Zeiterfassung Pflicht 2026: Jetzt elektronisch erfassen

Arbeitgeber in Deutschland sind bereits seit September 2022 rechtlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten vollständig zu dokumentieren. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat die Pflicht damals ohne Übergangsfrist in Kraft gesetzt.

Für Projektdienstleister ist das Thema doppelt relevant: Wer Zeitdaten für Compliance-Zwecke unvollständig erfasst, hat in der Regel auch keine belastbare Basis für Projektabrechnung, Marge und Forecast.

Die wichtigsten Fakten im Überblick:

• Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen
• Die Pflicht gilt für alle Arbeitgeber unabhängig von Unternehmensgröße und Branche
• Grundlage: EuGH-Urteil C-55/18 (2019) und BAG-Beschluss 1 ABR 22/21 (September 2022)
• Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro pro Verstoß
• Referentenentwurf von Bundesarbeitsministerin Bas: elektronische Erfassung wird Pflichtstandard, Verabschiedung noch vor der Sommerpause geplant
• Tarifgebundene Unternehmen erhalten Flexibilisierungsoption: wöchentliche statt täglicher Höchstarbeitszeit (max. 48h im Jahresschnitt)
• Vertrauensarbeitszeit bleibt erlaubt, aber Zeitdokumentation wird verpflichtend
• Die Pflicht liegt beim Arbeitgeber, auch wenn die Erfassung an Mitarbeitende delegiert wird

Welches wirtschaftliche Problem entsteht, wenn Zeiterfassung fehlt?

Viele Projektdienstleister unterschätzen, wie direkt die Qualität ihrer Zeitdaten auf die Wirtschaftlichkeit einzelner Projekte und des Gesamtgeschäfts wirkt. Fehlende oder fehlerhafte Zeiterfassung erzeugt drei konkrete Steuerungsprobleme.

Lückenhafte Abrechnungsgrundlage

Projektzeit, die nicht erfasst wurde, kann nicht abgerechnet werden. Für IT-Beratungen und Management Consultancies, die nach Time & Material abrechnen, ist das ein direkter Umsatzverlust. Studien zeigen, dass Berater im Durchschnitt 10 bis 15 Prozent ihrer tatsächlich geleisteten Zeit nicht erfassen, weil Buchungen nachträglich oder aus der Erinnerung heraus vorgenommen werden.

Verzerrte Marge und Forecast

Wenn Zeitdaten lückenhaft sind, stimmt auch das Projektcontrolling nicht. Soll-Ist-Vergleiche basieren auf unvollständigen Buchungen. Folgeprojekte werden auf Grundlage von Schätzwerten kalkuliert. Die Auswirkungen auf die Projektmarge werden erst sichtbar, wenn der Schaden bereits eingetreten ist.

Rechtliche Haftung bei Prüfungen und Streitfällen

Fehlt ein objektives Zeiterfassungssystem, trägt der Arbeitgeber im Streitfall über Überstundenvergütung die Beweislast. Bei behördlichen Prüfungen drohen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro pro Verstoß. Das Risiko entsteht also auf zwei Ebenen: wirtschaftlich und rechtlich.

Was schreibt die Rechtslage 2026 vor?

Das EuGH-Urteil 2019 und seine Folgen

Der Europäische Gerichtshof entschied am 14. Mai 2019 (Rs. C-55/18), dass Arbeitgeber in der EU ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten einführen müssen. Ziel ist der Schutz von Arbeitnehmerrechten und die Sicherstellung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten.

BAG-Urteil 2022: Die Pflicht gilt heute

Das Bundesarbeitsgericht präzisierte am 13. September 2022 (1 ABR 22/21), dass diese Pflicht im deutschen Arbeitsschutzgesetz (§ 3 ArbSchG) bereits verankert ist. Die Zeiterfassungspflicht ist damit geltendes Recht, ohne dass der Gesetzgeber ein neues Gesetz erlassen musste. Sie gilt unmittelbar und ohne Übergangsfrist für alle Arbeitgeber.

