Seit dem BAG-Urteil vom September 2022 ist die Arbeitszeiterfassung in Deutschland keine Option mehr, sondern gesetzliche Realität. Für 2026 steht nun die konkrete Umsetzung der elektronischen Zeiterfassung bevor. Während die grundsätzliche Pflicht zur Zeiterfassung bereits gilt, arbeitet der Gesetzgeber an verbindlichen Regelungen zur digitalen Umsetzung. Dieser Artikel zeigt, welche Anforderungen auf Unternehmen zukommen und wie eine rechtskonforme digitale Zeiterfassung gelingt.
Was bedeutet „Zeiterfassung Pflicht"?
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: rechtliche Grundlagen
Die Zeiterfassung Pflicht für Arbeitgeber basiert auf zwei wegweisenden Urteilen. Der Europäische Gerichtshof entschied am 14. Mai 2019, dass Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung einzurichten. Das sogenannte Stechuhr-Urteil zielt darauf ab, die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten wirksam zu kontrollieren und Arbeitnehmer vor Überlastung zu schützen.
Das Bundesarbeitsgericht bestätigte am 13. September 2022, dass diese Verpflichtung auch in Deutschland bereits gilt. In seinem Beschluss stellte das BAG fest, dass Arbeitgeber nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz in unionsrechtskonformer Auslegung verpflichtet sind, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen.
Diese Pflicht gilt unmittelbar seit der Entscheidung ohne Übergangsfrist!
Unterschied zwischen allgemeiner Pflicht und digitaler Umsetzung
Die aktuelle Rechtslage schreibt bereits heute die Erfassung der Arbeitszeit vor, lässt aber offen, ob dies analog oder digital erfolgen muss. Das BAG fordert ein System, das objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Diese Anforderungen können grundsätzlich auch handschriftliche Aufzeichnungen erfüllen, sofern sie manipulationssicher und nachvollziehbar sind.
Die gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Zeiterfassung ist der nächste Schritt. Der Koalitionsvertrag 2025 sieht vor, dass Arbeitgeber künftig Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit systematisch dokumentieren müssen, wobei die elektronische Erfassung zum Standard werden soll. Die digitale Zeiterfassung bietet gegenüber analogen Systemen entscheidende Vorteile: automatische Berechnung von Überstunden, nahtlose Integration in Lohnabrechnungssysteme und rechtssichere Dokumentation.
Gesetzliche Grundlagen & aktueller Status 2026
Arbeitsschutzgesetz als Basis der Zeiterfassung
Das Arbeitsschutzgesetz bildet die rechtliche Grundlage für die Zeiterfassungspflicht. § 3 ArbSchG verpflichtet Arbeitgeber zur Organisation von Arbeitsschutzmaßnahmen und zur Bereitstellung erforderlicher Mittel. Das BAG interpretiert diese Vorschrift im Licht der europäischen Arbeitszeitrichtlinie dahingehend, dass ein funktionierendes Zeiterfassungssystem zu den notwendigen Arbeitsschutzmaßnahmen gehört.
Die systematische Erfassung der Arbeitszeit ermöglicht erst die wirksame Kontrolle, ob die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden. Ohne Dokumentation lässt sich weder überprüfen, ob die tägliche Höchstarbeitszeit von acht Stunden (erweiterbar auf zehn Stunden) eingehalten wird, noch ob die vorgeschriebenen Ruhezeiten gewährt werden.
Arbeitszeitgesetz und Dokumentationspflicht
Das Arbeitszeitgesetz regelt in § 16 ArbZG bereits heute die Dokumentationspflicht für Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit. Diese Regelung genügt jedoch nicht den Anforderungen des BAG-Urteils, da sie sich nur auf bestimmte Arbeitszeitarten beschränkt. Die gesamte Arbeitszeit muss erfasst werden, nicht nur Mehrarbeit und besondere Arbeitszeitformen.
