Ein befristeter Arbeitsvertrag, schnell per PDF versandt und mit einer eingescannten Unterschrift zurückbekommen. Drei Monate später klagt der Mitarbeitende auf Entfristung. Und gewinnt. Genau das passierte dem Berliner Start-up Gorillas im Jahr 2021: Zwölf Beschäftigte klagten erfolgreich, weil ihre befristeten Verträge lediglich mit einer einfachen elektronischen Signatur unterzeichnet worden waren. Das Gericht wertete die Befristung als unwirksam. Seitdem gilt: Die Wahl der falschen Signaturart ist kein Formalproblem, sondern ein teures Compliance-Risiko mit direkten finanziellen Konsequenzen.
Das ist kein Einzelfall. Mit dem 4. Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), das am 1. Januar 2025 in Kraft getreten ist, haben sich die Spielregeln für digitale Signaturen in deutschen Unternehmen grundlegend verändert. Mehr Flexibilität bei unbefristeten Arbeitsverträgen auf der einen Seite, weiterhin strenge Formvorschriften für befristete Verträge und Kündigungen auf der anderen. Wer diese Unterschiede nicht kennt, riskiert nicht nur unwirksame Verträge, sondern auch Bußgelder bis zu 2.000 Euro pro Verstoß gegen das Nachweisgesetz.
Wo das Problem im Unternehmensalltag tatsächlich entsteht
Die meisten Formfehler entstehen nicht, weil Unternehmen die Rechtslage grundsätzlich ignorieren. Sie entstehen dort, wo Geschwindigkeit wichtiger erscheint als Prozesssicherheit. HR will eine Stelle schnell besetzen, die Projektleitung will ein Kundenprojekt sofort starten, die Geschäftsführung möchte Vertragsrunden nicht durch Postlaufzeiten verzögern. Genau in diesen Situationen wird aus einem vermeintlich kleinen Abkürzungsweg ein echtes Risiko.
Im Alltag zeigt sich das Problem meist an drei Punkten gleichzeitig. Erstens fehlt eine klare Regel, welche Signaturart für welchen Dokumenttyp verbindlich ist. Zweitens treffen Teams Einzelfallentscheidungen unter Zeitdruck. Drittens ist der Vertragsabschluss nicht sauber mit den Folgeprozessen verknüpft, also mit Onboarding, Projektfreigabe, Zeiterfassung und Abrechnung. Genau hier braucht der Leser Orientierung, damit die Umsetzung weder nervt noch in Rückfragen, Nacharbeit oder rechtlichen Risiken endet.
Warum die falsche Signatur unbefristete Verträge erzeugt
In vielen IT-Dienstleistungsunternehmen und Agenturen sieht der Vertragsworkflow heute so aus: Der Vertrag wird als Word-Dokument erstellt, als PDF exportiert, per E-Mail verschickt, vom Mitarbeitenden ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und zurückgeschickt. Oder noch schneller: Die Unterschrift wird direkt auf dem Touchpad geleistet und als Bild in das PDF eingefügt.
Diese eingescannte oder aufgezeichnete Unterschrift ist eine einfache elektronische Signatur (EES). Für formfreie Dokumente wie unbefristete Arbeitsverträge ist das seit 2025 in vielen Fällen ausreichend. Für befristete Arbeitsverträge hingegen gilt nach § 14 Abs. 4 TzBfG nach wie vor das Schriftformerfordernis. Das bedeutet: Entweder eine eigenhändige Unterschrift auf Papier oder eine qualifizierte elektronische Signatur (QES). Wird stattdessen nur eine einfache oder fortgeschrittene Signatur verwendet, gilt die Befristung als nicht vereinbart, der Vertrag läuft unbefristet weiter.
Was der Fehler konkret kostet
Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis, das unbeabsichtigt entstanden ist, bindet das Unternehmen an Kündigungsschutzregelungen nach dem KSchG. Wer nach der Probezeit kündigen will, braucht einen sachlichen Grund. Fehlt dieser, ist die Kündigung unwirksam. Hinzu kommen mögliche Abfindungszahlungen und Gerichtskosten. Bei Führungskräften mit entsprechenden Gehältern kann allein die Abfindung schnell im fünfstelligen Bereich liegen. Alles für einen Formfehler, der mit der richtigen Signaturart nicht entstanden wäre.
