Der Übergang zur elektronischen Rechnung vollzieht sich in deutschen Unternehmen schneller, als viele Buchhaltungsabteilungen wahrhaben wollen. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht, E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen zu können. Die Ausstellungspflicht folgt gestaffelt: Ab 2027 müssen alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro strukturierte E-Rechnungen versenden. Ab 2028 gilt das für sämtliche inländische B2B-Umsätze.
Was in der Formulierung einfach klingt, ist im Alltag komplex: Es gibt mehrere zulässige elektronische Rechnungsformate, unterschiedliche Anforderungen je nach Auftraggeber, und ein strukturelles Missverständnis, das Unternehmen weiterhin Fehler kosten wird. Eine per E-Mail versendete PDF-Rechnung gilt seit dem 1. Januar 2025 ausdrücklich nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Das Bundesministerium der Finanzen hat mit seinem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 die Anforderungen weiter präzisiert. Formatfehler, also Rechnungen, bei denen die strukturierten Daten nicht korrekt extrahierbar sind, gefährden den Vorsteuerabzug beim Empfänger. Das ist kein theoretisches Risiko. Es ist ein operatives Problem, das im Tagesgeschäft entsteht.
Was die E-Rechnungspflicht für den Projektalltag bedeutet:
- Rechnungen aus Projekten müssen in einem normierten, maschinenlesbaren Format ausgestellt werden
- Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025, unabhängig von der Unternehmensgröße
- PDF-Rechnungen sind bis Ende 2026 nur noch mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers zulässig
- Fehlerhafte oder falsche Formate können den Vorsteuerabzug beim Rechnungsempfänger gefährden
- Die GoBD verlangen eine revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen über mindestens acht Jahre im Originalformat
Welche elektronischen Rechnungsformate gelten
Die gesetzliche Grundlage: § 14 UStG und EN 16931
Seit dem 1. Januar 2025 definiert § 14 UStG eine E-Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder kann unter bestimmten Voraussetzungen zwischen den Vertragsparteien vereinbart werden.
Die in Deutschland zulässigen Standardformate sind XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL). Beide Formate erfüllen die EN 16931 und werden vom Gesetzgeber anerkannt. Neben diesen nationalen Formaten sind auch andere normkonforme europäische Formate wie Factur-X oder Peppol-BIS zulässig.
XRechnung: das reine XML-Format für öffentliche Auftraggeber
Das XRechnung-Format ist ein reines XML-Format, das von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt und gepflegt wird. Es enthält keine menschenlesbare Darstellung. Wer eine XRechnung empfängt, benötigt entweder ein geeignetes ERP-System oder einen externen Viewer, etwa den kostenlosen E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung über ELSTER.
XRechnung ist für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) seit November 2020 bundesweit verpflichtend. Im B2B-Bereich ist es ein zulässiges E-Rechnungsformat und wird von vielen Unternehmen bevorzugt, wenn vollständige Prozessautomatisierung im Fokus steht.
ZUGFeRD: das hybride Format für den gemischten B2B-Einsatz
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das eine maschinenlesbare XML-Datei in ein menschenlesbares PDF/A-3-Dokument einbettet. Der strukturierte XML-Teil hat rechtlichen Vorrang: Bei abweichenden Angaben zwischen PDF-Darstellung und XML gilt die XML-Datei. ZUGFeRD eignet sich besonders für KMU, da die PDF-Komponente den Umstieg von klassischen Rechnungsprozessen erleichtert, ohne auf menschliche Lesbarkeit zu verzichten.
Zulässig sind die ZUGFeRD-Profile BASIC, EN 16931 und EXTENDED. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die gesetzlichen Anforderungen für eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG ausdrücklich nicht.