Unternehmen, die sich bisher auf die Dokumentation von Überstunden beschränkten, müssen ihre Zeiterfassungssysteme erweitern. Die lückenlose Aufzeichnung aller Arbeitszeiten ist notwendig, um den Gesundheitsschutz der Beschäftigten zu gewährleisten und rechtliche Risiken zu minimieren.
Stand des Zeiterfassungsgesetz-Entwurfs 2026
Der Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums aus dem Jahr 2023 konkretisiert die Anforderungen an die elektronische Zeiterfassung. Der Entwurf sieht vor, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens am Ende des jeweiligen Arbeitstags elektronisch dokumentiert werden müssen. Die Erfassung kann dabei auch durch Dritte erfolgen, beispielsweise durch die direkte Führungskraft oder durch die Mitarbeiter selbst.
Wann das Gesetz verabschiedet wird, bleibt derzeit offen. Die Bundesregierung hat das Vorhaben im Koalitionsvertrag 2025 bekräftigt und angekündigt, die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung unbürokratisch umzusetzen. Experten gehen davon aus, dass das Gesetz spätestens in der ersten Jahreshälfte 2026 in Kraft treten könnte.
Digitale Zeiterfassung: Pflicht ab 2026?
Geplanter Rechtsrahmen zur digitalen Zeiterfassung
Die elektronische Zeiterfassung wird voraussichtlich zur gesetzlichen Pflicht für alle Unternehmen ab einer bestimmten Größe. Der Gesetzentwurf sieht vor, dass die Zeiterfassung in digitaler Form erfolgen muss, um Manipulationssicherheit und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Elektronische Systeme bieten den Vorteil, dass sie automatisch Zeitstempel setzen und Daten revisionssicher speichern.
Die konkrete technische Ausgestaltung bleibt den Unternehmen überlassen. Das Gesetz wird keine bestimmte Software oder Technologie vorschreiben. Ob Unternehmen auf Zeiterfassungsterminals, App-basierte Lösungen oder webbasierte Systeme setzen, ist ihre Entscheidung, solange die Anforderungen an Objektiv, Verlässlichkeit und Zugänglichkeit erfüllt sind.
Übergangsfristen nach Unternehmensgröße
Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern hätten demnach bis zu zwei Jahre Zeit, um auf eine digitale Lösung umzustellen. Diese Regelung trägt dem Umstand Rechnung, dass kleinere Betriebe oft weniger personelle und finanzielle Ressourcen für die Einführung neuer Systeme haben. Die gestaffelte Einführung ermöglicht es, aus den Erfahrungen der frühen Adopter zu lernen und bewährte Lösungen zu übernehmen.
Ausnahmen und Sonderregelungen
Für Kleinstbetriebe mit weniger als zehn Mitarbeitern sind Ausnahmen von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung vorgesehen. Diese Betriebe können weiterhin auf analoge Aufzeichnungsformen zurückgreifen, sofern sie die Grundanforderungen an Verlässlichkeit und Nachvollziehbarkeit erfüllen.
Auch für bestimmte Berufsgruppen, bei denen die Arbeitszeit schwer messbar oder nicht festgelegt ist, kann es Sonderregelungen geben. Tarifvertragsparteien haben zudem die Möglichkeit, abweichende Regelungen zu vereinbaren. Die Vertrauensarbeitszeit bleibt weiterhin möglich, sofern die Arbeitszeiten dennoch erfasst werden, beispielsweise durch digitale Tools oder Selbstdokumentation.
Was genau muss erfasst werden?
Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit
Die Zeiterfassung muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentieren. Diese drei Komponenten sind essentiell, um die Einhaltung der arbeitszeitrechtlichen Vorgaben zu überprüfen. Der Arbeitsbeginn markiert den Zeitpunkt, zu dem der Mitarbeiter seine Tätigkeit aufnimmt, das Arbeitsende den Zeitpunkt, an dem die Arbeit beendet wird. Die Dauer ergibt sich aus der Differenz, abzüglich etwaiger Pausen.