Drei Signaturarten, drei Rechtswirkungen
Die eIDAS-Verordnung der Europäischen Union definiert drei Signaturtypen, die alle in Deutschland rechtsgültig sind, aber mit erheblich unterschiedlicher Beweiskraft:
Einfache elektronische Signatur (EES)
Die einfachste Form: ein getippter Name am Ende einer E-Mail, eine eingescannte Unterschrift, ein per Finger gezeichnetes Bild. Keine technischen Anforderungen an Verschlüsselung oder Identitätsprüfung. Rechtsgültig für formfreie Dokumente, aber vor Gericht kaum beweiskräftig: Die Identität des Unterzeichnenden lässt sich nicht sicher nachweisen.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Die FES ist dem Unterzeichnenden eindeutig zugeordnet, über ein digitales Zertifikat identifizierbar und erkennt nachträgliche Änderungen am Dokument. Typisch sind SMS-Codes oder sichere E-Mail-Links zur Identifizierung. Die FES eignet sich für alle formfreien Verträge und hat deutlich höhere Beweiskraft als die EES.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die QES ist der handschriftlichen Unterschrift nach § 126a BGB rechtlich vollständig gleichgestellt. Sie erfordert eine einmalige Identifizierung über einen staatlich zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter (z.B. über VideoIdent oder den elektronischen Personalausweis). Die QES ist in allen EU-Mitgliedstaaten anerkannt, was für Unternehmen mit internationalen Kunden oder Mitarbeitenden ein entscheidender Vorteil ist.
BEG IV 2025: Was sich für Arbeitgeber geändert hat
Das BEG IV hat die Hürden für digitale HR-Prozesse erheblich gesenkt. Die wichtigsten Änderungen seit dem 1. Januar 2025:
Was jetzt einfacher geht
Unbefristete Arbeitsverträge können nun in Textform gemäß § 126b BGB abgeschlossen werden. Die Textform erfordert keine Unterschrift, sondern lediglich die Benennung des Erklärenden. Ein Arbeitsvertrag als PDF-Anhang per E-Mail, versehen mit dem lesbaren Namen des Vertretungsberechtigten, ist damit rechtswirksam. Gleiches gilt für Änderungen in bestehenden Arbeitsverhältnissen, Elternzeitanträge, Pflegezeitverlangen und andere HR-Dokumente. Arbeitszeugnisse können seit 2025 in elektronischer Form mit QES ausgestellt werden, sofern der Mitarbeitende zustimmt.
Was sich nicht geändert hat
Befristete Arbeitsverträge unterliegen nach wie vor der strengen Schriftform. Nur die eigenhändige Unterschrift auf Papier oder die QES erfüllt das Schriftformerfordernis nach § 14 Abs. 4 TzBfG. Kündigungen und Aufhebungsverträge bleiben nach § 623 BGB der Papierform vorbehalten, da die elektronische Form hier explizit ausgeschlossen ist. Auch in bestimmten Branchen (Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung) gilt weiterhin das Schriftformerfordernis für den Arbeitsnachweis.
Elektronische Unterschrift in der Praxis: 3 Szenarien
IT-Dienstleister: Neue Mitarbeitende remote einstellen
Ein IT-Dienstleister mit 30 Mitarbeitenden stellt regelmäßig Entwickler remote ein. Der neue Senior-Entwickler soll zunächst befristet für 12 Monate eingestellt werden. Das HR-Team verschickt das Vertragsdokument per E-Mail, der Kandidat zeichnet seine Unterschrift auf dem Smartphone-Display und schickt das PDF zurück.
Ohne Tool: Die eingescannte Touchscreen-Unterschrift ist eine EES. Für einen befristeten Arbeitsvertrag nicht ausreichend. Der Vertrag gilt damit rechtlich als unbefristet abgeschlossen. Das HR-Team merkt das in der Regel erst dann, wenn es zu einer Kündigung kommen soll.
Mit strukturiertem Signaturworkflow: Das Vertragsdokument wird über einen zertifizierten Anbieter versandt. Der Entwickler identifiziert sich einmalig per VideoIdent, die QES wird automatisch angehängt. Zeitaufwand: 15 Minuten für den Entwickler, keine Nacharbeit für HR. Der Vertrag ist revisionssicher archiviert und die Befristung rechtssicher dokumentiert.
