Überstunden erfassen: Bevor das Arbeitsgericht fragt

Überstunden entstehen in Projektunternehmen täglich. Phasen intensiver Auslastung, Deadlines, Personalengpässe: In IT-Beratungen, Ingenieurbüros und Unternehmensberatungen gehört Mehrarbeit zum operativen Alltag. Das rechtliche Risiko dahinter wird trotzdem regelmäßig unterschätzt.

Wer Überstunden seiner Mitarbeitenden nicht nachvollziehbar dokumentiert, riskiert nach aktueller Rechtslage Bußgelder bis zu 30.000 Euro pro Verstoß, Nachzahlungsforderungen im Kündigungsfall und im Streitfall die volle Beweislast vor dem Arbeitsgericht.

Welche Pflichten Arbeitgeber 2026 tragen, wie Vergütung und Abbau rechtssicher geregelt werden und welche konkreten Risiken im Projektgeschäft entstehen, zeigen die folgenden Abschnitte.

Das Wichtigste auf einen Blick:

• Seit dem BAG-Urteil 2022 gilt die Pflicht zur lückenlosen Erfassung aller Arbeitszeiten, einschließlich Überstunden
• Das ArbZG begrenzt die Höchstarbeitszeit auf maximal 10 Stunden täglich, im rollierenden Durchschnitt auf 8 Stunden über 6 Monate
• Verstöße gegen die Ausgleichsfrist sind Ordnungswidrigkeiten nach § 22 ArbZG mit bis zu 30.000 Euro Bußgeld pro Verstoß
• Ohne dokumentierte Zeiten trägt der Arbeitgeber die Beweislast bei arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzungen
• Im Koalitionsvertrag 2025 ist die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung verankert; ein verbindliches Gesetz besteht Stand Juni 2026 noch nicht

Welches Haftungsrisiko entsteht, wenn Überstunden nicht erfasst werden

Im Projektgeschäft sind Überstunden kein Ausnahmefall. Einige Mitarbeitende häufen regelmäßig Mehrarbeit an, andere kaum. In kleineren und mittelgroßen Beratungen oder Ingenieurbüros fehlt häufig die Systematik, diesen Unterschied belastbar nachzuweisen.

Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 klargestellt: Ohne Nachweis trägt der Arbeitgeber die Beweislast. Behauptet ein Mitarbeitender geleistete Überstunden und kann der Arbeitgeber diese weder bestätigen noch widerlegen, droht eine Verurteilung zur Vergütung, unabhängig davon, ob die Überstunden tatsächlich angeordnet wurden.

Das ArbZG erlaubt Mehrarbeit bis zu 10 Stunden täglich, setzt aber voraus, dass innerhalb von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen ein Durchschnitt von 8 Stunden täglich eingehalten wird. Wird dieser Ausgleich nicht geplant und dokumentiert, entsteht aus temporär zulässiger Mehrarbeit ein Gesetzesverstoß mit Bußgeldrisiko.

In Projektphasen, in denen Teams über Wochen täglich 10 Stunden arbeiten, läuft genau das ab. Niemand hat erfasst, wann die Mehrarbeit begann. Nach drei Monaten ist ein Stundenberg aufgelaufen, der rechnerisch nicht mehr innerhalb des gesetzlichen Ausgleichszeitraums kompensiert werden kann.

Was fehlende Dokumentation wirtschaftlich kostet

Die direkten Kosten eines Verstoßes gegen § 3 ArbZG betragen bis zu 30.000 Euro Bußgeld pro Verstoß. Dazu kommen Nachzahlungen im Kündigungsfall und Kosten für arbeitsgerichtliche Auseinandersetzungen.

Weniger sichtbar sind die indirekten Kosten: Überstunden, die aus Kulanz toleriert werden ohne rechtssichere Regelung, erzeugen Unzufriedenheit im Team. Mitarbeitende, die ihre geleisteten Stunden nicht nachweisen können, vertrauen dem Arbeitgeber strukturell weniger. Teams unter dauerhaft hoher Belastung ohne aktives Gegenlenken erhöhen die Fluktuationsrate. Das Ersetzen erfahrener Fachkräfte in IT-Beratung oder Engineering kostet erfahrungsgemäß ein Mehrfaches des Jahresgehalts.