Die Übergangsfristen für Rechnungsaussteller im Überblick
Die E-Rechnungspflicht gilt für Aussteller zeitlich gestaffelt:
- Seit 1. Januar 2025: Empfang von E-Rechnungen ist verpflichtend für alle inländischen B2B-Unternehmen
- Bis 31. Dezember 2026: Rechnungsaussteller dürfen noch Papierrechnungen und PDF-Rechnungen verwenden (mit Zustimmung des Empfängers)
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen normkonforme E-Rechnungen ausstellen
- Ab 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze, unabhängig vom Umsatz
Die Empfangspflicht gilt hingegen ohne Übergangsfrist, und das ab sofort für jedes Unternehmen.
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Umsetzung im Unternehmensalltag: Wo Formatfehler entstehen
Szenario 1: IT-Dienstleister mit öffentlichen und privaten Auftraggebern
Ein IT-Dienstleister bedient 15 Kunden. Fünf davon sind öffentliche Einrichtungen, die XRechnung über ein Rechnungsportal verlangen. Die übrigen zehn sind privatwirtschaftliche Unternehmen, von denen zwei für 2026 angekündigt haben, nur noch ZUGFeRD zu akzeptieren. Die Mehrheit erhält noch PDF per E-Mail.
Ohne eine integrierte Rechnungsstellungslösung bedeutet jede Rechnungsausstellung: prüfen, welches Format der Auftraggeber erfordert, die Rechnung manuell im richtigen Format erstellen und bei Portalen manuell hochladen. Drei verschiedene Prozesse für denselben Vorgang. Der Aufwand pro Rechnung liegt bei über 20 Minuten, Fehler bei der Formatwahl eingerechnet.
Eine PSA-Lösung, die aus den erfassten Projektzeiten direkt eine normkonforme E-Rechnung im jeweils benötigten Format generiert, eliminiert diesen Mehraufwand vollständig. Aus der Projektdokumentation wird ein XRechnung-XML oder ein ZUGFeRD-PDF+XML in einem Schritt, ohne manuelle Zwischenschritte und ohne Formatwissen beim Rechnungsersteller.
Was in diesem Szenario häufig übersehen wird: Die Formatanforderungen öffentlicher Auftraggeber sind nicht einheitlich. Einige Bundesländer akzeptieren neben XRechnung auch ZUGFeRD-Profile; andere verlangen ausschließlich XRechnung über ein spezifisches Landesportal. Diese Detailanforderungen ändern sich, insbesondere im Zuge der weiteren Umsetzung der ViDA-Initiative der EU. Unternehmen, die Formatwissen in ihre Software auslagern, schützen sich besser vor solchen Änderungen als Unternehmen, die mit manuellen Checklisten arbeiten.
Szenario 2: Managementberatung mit vielen Eingangsrechnungen
Eine Managementberatung erhält monatlich rund 40 Eingangsrechnungen von Subberatern und Dienstleistern. Seit Januar 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen Pflicht. In der Praxis kommen weiterhin Mischformate an: ZUGFeRD korrekt, gelegentlich PDF ohne Empfänger-Zustimmung, XRechnung direkt per E-Mail.
Ohne ein System, das Formate automatisch validiert und klassifiziert, entsteht manueller Prüfaufwand im Rechnungseingang. Bei einer fehlerhaften E-Rechnung, also einer Datei, die die EN-16931-Anforderungen technisch nicht erfüllt, kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein. Das BMF unterscheidet seit Oktober 2025 ausdrücklich zwischen Formatfehlern und Geschäftsregelfehlern: Ein Formatfehler macht die Datei zur "sonstigen Rechnung", die keinen Vorsteuerabzug ermöglicht.
Die Beratung führt deshalb eine automatische Formatvalidierung als festen Schritt im Rechnungseingangs-Workflow ein. Erst nach Bestätigung der Normkonformität wird die Rechnung zur Buchung freigegeben. Das reduziert das steuerliche Risiko und beschleunigt den Genehmigungsprozess gleichzeitig.