Ein weiterer Aspekt, der im Tagesgeschäft oft übersehen wird: Die einmalige Identifizierung im Signaturprozess liefert gleichzeitig einen prüfbaren Nachweis, dass die unterzeichnende Person tatsächlich die ist, die im Vertrag steht. Das ist besonders bei Remote-Einstellungen relevant, bei denen HR die Person vor Unterzeichnung nie physisch gesehen hat. Kommt es zu einer späteren arbeitsrechtlichen Auseinandersetzung, stärkt dieser Nachweis die Position des Arbeitgebers erheblich.
Unternehmensberatung: Kundenprojektverträge ohne Postumlauf
Eine Beratung mit 15 Mitarbeitenden schließt monatlich vier bis sechs neue Projektverträge ab. Kunden sitzen in Hamburg, München und Wien. Bisher wird das Vertragsdokument per E-Mail verschickt, der Kunde druckt aus, unterschreibt per Hand, scannt ein und schickt zurück. Bis alle Unterzeichnenden auf Kunden- und Auftragnehmerseite unterschrieben haben, vergehen im Schnitt acht Werktage.
Ohne Tool: Projektstarts verzögern sich, weil die Zeiterfassung in ZEP erst nach Vertragsunterschrift geöffnet wird. Jede Woche Verzögerung bedeutet: Leistungen werden erbracht, aber die Abrechnungsgrundlage fehlt noch. Das kostet Cashflow und schafft Rechtsunsicherheiten.
Mit digitalem Signaturworkflow: Der Vertrag wird über ein Signatur-Tool mit eindeutigem Audit-Trail versandt. Alle Unterzeichnenden erhalten per E-Mail einen gesicherten Link, signieren sequenziell mit FES, das abgeschlossene Dokument landet automatisch im Archiv. Vertragsabschluss in 24 bis 48 Stunden. Sobald der Vertrag digital bestätigt ist, öffnet das Projektteam das Projekt in ZEP und die Zeiterfassung beginnt: lückenlos dokumentiert und sofort abrechnungsbereit.
Digitalagentur: Freelancer-Rahmenverträge skalierbar abschließen
Eine Digitalagentur mit 20 Festangestellten arbeitet regelmäßig mit 10–15 Freelancern zusammen. Rahmenverträge müssen jährlich erneuert werden, Projektzusatzvereinbarungen kommen mehrfach pro Monat hinzu. Die Freelancer sitzen in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Ohne Tool: Verschiedene PDF-Versionen kursieren per E-Mail. Einige Freelancer schicken eigene unterschriebene Versionen zurück, andere vergessen es. HR verbringt drei bis vier Stunden pro Monat damit, offene Unterschriften nachzuverfolgen. Bei einer Betriebsprüfung können nicht alle Rahmenverträge lückenlos vorgelegt werden.
Mit Signaturmatrix und digitaler Ablage: Die Agentur definiert einmalig, welche Signaturart für welchen Vertragstyp gilt: FES für formfreie Freelancer-Vereinbarungen, QES für befristete Festanstellungen. Alle Dokumente laufen über einen einheitlichen Workflow, landen in einer zentralen Ablage und sind bei Betriebsprüfungen sofort abrufbar. HR-Aufwand: unter 30 Minuten pro Monat für Nachverfolgung.
Der zusätzliche Nutzen zeigt sich beim nächsten Projektstart: Weil alle Rahmenverträge digital vorliegen und sofort abrufbar sind, kann die Agentur neue Freiberufler-Projekte in ZEP anlegen, ohne erst nach dem aktuell gültigen Vertragsstand suchen zu müssen. Die Projektzeiterfassung startet direkt nach Vertragsabschluss, die Abrechnung am Monatsende basiert auf lückenlosen Daten.
So verankern Sie den Signaturprozess ohne Mehraufwand im Alltag
Der häufigste Fehler in Unternehmen ist nicht die fehlende Bereitschaft zur Digitalisierung, sondern das Fehlen eines verbindlichen Standardprozesses. Solange jede Führungskraft, jede HR Person oder jede Projektleitung im Einzelfall entscheidet, wie ein Dokument unterschrieben werden soll, bleibt der Ablauf fehleranfällig. Praktikabel wird der Prozess erst dann, wenn für jede Dokumentenart klar ist, wer verantwortlich ist, wann signiert werden muss und welcher Folgeschritt danach freigegeben wird.
Damit dieser Ablauf im Tagesgeschäft funktioniert, sollten Unternehmen vier einfache Regeln fest verankern.
- Keine Einzelfallentscheidungen mehr zulassen
Die Signaturart darf nicht jedes Mal neu diskutiert werden. Sie muss je Dokumenttyp vorab festgelegt sein.