Was das ArbZG 2026 zur Zeiterfassung von Überstunden vorschreibt

Das Arbeitszeitgesetz kennt keine eigene Definition des Begriffs „Überstunden“. In der arbeitsrechtlichen Praxis werden zwei Begriffe unterschieden, die unterschiedliche Rechtsfolgen haben:

• ‍Überstunden sind Arbeitsstunden, die über die im Arbeitsvertrag vereinbarte Regelarbeitszeit hinausgehen. Ein Mitarbeitender mit 40-Stunden-Woche leistet ab der 41. Stunde Überstunden.‍
• Mehrarbeit bezeichnet Arbeitsstunden, die die gesetzliche Höchstarbeitszeit nach § 3 ArbZG überschreiten, also die 48. Stunde pro Woche. Mehrarbeit ist nur unter engen gesetzlichen Voraussetzungen zulässig und erfordert zwingend einen Ausgleich.

Für die Praxis im Projektgeschäft ist der Unterschied relevant: Ein Mitarbeitender mit 40-Stunden-Woche und 8-Stunden-Tagen leistet ab der neunten Stunde Überstunden, aber noch keine gesetzlich unzulässige Mehrarbeit. Ab der elften Stunde verlässt er den gesetzlichen Rahmen vollständig.

Wie viele Überstunden sind nach ArbZG zulässig?

Das Arbeitszeitgesetz kennt keine monatliche Überstunden-Obergrenze. Entscheidend ist der rollierende Durchschnitt: Die tägliche Arbeitszeit darf 8 Stunden nicht überschreiten, kann aber auf bis zu 10 Stunden täglich verlängert werden, wenn innerhalb von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen der Durchschnitt von 8 Stunden täglich eingehalten wird.

Wie viele Überstunden pro Monat damit zulässig sind, hängt also davon ab, wie viel Ausgleich in den Folgemonaten tatsächlich stattfindet. Wird der Ausgleich innerhalb von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen nicht umgesetzt, liegt ein Verstoß gegen § 3 ArbZG vor, der nach § 22 ArbZG als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld bis zu 30.000 Euro geahndet werden kann.

Dokumentationspflicht: Was BAG-Urteil 2022 und Koalitionsvertrag 2025 bedeuten

Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) gilt für alle Arbeitgeber die Pflicht zur Erfassung der gesamten täglichen Arbeitszeit aller Beschäftigten. Die Pflicht umfasst Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit einschließlich Pausen und Überstunden. Sie gilt unabhängig von Branche, Unternehmensgröße und Arbeitszeitmodell.

Im Koalitionsvertrag 2025 ist die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung verankert. Nach aktuellem Stand (Juni 2026) besteht noch kein verbindliches Gesetz. Der Referentenentwurf sieht vor, dass Großunternehmen ab 250 Beschäftigten innerhalb eines Jahres nach Inkrafttreten der Novelle zur elektronischen Erfassung verpflichtet sind. Betriebe unter 10 Mitarbeitenden sollen von der elektronischen Pflicht ausgenommen bleiben, die manuelle Erfassungspflicht gilt jedoch weiterhin.

Die Aufbewahrungspflicht für erfasste Arbeitszeitdaten beträgt mindestens zwei Jahre.

Mehr zur aktuellen Rechtslage: ​Zeiterfassung Pflicht 2026 und die Hintergründe zum BAG-Stechuhr-Urteil.

Vergütung und Freizeitausgleich: Was Arbeitsverträge klar regeln müssen

Das Gesetz schreibt für Überstunden keinen automatischen Vergütungsanspruch vor. Ob Mehrarbeit ausgezahlt oder durch Freizeit ausgeglichen wird, regeln Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung. Fehlt eine Regelung, besteht nach § 612 BGB grundsätzlich ein Vergütungsanspruch in Höhe der üblichen Vergütung.

Zwei Ausgleichsmodelle sind in der Praxis verbreitet:

1. ‍Freizeitausgleich (1:1): Geleistete Überstunden werden durch entsprechende Freizeit kompensiert. Das Modell schont das Liquiditätsbudget und fördert die Erholung. Nachteil: Wenn das operative Projektgeschäft keine Freistellung zulässt, sammeln sich Stunden an. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses müssen nicht ausgeglichene Überstunden ausbezahlt werden.‍
2. Finanzielle Vergütung: Auszahlung, in der Regel mit Überstundenzuschlag. Ein Zuschlag von 25 Prozent gilt als verbreiteter Richtwert; Tarifverträge (z.B. IG Metall, ver.di) regeln teils höhere Sätze. Überstundenzuschläge sind grundsätzlich steuerpflichtig. Ausnahmen gelten für Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge unter den Voraussetzungen des § 3b EStG.