Zur Arbeitszeit zählt grundsätzlich die Zeit, in der Arbeitnehmer auf Anweisung des Arbeitgebers arbeiten oder sich zur Verfügung halten müssen. Dies schließt auch Wegezeiten ein, wenn der Arbeitgeber das Lenken eines Fahrzeugs oder das Ausführen bestimmter Aufgaben anordnet. Reine Pendelzeiten zum Arbeitsort zählen hingegen nicht zur Arbeitszeit.
Pausen und Überstunden
Ruhepausen müssen gesondert erfasst werden, um nachweisen zu können, dass die gesetzlichen Pausenregelungen eingehalten werden. Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden sind mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten. Die Dokumentation von Pausen ist daher integraler Bestandteil der Zeiterfassung.
Überstunden entstehen, wenn die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit überschritten wird. Die präzise Erfassung von Überstunden schützt sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber. Mitarbeiter können ihre Mehrarbeit nachweisen und entsprechende Vergütung oder Freizeitausgleich einfordern. Arbeitgeber können überprüfen, ob Überstunden angeordnet wurden und ob die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten eingehalten werden.
Anforderungen an digitale Systeme
Digitale Zeiterfassungssysteme müssen bestimmte technische und rechtliche Anforderungen erfüllen. Sie müssen manipulationssicher sein, was bedeutet, dass nachträgliche Änderungen dokumentiert werden und nachvollziehbar sind. Die Systeme müssen zudem DSGVO-konform arbeiten, also personenbezogene Daten verschlüsselt speichern und nur berechtigten Personen Zugriff gewähren.
Ein rechtssicheres digitales Zeiterfassungssystem muss folgende Kernkriterien erfüllen:
Technische Anforderungen:
- Präzise Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit auf Minutenbasis
- Automatische Dokumentation von Pausen mit Mindestzeitberechnung
- Manipulationssichere Speicherung mit Versionierung aller Änderungen
- Offline-Funktionalität zur Erfassung auch bei Netzausfällen
- Automatische Synchronisation bei Wiederherstellung der Verbindung
- Export-Funktionen für Behördenprüfungen und arbeitsrechtliche Nachweise
Rechtliche Anforderungen:
- DSGVO-konforme Datenspeicherung in EU-Rechenzentren
- Verschlüsselte Datenübertragung nach aktuellen Sicherheitsstandards
- Rollenbasiertes Berechtigungskonzept mit Zugriffskontrolle
- Revisionssichere Archivierung für mindestens zwei Jahre
- Transparente Datenverarbeitung mit Einsichtsrecht für Mitarbeiter
- Dokumentation von Zugriffen und Änderungen im Audit-Log
Funktionale Anforderungen:
- Unterstützung verschiedener Erfassungsmethoden (App, Browser, Terminal)
- Flexible Abbildung unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle und Schichtpläne
- Integration mit Lohnbuchhaltungssystemen wie DATEV oder Lexware
- Automatische Berechnung von Überstunden, Zuschlägen und Gleitzeitkonten
- Verwaltung von Abwesenheiten, Urlaub und Krankheitstagen
- Auswertungs- und Reporting-Funktionen für Management und HR
Die Verlässlichkeit erfordert, dass das System kontinuierlich verfügbar ist und auch bei Netzausfällen funktioniert. Moderne Systeme bieten Offline-Funktionalität und synchronisieren Daten automatisch, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Die Zugänglichkeit bedeutet, dass Mitarbeiter jederzeit ihre erfassten Arbeitszeiten einsehen können, unabhängig davon, ob sie im Büro, im Homeoffice oder mobil arbeiten.
{{blog-cta}}
Risiken & Konsequenzen bei Nicht-Einführung
Rechtsrisiken und behördliche Anordnungen
Unternehmen, die keine Zeiterfassung einführen, setzen sich erheblichen Rechtsrisiken aus. Arbeitsschutzbehörden können bei Prüfungen die Einführung eines Zeiterfassungssystems anordnen. Das Verwaltungsgericht Hamburg bestätigte im August 2024, dass Behörden auf Grundlage von § 22 Absatz 3 ArbSchG berechtigt sind, solche Anordnungen zu treffen.
