Überstunden mit dem Gehalt abgegolten. Rechtens - ja oder nein?

Ein KMU mit 40 Mitarbeitern steht vor einem Problem, das er sich vor sechs Monaten nicht hätte vorstellen können. Ein Senior Developer kündigt nach vier Jahren. In der Abschlussrechnung tauchen plötzlich 180 nicht ausgeglichene Überstunden auf. Der Anwalt des Mitarbeiters verweist auf den Arbeitsvertrag, der die übliche Formulierung enthält: „Anfallende Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten." Der Arbeitgeber ist sicher, auf der sicheren Seite zu stehen. Er ist es nicht.

Das Bundesarbeitsgericht hat in seinem Grundsatzurteil vom 01.09.2010 (Az. 5 AZR 517/09) klargestellt: Pauschale Formulierungen dieser Art sind unwirksam, weil sie gegen das Transparenzgebot des § 307 BGB verstoßen. Der Arbeitnehmer kann nicht erkennen, worauf er sich einlässt. Die Konsequenz: Alle nachgewiesenen Überstunden werden vergütungspflichtig. Die Nachzahlung plus Anwaltskosten übersteigt in Fällen wie diesem schnell 8.000 bis 15.000 Euro.

Warum das Problem häufiger auftritt als erwartet

Das Münchener Szenario ist kein Einzelfall. Laut IAB-Arbeitszeitrechnung 2025 leisteten beschäftigte Arbeitnehmer in Deutschland 2025 im Jahresdurchschnitt 15,6 unbezahlte Überstunden pro Kopf. Nach Daten des Statistischen Bundesamts leistete 2024 knapp jede oder jeder Fünfte der rund 4,4 Millionen Beschäftigten mit Mehrarbeit diese Zusatzstunden unbezahlt. Das Volumen entspricht nach DGB-Berechnungen mehr als 750.000 Vollzeitstellen bundesweit.

In projektorientierten Branchen wie IT, Unternehmensberatung und Agenturgeschäft ist die Lage noch zugespitzter. Deadlines, Kundenprojekte und Phasen intensiver Auslastung produzieren kontinuierlich Mehrarbeit. Und in genau diesen Branchen sind Vertragsklauseln häufig seit Jahren unverändert, weil kein akuter Anlass für eine Überprüfung bestand.

Drei typische Risikosituationen im Unternehmensalltag

Erstens: Ein Mitarbeiter kündigt und macht Überstunden geltend, die über die im Vertrag genannte Grenze hinausgehen oder die Grenze fehlt vollständig.

Zweitens: Ein Betriebsrat wird gegründet und prüft erstmals systematisch die Vertragsstandards.

Drittens: Eine Betriebsprüfung fragt nach der Dokumentation geleisteter Arbeitszeiten. In allen drei Situationen hängt das finanzielle und rechtliche Risiko direkt davon ab, wie präzise die Überstundenklausel im Arbeitsvertrag formuliert ist und ob Überstunden überhaupt lückenlos erfasst wurden.

Wie das Problem typischerweise im Unternehmensalltag entsteht

In vielen Unternehmen entsteht das Risiko nicht durch eine bewusste Entscheidung, sondern durch eine Kombination aus Projektgeschäft, Zeitdruck und fehlender Transparenz. Überstunden werden zunächst als temporäres Phänomen wahrgenommen und deshalb organisatorisch nicht weiter beachtet. Erst Monate später zeigt sich, dass sich ein rechtliches Risiko aufgebaut hat.

Typischer Ablauf in projektorientierten Unternehmen:

In der Praxis erkennen viele Unternehmen dieses Problem erst in einem der folgenden Momente: bei einer Kündigung, während einer Betriebsprüfung oder wenn HR erstmals systematisch Arbeitsverträge überprüft. Bis zu diesem Zeitpunkt können sich über Monate oder Jahre Überstunden ansammeln, deren rechtliche Bewertung unklar ist.