Eine häufige Fehlerquelle in Arbeitsverträgen sind Abgeltungsklauseln. Formulierungen wie „Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten“ sind arbeitsrechtlich nur wirksam, wenn sie eine klare mengenmäßige Obergrenze nennen, zum Beispiel „bis zu 10 Überstunden pro Kalendermonat sind mit der vereinbarten Vergütung abgegolten.“ Das BAG hat generelle Abgeltungsklauseln ohne Mengenbegrenzung als unwirksam eingestuft (Az. 5 AZR 296/16). Seit der Novellierung des Nachweisgesetzes im August 2022 müssen Arbeitgeber in jedem neuen Arbeitsvertrag zudem ausdrücklich regeln, ob und unter welchen Voraussetzungen Überstunden angeordnet werden können.

Wo Projektunternehmen bei der Überstundenverwaltung scheitern

Projektunternehmen sind bei der Überstundenverwaltung strukturell stärker betroffen als andere Branchen. Die Gründe liegen in vier typischen Schwachstellen des Projektbetriebs.

Phasenabhängige Belastungsspitzen ohne Ausgleichsplanung

Projektanfang, Cutover-Phasen, Abgabetermine und Kundenpräsentationen erzeugen in projektorientierten Unternehmen wiederkehrende Mehrarbeit. Diese Spitzen sind temporär akzeptiert, werden aber selten systematisch dokumentiert und fast nie aktiv in einen Ausgleichsplan überführt.

Das rollierende 6-Monats-Fenster des ArbZG kennen viele Führungskräfte zwar theoretisch. In der Praxis fehlt die Datengrundlage, um es aktiv zu steuern: Wer nicht täglich erfasst, kann nicht monatlich ausgleichen.

Fehlender Projektbezug bei der Überstundendokumentation

In vielen Beratungen und Ingenieurbüros werden Überstunden zwar zentral verwaltet, aber ohne Projektbezug. Wer wann auf welchem Projekt wie viel Mehrarbeit geleistet hat, lässt sich aus dem Arbeitszeitkonto nicht rekonstruieren.

Das hat zwei direkte Folgeprobleme: Gegenüber Mitarbeitenden fehlt die Transparenz für eine faire Kompensation. Gegenüber Kunden fehlt die Grundlage für Nachweisdokumentationen, etwa bei Festpreisprojekten mit Change-Request-Diskussionen oder bei projektbezogener Nachkalkulation.

Excel-Zeiterfassung als Compliance-Risiko

Manuelle Zeiterfassung über Stundenzettel oder Excel-Listen scheitert bei Überstunden an drei konkreten Punkten:

• Nachbuchungen am Monatsende, bei denen genaue Tagesarbeitszeiten nicht mehr rekonstruierbar sind
• Keine automatische Warnung, wenn der gesetzliche Ausgleichszeitraum zu kippen droht
• Fehlende Beweissicherheit im Streitfall, da Excel-Tabellen nachträglich änderbar sind

Rein rechtlich gilt eine Excel-Tabelle als zulässiges Dokumentationsmittel, muss aber vollständig, manipulationssicher und jederzeit nachvollziehbar sein. Diese Anforderungen lassen sich mit manuellen Methoden in der Praxis kaum zuverlässig erfüllen. Eine Einschätzung zu Kosten und Alternativen bietet der Artikel Zeiterfassungssysteme: Kosten richtig kalkulieren.

Vertrauensarbeitszeit schützt nicht vor Erfassungspflicht

Ein verbreiteter Irrtum in projektorientierten Unternehmen: Wer Vertrauensarbeitszeit gewährt, muss keine Zeiten erfassen. Das BAG-Urteil 2022 hat diese Annahme eindeutig korrigiert.

Vertrauensarbeitszeit bleibt als Modell zulässig, entbindet aber nicht von der Pflicht zur Dokumentation der tatsächlichen Arbeitszeit. Arbeitgeber müssen ein System bereitstellen, das Beginn, Ende und Dauer der geleisteten Arbeitszeit lückenlos erfasst. Die Erfassung kann auf die Mitarbeitenden selbst delegiert werden; die Verantwortung für Richtigkeit und Vollständigkeit bleibt beim Arbeitgeber.

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Wie digitale Zeiterfassung Überstunden rechtssicher macht

Eine rechtssichere Überstundenverwaltung braucht drei Voraussetzungen: vollständige Daten, automatische Berechnungslogik und einen aktiv gesteuerten Ausgleichsprozess. Mit manuellen Methoden lässt sich keines der drei zuverlässig sicherstellen.

Das ZEP-Modul Abwesenheiten & Überstunden

Das Modul Abwesenheiten & Überstunden bildet die gesamte Überstundenlogik in einem integrierten System ab.