Auch wenn es derzeit noch keine konkreten Bußgeldvorschriften für die fehlende Zeiterfassung gibt, können Behörden Nachbesserungen verlangen und deren Umsetzung überwachen. Die Missachtung behördlicher Anordnungen kann erhebliche Sanktionen nach sich ziehen. Zudem besteht das Risiko, dass bei Arbeitsunfällen oder Gesundheitsschäden die fehlende Zeiterfassung als Verstoß gegen Arbeitsschutzpflichten gewertet wird.
Betriebsrat und Mitbestimmungsrechte
Das BAG-Urteil hat klargestellt, dass Betriebsräte kein Initiativrecht zur Einführung eines Zeiterfassungssystems haben, da die Pflicht bereits gesetzlich besteht. Allerdings besitzen Betriebsräte nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung technischer Einrichtungen zur Verhaltens- oder Leistungsüberwachung.
Dies bedeutet, dass Arbeitgeber bei der Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems den Betriebsrat einbeziehen und eine Betriebsvereinbarung abschließen müssen. Die Vereinbarung regelt Details wie Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen und Verwendung der Daten. Bei Dissens kann die Einigungsstelle angerufen werden, die eine verbindliche Entscheidung trifft.
Streitfälle bei fehlender Zeiterfassung
Die fehlende Zeiterfassung kann zu Konflikten führen, wenn Arbeitnehmer die Vergütung von Überstunden einfordern. Ohne objektives Erfassungssystem trägt im Streitfall der Arbeitgeber die Beweislast dafür, dass die geltend gemachten Überstunden nicht geleistet wurden. Das Arbeitsgericht Emden sprach in einem Fall einem Bauhelfer Vergütung nach seinen eigenen Stundenaufzeichnungen zu, weil das Unternehmen kein objektives System hatte.
Auch bei Fragen zur Einhaltung von Ruhezeiten oder zur Überschreitung der Höchstarbeitszeit können fehlende Aufzeichnungen zum Nachteil des Arbeitgebers ausgelegt werden. Eine lückenlose Zeiterfassung schützt daher beide Seiten: Arbeitnehmer können ihre Rechte durchsetzen, Arbeitgeber können ungerechtfertigte Forderungen abwehren.
Best Practices zur Einführung einer digitalen Zeiterfassung
Auswahl geeigneter Software und Tools
Die Auswahl der richtigen Software ist entscheidend für die erfolgreiche Einführung der digitalen Zeiterfassung. Moderne Systeme sollten verschiedene Erfassungsmethoden unterstützen: stationäre Terminals für den Produktionsbereich, mobile Apps für Außendienstmitarbeiter und webbasierte Zugänge für Büroangestellte. Cloud-basierte Lösungen bieten den Vorteil, dass sie von überall zugänglich sind und automatische Updates erhalten.
Bei der Auswahl sollten Unternehmen auf Schnittstellen zu bestehenden Systemen achten. Eine Integration mit Lohnbuchhaltungssoftware wie DATEV oder Lexware vermeidet doppelte Dateneingabe und reduziert Fehlerquellen. Auch die Anbindung an ERP-Systeme zur Projektzeiterfassung kann sinnvoll sein. Wichtig ist zudem, dass die Software DSGVO-konform arbeitet und über Zertifizierungen wie ISO 27001 verfügt.
Integration in bestehende HR-Prozesse
Die digitale Zeiterfassung sollte nahtlos in bestehende HR-Prozesse integriert werden. Dies umfasst die Verknüpfung mit Abwesenheitsmanagement, Urlaubsplanung und Schichtplanung. Moderne Systeme ermöglichen es, alle zeitrelevanten Daten zentral zu verwalten und auszuwerten.