Was rechtlich gilt: Abgeltungsklausel, NachwG und BAG-Rechtsprechung

Was eine wirksame Abgeltungsklausel enthalten muss

Grundsätzlich sind Überstunden vertraglich abgelten: Das ist rechtlich zulässig. Entscheidend ist die Präzision der Formulierung. Eine wirksame Überstundenabgeltungsklausel muss konkret benennen, wie viele Stunden pro Woche oder Monat mit dem Festgehalt abgegolten sind, entweder als absolute Zahl oder als Prozentsatz der Wochenarbeitszeit.

Wirksame Beispielformulierungen:

• „Überstunden bis zu zehn Stunden pro Kalendermonat sind mit der vereinbarten Vergütung abgegolten."
• „Überstunden im Umfang von bis zu 12 Prozent der vereinbarten Wochenarbeitszeit sind mit dem Gehalt abgegolten."

Unwirksame Formulierungen hingegen sind alle Varianten, die Spielraum lassen: „in üblichem Rahmen", „in angemessenem Umfang", „anfallende Überstunden" ohne Mengenbegrenzung. Das BAG hat hier keine Ausnahmen zugelassen.

Wo die gesetzliche Nachweispflicht greift

Seit der Novellierung des Nachweisgesetzes (§ 2 Abs. 1 Nr. 10 NachwG) im August 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, in jedem neuen Arbeitsvertrag ausdrücklich zu regeln, ob und unter welchen Voraussetzungen Überstunden angeordnet werden dürfen und wie sie vergütet oder ausgeglichen werden. Fehlt diese Regelung, droht ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro pro betroffenen Arbeitsvertrag. Bestandsverträge aus der Zeit vor August 2022 sind davon zwar nicht automatisch betroffen, müssen aber angepasst werden, sobald sich relevante Vertragsbedingungen ändern.

Sonderfall: Besserverdiener und leitende Angestellte

Liegt das Bruttogehalt eines Mitarbeiters über der Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung, geht die Rechtsprechung davon aus, dass alle Überstunden mit dem Gehalt abgegolten sind. Diese Grenze liegt 2026 bei 96.600 Euro jährlich, also 8.050 Euro monatlich brutto. Gleiches gilt für Berufe mit sogenannten Diensten höherer Art: Ärzte, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder Architekten. Für alle anderen Beschäftigten mit Gehalt unterhalb dieser Grenze gilt: Ohne wirksame Klausel mit konkreter Stundenzahl entsteht bei nachgewiesenen Überstunden ein Vergütungsanspruch.

So setzen Sie eine wirksame Überstundenregelung im Alltag um

In vielen Unternehmen entsteht das Problem nicht durch fehlendes Wissen über Arbeitsrecht, sondern durch fehlende operative Prozesse. Überstunden entstehen im Projektalltag, werden kurzfristig akzeptiert und geraten danach aus dem Blick. Erst wenn ein Mitarbeiter kündigt oder eine Prüfung stattfindet, wird deutlich, dass weder Verträge noch Dokumentation ausreichend vorbereitet sind.

Damit Überstunden nicht erst im Konfliktfall sichtbar werden, braucht es drei Dinge gleichzeitig: klare Vertragsregeln, transparente Dokumentation und einen Prozess, der Überstunden automatisch begrenzt oder ausgleicht.

Die folgenden Schritte zeigen, wie Unternehmen diese Struktur im Alltag etablieren können.

Schritt 1: Bestandsaufnahme aller aktuellen Vertragsklauseln

Der erste Schritt ist eine systematische Prüfung aller geltenden Arbeitsverträge. In der Praxis sind vor allem Unternehmen betroffen, die seit 2010 keine Vertragsüberarbeitung vorgenommen haben. Jeder Vertrag, der keine konkrete Stundenzahl oder keinen Prozentsatz enthält, birgt Risiko. Eine einfache Sichtkontrolle der Formulierungen reicht aus, um die Risikogruppe zu identifizieren. Im nächsten Schritt werden neue, rechtssichere Formulierungen eingeführt, entweder über einen Änderungsvertrag oder, bei Neueinstellungen, über aktualisierte Vertragsvorlagen.

