Alle Beiträge
Timer-Symbol
Arbeitsrecht

Abrechenbare Stunden: Der unterschätzte Hebel für Kanzleiprofitabilität

15 Prozentpunkte mehr abrechenbare Stunden bedeuten sechsstellige Mehrumsätze. So optimieren Sie Ihre Auslastung ohne Mehrarbeit.

Tanja Hartmann
Content Marketing Managerin
Inhaltsverzeichnis
Beitrag mit Kollegen teilen
E-Mail-Symbol
Linkedin-Symbol

Viele Kanzleien erfassen Arbeitszeit, doch nur wenige schöpfen das tatsächliche Potenzial ihrer produktiven Stunden aus. Der Anteil abrechenbarer Stunden entscheidet nicht nur über die Profitabilität Ihrer Kanzlei, sondern auch über die Auslastung Ihrer Anwälte, die Zufriedenheit Ihrer Mandanten und letztlich über Ihre Wettbewerbsfähigkeit. Während manche Kanzleien bei 60 bis 65 Prozent abrechenbarer Stunden stagnieren, realisieren andere über 75 Prozent und erzielen damit deutlich höhere Margen bei gleichem Personaleinsatz.

Die Herausforderung: Viele Kanzleien wissen nicht genau, wo ihre nicht abrechenbaren Stunden versickern. Verwaltungsaufgaben, interne Besprechungen, unstrukturierte Akquise und ineffiziente Workflows kosten Zeit, die sich nie in der Mandatsabrechnung wiederfindet. Gleichzeitig fehlen klare KPIs und systematische Prozesse, um die Produktivität zu steigern, ohne die Arbeitsbelastung zu erhöhen.

Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie abrechenbare Stunden systematisch erfassen, steuern und optimieren. Sie erfahren, welche Kennzahlen wirklich relevant sind, wie Sie Ihren Anteil produktiver Stunden erhöhen und welche Best Practices sich in erfolgreichen Kanzleien bewährt haben.

Was sind abrechenbare Stunden?

Definition und Abgrenzung

Abrechenbare Stunden, im englischsprachigen Raum als "billable hours" bezeichnet, sind alle Arbeitsstunden, die direkt einem Mandat zugeordnet und dem Mandanten in Rechnung gestellt werden können. Sie bilden die Grundlage für die Umsatzgenerierung in stundenbasierten Abrechnungsmodellen und sind der wichtigste Produktivitätsindikator in Kanzleien, Beratungen und anderen Professional Services.

Die Abgrenzung zu nicht abrechenbaren Stunden ist entscheidend. Nicht abrechenbare Stunden umfassen alle Tätigkeiten, die zwar notwendig für den Kanzleibetrieb sind, aber nicht direkt einem Mandanten zugeordnet werden können. Dazu gehören administrative Aufgaben, interne Besprechungen, Fortbildungen, Akquise, Marketing und allgemeine Büroorganisation.

Billable vs. Non-Billable: Typische Beispiele

Abrechenbare Tätigkeiten (Billable Hours):

  • Mandantenberatung und Besprechungen
  • Schriftsatzbearbeitung und Vertragsgestaltung
  • Recherche für konkrete Mandate
  • Gerichtsverhandlungen und Termine
  • Telefonate mit Mandanten zu laufenden Fällen
  • E-Mail-Korrespondenz zu Mandatsangelegenheiten

Nicht abrechenbare Tätigkeiten (Non-Billable):

  • Allgemeine Verwaltung und Büroorganisation
  • Interne Teambesprechungen ohne Mandatsbezug
  • Weiterbildung und Fortbildungen
  • Marketing und Geschäftsentwicklung
  • Akquisegespräche mit potenziellen Mandanten
  • Rechnungsstellung und Mahnwesen
  • IT-Support und Systemwartung

Die Grenze zwischen billable und non-billable kann in der Praxis fließend sein. Beispiel Akquise: Ein erstes Kennenlernungsgespräch mit einem potenziellen Mandanten ist in der Regel nicht abrechenbar. Sobald daraus jedoch ein Mandat entsteht und Sie in diesem Gespräch bereits substanzielle Beratungsleistung erbracht haben, kann die Zeit unter Umständen abgerechnet werden.