Was dokumentiert werden muss: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Netto-Arbeitszeit, inklusive Überstunden und Arbeit an Sonn- und Feiertagen. Das gilt für alle Arbeitsorte: Büro, Homeoffice, Außendienst und Dienstreise.

Referentenentwurf 2026: Die Reform des Arbeitszeitgesetzes

Bundesarbeitsministerin Bärbel Bas (SPD) hat einen Referentenentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Der Entwurf verbindet zwei Regelungsbereiche.

Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung: Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch erfassen. Manuelle Aufzeichnungen auf Papier oder in Excel-Tabellen werden damit als Dauerlösung abgelöst. Übergangsfristen sind nach Unternehmensgröße gestaffelt.

Flexibilisierung der Höchstarbeitszeit: Tarifgebundene Unternehmen können künftig statt einer täglichen eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von maximal 48 Stunden im Jahresschnitt vereinbaren. Unternehmen ohne Tarifvertrag bleiben beim bestehenden Acht-Stunden-Tag als täglichem Maximalwert.

Das Gesetz schafft damit die gesetzliche Grundlage, die EuGH-Urteil 2019 und BAG-Urteil 2022 bereits rechtlich etabliert haben, aber ohne konkrete Umsetzungsvorschriften gelassen hatten.

Was ist mit Vertrauensarbeitszeit?

Vertrauensarbeitszeit als Modell bleibt erlaubt. Was entfällt: der vollständige Verzicht auf Zeitdokumentation. Auch bei Vertrauensarbeitszeit müssen Arbeitszeiten nachvollziehbar erfasst werden. Die Einteilung der Arbeitszeit durch die Beschäftigten bleibt dabei unberührt.

Warum Excel und Stundenzettel scheitern: Das operative Problem

Die meisten mittelständischen Projektdienstleister arbeiten noch mit einer Mischung aus Excel-Tabellen, E-Mail-basierten Zeitberichten und papiergebundenen Genehmigungsprozessen. Das genügt formal noch den Mindestanforderungen der aktuellen Rechtslage. Strukturell ist es ein Problem.

Wo Zeit verloren geht

Buchungsverzögerungen sind das häufigste Muster: Mitarbeitende tragen Zeiten rückwirkend ein, oft am Ende der Woche oder beim Monatsabschluss. Was dann entsteht, sind keine Zeitdaten, sondern Rekonstruktionen. Für Compliance-Zwecke mag das noch ausreichen. Für Projektabrechnung und Projektcontrolling sind diese Daten strukturell unzuverlässig.

Wo Blindstellen entstehen

Excel-Systeme liefern keine projektübergreifende Auslastungssicht. Wer fünf parallele Kundenprojekte steuert, sieht nicht, wie stark einzelne Mitarbeitende tatsächlich belastet sind. Engpässe werden erst sichtbar, wenn sie zu Lieferverzögerungen oder Überstunden eskaliert sind. Das Projektreporting basiert auf manuell zusammengeführten Daten, nicht auf einer integrierten Steuerungslogik.

Wo Profitabilität unsichtbar wird

Nicht abrechenbare Zeiten werden in Excel-Systemen selten konsequent getrennt erfasst. Interne Tätigkeiten, Change Requests und Nacharbeiten fließen unstrukturiert in denselben Topf wie abrechenbare Projektzeiten. Das Ergebnis: Margen sind nicht belastbar, weil die Datenbasis es nicht zulässt. Bei Ingenieurbüros, die nach Stundensätzen abrechnen, ist das ein direkter Effekt auf die Liquidität.

Das Skalierungsproblem

Bei 10 Mitarbeitenden ist ein Excel-System mühsam, aber handhabbar. Bei 50 Mitarbeitenden und 20 parallelen Projekten wird es zum operativen Risiko. Konsolidierung kostet Zeit, Fehler vervielfältigen sich, und der Monatsabschluss wird zur wochenlangen Abstimmungsrunde zwischen HR, Finance und Projektleitung.

