Seit dem BAG-Urteil vom September 2022 ist Arbeitszeiterfassung für alle Unternehmen in Deutschland verpflichtend, unabhängig von Größe oder Branche. Was sich nach Compliance-Pflicht anhört, ist für IT-Dienstleister, Beratungen und Ingenieurbüros eine operative Weichenstellung: Wer Arbeits- und Projektzeiten in einem integrierten System erfasst, legt die Grundlage für funktionierende Abrechnung, valide Auslastungssteuerung und belastbares Projektcontrolling. Wer weiter in Excel oder mit Insellösungen arbeitet, riskiert fehlerhafte Zeitnachweise, Abrechnungslücken und blinde Flecken bei der Projektmarge.
Das entscheidende Problem für Projektdienstleister: Viele Zeiterfassungslösungen am Markt sind für einfache Arbeitszeitdokumentation konzipiert, decken aber nicht ab, was im Projektgeschäft zählt.
Auf einen Blick: Was Zeiterfassung für KMU im Projektgeschäft bedeutet
- Rechtliche Pflicht gilt seit BAG-Beschluss 2022 für alle Arbeitgeber; elektronische Erfassung wird mit dem geplanten Arbeitszeitgesetz verbindlich
- Für IT-Consulting, Beratung und Engineering ist Projektzeiterfassung der wirtschaftlich relevante Teil: Welche Stunden sind abrechenbar? Auf welche Projekte entfallen welche Kapazitäten?
- Reine Arbeitszeiterfassung reicht nicht: Wer Projektmargen steuern will, braucht die Verbindung zwischen Zeit, Projekt und Abrechnung
- Toolentscheidung ist eine Skalierungsentscheidung: Was heute als einfache Zeiterfassung startet, sollte morgen Projektcontrolling und Abrechnung tragen können
Warum KMU mit der falschen Zeiterfassung wirtschaftlich verlieren
Für ein Unternehmen mit 25 bis 150 Mitarbeitenden klingt Zeiterfassung nach einem administrativen Problem. Faktisch ist es ein wirtschaftliches. Der Mechanismus ist direkt: Wenn Mitarbeitende ihre Projektzeiten lückenhaft oder verspätet erfassen, fehlen die Daten für die Abrechnung. Wenn die Abrechnung verzögert, verschlechtert sich die Cash Conversion. Wenn nicht klar ist, welche Stunden abrechenbar sind und welche nicht, kippt die Projektmarge, ohne dass es jemand rechtzeitig erkennt.
Laut Bitkom nutzen im Jahr 2025 rund 74 Prozent der deutschen Unternehmen eine Form der Arbeitszeiterfassung. Doch nur 31 Prozent davon setzen dabei auf elektronische Systeme. Rund 29 Prozent arbeiten noch mit Excel-Tabellen oder handschriftlichen Stundenzetteln. Für IT-Dienstleister und Beratungsunternehmen, die Stunden fakturieren, ist das kein neutraler Zustand: Jede Stunde, die nicht korrekt auf das richtige Projekt gebucht ist, ist eine Stunde, die in der Abrechnung fehlt oder falsch verteilt wird.
Das Kernproblem: Arbeitszeit und Projektzeit in getrennten Systemen
Das häufigste Muster in wachsenden Projektdienstleistern: Arbeitszeiten werden in einem Tool erfasst, Projektzeiten in einem anderen, Urlaubsanträge laufen über E-Mail oder ein HR-System und die Abrechnung entsteht am Monatsende durch manuelle Zusammenführung in Excel. Jede Systemgrenze ist ein Punkt, an dem Daten verloren gehen oder Fehler entstehen.
Die wirtschaftliche Konsequenz: Projektstunden, die zwar geleistet, aber falsch zugeordnet wurden, erscheinen nie in einer Rechnung. Überstunden, die nicht projekt- und kundenbezogen dokumentiert sind, können nachträglich weder korrekt kompensiert noch abgerechnet werden. Kapazitäten, die über mehrere Projekte verteilt sind, lassen sich nicht auswerten, weil die Datenbasis fehlt.