Relevanz für Stundensatz und Kanzlei-Controlling

Der Anteil abrechenbarer Stunden wirkt sich direkt auf die Profitabilität Ihrer Kanzlei aus. Bei einem Stundensatz von 200 Euro und 40 Arbeitsstunden pro Woche ergibt sich folgende Rechnung:

  • Bei 60% abrechenbaren Stunden: 24 Stunden × 200 Euro = 4.800 Euro Wochenumsatz
  • Bei 75% abrechenbaren Stunden: 30 Stunden × 200 Euro = 6.000 Euro Wochenumsatz

Die Differenz von 15 Prozentpunkten bedeutet 1.200 Euro Mehrumsatz pro Woche oder über 60.000 Euro im Jahr pro Anwalt. Bei einer Kanzlei mit zehn Anwälten summiert sich das auf 600.000 Euro zusätzlichen Jahresumsatz, ohne dass mehr gearbeitet werden muss.

Wie Kanzleien abrechenbare Stunden korrekt erfassen

Anforderungen an eine verlässliche Zeiterfassung

Eine systematische Zeiterfassung ist die Grundlage für präzise Abrechnungen und aussagekräftiges Kanzlei-Controlling. Folgende Anforderungen sollte Ihr System erfüllen:

Mandatsbezogene Erfassung: Jede erfasste Stunde muss einem konkreten Mandat oder einer internen Kategorie zugeordnet werden. Nur so können Sie später abrechenbare von nicht abrechenbaren Stunden trennen und die Rentabilität einzelner Mandate bewerten.

Tätigkeitsbeschreibung: Eine kurze, aussagekräftige Beschreibung der erbrachten Leistung erleichtert später die Rechnungsstellung und schafft Transparenz gegenüber Mandanten. Statt "Bearbeitung" sollte es heißen: "Prüfung Vertragsentwurf Abschnitt 3 bis 7, Anpassung Haftungsklauseln".

Zeitnahe Erfassung: Je länger Sie mit der Projektzeiterfassung warten, desto ungenauer wird sie. Idealerweise erfassen Sie Ihre Arbeitszeit täglich oder sogar in Echtzeit während der Tätigkeit. Nachträgliche Rekonstruktionen am Wochenende führen zu Ungenauigkeiten und vergessenen Leistungen.

Tagesgenaue vs. minutengenaue Erfassung

Die Granularität der Zeiterfassung hängt von Ihrem Abrechnungsmodell und Ihren Mandanten ab. In vielen Kanzleien hat sich die Erfassung in 6-Minuten-Einheiten (0,1 Stunden) etabliert, da diese Abrechnung transparent und nachvollziehbar ist.

Minutengenaue Erfassung bietet die höchste Präzision und ermöglicht eine faire Abrechnung auch kurzer Tätigkeiten wie E-Mails oder Telefonate. Sie erfordert jedoch Disziplin und ein benutzerfreundliches Zeiterfassungssystem, das diese Genauigkeit ohne übermäßigen Aufwand ermöglicht.

Tagesgenaue Erfassung mit pauschalen Zeitblöcken ist weniger präzise, aber in manchen Mandatstypen ausreichend. Bei Pauschalvereinbarungen oder Retainer-Modellen kann eine weniger detaillierte Erfassung sinnvoll sein, solange die Gesamtauslastung nachvollziehbar bleibt.

Typische Fehler und wie man sie vermeidet

Fehler 1: Nachträgliche Erfassung

Viele Anwälte erfassen ihre Zeiten erst am Ende der Woche oder sogar des Monats. Das Ergebnis: vergessene Tätigkeiten, ungenaue Schätzungen und Umsatzverluste. Lösung: Etablieren Sie eine Routine zur täglichen Projektzeiterfassung, idealerweise direkt nach Abschluss einer Tätigkeit.

Fehler 2: Zu pauschale Leistungsbeschreibungen

Einträge wie "Bearbeitung Mandat Schmidt" sind für Mandanten nicht nachvollziehbar und führen zu Rückfragen oder Zahlungsverzögerungen. Lösung: Beschreiben Sie konkret, was Sie getan haben: "Prüfung Kaufvertragsentwurf, Abstimmung mit Notar, Ergänzung Gewährleistungsklauseln".