Schritt 2: Realistischen Stundenrahmen festlegen

Die vertragliche Abgeltungsgrenze muss zur tatsächlichen Auslastung passen. Wer zehn Überstunden pro Monat als abgegolten deklariert, in der Praxis aber regelmäßig 20 Stunden erwartet, schafft das nächste Haftungsrisiko. Als Orientierung gilt eine Grenze von 10 bis 15 Prozent der vereinbarten Wochenarbeitszeit als gerichtsfest. Bei einer 40-Stunden-Woche entspricht das vier bis sechs Stunden pro Woche oder 16 bis 24 Stunden pro Monat. Ob diese Menge verhältnismäßig ist, hängt zusätzlich vom Gehaltsniveau ab: Je höher das Grundgehalt, desto mehr Spielraum besteht.

Schritt 3: Lückenlose Dokumentation sicherstellen

Eine wirksame Klausel allein schützt nicht, wenn die tatsächlich geleisteten Überstunden nicht dokumentiert sind. Das BAG hat in seiner Entscheidung vom September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) klargestellt, dass Arbeitgeber zur systematischen Erfassung der gesamten Arbeitszeit verpflichtet sind. Fehlt diese Dokumentation, können Arbeitnehmer im Streitfall behaupten, eine beliebige Stundenzahl geleistet zu haben – und der Arbeitgeber kann das weder bestätigen noch widerlegen. Ohne Zeiterfassung verliert eine präzise Klausel ihren Schutzwert.

Im Unternehmensalltag bedeutet das konkret: Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeit regelmäßig. Projektleiter sehen frühzeitig, wenn sich Überstunden aufbauen. HR erkennt sofort, wenn vereinbarte Grenzen überschritten werden. Dadurch entstehen keine überraschenden Forderungen bei Kündigungen oder Prüfungen.

Systeme zur digitalen Zeiterfassung automatisieren genau diesen Ablauf. Überstunden werden automatisch gegen die im Arbeitsvertrag definierte Grenze gerechnet. Wird diese Grenze überschritten, kann HR frühzeitig reagieren und Freizeitausgleich oder Auszahlung veranlassen, bevor sich größere Zeitkonten ansammeln.

Schritt 4: Transparenz für Mitarbeitende schaffen

Mitarbeitende, die jederzeit ihren aktuellen Überstundenstand einsehen können, stellen weniger Fragen und eskalieren seltener. Transparenz über Kontostand, Kappungsgrenzen und Ausgleichsmodalitäten ist kein Komfortfeature, sondern ein Führungsinstrument. Es reduziert Konflikte in 1:1-Gesprächen, entlastet HR bei Rückfragen und schafft die Grundlage für eine sachliche Diskussion, wenn Überstunden tatsächlich einmal das vereinbarte Maß übersteigen.

Drei Szenarien aus der Praxis: IT, Beratung, Agentur

IT-Dienstleister: Dokumentation verhindert Nachzahlung

Ein IT-Dienstleister mit 40 Mitarbeitern führt nach einer Kündigung eines leitenden Entwicklers die Zeiterfassung ein. Die Erkenntnis aus dem Prozess: Fünf weitere Mitarbeiter hätten im Streitfall ebenfalls Überstunden geltend machen können, da die Vertragsklausel keine konkrete Mengenbegrenzung enthielt. Nach der Vertragsanpassung und Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems ist der Überstundenstand jedes Mitarbeiters tagesaktuell sichtbar. Überstunden werden automatisch gegen die vertragliche Grenze gerechnet. Darüber hinausgehende Stunden werden monatlich entweder in Freizeitausgleich umgewandelt oder ausgezahlt, bevor sie sich anstauen können. Der administrative Aufwand für HR ist gesunken; der Gesprächsbedarf in Mitarbeiter-Meetings ebenfalls.

Im Alltag zeigte sich das Problem zuvor vor allem im Projektgeschäft. Entwickler dokumentierten ihre Zeiten teilweise in Excel, teilweise gar nicht. Projektleiter konzentrierten sich auf Deadlines und Budgets, nicht auf die tatsächliche Arbeitszeit. HR erhielt erst dann Einblick, wenn ein Mitarbeiter Überstunden geltend machte oder eine Kündigung vorlag. Dadurch fehlte jede verlässliche Grundlage für Entscheidungen über Ausgleich oder Vergütung.