Szenario 3: Digitalagentur mit Wachstum in den öffentlichen Sektor
Eine Digitalagentur gewinnt ihren ersten öffentlichen Auftraggeber, ein kommunales Medienprojekt. Für die erste Rechnung verschickt die Agentur eine PDF-Rechnung per E-Mail. Die Rechnung wird abgelehnt: Der Auftraggeber akzeptiert ausschließlich XRechnungen über ein Landesportal.
Die Agentur erstellt die Rechnung manuell im XML-Format und lädt sie auf das Portal hoch. Rückmeldung: Formatfehler wegen eines fehlenden Pflichtfeldes (BT-10 Buyer Reference). Der Prozess startet von vorn. Die Zahlung verzögert sich um drei Wochen, die Kundenbeziehung leidet, der Aufwand ist unverhältnismäßig hoch für eine einzige Rechnung.
Wer regelmäßig Rechnungen für projektbasierte Leistungen an öffentliche Stellen ausstellt, benötigt eine Lösung, die XRechnung-konforme Ausgaben direkt aus den Projektdaten generiert, inklusive aller Pflichtfelder gemäß EN 16931, ohne manuelle XML-Bearbeitung.
XRechnung und ZUGFeRD im direkten Vergleich
Rechnungsstellung aus Projekten: Wo ZEP ansetzt
Für projektbasierte Unternehmen entsteht die E-Rechnung am sinnvollsten dort, wo die Daten bereits vorliegen: im Projekt selbst. ZEP unterstützt beide in Deutschland zulässigen Standardformate direkt aus dem Rechnungsstellungsmodul heraus.
Für ZUGFeRD-Rechnungen legen Sie das Format einmalig pro Kunde fest. Zusätzlich pflegen Sie Ihre eigenen Unternehmensdaten inklusive Bankverbindung ein, da ZEP diese Angaben als Rechnungsabsender in das ZUGFeRD-XML einbettet. Sind alle Pflichtfelder gesetzt, generiert ZEP die Rechnung als PDF/A-Datei mit eingebetteter XML. Programme wie Adobe Acrobat können das Dokument öffnen und die eingebettete XML direkt einsehen. ZEP unterstützt die Versionen ZUGFeRD 2.0.1 bis zur aktuellen Version 2.3.2.
Für XRechnung-Empfänger, zum Beispiel öffentliche Auftraggeber, stellen Sie das Format ebenfalls kundenseitig ein. ZEP erzeugt dann bei der Rechnungserstellung eine XML-Datei sowie zur Visualisierung ein PDF auf Basis des hinterlegten Briefpapiers. Projektspezifische Pflichtfelder hinterlegen Sie direkt im Kundenstamm oder im jeweiligen Projekt. Diese Felder werden automatisch in das Rechnungs-XML übernommen, ohne manuelle Nacharbeit.
Ein entscheidender Vorteil in der Praxis: Sobald das Format pro Kunde einmal konfiguriert ist, läuft die Formatauswahl bei jeder weiteren Rechnung automatisch. Aus den gebuchten Projektzeiten und Belegen erstellt ZEP die Rechnung, weist fehlende Rechnungspositionen aktiv aus und sperrt freigegebene Leistungszeiträume für weitere Änderungen, bis die Abrechnung abgeschlossen ist.
Die DATEV-Schnittstelle überträgt alle abrechnungsrelevanten Daten direkt an die Buchhaltungssoftware. Medienbrüche zwischen Zeiterfassung, Rechnungserstellung und Buchung entfallen.
Fazit: So stellen Sie Ihren Rechnungsprozess jetzt um
Schritt 1: Prüfen Sie, welche Ihrer Auftraggeber bereits jetzt normkonforme E-Rechnungen verlangen, und ob Ihre aktuelle Software diese Formate ausgeben kann.
Schritt 2: Stellen Sie sicher, dass Ihr Rechnungseingang E-Rechnungen technisch empfangen und verarbeiten kann. Diese Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsfrist.