Fehler 3: Nicht abrechenbare Stunden werden nicht erfasst

Wenn Sie nur abrechenbare Stunden dokumentieren, verlieren Sie die Übersicht über Ihre tatsächliche Auslastung und Produktivität. Lösung: Erfassen Sie alle Arbeitsstunden mit entsprechender Kategorisierung. So erkennen Sie, wo Zeit für nicht produktive Tätigkeiten verloren geht.

Fehler 4: Keine klaren Kategorien

Ohne definierte Kategorien für Tätigkeiten wird die Auswertung schwierig. Lösung: Legen Sie Standard-Kategorien fest: Mandantenarbeit, Verwaltung, Fortbildung, Akquise, interne Projekte.

Abrechenbare Stunden in Kanzleien und bei Anwälten

Besonderheiten im juristischen Kontext

In Anwaltskanzleien gelten besondere Rahmenbedingungen für die Erfassung und Abrechnung von Stunden. Das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) definiert für viele Tätigkeiten Gebührensätze, die unabhängig vom tatsächlichen Zeitaufwand gelten. Dennoch erfassen auch RVG-Kanzleien zunehmend ihre Arbeitszeit, um Mandate wirtschaftlich zu bewerten und transparente Zusatzvereinbarungen zu treffen.

Mandatsarten und Abrechnungsmodelle

RVG-Mandate: Bei gesetzlichen Gebühren nach RVG ist die Zeiterfassung primär für interne Controllingzwecke relevant. Sie zeigt, ob die Gebühren den tatsächlichen Aufwand decken und welche Mandatstypen profitabel sind.

Stundensatzvereinbarungen: Bei Vergütungen nach Stundensatz ist präzise Zeiterfassung unmittelbar abrechnungsrelevant. Hier ist die Billable Hours Bedeutung besonders hoch, da jede erfasste Stunde direkt in die Rechnung einfließt.

Pauschalhonorare: Auch bei Pauschalvergütungen sollten Sie die tatsächlichen Stunden erfassen. Nur so erkennen Sie, ob das vereinbarte Honorar wirtschaftlich ist und ob Sie für künftige Mandate nachverhandeln sollten.

Erwartungsmanagement gegenüber Mandanten

Transparenz ist der Schlüssel zu Mandantenzufriedenheit bei stundenbasierter Abrechnung. Kommunizieren Sie vorab klar:

  • Den vereinbarten Stundensatz und die Abrechnungseinheit
  • Eine Schätzung des zu erwartenden Zeitaufwands
  • Welche Tätigkeiten abgerechnet werden und welche nicht
  • Wie detailliert die Zeiterfassung erfolgt
  • Ob und wann Sie über deutliche Abweichungen vom Budget informieren

Regelmäßige Zwischenabrechnungen oder Statusberichte mit aktuellem Stundenstand schaffen Vertrauen und vermeiden böse Überraschungen bei der Schlussrechnung.

Wie steigert man den Anteil abrechenbarer Stunden?

Prozessoptimierung: Interne vs. externe Tätigkeiten

Der erste Schritt zur Steigerung abrechenbarer Stunden liegt in der kritischen Analyse Ihrer nicht abrechenbaren Tätigkeiten. Führen Sie für einen repräsentativen Zeitraum (mindestens vier Wochen) eine detaillierte Auswertung durch:

  • Wie viel Zeit geht für Verwaltung und Organisation drauf?
  • Wie lange dauern interne Abstimmungen?
  • Welche Tätigkeiten könnten delegiert oder automatisiert werden?
  • Wo entstehen Doppelarbeiten oder unnötige Schleifen?

Ein strukturiertes Kanzleimanagement reduziert nicht abrechenbare Stunden systematisch. Standardisierte Prozesse für Wiedervorlagen, Fristenmanagement und Dokumentenablage sparen Zeit, die Sie für Mandantenarbeit nutzen können.

Delegation, Automatisierung und Tools

Nicht jede Tätigkeit muss vom Partner oder Senior Associate erledigt werden. Prüfen Sie kritisch:

Was kann delegiert werden?

  • Recherchearbeiten an Junior-Anwälte
  • Dokumentenvorbereitung an Rechtsanwaltsfachangestellte
  • Formatierungen und Korrespondenz an Assistenz
  • Standardisierte Vertragsgestaltungen an erfahrene Paralegals

Was kann automatisiert werden?