Manuell: Excel-Zeitlisten, kein Echtzeit-Überblick, kein Warnsignal bei Überschreitung der Klauselgrenze, Eskalationsrisiko bei Kündigung.

Systematisch mit ZEP: Automatisches Überstundenkonto mit konfigurierbarer Kappungsgrenze; bei Erreichen der vertraglich vereinbarten Grenze wird HR automatisch informiert; lückenlose Dokumentation als Basis für Betriebsprüfungen und eventuelle Arbeitsgerichtsverfahren. Das Modul Abwesenheiten & Überstunden bildet individuelle Arbeitszeitmodelle ab und exportiert die Daten direkt in DATEV.

Unternehmensberatung: Differenzierung nach Gehaltsgruppen

Eine Unternehmensberatung mit 25 Mitarbeitern hat acht Senior Consultants mit einem Bruttoeinkommen über 8.050 Euro monatlich. Für diese Gruppe sind alle Überstunden automatisch mit dem Gehalt abgegolten, eine Klausel ist rechtlich nicht erforderlich. Für die 17 Junior- und Mid-Level-Berater gilt das Gegenteil: Hier braucht es eine präzise Klausel, eine dokumentierte Erfassung und einen klar kommunizierten Ausgleichsprozess.

Die HR-Leiterin prüfte bisher monatlich manuell, welcher Mitarbeiter in welche Gehaltsgruppe fällt und ob die aktuelle Beitragsbemessungsgrenze überschritten wurde. Dieser Abgleich kostete drei Stunden pro Monat und war fehleranfällig, insbesondere nach Gehaltserhöhungen. Mit ZEP werden individuelle Arbeitszeitmodelle je Mitarbeiterprofil hinterlegt. Das System erkennt, für welche Mitarbeitergruppe ein Überstundenkonto zu führen ist – und für welche nicht. Die monatliche Manualprüfung entfällt.

Digitalagentur: Veraltete Verträge, neues Klima

Eine Digitalagentur mit 20 Mitarbeitern hatte ihre Arbeitsverträge zuletzt 2018 aktualisiert. Die damals genutzten Formulierungen zur Überstundenabgeltung entsprachen nicht den BAG-Anforderungen aus 2010. Kein Mitarbeiter hatte bislang darauf hingewiesen, aber das Thema war im Team bekannt und wurde zunehmend in Mitarbeitergesprächen angesprochen. Der Geschäftsführer wertete das als Frühwarnsignal.

Er ließ die Verträge durch eine Kanzlei überarbeiten und führte parallel eine digitale Zeiterfassung ein. Seither können Mitarbeitende ihren Überstundenstand selbst einsehen. Die neue Klausel lautet: „Überstunden im Umfang von bis zu acht Stunden pro Kalendermonat sind mit der vereinbarten Vergütung abgegolten. Darüber hinausgehende Stunden werden im Folgemonat durch Freizeitausgleich abgebaut oder nach Absprache ausgezahlt." Die Wirkung: Das Thema ist aus den 1:1-Gesprächen verschwunden. Transparenz hat die Spannung herausgenommen.

Checkliste: Ist Ihre Überstundenregelung rechtssicher?

Muss (Basisanforderung):

• Arbeitsvertrag enthält konkrete Stundenzahl oder Prozentsatz als Abgeltungsgrenze.
• Vertrag wurde nach August 2022 überprüft oder neu aufgesetzt (NachwG).
• Für Mitarbeiter unter der BBG (96.600 €/Jahr) existiert eine explizite Klausel.

Sollte (Risikominimierung):

• Überstunden werden digital und lückenlos erfasst.
• Mitarbeitende haben Einsicht in ihren aktuellen Kontostand.
• Überstunden jenseits der Klauselgrenze werden monatlich ausgeglichen.

Kann (Wettbewerbsvorteil):

• Automatische Benachrichtigung bei Erreichen der Kappungsgrenze.
• DATEV-Integration für nahtlose Lohnabrechnung.
• Compliance-Reports für Betriebsprüfungen auf Knopfdruck abrufbar.