Die Integration erstreckt sich auch auf die Gehaltsabrechnung. Erfasste Arbeitszeiten, Überstunden und Zuschläge fließen automatisch in die Lohnabrechnung ein, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. Unternehmen profitieren von einer höheren Datenqualität und können Personalkosten präziser steuern. Die automatische Berechnung von Gleitzeitkonten und Überstunden entlastet die Personalabteilung und schafft Transparenz für Mitarbeiter.
Schulung und Kommunikation mit Mitarbeitern
Der Erfolg der Zeiterfassung hängt maßgeblich von der Akzeptanz der Mitarbeiter ab. Eine transparente Kommunikation über Gründe, Ziele und Nutzen des Systems ist daher essentiell. Arbeitgeber sollten frühzeitig erklären, dass die Zeiterfassung primär dem Gesundheitsschutz dient und rechtliche Vorgaben umsetzt.
Schulungen sollten zeigen, wie das System im Alltag funktioniert: Wie erfasse ich meine Arbeitszeit? Wie trage ich Pausen ein? Wie beantrage ich Korrekturen? Praxisnahe Workshops und Video-Tutorials helfen, Berührungsängste abzubauen. Wichtig ist auch, Datenschutzbedenken ernst zu nehmen und darzulegen, wer Zugriff auf die Daten hat und wie sie verwendet werden.
Checkliste für rechtskonforme Umsetzung
Eine systematische Vorgehensweise erleichtert die Einführung der Zeiterfassung. Folgende Schritte sollten Unternehmen beachten:
- Analysephase: Erfassung der aktuellen Arbeitszeitmodelle, Identifikation von Anforderungen verschiedener Mitarbeitergruppen, Prüfung bestehender Systeme und deren Eignung.
- Auswahlphase: Evaluierung verschiedener Softwarelösungen, Durchführung von Pilotprojekten, Einholung von Angeboten und Kosten-Nutzen-Analysen.
- Implementierungsphase: Beteiligung des Betriebsrats, Abschluss von Betriebsvereinbarungen, technische Installation und Konfiguration, Migration von Altdaten.
- Einführungsphase: Durchführung von Schulungen, Bereitstellung von Support-Ressourcen, Begleitung der ersten Wochen, Sammlung von Feedback und Optimierung.
- Betriebsphase: Regelmäßige Auswertungen, Pflege des Systems, kontinuierliche Verbesserung, Einhaltung von Aufbewahrungsfristen.
Wie ZEP die Zeiterfassungspflicht rechtssicher und effizient umsetzt
Professional Services Automation für projekt-basierte Unternehmen
Über 3.000 Unternehmen im DACH-Raum setzen auf ZEP als zentrale Plattform für Zeiterfassung, Projektmanagement und Controlling. Die Software wurde speziell für projekt-orientierte Dienstleister entwickelt und verbindet Zeiterfassung mit Projektplanung, Ressourcenmanagement und Rechnungsstellung in einem System. Diese Integration ermöglicht es, die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nicht isoliert zu betrachten, sondern als integralen Bestandteil der gesamten Unternehmenssteuerung.
Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Zeiterfassungsbranche versteht ZEP die spezifischen Anforderungen von IT-Dienstleistern, Beratungsunternehmen, Agenturen, Steuerberatern und Ingenieurbüros. Die Lösung bildet nicht nur die rechtlichen Anforderungen ab, sondern optimiert gleichzeitig die wirtschaftlichen Prozesse dieser Branchen.
Rechtssicherheit durch ISO 27001 Zertifizierung und DSGVO-Konformität
ZEP erfüllt alle rechtlichen Anforderungen an moderne Zeiterfassungssysteme durch ISO 27001 Zertifizierung und konsequente DSGVO-Konformität. Als "Made in Germany"-Lösung werden alle Daten ausschließlich in deutschen Rechenzentren gespeichert und unterliegen damit den strengsten europäischen Datenschutzstandards. Diese Architektur gewährleistet nicht nur Compliance, sondern schützt auch sensible Unternehmensdaten vor externen Zugriffen.