  • Zeiterfassung durch mobile Apps und Timer
  • Rechnungsstellung durch integrierte Abrechnungssoftware
  • Dokumentenmanagement durch vorlagenbasierte Systeme
  • Terminmanagement durch digitale Kalender mit automatischen Erinnerungen

KPI-Steuerung: Auslastung, Produktivität, Realisierungsquote

Erfolgreiche Kanzleien steuern ihre Produktivität über konkrete Kennzahlen. Die wichtigsten KPIs für abrechenbare Stunden:

Auslastungsgrad: Anteil der abrechenbaren Stunden an der Gesamtarbeitszeit. Benchmark: 65 bis 75 Prozent gelten als guter Wert für Kanzleien. Über 80 Prozent ist hervorragend, aber auf Dauer schwer zu halten ohne Qualitätsverlust.

Produktive Stunden pro Woche: Absolute Anzahl abrechenbarer Stunden. Realistische Zielwerte: 25 bis 30 Stunden bei 40-Stunden-Woche.

Realisierungsquote: Verhältnis zwischen erfassten und tatsächlich abgerechneten Stunden. Nicht alle erfassten Stunden werden immer vollständig in Rechnung gestellt (Kulanzabzüge, Budgetüberschreitungen). Eine Realisierungsquote über 90 Prozent ist ausgezeichnet.

Setzen Sie realistische Ziele und monitoren Sie diese monatlich. Transparenz über die eigene Leistung motiviert und ermöglicht gezieltes Gegensteuern bei Abweichungen.

Abrechnungsmodelle im Überblick

Abrechnung nach Stundensatz (Time & Material)

Das klassische Stundensatzmodell ist besonders bei unvorhersehbarem Aufwand sinnvoll. Sie rechnen jede tatsächlich geleistete Arbeitsstunde zu einem vereinbarten Satz ab. Vorteil: Volle Kostendeckung auch bei komplexen Mandaten. Nachteil: Mandanten haben wenig Kostensicherheit und benötigen Vertrauen in Ihre Effizienz.

Erfolgsvoraussetzungen:

  • Transparente und zeitnahe Kommunikation des Stundenstands
  • Realistische Aufwandsschätzung bei Mandatsannahme
  • Detaillierte und nachvollziehbare Leistungsbeschreibungen
  • Vereinbarung von Kostenlimits oder Budgets mit Genehmigungsschritten

Pauschalhonorare

Bei standardisierten Leistungen oder klar abgrenzbaren Projekten bieten Pauschalhonorare Planungssicherheit für beide Seiten. Sie kalkulieren den erwarteten Aufwand und vereinbaren einen Festpreis.

Kalkulation: Erwarteter Zeitaufwand × Stundensatz + Risikopuffer. Beispiel: Sie schätzen 20 Stunden für eine Vertragsgestaltung, Ihr Stundensatz liegt bei 200 Euro. Kalkulieren Sie ein Pauschalhonorar von 4.500 bis 5.000 Euro ein (inkl. Puffer für unvorhergesehene Komplexität).

⚠️ Vorsicht ⚠️

Erfassen Sie auch bei Pauschalhonoraren die tatsächlichen Stunden. Nur so erkennen Sie, ob Ihre Kalkulation stimmt und ob Sie für vergleichbare Mandate künftig nachjustieren müssen.

Mischmodelle

Viele Kanzleien kombinieren verschiedene Abrechnungsmodelle je nach Mandatstyp:

  • Basis-Pauschalhonorar plus Stundensatz für Zusatzleistungen
  • Pauschalhonorar für Standardleistungen, Stundensatz für außergewöhnlichen Aufwand
  • Cap-Modelle: Stundensatzabrechnung mit vereinbartem Maximum

Retainer-Modelle

Besonders bei längerfristiger Betreuung sind Retainer-Vereinbarungen attraktiv. Der Mandant zahlt einen monatlichen Pauschalbetrag und erhält dafür ein definiertes Stundenkontingent oder bestimmte Leistungen. Vorteil: Planbare Umsätze für die Kanzlei, kalkulierbare Kosten für den Mandanten, engere Mandantenbeziehung.