- Folgeprozesse an den Vertragsstatus koppeln
Ein Projektstart, ein Onboarding oder eine Abrechnung sollte erst dann freigegeben werden, wenn der Vertragsstatus eindeutig dokumentiert ist.
- Vorlagen, Freigaben und Ablage zentral steuern
Wenn verschiedene PDF Versionen per E Mail kursieren, entsteht unnötige Reibung. Besser ist ein einheitlicher Workflow mit zentraler Dokumentenablage.
- Nachverfolgung automatisieren statt manuell erinnern
Offene Signaturen sollten nicht über persönliche Erinnerungen gesteuert werden, sondern über klare Statuslogiken im Prozess.
Wer im Unternehmen welche Verantwortung trägt
Damit der Signaturprozess nicht im Tagesgeschäft versandet, braucht es eine klare Rollenverteilung.
HR prüft, ob ein Dokument formfrei ist oder eine strengere Form verlangt.
Führungskräfte dürfen Einstellungen oder Vertragsänderungen erst operativ freigeben, wenn der Status sauber dokumentiert ist.
Projektleitungen starten Kundenprojekte erst dann, wenn der Vertrag wirksam abgeschlossen und zentral abgelegt ist.
Finance und Operations stellen sicher, dass Zeiterfassung, Leistungsnachweis und Abrechnung auf einer belastbaren Vertragsgrundlage laufen.
Schritt-für-Schritt: Rechtssicherer Signaturworkflow im Unternehmen
Schritt 1: Dokumententypen kategorisieren
Erstellen Sie eine interne Übersicht aller Dokumente, die regelmäßig unterschrieben werden: unbefristete Arbeitsverträge, befristete Verträge, Kundenprojektverträge, Arbeitszeugnisse, Geheimhaltungsvereinbarungen, Elternzeitanträge. Ordnen Sie jedem Dokumenttyp die rechtlich notwendige Mindest-Signaturart zu.
Schritt 2: Signaturart festlegen
Für formfreie Dokumente reicht die EES oder FES. Für Dokumente mit Schriftformerfordernis ist ausschließlich die QES oder die eigenhändige Papiersignatur zulässig. Diese Signaturmatrix sollte schriftlich festgehalten und allen Beteiligten bekannt sein. Noch wichtiger ist jedoch, dass diese Matrix nicht nur dokumentiert, sondern in den operativen Freigabeprozess übersetzt wird. Im Alltag bedeutet das: Befristete Verträge dürfen nicht aus Zeitgründen in einen vereinfachten E Mail Prozess rutschen, und Kundenprojekte dürfen nicht gestartet werden, bevor der passende Signaturstatus im System oder in der zentralen Ablage sichtbar ist.
Schritt 3: Zertifizierten Anbieter auswählen
Für QES benötigen Sie einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter der EU. In Deutschland sind das z.B. D-Trust (Bundesdruckerei-Tochter), Bundesnotarkammer oder zertifizierte internationale Anbieter. Prüfen Sie DSGVO-Konformität: Sind die Server in der EU, gibt es Auftragsverarbeitungsverträge?
Schritt 4: Mitarbeitende identifizieren
Alle Personen, die regelmäßig QES leisten sollen, müssen sich einmalig identifizieren: per eID oder VideoIdent. Planen Sie diese einmalige Identifizierung für neue Mitarbeitende direkt in das Onboarding ein.
Schritt 5: Archiv und Audit-Trail sicherstellen
Jedes unterschriebene Dokument muss revisionssicher archiviert werden. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Arbeitsverträge beträgt in der Regel 10 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Achten Sie darauf, dass Ihr Signatur-Tool einen vollständigen Audit-Trail exportiert: wer wann wo unterschrieben hat.
Welche Signatur für welches Dokument?
Unbefristeter Arbeitsvertrag
Seit 01.01.2025 genügt Textform (§ 126b BGB). In der Praxis ist FES dennoch zu empfehlen, weil sie im Streitfall die Identität des Unterzeichnenden eindeutig belegt. Ein Arbeitsvertrag ohne jede Unterschrift ist zwar wirksam, aber bei Streitigkeiten über den Vertragsinhalt beweisschwach.
Befristeter Arbeitsvertrag
Schriftform oder QES zwingend erforderlich (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Wird hier eine EES oder FES genutzt, gilt die Befristung als nicht vereinbart und der Vertrag läuft unbefristet weiter.