Hinzu kommt die Rechtslage: Der BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) verpflichtet Arbeitgeber, die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden vollständig und lückenlos zu erfassen. Der Koalitionsvertrag 2025 von CDU/CSU und SPD konkretisiert das mit geplanten Übergangsfristen für die verbindliche elektronische Zeiterfassung, gestaffelt nach Unternehmensgröße. Für KMU mit mehr als 10 Mitarbeitenden ist die Umsetzung zeitkritisch.
Welche Anforderungen KMU wirklich stellen müssen
Bevor ein Tool verglichen wird, lohnt eine ehrliche Anforderungserhebung. Die Fragen, die für Projektdienstleister relevant sind, unterscheiden sich strukturell von denen eines Handwerksbetriebs oder Einzelhändlers.
Rechtskonforme Arbeitszeiterfassung
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen gemäß ArbZG dokumentiert werden. Das System muss revisionssicher arbeiten, Überstunden gesondert ausweisen und DSGVO-konform sein. Die Aufbewahrungspflicht beträgt gemäß § 16 ArbSchG mindestens zwei Jahre. Das ist die Basispflicht, die jedes Tool erfüllen muss.
Projektzeiterfassung mit Abrechnungslogik
Für IT-Consultings, Beratungsunternehmen und Ingenieurbüros kommt eine zweite Anforderungsschicht dazu: Zeiten müssen auf Mitarbeitende, Projekte, Kunden und Leistungsarten gebucht werden können. Abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden müssen trennbar sein. Die erfassten Zeiten müssen in eine Abrechnungslogik fließen, ohne dass ein manueller Export dazwischengeschaltet ist.
Reisekosten und Abwesenheitsmanagement
Projektarbeit erzeugt Reisen. Wenn Reisekosten separat in einer Excel-Datei oder per Papierformular erfasst werden, entsteht ein weiterer manueller Übergabepunkt vor der Abrechnung. Tools, die Reisekosten nativ integrieren, schließen diese Lücke.
Skalierbarkeit im Land-and-Expand-Modell
Wer heute mit 20 Mitarbeitenden startet und in drei Jahren 60 hat, sollte sein Zeiterfassungssystem nicht wechseln müssen. Die Frage ist:
Wächst das Tool mit, wenn Projektcontrolling, Ressourcenplanung oder kaufmännische Abrechnung gebraucht werden?
Zeiterfassungssoftware KMU im Vergleich: Welches Tool passt zu welchem Unternehmen?
Der Markt für Zeiterfassungssoftware in Deutschland ist fragmentiert. Einfache Tools starten bei zwei bis drei Euro pro Nutzer und Monat. Spezialisierte Plattformen mit Projektcontrolling und PSA-Funktionen kosten entsprechend mehr, decken dafür aber den vollständigen Delivery-Layer ab. Die Entscheidung hängt weniger vom Preis als vom Anforderungsprofil ab.
ZEP: Spezialisierte Plattform für Projektdienstleister
ZEP ist eine modulare Plattform, die speziell für IT-Consulting, Management Consulting und Engineering entwickelt wurde. Die drei Produktlinien bauen aufeinander auf und folgen dem Land-and-Expand-Prinzip: Einstieg dort, wo der akute Bedarf liegt, Wachstum in die nächste Stufe ohne Systemwechsel.
ZEP Clock (ab 2 Euro/Nutzer/Monat) deckt Arbeitszeiterfassung, Mitarbeiterstammdaten, gesetzeskonforme Einstellungen, automatisierte Workflows und unbegrenzte Reportings ab. Erfassung läuft per Web, App sowie optional über Hardware-Terminals (Mietgebühr 15 Euro/Monat pro ZEP-eigenem Terminal oder Terminals externer Anbieter. Der Preis wird individuell angeboten.). Modular erweiterbar, z. B. um Abwesenheiten und Überstunden, Reisekostenabrechnung oder Schnittstellen. DSGVO-konform, ISO 27001-zertifiziert, Hosting und Entwicklung in Deutschland.