Kennzahlen, die wirklich zählen

Auslastungsgrad berechnen

Der Auslastungsgrad zeigt, wie viel Ihrer Arbeitszeit tatsächlich abrechenbar ist:

Formel: (Abrechenbare Stunden ÷ Gesamtarbeitsstunden) × 100

Beispiel: Sie arbeiten 40 Stunden pro Woche und erfassen davon 28 Stunden als abrechenbar.Auslastungsgrad = (28 ÷ 40) × 100 = 70 Prozent

Produktive Stunden pro Zeiteinheit

Messen Sie nicht nur den prozentualen Anteil, sondern auch die absolute Anzahl abrechenbarer Stunden. Ein Anwalt, der 50 Stunden arbeitet und davon 60 Prozent abrechnet (30 Stunden), ist produktiver als einer, der 40 Stunden arbeitet mit 75 Prozent Auslastung (30 Stunden), aber die Arbeitsbelastung ist unterschiedlich.

Benchmark: 25 bis 30 abrechenbare Stunden pro Woche gelten als nachhaltig erreichbar. Werte über 35 Stunden sind zwar möglich, aber langfristig oft mit Überlastung verbunden.

Realisierungsquote vs. Zielquote

Die Realisierungsquote bildet ab, wie viel von Ihren erfassten Stunden tatsächlich abgerechnet wird:

Formel: (Abgerechnete Stunden ÷ Erfasste abrechenbare Stunden) × 100

Gründe für Abweichungen:

  • Kulanzabzüge für Mandanten
  • Überschreitung vereinbarter Budgets
  • Ineffizienzen, die Sie nicht belasten möchten
  • Zu optimistische Zeiterfassung

Zielwert: Über 90 Prozent. Liegt Ihre Realisierungsquote deutlich darunter, sollten Sie Ihre Zeiterfassung oder Ihr Erwartungsmanagement überprüfen.

Mandatsprofitabilität

Nicht jedes Mandat ist gleich profitabel. Analysieren Sie regelmäßig:

  • Welche Mandate erbringen hohe Deckungsbeiträge?
  • Wo übersteigt der Aufwand das vereinbarte Honorar?
  • Welche Mandatstypen sind besonders effizient abzuarbeiten?

Diese Erkenntnisse helfen Ihnen bei der strategischen Ausrichtung: Auf welche Mandate sollten Sie sich fokussieren? Wo müssen Sie die Honorargestaltung anpassen?

Vergleichstabelle: Kanzlei mit 65% vs. 75% abrechenbaren Stunden

Annahmen: 5 Anwälte, je 40 Wochenstunden, 48 Arbeitswochen, Stundensatz 200 Euro

Kennzahl 65% Auslastung 75% Auslastung Differenz
Abrechenbare Stunden/Woche/Anwalt 26 h 30 h +4 h
Wochenumsatz/Anwalt 5.200 € 6.000 € +800 €
Jahresumsatz/Anwalt 249.600 € 288.000 € +38.400 €
Jahresumsatz Kanzlei (5 Anwälte) 1.248.000 € 1.440.000 € +192.000 €

Bei gleichen Personalkosten bedeuten 10 Prozentpunkte mehr abrechenbare Stunden einen Mehrumsatz von fast 200.000 Euro pro Jahr. Dieser Hebel wirkt sich direkt auf die Profitabilität und Wettbewerbsfähigkeit aus.

Best Practices aus Kanzleien und Professional Services

Transparenz gegenüber Mandanten

Erfolgreiche Kanzleien kommunizieren offen über ihre Zeiterfassung und Abrechnung:

  • Vereinbaren Sie zu Beginn des Mandats klar Stundensätze und Abrechnungsmodalitäten
  • Geben Sie realistische Aufwandsschätzungen ab, auch wenn diese nicht verbindlich sind
  • Informieren Sie proaktiv, wenn sich abzeichnet, dass ein Budget überschritten wird
  • Erläutern Sie in Rechnungen die einzelnen Positionen verständlich
  • Bieten Sie detaillierte Zeitnachweise auf Wunsch an

Diese Transparenz schafft Vertrauen und führt zu weniger Rückfragen und schnelleren Zahlungen.