Die Software dokumentiert Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit automatisch und manipulationssicher. Alle Zeitbuchungen werden revisionssicher gespeichert und können jederzeit für Behördenprüfungen oder arbeitsrechtliche Nachweise bereitgestellt werden. Die cloud-basierte Architektur sorgt für automatische Updates, sodass rechtliche Änderungen ohne manuellen Aufwand berücksichtigt werden.
Flexible Erfassungsmethoden für jeden Arbeitsort
ZEP unterstützt alle modernen Arbeitsszenarien durch verschiedene Erfassungsmethoden. Mobile Apps ermöglichen Mitarbeitern im Außendienst oder Homeoffice die Zeiterfassung per Smartphone oder Tablet, inklusive GPS-basierter Standorterfassung für mobile Tätigkeiten. Die Browser-Anwendung eignet sich für Büroangestellte und ermöglicht die nahtlose Integration in den digitalen Arbeitsplatz.
Für Produktionsbereiche oder Empfangszonen bietet ZEP stationäre Terminals mit RFID-Technologie. Mitarbeiter können sich mit Chipkarten oder Transpondern ein- und ausstempeln, was besonders in Umgebungen ohne PC-Zugang praktikabel ist. Diese Multi-Channel-Strategie ermöglicht es Unternehmen, für jeden Arbeitsplatz die optimale Erfassungsmethode zu wählen.
Nahtlose Integration mit DATEV und Lexware
Ein entscheidender Vorteil für deutsche Unternehmen ist die native Integration mit DATEV und Lexware. Erfasste Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten fließen automatisch in die Lohnbuchhaltung ein, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert und Fehlerquellen minimiert. Die bidirektionale Schnittstelle sorgt dafür, dass Stammdaten zwischen den Systemen synchronisiert werden.
Diese Integration ermöglicht auch die automatische Verarbeitung von Reisekosten, die direkt aus Projektzeiten generiert werden können. Die Kombination aus Zeiterfassung, Projektdaten und Abrechnungssystemen schafft eine durchgängige Prozesskette von der Leistungserbringung bis zur Rechnungsstellung.
Modulares System für individuelle Anforderungen
ZEP bietet drei Produktvarianten, die sich an unterschiedliche Unternehmensgrößen und Anforderungen richten. ZEP Clock fokussiert auf reine Arbeitszeiterfassung für Unternehmen, die primär die gesetzliche Pflicht erfüllen möchten. Der Preis von 2 Euro pro Nutzer monatlich macht diese Lösung besonders für kleinere Betriebe attraktiv.
ZEP Compact erweitert die Zeiterfassung um projekt- und kundenspezifische Funktionen für 7 Euro pro Nutzer monatlich. Diese Variante eignet sich für Unternehmen, die neben der Arbeitszeiterfassung auch Projektzeiten dokumentieren und auswerten möchten.
ZEP Professional bildet die vollständige Professional Services Automation Plattform ab und kostet 18 Euro pro Nutzer monatlich. Sie umfasst neben Zeiterfassung und Projektmanagement auch Module für Ressourcenplanung, Rechnungsstellung, Angebotserstellung und Reisekostenabrechnung. Diese Komplettlösung richtet sich an projekt-getriebene Dienstleister, die ihre gesamte Wertschöpfungskette digital abbilden möchten.
Automatisierung von Abwesenheiten und Überstunden
Das Modul für Abwesenheiten und Überstunden automatisiert die Verwaltung von Urlaub, Krankheit und Sonderurlauben. Mitarbeiter können Abwesenheiten direkt im System beantragen, Vorgesetzte erhalten automatische Benachrichtigungen und können Anträge per Klick genehmigen. Das System berücksichtigt dabei automatisch gesetzliche Vorgaben, Unternehmensregelungen und individuelle Vereinbarungen.