Zeiterfassung Pflicht: Systematische Umsetzung im Unternehmensalltag

Die Anforderungen des BAG-Urteils sind klar: Das System muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Was das in der Praxis bedeutet, hängt von der Unternehmensstruktur ab.

Was ein rechtssicheres System leisten muss

• Vollständige Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit aller Beschäftigten
• Inklusive aller Arbeitsorte: Büro, Homeoffice, Außendienst, Dienstreise
• Manipulationssichere und nachvollziehbare Dokumentation
• Aufbewahrung der Aufzeichnungen für mindestens zwei Jahre (nach aktuellem Referentenentwurf)
• Zugänglichkeit für Behörden im Prüfungsfall

Was Projektdienstleister zusätzlich brauchen

Wer Projekte nach Time & Material, Festpreis mit Change-Request-Logik oder als Mischmodell abrechnet, braucht über die reine Compliance-Anforderung hinaus eine differenziertere Zeiterfassung. Pflicht und wirtschaftliche Steuerung gehen hier Hand in Hand:

Arbeitszeit und Projektzeit müssen verknüpft sein. Wenn ein IT-Berater acht Stunden arbeitet, davon sechs auf Kundenprojekt A und zwei auf internes Know-how-Aufbau, braucht das System beide Dimensionen gleichzeitig. Systeme, die nur Anwesenheitszeit erfassen, liefern keine Grundlage für Projektabrechnung.

Abrechenbare und nicht abrechenbare Zeiten müssen trennscharf erfasst werden. Change Requests, Reisezeiten und interne Abstimmungen haben unterschiedliche Abrechnungsrelevanz. Nur wenn sie sauber kategorisiert werden, sind Soll-Ist-Vergleiche belastbar.

Mobile Erfassung ist für Projektdienstleister kein Komfortmerkmal. Laut ifo Institut arbeiteten im Februar 2026 76,4 Prozent der Beschäftigten in IT-Dienstleistungen zumindest teilweise remote. Wer keine mobile Erfassungslösung anbietet, bekommt Zeiten verzögert und lückenhaft.

Welche Software hilft bei der Umsetzung?

Eine rechtssichere Zeiterfassung für Projektdienstleister muss drei Schichten abdecken: Compliance, Projektabrechnung und operative Steuerung. Das sind unterschiedliche Anforderungsprofile.

Compliance-Schicht: Vollständige Arbeitszeiterfassung mit Beginn, Ende, Pausen, Überstunden, Abwesenheiten. Digitale Dokumentation, die prüfsicher und revisionssicher ist.

Abrechnungsschicht: Projektzuordnung, Kundenzuordnung, Differenzierung nach abrechenbaren und nicht abrechenbaren Zeiten, Stundensatz- und Kostenstellenlogik.

Steuerungsschicht: Soll-Ist-Vergleiche auf Projektebene, Ressourcenauslastung, Budget-Burn, Forecast.

ZEP Clock deckt Compliance- und erste Abrechnungsschicht ab: Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, Reisekosten, Personalakte und mobile Erfassung über App und Hardware-Terminals. DACH-konform ab Tag eins. Die Mehrmandantenfähigkeit ist besonders relevant für Organisationen, die mehrere rechtliche Einheiten oder Standorte unter einem Dach betreiben.

ZEP Compact verbindet Zeiterfassung mit Projektmanagement und Projektcontrolling. Soll-Ist-Vergleiche, Ressourcenplanung und Budget-Auswertungen entstehen aus denselben Zeitdaten, ohne manuellen Export. Projektleiter sehen Budget-Burn, abrechenbare Stunden und Kapazitätsauslastung in Echtzeit. Wer Projektsteuerung und Compliance in einem integrierten System zusammenführen will, findet hier die operative Grundlage.