Digitale Unterstützung durch ZEP

Die systematische Erfassung und Optimierung abrechenbarer Stunden erfordert die richtige technische Grundlage. ZEP unterstützt Kanzleien dabei, produktive Stunden lückenlos zu erfassen und direkt in transparente Abrechnungen zu überführen. Die Software ermöglicht minutengenaue Projektzeiterfassung per Browser oder mobiler App, auch im Gericht, beim Mandanten oder unterwegs. Jede Buchung wird automatisch dem entsprechenden Mandat zugeordnet, inklusive Tätigkeitsbeschreibung für nachvollziehbare Rechnungen.

Besonders relevant für die Steuerung abrechenbarer Stunden: ZEP unterscheidet klar zwischen fakturierbaren und nicht fakturierbaren Tätigkeiten und liefert aussagekräftige Auswertungen zu Auslastungsgrad, produktiven Stunden und Realisierungsquote. Die Ressourcenplanung zeigt in Echtzeit, wie Mitarbeiter ausgelastet sind und wo Kapazitäten für zusätzliche Mandate bestehen. Budgetüberwachung und automatisierte Rechnungserstellung aus erfassten Zeiten reduzieren den administrativen Aufwand erheblich und schaffen mehr Raum für abrechenbare Mandatsarbeit.

Die Integration mit DATEV ermöglicht einen nahtlosen Datenaustausch für Lohnbuchhaltung und Rechnungswesen. Alle Funktionen sind DSGVO-konform und ISO 27001 zertifiziert, was besonders für Kanzleien mit sensiblen Mandantendaten relevant ist. Der modulare Aufbau erlaubt es, mit Basisfunktionen zu starten und bei Bedarf weitere Module wie Angebotserstellung, Ressourcenplanung oder erweiterte Reportings zu ergänzen.

Klare Leistungskataloge

Definieren Sie für typische Mandate, welche Leistungen inkludiert sind und welche gesondert abgerechnet werden. Das verhindert Missverständnisse und erleichtert die Kalkulation.

Beispiel Vertragsgestaltung:

  • Inkludiert: Erstgespräch, Entwurfserstellung, eine Überarbeitungsrunde, Finalisierung
  • Zusätzlich abrechenbar: Weitere Überarbeitungsrunden, Verhandlungsbegleitung, Recherchen zu Spezialfragen

Effiziente Workflows und digitale Unterstützung

Moderne Kanzleisoftware integriert Zeiterfassung, Mandatsverwaltung und Abrechnung in einem System. Das spart Zeit und reduziert Fehler:

  • Zeiterfassung per App direkt am Smartphone oder Desktop
  • Automatische Zuordnung zu Mandaten und Projekten
  • Vorbelegung von Tätigkeitsbeschreibungen
  • Automatische Rechnungserstellung aus erfassten Zeiten
  • Auswertungen und Reports auf Knopfdruck

Investitionen in solche Systeme amortisieren sich schnell durch höhere Effizienz und mehr abrechenbare Stunden.

Erfolgsbeispiele

Mittelständische Wirtschaftskanzlei: Durch Einführung einer mobilen Zeiterfassungs-App und wöchentliche Auslastungsreviews steigerte die Kanzlei ihren Anteil abrechenbarer Stunden von 62 auf 72 Prozent innerhalb von sechs Monaten. Entscheidend war die kulturelle Veränderung: Zeiterfassung wurde nicht als Kontrolle, sondern als Steuerungsinstrument verstanden.

Boutique-Kanzlei für Gesellschaftsrecht: Standardisierung häufiger Leistungen (Gründungsberatungen, Standardverträge) durch Vorlagen und Checklisten reduzierte die Bearbeitungszeit um 30 Prozent. Die gewonnene Zeit konnte für komplexere, besser honorierte Mandate genutzt werden.

IP-Kanzlei: Einführung von Retainer-Modellen für Stammandanten sorgte für planbare Umsätze und engere Mandantenbeziehung. Die Kanzlei konnte ihre Liquidität verbessern und strategischer arbeiten statt reaktiv auf Anfragen zu reagieren.

Fazit: Systematische Steuerung für nachhaltigen Erfolg

Abrechenbare Stunden sind weit mehr als eine Abrechnungsgrundlage. Sie sind der zentrale Hebel für wirtschaftliche Stabilität, Profitabilität und Wachstum Ihrer Kanzlei. Wer seine produktiven Stunden systematisch erfasst, analysiert und optimiert, erhöht nicht nur den Umsatz, sondern gewinnt auch wertvolle Erkenntnisse über die eigene Leistungsfähigkeit und Mandatsstruktur.