Überstunden werden automatisch berechnet, sobald die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit überschritten wird. Das System warnt präventiv, wenn gesetzliche Höchstarbeitszeiten erreicht werden, und unterstützt damit den Gesundheitsschutz der Mitarbeiter. Gleitzeitkonten werden automatisch geführt und bieten Mitarbeitern jederzeit transparente Einblicke in ihre Zeitkonten.
Praxisbewährte Einführung mit professionellem Support
Die Einführung von ZEP folgt einer bewährten Methodik, die in über 3.000 Implementierungen optimiert wurde. Das Onboarding beginnt mit einer Bedarfsanalyse, in der die spezifischen Anforderungen des Unternehmens erfasst werden. Anschließend wird das System konfiguriert, Stammdaten werden importiert und ein Pilotbetrieb mit ausgewählten Nutzern durchgeführt.
Schulungen werden sowohl als Live-Webinare als auch als On-Demand-Videos angeboten und decken alle Nutzergruppen ab: Mitarbeiter lernen die tägliche Zeiterfassung, Führungskräfte die Auswertungsmöglichkeiten und Administratoren die Systemverwaltung. Das Help Center bietet umfangreiche Dokumentation und Self-Service-Optionen.
Der deutschsprachige Support steht bei Fragen per E-Mail und Telefon zur Verfügung. Die durchschnittliche Reaktionszeit liegt unter vier Stunden, was für einen reibungslosen Betrieb entscheidend ist. Regelmäßige Updates und Feature-Releases werden über die Roadmap kommuniziert, sodass Kunden die Weiterentwicklung der Software nachvollziehen können.
Fazit & Handlungsempfehlung
Die Zeiterfassungspflicht ist in Deutschland bereits Realität. Das BAG-Urteil von 2022 hat klargestellt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Für 2026 wird erwartet, dass der Gesetzgeber diese Pflicht konkretisiert und die elektronische Zeiterfassung zum Standard macht.
Unternehmen, die jetzt handeln, verschaffen sich mehrere Vorteile. Sie minimieren rechtliche Risiken, schaffen Transparenz über tatsächlich geleistete Arbeitszeiten und optimieren ihre Personalprozesse. Die frühzeitige Einführung digitaler Systeme ermöglicht es, aus Erfahrungen zu lernen und Systeme schrittweise zu optimieren, ohne unter Zeitdruck zu stehen.
Die digitale Zeiterfassung ist mehr als eine Compliance-Anforderung. Sie ist ein Instrument moderner Arbeitsorganisation, das flexible Arbeitszeitmodelle erst ermöglicht und dokumentiert. Unternehmen, die auf professionelle Zeiterfassungssoftware setzen, profitieren von automatisierten Prozessen, reduziertem Verwaltungsaufwand und präzisen Daten für die Personalplanung. Die Investition in ein zukunftssicheres System zahlt sich durch Effizienzgewinne und Rechtssicherheit schnell aus.
FAQ
Welche Fristen gelten für die digitale Zeiterfassung nach Unternehmensgröße?
Die gestaffelten Übergangsfristen orientieren sich an der Mitarbeiterzahl:
Unternehmen ab 250 Mitarbeitern müssen die elektronische Zeiterfassung unmittelbar einführen.
Betriebe mit 50 bis 249 Mitarbeitern erhalten eine Übergangsfrist von 12 Monaten, Unternehmen mit 10 bis 50 Mitarbeitern haben 24 Monate Zeit.
Kleinstbetriebe mit weniger als 10 Mitarbeitern sind von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ausgenommen und können weiterhin analoge Methoden nutzen, müssen aber die grundsätzliche Zeiterfassungspflicht erfüllen.
Wie setze ich digitale Zeiterfassung rechtskonform um?
Die rechtskonforme Umsetzung erfordert ein System, das Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit manipulationssicher erfasst. Das System muss DSGVO-konform sein, personenbezogene Daten verschlüsselt speichern und nachträgliche Änderungen im Audit-Log dokumentieren. Entscheidend sind außerdem die Einbindung des Betriebsrats bei der Systemauswahl, die Erstellung einer Betriebsvereinbarung zur Datennutzung und Schulungen für alle Mitarbeiter. Die Daten müssen mindestens zwei Jahre revisionssicher archiviert werden und Mitarbeitern muss jederzeit Einsicht in ihre erfassten Zeiten gewährt werden.