ZEP Compact (ab 7 Euro/Nutzer/Monat) baut auf ZEP Clock auf und ergänzt Projektzeiterfassung, Projektmanagement, Projektcontrolling, Projektstammdaten, Kundenstammdaten und Aufgabenmanagement. Zusätzlich modular zubuchbar: Ressourcenplanung, Dokumentenmanagement, Ticketsystem, Reisekostenabrechnung und weitere.
ZEP Professional (ab 18 Euro/Nutzer/Monat) schließt den Kreis mit Projektplanung, Belegerfassung, Stunden- und Tagessätzen, Reisekostenmanagement sowie Umsatz- und Kostenberechnung. Angebotserstellung, vollständige Rechnungsstellung inklusive Mahnwesen und maschinenlesbarer E-Rechnungsformate sowie Forecasting runden den Funktionsumfang ab. Project-to-Bill läuft ohne Medienbrüche.
Für alle drei Produktlinien gilt: 14 Tage kostenlos testen, monatliche Vertragsanpassungen möglich, keine versteckten Kosten.
Ideal für: IT-Dienstleister, Beratungen, Ingenieurbüros, Unternehmen mit fakturierbaren Stunden und Wachstumsambitionen.
Clockodo: Solide Zeiterfassung mit Grenzen bei Projektkomplexität
Clockodo Pro ist eine Zeiterfassungslösung, die Arbeitszeiten und Projektzeiten über Desktop oder mobile App dokumentiert. Enthalten sind Projektzeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Pausenerfassung sowie automatisierte Auswertungen.
Zum Preis von 10 Euro pro Nutzer und Monat (Stand 03/2026) liegt Clockodo oberhalb reiner Entry-Level-Tools. Für das Projektgeschäft fehlen aber wesentliche Funktionen: Reisekostenabrechnung ist nicht enthalten, eine Ressourcenplanung gibt es nicht, die Kundenverwaltung bietet wenig Flexibilität. Freie Mitarbeiter mit projektspezifischen Stundensätzen lassen sich strukturell nicht abbilden.
Ideal für: Kleine Teams ohne komplexe Projektstruktur, Unternehmen, bei denen Compliance-Dokumentation im Vordergrund steht.
clockin: Arbeitszeiterfassung mit begrenzter Projekttauglichkeit
clockin ist eine Zeiterfassungssoftware für Arbeitszeiten, Tätigkeiten und Aufträge. Stärken liegen in der benutzerfreundlichen Oberfläche. Enthalten sind Abwesenheitsverwaltung, automatisierte Auswertungen, konfigurierbare Pausenregelungen und eine Smartphone-App. Der Einstiegspreis liegt bei 3,19 Euro pro Nutzer und Monat bei 24 Monaten Laufzeit (Stand 01/2025).
Projekt- oder kundenbezogene Zeiterfassung, wie sie für fakturierbare Stunden oder vorausschauende Projektsteuerung im Consulting oder Engineering gebraucht wird, ist bei clockin strukturell nicht vorgesehen.
Ideal für: Betriebe mit primär compliance-orientierter Zeiterfassung, Teams ohne Projektzeiterfassungsbedarf.
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Projektzeiterfassung in der Praxis: Wo Insellösungen scheitern
Eine Beratung mit 40 Mitarbeitenden hat drei laufende Kundenprojekte. Arbeitszeiten laufen in System A, Projektstunden werden in Excel gepflegt, Reisekosten kommen per Formular rein. Am Monatsende sitzen zwei Stunden lang zwei Personen dabei, die Daten zusammenzuführen und auf Plausibilität zu prüfen.
Das ist kein Ausnahmefall. Die Folgen auf Projektebene sind konkret: Abrechenbare Stunden verschwinden im Übergabeprozess. Reisezeiten werden nicht korrekt Projekten zugeordnet. Projektleiter sehen erst beim Monatsabschluss, ob das Budget hält.
Wo Profitabilität unsichtbar wird
Projektgeschäft ist komplex wegen der Zeit-Margen-Verbindung. Ein Projekt mit 120 geplanten Beraterstunden und einer Kalkulation von 1.500 Euro pro Tag sieht auf dem Papier profitabel aus. Wenn 20 Stunden nicht erfasst wurden, 15 Stunden auf das falsche Projekt gebucht sind und 10 Stunden Reisezeit nicht abgerechnet werden, ist das Margin-Gap real, auch wenn es in keiner Auswertung erscheint.