Betriebsprüfung und Kündigungsfall: Was Prüfer und Gerichte erwarten

Was bei einer Betriebsprüfung tatsächlich gefragt wird

Bei einer Lohnsteuer- oder Sozialversicherungsprüfung interessieren sich Prüfer nicht nur für Gehaltszahlungen, sondern auch für die Plausibilität der zugrundeliegenden Arbeitszeitdokumentation. Wurden Überstunden pauschal abgegolten, muss der Arbeitgeber nachweisen können, dass die vertraglich vereinbarte Grenze eingehalten wurde. Fehlt die Dokumentation, können Prüfer die Vollständigkeit der Lohnabrechnung infrage stellen. In Verbindung mit einer unwirksamen Klausel entstehen dann Nachzahlungsrisiken bei Sozialversicherungsbeiträgen, die über das ursprüngliche Streitvolumen weit hinausgehen können.

Was Arbeitsgerichte im Kündigungsfall prüfen

Im Streitfall trägt der Arbeitnehmer die Beweislast dafür, dass er Überstunden geleistet hat. Der Arbeitgeber muss hingegen beweisen, dass er diese weder angeordnet noch geduldet hat oder dass sie innerhalb der vertraglich abgegoltenen Grenze lagen. Ohne lückenlose Zeiterfassungsdaten ist dieser Nachweis schwer zu führen. Unternehmen, die ZEP für die Projektzeiterfassung und die Arbeitszeiterfassung nutzen, verfügen über eine revisionssichere Datenbasis, die genau diese Lücke schließt.

Für Unternehmen entsteht genau hier der entscheidende Unterschied zwischen dokumentierter und nicht dokumentierter Arbeitszeit. Liegen vollständige Zeitdaten vor, kann der Arbeitgeber nachvollziehbar darlegen, wann Überstunden entstanden sind, ob sie angeordnet wurden und ob sie innerhalb der vertraglichen Abgeltungsgrenze lagen. Fehlen diese Daten, verschiebt sich die Beweisführung deutlich zugunsten des Arbeitnehmers.

Digitale Zeiterfassungssysteme schließen diese Lücke, weil jede Buchung automatisch dokumentiert wird und jederzeit nachvollziehbar bleibt.

Der Zusammenhang zwischen Zeiterfassung und Klauselwirksamkeit

Eine wirksame Abgeltungsklausel und eine lückenlose Zeiterfassung greifen ineinander. Die Klausel definiert die Grenze. Die Zeiterfassung dokumentiert, ob diese Grenze eingehalten wurde. Fehlt eines von beidem, entsteht ein Risiko: entweder weil die Klausel unwirksam ist und daher alle Stunden vergütungspflichtig werden, oder weil die Klausel zwar wirksam ist, aber nicht nachgewiesen werden kann, dass die Grenze nicht überschritten wurde. Beide Szenarien enden vor dem Arbeitsgericht mit einer schlechten Ausgangssituation für den Arbeitgeber.

Fazit

Wer heute noch mit pauschalen Formulierungen wie „Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten" arbeitet, geht ein kalkulierbares Risiko ein und das ist das Schlimmste daran: Es lässt sich beheben. Drei Schritte reichen, um die größten Risiken zu schließen. Erstens Vertragsklauseln prüfen und mit einer konkreten Stundenzahl versehen. Zweitens sicherstellen, dass Überstunden lückenlos erfasst werden, bevor sie sich über Monate anstauen. Drittens Mitarbeitenden Transparenz über ihren Kontostand geben, damit das Thema nicht in Austrittsinterviews oder vor dem Arbeitsgericht auftaucht.

Für Unternehmen bedeutet das vor allem eine organisatorische Frage: Überstunden müssen nicht nur rechtlich korrekt geregelt sein, sondern auch im Alltag sichtbar bleiben. Wenn Verträge klare Grenzen definieren und die tatsächliche Arbeitszeit transparent erfasst wird, verlieren Überstunden ihren Konfliktcharakter. Sie werden zu einer planbaren Größe im Projektgeschäft.

Unternehmen, die diese Transparenz frühzeitig schaffen, reduzieren nicht nur rechtliche Risiken, sondern verbessern auch ihre operative Steuerung von Projekten und Ressourcen.

Die Rechtslage ist seit 2010 klar. Die Umsetzung war nie einfacher.