Was bedeutet das EuGH-Urteil zur Zeiterfassung konkret für deutsche Unternehmen?
Das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 verpflichtet alle EU-Mitgliedstaaten, Arbeitgeber zur Einführung objektiver, verlässlicher und zugänglicher Zeiterfassungssysteme anzuhalten. Für deutsche Unternehmen bedeutet dies seit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022, dass die gesamte Arbeitszeit aller Mitarbeiter täglich erfasst werden muss. Die bloße Dokumentation von Überstunden oder Sonn- und Feiertagsarbeit reicht nicht mehr aus. Das System muss für alle Mitarbeiter zugänglich sein, unabhängig vom Arbeitsort, um die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten sowie Ruhezeiten wirksam kontrollieren können.
Welche Anforderungen muss Software für rechtskonforme Zeiterfassung erfüllen?
Rechtskonforme Zeiterfassungssoftware muss drei Hauptkategorien von Anforderungen erfüllen: Technisch benötigt sie minutengenaue Erfassung, manipulationssichere Speicherung mit Versionierung, Offline-Funktionalität und automatische Pausenberechnung. Rechtlich sind DSGVO-Konformität, Datenspeicherung in EU-Rechenzentren, verschlüsselte Übertragung, rollenbasiertes Berechtigungskonzept und revisionssichere Archivierung für zwei Jahre erforderlich. Funktional sollte die Software verschiedene Erfassungsmethoden unterstützen, unterschiedliche Arbeitszeitmodelle abbilden, Integration mit Lohnbuchhaltungssystemen bieten und automatische Überstundenberechnung ermöglichen. ISO 27001 Zertifizierung ist ein verlässlicher Indikator für die Erfüllung dieser Anforderungen.
Was regelt das Arbeitszeitgesetz zur Zeiterfassung und was kommt 2026 neu hinzu?
Das aktuelle Arbeitszeitgesetz regelt in § 16 ArbZG die Dokumentationspflicht für Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit, fordert aber keine umfassende Zeiterfassung. Das BAG-Urteil 2022 interpretiert jedoch § 3 Arbeitsschutzgesetz so, dass bereits heute die gesamte Arbeitszeit erfasst werden muss. Ab 2026 wird das neue Arbeitszeiterfassungsgesetz voraussichtlich die elektronische Erfassung konkretisieren und verbindliche technische Standards festlegen. Neu hinzu kommen spezifische Vorgaben zur digitalen Dokumentation, gestaffelte Übergangsfristen nach Unternehmensgröße und ein konkreter Bußgeldrahmen von bis zu 30.000 Euro bei Verstößen gegen die Erfassungspflicht.
Gibt es eine Checkliste für Arbeitgeber zur Erfüllung der Zeiterfassungspflicht?
Die Erfüllung der Zeiterfassungspflicht erfolgt systematisch in fünf Schritten: Erstens die Bestandsaufnahme der aktuellen Erfassungsmethoden und Identifikation von Lücken. Zweitens die Systemauswahl basierend auf Unternehmensgröße, Arbeitszeitmodellen und Budget, wobei auf DSGVO-Konformität und DATEV-Integration geachtet werden sollte. Drittens die Einbindung des Betriebsrats und Erstellung einer Betriebsvereinbarung zur Regelung von Zugriffsrechten und Datennutzung. Viertens die technische Implementierung mit Pilotphase, Datenmigration und System-Tests. Fünftens Schulungen für alle Mitarbeitergruppen und kontinuierliches Monitoring zur Sicherstellung der vollständigen Nutzung. Dokumentieren Sie jeden Schritt schriftlich für eventuelle Behördenprüfungen.