Schritt 3: Entscheiden Sie format-strategisch: Bei gemischtem Kundenstamm (B2B und B2G) bietet ZUGFeRD eine breit einsetzbare Grundlage. Bei einem hohen Anteil öffentlicher Auftraggeber ist XRechnung-Kompetenz unumgänglich.
Schritt 4: Verbinden Sie Zeiterfassung und Rechnungsstellung in einem System. Wenn Rechnungsdaten manuell aus mehreren Quellen zusammengestellt werden, steigt die Fehlerquote, besonders bei Pflichtfeldern nach EN 16931.
Schritt 5: Klären Sie mit Ihrem Steuerberater die GoBD-konforme Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Rechnungen. Der strukturierte XML-Teil muss über mindestens acht Jahre unveränderbar und im Originalformat gespeichert werden.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD als elektronische Rechnungsformate?
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne menschenlesbare Darstellung. Es wird maschinell verarbeitet und benötigt zur Visualisierung einen Viewer. ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF-Darstellung mit einer eingebetteten XML-Datei. Beide Formate erfüllen die EN-16931-Norm und sind für die B2B-E-Rechnungspflicht in Deutschland zugelassen. Bei ZUGFeRD hat der XML-Teil rechtlichen Vorrang, falls PDF und XML voneinander abweichen.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für kleine Unternehmen und KMU?
Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen B2B-Unternehmen, unabhängig von der Unternehmensgröße. Die Ausstellungspflicht folgt gestaffelt: Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen aller Größen noch Papier- oder PDF-Rechnungen versenden. Ab 2027 sind Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz zur E-Rechnung verpflichtet. Ab 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle B2B-Umsätze. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen.
Was passiert, wenn ich eine fehlerhafte E-Rechnung erhalte oder ausstelle?
Eine E-Rechnung mit Formatfehler, also eine Datei, die die EN-16931-Anforderungen technisch nicht erfüllt, gilt rechtlich als "sonstige Rechnung". Der Empfänger kann daraufhin keinen Vorsteuerabzug geltend machen, sofern er nicht ausdrücklich einer PDF-Rechnung zugestimmt hat. Das BMF-Schreiben vom Oktober 2025 unterscheidet zudem zwischen Formatfehlern und Geschäftsregelfehlern, die unterschiedliche steuerliche Konsequenzen haben.
Darf ich weiterhin PDF-Rechnungen versenden?
Bis Ende 2026 ist der Versand von PDF-Rechnungen im B2B-Bereich noch zulässig, wenn der Empfänger ausdrücklich zustimmt. Ab 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 Euro Jahresumsatz normkonforme E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen. PDF allein gilt seit dem 1. Januar 2025 ausdrücklich nicht mehr als E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG.
Welches elektronische Rechnungsformat ist für mein Unternehmen das richtige?
Die Formatwahl hängt von Ihrer Kundensituation ab. Für Unternehmen mit öffentlichen Auftraggebern ist XRechnung obligatorisch. Im gemischten B2B-Umfeld empfiehlt sich ZUGFeRD, da es menschenlesbar ist und breite Akzeptanz bei unterschiedlichen Empfängersystemen bietet. In langfristigen Geschäftsbeziehungen empfiehlt es sich, das bevorzugte Format frühzeitig mit dem Auftraggeber zu klären und in der Kundenstammdatenpflege zu hinterlegen.
Wie verbinde ich Zeiterfassung und E-Rechnungsstellung sinnvoll?
Der effizienteste Weg ist eine integrierte PSA-Lösung, die aus den erfassten Projektzeiten direkt normkonforme E-Rechnungen generiert. Das eliminiert manuelle Dateneingaben zwischen Zeiterfassung, Rechnungserstellung und Buchhaltung. Rechnungsdaten fließen über eine DATEV-Schnittstelle direkt in die Steuerberatung, und das Rechnungsformat wird auftraggeber-spezifisch hinterlegt und automatisch angewendet.