Die Steigerung des Anteils abrechenbarer Stunden ist kein Sprint, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Es geht nicht darum, mehr zu arbeiten, sondern intelligenter zu arbeiten: durch effiziente Prozesse, klare Prioritäten, konsequente Delegation und den Einsatz passender Tools. Gleichzeitig dürfen Sie die Qualität Ihrer Arbeit und Ihre Work-Life-Balance nicht aus den Augen verlieren. Ein Auslastungsgrad über 80 Prozent mag kurzfristig beeindruckend sein, ist langfristig aber oft nicht nachhaltig.

Beginnen Sie mit einer ehrlichen Analyse Ihres Status quo. Erfassen Sie für vier Wochen konsequent alle Arbeitsstunden und kategorisieren Sie diese nach abrechenbar und nicht abrechenbar. Identifizieren Sie die größten Zeitfresser und priorisieren Sie Optimierungsmaßnahmen. Setzen Sie realistische Ziele und monitoren Sie diese monatlich. Kommunizieren Sie transparent mit Ihren Mandanten über Zeitaufwand und Kosten.

Mit der richtigen Strategie und den passenden Tools können Sie Ihren Anteil abrechenbarer Stunden deutlich steigern, ohne die Arbeitsbelastung zu erhöhen. Das Ergebnis: mehr Profitabilität, zufriedenere Mandanten und eine zukunftssichere Positionierung Ihrer Kanzlei im Wettbewerb.

FAQ

Was zählt in einer Kanzlei als abrechenbare Stunde und was nicht?

Abrechenbare Stunden sind alle Tätigkeiten, die direkt einem Mandat zugeordnet und dem Mandanten in Rechnung gestellt werden können. Dazu gehören Mandantenberatung, Schriftsatzbearbeitung, Vertragsgestaltung, Recherche für konkrete Fälle, Gerichtsverhandlungen und mandatsbezogene Korrespondenz.

Nicht abrechenbar sind interne Tätigkeiten ohne direkten Mandatsbezug: allgemeine Verwaltung, interne Besprechungen, Fortbildungen, Akquise, Marketing, Rechnungsstellung und Büroorganisation. Die klare Abgrenzung ist entscheidend für präzises Controlling und realistische Auslastungsanalysen.

Wie steigern Anwälte den Anteil abrechenbarer Stunden, ohne mehr zu arbeiten?

Der Schlüssel liegt in der Reduktion nicht abrechenbarer Tätigkeiten durch Prozessoptimierung, Delegation und Automatisierung. Verwaltungsaufgaben sollten an Assistenzen delegiert, Standardprozesse durch Vorlagen beschleunigt und Zeiterfassung automatisiert werden. Ineffiziente interne Besprechungen reduzieren, klare Mandatszuordnungen etablieren und digitale Tools für Wiedervorlagen und Fristenmanagement nutzen.

Eine systematische Analyse zeigt schnell, wo Zeit verloren geht. Kanzleien, die vier Wochen lang alle Tätigkeiten detailliert erfassen und kategorisieren, identifizieren meist 5 bis 10 Stunden pro Woche, die von nicht abrechenbaren in abrechenbare Tätigkeiten umgewandelt werden können.

Welche Tätigkeiten sind in einer Kanzlei typischerweise nicht abrechenbar?

Zu den häufigsten nicht abrechenbaren Tätigkeiten gehören: allgemeine Büroorganisation und Ablage, interne Teambesprechungen ohne konkreten Mandatsbezug, Weiterbildungen und Fortbildungen, Akquisegespräche mit potenziellen Mandanten, Marketing und Öffentlichkeitsarbeit, Rechnungsstellung und Mahnwesen, IT-Support sowie allgemeine Kanzleiverwaltung.

Auch unproduktive Zeiten wie Wartezeiten, Doppelarbeiten durch fehlende Kommunikation oder ineffiziente Prozesse zählen dazu. Eine strukturierte Kanzleiorganisation minimiert diese Zeiten systematisch und schafft mehr Raum für produktive Mandatsarbeit.

Wie berechnet man die Auslastung eines Anwalts anhand abrechenbarer Stunden?

