leistungsnachweise enthalten, werden schneller freigegeben. In Unternehmen, die von manueller zu systemgestützter Dokumentation gewechselt haben, verkürzt sich der durchschnittliche Zahlungseingang nachweislich. Der Effekt auf den Cash Flow ist bei projektgetriebenen Unternehmen mit langen Projektlaufzeiten besonders spürbar.
Höhere Abrechnungsquote. Wer alle erbrachten Stunden lückenlos dokumentiert, stellt auch alle erbrachten Stunden in Rechnung. Das klingt selbstverständlich, ist es aber in der Praxis häufig nicht. Stunden, die nachträglich rekonstruiert werden müssen, landen seltener in der Rechnung als Stunden, die täglich gebucht wurden.
Weniger Eskalationen im Kundenverhältnis. Strittige Rechnungen entstehen überwiegend dort, wo Leistungsnachweise lückenhaft oder nicht nachvollziehbar sind. Ein System, das Leistungsnachweise automatisch aus der Zeiterfassung generiert, reduziert den Anlass für Auseinandersetzungen strukturell. Das verbessert die Kundenbeziehung und spart interne Klärungskapazität.
Für Geschäftsführer und Operations-Verantwortliche in IT-Consulting-Unternehmen und Beratungen bedeutet das: Die Investition in eine integrierte Projektzeit- und Abrechnungsplattform ist kein Effizienzthema, sondern ein Erlösthema. Jede Stunde, die heute nicht dokumentiert wird, fehlt in der nächsten Rechnung.
Fazit: Weniger Datenlücken, mehr abrechenbare Stunden
Time and Material Abrechnung ist kein Selbstläufer. Sie funktioniert nur dann zuverlässig, wenn die Zeitdaten vollständig, tagesaktuell und projektzugeordnet vorliegen.
Drei Maßnahmen, die Sie sofort einführen können:
Eine strukturierte Zeiterfassung zahlt sich in T&M-Projekten schneller zurück als in jedem anderen Abrechnungsmodell. Jede erfasste Stunde ist eine Stunde, die in Rechnung gestellt werden kann. Jede nicht erfasste Stunde ist dauerhaft verloren.
- Führen Sie tagesaktuelle Buchungspflicht ein, kein Nacherfassen am Wochenende.
- Trennen Sie Change-Request-Stunden von Beginn an von regulären Projektstunden.
- Prüfen Sie, welcher Anteil Ihrer monatlichen Abrechnungsarbeit aus Datenbeschaffung besteht. Dieser Anteil ist direkt reduzierbar.
Wer den Schritt zur integrierten Projektzeiterfassung geht, stellt die Abrechnung auf eine belastbare Grundlage. Ab dem ersten Monat mit vollständigen Daten zeigt sich das im Rechnungsbetrag.
FAQ
Was muss bei der Time-and-Material-Abrechnung dokumentiert werden?
Für eine rechtssichere T&M-Abrechnung müssen geleistete Stunden je Mitarbeitenden, Projekt, Arbeitspaket und Datum dokumentiert sein. Bei Change Requests ist eine separate Buchung erforderlich. Als Grundlage dienen die Regelungen aus § 611 und § 631 BGB, je nach Vertragstyp. Ein detaillierter Leistungsnachweis ist in der Praxis die wichtigste Voraussetzung für die Zahlungsfreigabe durch den Auftraggeber.
Wie verhindere ich, dass abrechenbare Stunden in T&M-Projekten verloren gehen?
Der häufigste Grund für entgangene Abrechnungsstunden ist die nachträgliche Zeiterfassung. Wer Buchungen auf Ende der Woche oder Ende des Projekts verschiebt, verliert Granularität und damit Beweiskraft. Tagesaktuelle Buchungspflicht mit Pflichtfeldern für Projekt und Arbeitspaket reduziert Lücken strukturell. Systeme wie ZEP erzwingen diese Zuordnung im Eingabeprozess.
Welche Leistungsnachweise verlangen Kunden bei T&M-Projekten im IT-Bereich?
IT-Kunden fordern bei T&M-Verträgen zunehmend Stundennachweise nach Mitarbeitenden, Tätigkeitsbeschreibung, Datum und Projektteil. Bei Rahmenverträgen mit vereinbarten Kontingenten sind Nachweise über die Kontingentnutzung Standard. Öffentliche Auftraggeber haben teils formale Anforderungen an das Berichtsformat. Systeme, die den Leistungsnachweis direkt aus der Zeiterfassung generieren, reduzieren den Erstellungsaufwand erheblich.
Wie lange dauert die Vorbereitung einer T&M-Rechnung typischerweise?
In Unternehmen ohne integrierte Projektzeiterfassung dauert die Vorbereitung eines monatlichen Abrechnungslaufs bei 10 oder mehr Projekten häufig zwei bis vier Tage. Der Großteil dieser Zeit entfällt auf die Beschaffung und Konsolidierung von Zeitdaten aus verschiedenen Quellen. Mit einer integrierten Lösung, die Zeiterfassung und Rechnungsstellung verbindet, reduziert sich dieser Aufwand auf wenige Stunden.
Was ist der Unterschied zwischen T&M und Festpreisprojekten bei der Abrechnung?
Bei Festpreisprojekten ist der Rechnungsbetrag vorab definiert; Zeiterfassung dient primär dem internen Controlling. Bei T&M ist die Zeiterfassung der direkte Treiber der Abrechnung. Jede nicht dokumentierte Stunde fehlt im Rechnungsbetrag. Das macht die Qualität der Zeitdaten bei T&M-Projekten zu einem Umsatzfaktor, nicht nur zu einer operativen Frage.
Wann lohnt sich eine Software für die T&M-Projektabrechnung?
Der Wechsel zu einer integrierten Softwarelösung lohnt sich, sobald der manuelle Abrechnungsaufwand mehr als einen halben Tag pro Monat beträgt, Kunden häufiger nach Leistungsnachweisen fragen oder Rechnungsbeträge regelmäßig hinter der internen Kalkulation zurückbleiben. Bei IT-Consultings ab etwa 10 parallelen Projekten sind diese Schwellen in der Regel erreicht.