Wer keine Verbindung zwischen Zeiterfassung und Abrechnungslogik hat, erfährt das nur rückblickend und kann nicht eingreifen. Genau das ist der strukturelle Unterschied zwischen einem reinen Arbeitszeiterfassungstool und einer projektzeitorientierten Plattform.
Wo Ressourcenplanung blind wird
Ohne saubere Projektzeitdaten lässt sich Auslastung nur schätzen.
- Welche Mitarbeitenden haben in den nächsten vier Wochen Kapazität?
- Auf welchen Projekten sind die laufenden Ressourcen gebunden?
- Welches Projekt läuft in eine Überlast?
Diese Fragen lassen sich mit einem reinen Stempeluhr-System nicht beantworten. Wer Billability und Auslastung wirklich steuern will, braucht Echtzeitdaten, die automatisch aus der Projektzeit entstehen.
Was die Toolauswahl mittelfristig kostet: Rechnung mit echten Zahlen
Marktübliche Preisstruktur für Zeiterfassungssoftware in Deutschland:
- Reine Arbeitszeiterfassung (z. B. clockin): ab 3,19 Euro/Nutzer/Monat bei Jahresvertrag
- Projektzeiterfassung mit Controlling (z. B. Clockodo Pro, ZEP Compact): 7 bis 10 Euro/Nutzer/Monat
- PSA-Plattformen mit Billing und Forecast (z. B. ZEP Professional): ab 18 Euro/Nutzer/Monat
Ein KMU mit 30 Mitarbeitenden zahlt für ZEP Clock etwa 720 Euro im Jahr. ZEP Compact liegt bei rund 2.520 Euro im Jahr. ZEP Professional bei rund 6.480 Euro im Jahr.
Die Gegenkalkulation: Eine nicht abgerechnete Beraterstunde kostet bei einem Tagessatz von 1.200 Euro etwa 150 Euro. Wenn monatlich fünf bis zehn solcher Stunden pro Mitarbeiter nicht korrekt zugeordnet werden, übersteigt der Verlust die Lizenzkosten eines besseren Systems in wenigen Wochen. Hinzu kommen potenzielle Bußgelder bei fehlerhafter Zeiterfassung. Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz können mit bis zu 30.000 Euro sanktioniert werden.
Systemauswahl konkret: Worauf Sie bei der Implementierung achten sollten
Die Einführung einer Zeiterfassungssoftware scheitert selten an der Technik, sondern meistens an der Akzeptanz. Mitarbeitende, die ein System als Kontrollinstrument wahrnehmen, erfassen unvollständig oder verzögert. Das Ergebnis: Die Datenbasis, die für Abrechnung und Controlling gebraucht wird, ist lückenhaft.
Zwei Voraussetzungen sind entscheidend:
- Einheitliche Buchungsstruktur vor Go-live definieren. Welche Projektkategorien gibt es? Wie werden abrechenbare und nicht abrechenbare Zeiten unterschieden? Wie sind Reisezeiten zugeordnet? Ohne diese Grundstruktur entstehen aus einer guten Software nur besser organisierte Datensilos.
- Akzeptanz durch Nutzerfreundlichkeit sichern. Moderne Projektzeiterfassung funktioniert mobil, mit wenigen Klicks und ohne aufwendige Rückerfassung. ZEP deckt von der Zeiterfassung per App, Web und Terminal bis hin zur Steuerung des kompletten Projektgeschäfts alle Bedarfe ab, sodass Mitarbeitende Zeiten direkt im Projektalltag buchen können.