Kündigung / Aufhebungsvertrag
Ausschließlich Papier mit eigenhändiger Unterschrift (§ 623 BGB). Keine elektronische Signatur ist zulässig, auch nicht die QES. Eine digital zugeschickte Kündigung ist rechtlich unwirksam und kann vom Arbeitnehmer ohne Fristwahrung zurückgewiesen werden.
Arbeitszeugnis
Seit 2025 QES möglich, aber nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Mitarbeitenden (§ 109 GewO n.F.). Verweigert der Mitarbeitende die Zustimmung, bleibt die Papierform mit eigenhändiger Unterschrift Pflicht.
Kundenprojektvertrag (formfrei)
FES ausreichend und empfehlenswert. Der Audit-Trail des Signatur-Tools ist für Beweiszwecke ebenso wichtig wie die Signatur selbst, da er dokumentiert, wann welche Version des Vertrags unterzeichnet wurde.
Geheimhaltungsvereinbarung / NDA
In der Regel formfrei, FES oder EES ausreichend. Bei Projekten mit hohen Streitwerten oder sensiblen Technologien ist QES empfehlenswert, um die Beweislast im Fall einer Verletzung zu sichern.
Elternzeitantrag / Pflegezeitverlangen
Seit 2025 Textform ausreichend. Keine Unterschrift erforderlich. Eine formlose E-Mail mit dem lesbaren Namen des Erklärenden genügt den gesetzlichen Anforderungen.
In der Praxis endet das Risiko nicht mit der Unterschrift. Sobald ein Vertrag wirksam abgeschlossen ist, beginnt der operative Teil des Prozesses. Projekte müssen angelegt, Zeiten erfasst, Leistungen dokumentiert und Abrechnungen vorbereitet werden. Wer an dieser Stelle wieder mit Excel, verstreuten PDF Dateien oder uneinheitlichen Freigaben arbeitet, baut den nächsten Medienbruch direkt nach dem Vertragsabschluss ein.
Digitale Signaturen als Teil eines durchgängigen Workflows
Die elektronische Unterschrift ist nicht nur ein formaler Abschluss, sondern ein operativer Startpunkt. Für projektbasierte Unternehmen entscheidet sich nach der Unterschrift, ob der Prozess sauber weiterläuft oder sofort wieder Reibung entsteht. Ein digital unterschriebener Vertrag bringt nur dann echten Nutzen, wenn die anschließenden Schritte ebenso belastbar organisiert sind.
Für Unternehmen, die mit Projekten, Budgets und abrechenbaren Leistungen arbeiten, lautet die eigentliche Praxisfrage deshalb nicht nur: Ist der Vertrag wirksam abgeschlossen? Entscheidend ist auch: Wie geht es danach ohne Medienbruch weiter? Genau an dieser Stelle wird aus einem Signaturprozess ein Steuerungsprozess. Vertragsstatus, Projektfreigabe, Zeiterfassung, Leistungsnachweise und Abrechnung müssen logisch ineinandergreifen, damit der Prozess weder riskant noch unnötig aufwendig wird.
Wer Kundenprojektverträge digital signiert, die operative Leistungserfassung aber weiterhin in Excel, auf Papier oder in voneinander getrennten Tools abbildet, verschiebt das Risiko nur in den nächsten Prozessschritt. Der Leistungsnachweis als Grundlage für eine spätere Abrechnung muss genauso belastbar und nachvollziehbar sein wie der Vertrag selbst.
Für HR-Prozesse gilt dasselbe: Wenn Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten digital dokumentiert sind, hat die Personalabteilung bei Vertragsänderungen oder Zeugnisausstellungen bereits alle relevanten Daten parat. Die elektronische Unterschrift bringt dann nur noch den formellen Abschluss.
Die DATEV-Schnittstelle in ZEP verlängert diesen Gedanken in die Lohnbuchhaltung: Zeitdaten, Abrechnung und Lohnlauf greifen ineinander. Wenn der Arbeitsvertrag digital abgeschlossen und die Arbeitszeit lückenlos erfasst ist, läuft die monatliche Entgeltabrechnung auf einer soliden, dokumentierten Grundlage, ohne nachträgliche Korrekturen, die bei Betriebsprüfungen erklärungsbedürftig wären.
Fazit
Unternehmen sollten nicht nur prüfen, welche Signaturart rechtlich zulässig ist. Sie sollten vor allem festlegen, wie der passende Ablauf im Unternehmensalltag verbindlich funktioniert. Genau dort liegt in der Praxis das größte Risiko. Nicht in der fehlenden Rechtskenntnis, sondern in improvisierten Prozessen unter Zeitdruck.