Die Auslastung berechnen Sie nach der Formel: (Abrechenbare Stunden ÷ Gesamtarbeitsstunden) × 100. Beispiel: Ein Anwalt arbeitet 40 Stunden pro Woche und erfasst 28 Stunden als abrechenbar. Seine Auslastung beträgt (28 ÷ 40) × 100 = 70 Prozent.

Für aussagekräftige Analysen sollten Sie nicht nur den prozentualen Anteil, sondern auch die absoluten Stunden betrachten. 30 abrechenbare Stunden bei 40 Gesamtstunden (75 Prozent) sind anders zu bewerten als 30 abrechenbare Stunden bei 50 Gesamtstunden (60 Prozent). Die erste Variante ist effizienter und nachhaltiger.

Was ist ein guter Benchmark für abrechenbare Stunden pro Woche?

In erfolgreichen Kanzleien liegt der Anteil abrechenbarer Stunden zwischen 65 und 75 Prozent der Gesamtarbeitszeit. Bei einer 40-Stunden-Woche entspricht das 26 bis 30 abrechenbaren Stunden. Werte über 75 Prozent sind hervorragend, aber langfristig oft schwer zu halten ohne Qualitätsverlust oder Überlastung.

Absolute Benchmarks: 25 bis 30 abrechenbare Stunden pro Woche gelten als nachhaltig erreichbar. Werte über 35 Stunden sind möglich, aber meist mit erhöhter Arbeitsbelastung verbunden. Wichtig ist auch die Realisierungsquote: Über 90 Prozent der erfassten Stunden sollten tatsächlich abgerechnet werden.

Welche KPIs sind für abrechenbare Stunden wirklich relevant?

Die drei wichtigsten Kennzahlen sind: Erstens der Auslastungsgrad (Anteil abrechenbarer Stunden an Gesamtarbeitszeit), zweitens die absoluten produktiven Stunden pro Zeiteinheit und drittens die Realisierungsquote (Verhältnis zwischen erfassten und tatsächlich abgerechneten Stunden).

Ergänzend sollten Sie die Mandatsprofitabilität (Deckungsbeitrag pro Mandat), den durchschnittlichen Stundensatz und die Verteilung zwischen verschiedenen Tätigkeitsarten monitoren. Diese KPIs geben Aufschluss darüber, welche Mandate besonders profitabel sind und wo Optimierungspotenzial besteht. Monatliche Reviews dieser Kennzahlen ermöglichen gezieltes Gegensteuern.

Sie möchten mehr über ZEP erfahren?

Weitere Beiträge

Managementmethoden
5 Min Lesezeit

Disziplinarische Führung: Wer entscheidet wirklich?

Projektleiter sagt A, Teamleitung sagt B, Vorgesetzter will C. Wer darf in Matrixorganisationen wirklich entscheiden und wie vermeiden Sie Verantwortungsdiffusion durch klare Rollenklärung?

Arbeitsrecht
5 Min Lesezeit

Steuerfreie Arbeitgeberleistungen: Diese Benefits funktionieren wirklich

Von 100 Euro Gehaltserhöhung bleiben nur 50 Euro netto. Steuerfreie Arbeitgeberleistungen bringen mehr beim Mitarbeitenden an, wenn Zusätzlichkeit und Freigrenzen präzise eingehalten werden.

Arbeitsrecht
5 Min Lesezeit

Wechselschicht: Warum 70% der Schichtpläne scheitern

Drei aufeinanderfolgende Nachtschichten erhöhen die Fehlerquote um 30%, unklare Zuschlagsregelungen führen zu endlosen Diskussionen. Vorwärts rotierende Schichtpläne, rechtssichere Zeiterfassung und transparente Prozesse machen Wechselschicht planbar.

ZEP Logo

Jetzt ZEP Newsletter abonnieren

Häkchen-Symbol
Jeden 1. Mittwoch im Monat
Häkchen-Symbol
Aktuelle Branchen Insights
Häkchen-Symbol
ZEP Produkt Updates
Anmelden
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Jetzt die Möglichkeiten von ZEP entdecken

30 Tage kostenlos testen - keine Kreditkarte nötig

Kostenlos testen
Kostenlos testen

Jetzt die Möglichkeiten von ZEP entdecken

Vereinbaren Sie jetzt eine kostenlose Demo

Termin buchen
Termin buchen