Fazit
Die Entscheidung für eine Zeiterfassungssoftware ist im Projektgeschäft eine Entscheidung über wirtschaftliche Transparenz. Prüfen Sie zunächst, ob Ihr heutiges System Arbeits- und Projektzeiten in einer gemeinsamen Struktur zusammenführt. Prüfen Sie dann, ob die erfassten Zeiten ohne manuellen Aufwand in die Abrechnung übergehen. Und prüfen Sie, ob das System skalierbar ist, wenn Ihr Unternehmen in zwei Jahren mehr Projekte, mehr Mitarbeitende und mehr Komplexität hat. Wenn alle drei Fragen mit Ja beantwortet werden können, ist die Basis richtig. Wenn nicht, lohnt die Überprüfung jetzt mehr als ein Toolwechsel unter Zeitdruck in 18 Monaten.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung?
Arbeitszeiterfassung dokumentiert Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit eines Mitarbeitenden. Das ist die gesetzliche Mindestpflicht gemäß dem BAG-Beschluss 2022. Projektzeiterfassung geht darüber hinaus: Hier werden Stunden auf spezifische Projekte, Kunden und Leistungsarten gebucht, mit direkter Verbindung zum Mitarbeitenden. Für projektbasierte Dienstleister ist Projektzeiterfassung die Grundlage für korrekte Abrechnung, Auslastungssteuerung und Projektcontrolling.
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich spezialisierte Projektzeiterfassung?
Sobald Stunden fakturierbar sind und Projektmargen gesteuert werden sollen, lohnt sich eine projektorientierte Zeiterfassungslösung unabhängig von der Mitarbeiterzahl. Bereits ab 10 bis 15 Mitarbeitenden übersteigen die wirtschaftlichen Verluste durch lückenhafte Zeiterfassung die Lizenzkosten einer spezialisierten Lösung. Der Investitionsgrund ist weniger Compliance als wirtschaftliche Transparenz.
Welche Zeiterfassungssoftware ist die beste für IT-Consultings und Beratungen?
Für IT-Consulting und Managementberatung braucht es ein Tool, das Arbeitszeit und Projektzeit verbindet, Abrechenbarkeit unterscheidet, Reisekosten nativ erfasst und in die Abrechnung übergeht. ZEP ist für diese Anforderungen spezialisiert. Tools wie Clockodo oder clockin decken den Compliance-Bedarf ab, bilden aber die Projektmargen-Logik nicht strukturell ab, die im Beratungsgeschäft entscheidend ist.
Ist Zeiterfassung per Excel noch rechtlich zulässig?
Ja, aber nur temporär. Der BAG-Beschluss 2022 schreibt eine vollständige Zeiterfassung vor, ohne die Methode vorzugeben. Der Koalitionsvertrag 2025 plant die verbindliche elektronische Zeiterfassung mit Übergangsfristen je nach Unternehmensgröße. Wirtschaftlich ist Excel bereits heute riskant: Fehlerhafte Zuordnungen, manuelle Übergaben und fehlende Projektbezüge erzeugen Abrechnungsfehler, die schwer rückwirkend zu korrigieren sind.
Was kostet Zeiterfassungssoftware für ein KMU mit 30 Mitarbeitenden?
ZEP Clock startet ab 2 Euro pro Nutzer und Monat, ZEP Compact ab 7 Euro, ZEP Professional ab 18 Euro. Für ein 30-köpfiges Team ergibt das grob 720 bis 6.480 Euro im Jahr, je nach gewählter Produktlinie. Clockodo Pro liegt bei 10 Euro pro Nutzer/Monat, clockin bei 3,19 Euro bei Jahresvertrag. Die wirtschaftliche Gegenkalkulation: Nicht abgerechnete Projektstunden übersteigen die Differenz zwischen einem einfachen und einem spezialisierten System in projektintensiven Unternehmen innerhalb weniger Monate.
Wie funktioniert das Upgrade von einfacher Zeiterfassung auf Projektcontrolling?
Im Land-and-Expand-Modell von ZEP starten Unternehmen mit ZEP Clock für Arbeitszeiterfassung, Reisekosten und Abwesenheitsverwaltung. Wenn Controlling, Ressourcenplanung und Aufgabenmanagement relevant werden, wechseln sie zu ZEP Compact, ohne Daten zu migrieren oder ein neues System einzuführen. ZEP Professional ergänzt später Angebotswesen, Rechnungswesen und vollständiges Forecasting. Jede Stufe baut auf der vorherigen auf.