Zentrale Funktionen des Moduls:

• Automatische Überstundenberechnung: Das System erkennt täglich, wann die vertraglich vereinbarte Regelarbeitszeit überschritten wird und berechnet aufgelaufene Stunden mitarbeitendenspezifisch und projektbezogen
• Echtzeitkontrolle für HR und Teamleads: Arbeitszeitkonten, Überstundenstände und Ausgleichstage sind ohne manuelle Aggregation einsehbar
• Frühwarnung bei drohender ArbZG-Verletzung: Das System informiert HR aktiv, wenn das rollierende Sechsmonatsfenster zu kippen droht, bevor ein Verstoß entsteht
• Projektbezogene Dokumentation: Überstunden werden mitarbeitendenspezifisch und dem jeweiligen Projekt zugeordnet gespeichert
• Mobile Erfassung: Zeiterfassung per App, Browser oder Terminal ermöglicht lückenlose Dokumentation im Homeoffice, beim Kunden und unterwegs

Durch die DATEV-Schnittstelle fließen korrekt berechnete Überstunden direkt in die Lohnbuchhaltung, ohne manuellen Export. Das reduziert Fehlerquellen im Monatsabschluss und entlastet HR.

Wann sich eine systematische Lösung kaufmännisch rechnet

Für Projektunternehmen lässt sich der wirtschaftliche Nutzen an drei konkreten Triggern festmachen:

Ab ca. 20 bis 30 Mitarbeitenden mit Projektbetrieb wird die Überstundenverteilung so heterogen, dass manuelle Kontrolle faktisch nicht mehr funktioniert. Einzelne Mitarbeitende sammeln Stunden an, ohne dass HR oder Teamleads es bemerken.

Bei Betriebsprüfung oder Gründung eines Betriebsrats wird fehlende Dokumentation unmittelbar teuer. Die Kosten eines arbeitsgerichtlichen Verfahrens übersteigen die Kosten einer Softwarelizenz um ein Vielfaches.

Bei projektbezogener Nachkalkulation und Change-Request-Verhandlungen zahlt sich eine saubere Überstundendokumentation direkt aus. Wer nachweisen kann, welche Mehrarbeit auf welchem Projekt entstanden ist, hat belastbare Argumente gegenüber dem Kunden.

Checkliste: Überstunden rechtssicher managen

Rechtliche Grundlagen:

• Dokumentationspflicht nach BAG-Urteil 2022 ist operativ umgesetzt
• Arbeitsverträge enthalten klare Regelungen zu Überstunden (Anordnung, Vergütung, Abgeltungsklauseln mit Mengenbegrenzung)
• Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren für Arbeitszeitdaten ist sichergestellt

Erfassung und Dokumentation:

• Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit werden täglich lückenlos erfasst
• Überstunden werden automatisch berechnet und mitarbeitendenspezifisch ausgewiesen
• Projektbezug der Arbeitszeiten ist nachvollziehbar dokumentiert
• Excel oder Stundenzettel als alleiniges Mittel sind durch ein manipulationssicheres System ersetzt

Ausgleich und Vergütung:

• Rollierende Ausgleichsfristen (6 Monate / 24 Wochen nach ArbZG) werden aktiv überwacht
• HR oder Teamleads erhalten Frühwarnung, bevor der Ausgleichszeitraum verletzt wird
• Freizeitausgleich oder Auszahlung ist für alle Mitarbeitenden vertraglich geregelt
• Überstundenzuschläge werden korrekt berechnet und in die Lohnabrechnung überführt

Sonderfälle:

• Für leitende Angestellte ist geprüft, ob § 18 ArbZG greift und ob trotzdem dokumentiert wird
• Tarifvertragliche oder betriebsvereinbarliche Sonderregelungen sind bekannt und aktiv angewendet
• Vertrauensarbeitszeit ist mit der vollständigen Zeiterfassungspflicht kombiniert

Fazit

Überstunden im Projektgeschäft sind ein Compliance-Thema und ein wirtschaftliches Steuerungsproblem zugleich. Wer 2026 ohne strukturierte Dokumentation und ohne aktives Ausgleichsmanagement arbeitet, trägt ein Haftungsrisiko, das mit wachsender Mitarbeitendenzahl und steigender Betriebskomplexität zunimmt.

Drei Maßnahmen haben sofortige Wirkung: Arbeitszeiten täglich lückenlos erfassen, Überstunden automatisch berechnen lassen und Ausgleichsfristen aktiv überwachen statt reaktiv reagieren. Für Projektunternehmen, die Projekt- und Mitarbeitendenzeiten auf einer gemeinsamen Datenbasis führen, ergibt sich dabei gleichzeitig ein Mehrwert für Nachkalkulation, Ressourcenplanung und Kundennachweise.

ZEP kann 14 Tage kostenlos getestet werden.