Beginnen Sie mit den Dokumenten, bei denen die Folgen eines Fehlers am teuersten sind. Dazu gehören vor allem befristete Arbeitsverträge. Definieren Sie dafür eine klare Signaturmatrix, legen Sie Verantwortlichkeiten fest und koppeln Sie die operative Freigabe an einen eindeutig dokumentierten Vertragsstatus. So verhindern Sie, dass HR, Projektteams oder Führungskräfte aus Bequemlichkeit wieder in unsichere Zwischenlösungen zurückfallen.
Der nächste Schritt ist ebenso wichtig: Sobald ein Vertrag wirksam abgeschlossen ist, muss die operative Umsetzung lückenlos anschließen. Genau hier wird ein digitales Vertragssetup erst wirtschaftlich wertvoll. Wenn Projektanlage, Zeiterfassung, Leistungsnachweis und Abrechnung direkt auf dem bestätigten Vertragsstatus aufbauen, sinken Rechtsrisiken, Nacharbeit und Verzögerungen spürbar. Für Unternehmen, die projektbasiert arbeiten, wird damit auch der Weg zu ZEP klarer, weil die Software genau dort ansetzt, wo aus einem unterschriebenen Vertrag ein steuerbarer, abrechenbarer Unternehmensprozess werden muss.
FAQ
Ist eine eingescannte Unterschrift in Deutschland rechtsgültig?
Eine eingescannte Unterschrift gilt als einfache elektronische Signatur (EES) und ist für formfreie Dokumente rechtsgültig. Für Dokumente, die gesetzlich die Schriftform erfordern, also wie bei befristeten Arbeitsverträgen, ist sie nicht ausreichend. Nur eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) oder eine eigenhändige Unterschrift auf Papier erfüllt das Schriftformerfordernis nach § 14 Abs. 4 TzBfG.
Welche elektronische Signatur brauche ich für einen befristeten Arbeitsvertrag?
Befristete Arbeitsverträge unterliegen nach § 14 Abs. 4 TzBfG der gesetzlichen Schriftform. Digital erfüllt nur die qualifizierte elektronische Signatur (QES) dieses Erfordernis. Wird stattdessen eine einfache oder fortgeschrittene Signatur verwendet, gilt die Befristung als nicht vereinbart und der Vertrag läuft unbefristet weiter. Dieses Risiko hat das Gorillas-Urteil 2021 konkret gemacht.
Was hat sich durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV ab 2025 für elektronische Unterschriften geändert?
Seit dem 1. Januar 2025 können unbefristete Arbeitsverträge in Textform (§ 126b BGB) abgeschlossen werden, ohne Unterschrift, lediglich mit Benennung des Erklärenden. Auch Elternzeitanträge, Pflegezeitverlangen und Änderungsvereinbarungen genügen jetzt der Textform. Für befristete Verträge und Kündigungen gelten nach wie vor die Schriftformvorschriften.
Kann ich als Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis digital unterschreiben?
Ja, seit 2025 ist das möglich, allerdings nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Mitarbeitenden und ausschließlich mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 126a BGB. Eine einfache oder fortgeschrittene Signatur reicht für Arbeitszeugnisse nicht aus, da das Zeugnis der elektronischen Form im Sinne von § 126a BGB entsprechen muss.
Welche Dokumente darf ich in Deutschland grundsätzlich nicht digital unterschreiben?
Kündigungen und Aufhebungsverträge sind nach § 623 BGB explizit von der elektronischen Form ausgeschlossen: Hier ist ausschließlich die eigenhändige Unterschrift auf Papier zulässig. Dasselbe gilt für notarielle Beurkundungen wie Gesellschaftsverträge, Immobilienkäufe oder Erbverträge sowie für Bürgschaftserklärungen nach § 766 BGB.
Wie erstelle ich eine rechtssichere elektronische Unterschrift für Kundenprojektverträge?
Für formfreie Kundenprojektverträge ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) empfehlenswert: Sie ordnet die Unterschrift eindeutig dem Unterzeichnenden zu und erkennt nachträgliche Änderungen am Dokument. Nutzen Sie einen zertifizierten Anbieter, der einen vollständigen Audit-Trail liefert: wer wann wo unterschrieben hat. So sind Sie bei Streitigkeiten über Projektleistungen oder Vertragskonditionen beweissicher aufgestellt.