ZEP Professional schließt den Kreis zur kaufmännischen Steuerung: Angebotswesen, Rechnungsstellung, Forecasting und Liquiditätsmanagement. Der Weg von der Zeiterfassung bis zur Ausgangsrechnung läuft ohne Medienbrüche. Für Projektdienstleister, bei denen CFO oder COO in den Kaufprozess eintreten und kaufmännische Kennzahlen fordern, ist das die relevante Produktlinie.

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Zeiterfassung im Projektalltag: Drei Szenarien und ihre Konsequenzen

Die operative Realität bei Projektdienstleistern sieht in den meisten Fällen so aus: Zeitdaten existieren, aber sie sind verstreut. Ein Teil läuft über Excel, ein Teil über das Projektmanagement-Tool, Reisezeiten werden per Mail gemeldet, und Abwesenheiten stehen in einer separaten HR-Tabelle. Konsolidierung findet manuell statt, einmal im Monat, kurz vor der Abrechnung.

IT-Consulting: Work Packages und Change Requests nicht sauber getrennt

Eine IT-Beratung mit 60 Mitarbeitenden betreibt fünf parallele ERP-Implementierungen. Jedes Projekt hat Work Packages, Milestones und Change Requests. Das Problem: Zeitbuchungen landen alle auf dem Hauptprojekt, ohne Unterscheidung nach Buchungsart. Abrechenbare Change-Request-Stunden werden mit internen Abstimmungszeiten vermischt. Der Projektleiter kann dem Kunden keinen belastbaren Leistungsnachweis liefern. Die tatsächliche Projektmarge ist erst nach aufwändiger manueller Analyse sichtbar, nicht während des Projekts.

Rechtlich entsteht gleichzeitig ein Risiko: Wenn das System nicht dokumentiert, wann Mitarbeitende ihre Arbeit beginnen und beenden, erfüllt es die Anforderungen des BAG-Urteils nicht.

Management Consulting: Utilization basiert auf Schätzwerten

Eine Managementberatung mit 40 Beratern steuert ihre Auslastung über monatliche Status-Calls. Projektzeiten werden wöchentlich rückwirkend eingetragen. Travel-Zeiten werden separat erfasst, aber nicht mit Projektzeiten verknüpft. Die Utilization Rate, das wichtigste Steuerungsinstrument der Beratung, basiert auf Schätzwerten. Staffing-Entscheidungen werden auf Grundlage von Daten getroffen, die strukturell unzuverlässig sind.

Gleichzeitig werden Reisezeiten und Nebenleistungen nicht konsequent auf Abrechenbarkeit geprüft. Ein Teil dieser Stunden könnte fakturiert werden, verschwindet aber in der unstrukturierten Erfassung.

Ingenieurbüro: Meilensteine ohne Aufwandstransparenz

Ein Ingenieurbüro mit 35 Mitarbeitenden führt drei Großprojekte mit Laufzeiten von zwei bis vier Jahren. Zeiterfassung existiert, aber nur auf Projektebene, nicht auf Phasen- oder Meilensteinebene. Folgeprojekte werden mit Pauschalkalkulationen angeboten, die auf internen Erfahrungswerten basieren. Weil die Zeitdaten aus abgeschlossenen Projekten nicht strukturiert vorliegen, gibt es keine belastbare Aufwandshistorie für die Kalkulation. Über- und Unterangebote entstehen systematisch.

In diesem Szenario wirkt eine strukturierte Projektzeiterfassung mit integriertem Projektcontrolling auf drei Ebenen gleichzeitig: Compliance-Sicherheit, präzisere Kalkulation und frühzeitige Abweichungserkennung während der Durchführung.

Ab wann braucht ein Projektdienstleister ein systematisches Tool?

Die Frage ist nicht, ob ein strukturiertes System notwendig ist. Die Frage ist, ab wann der Schaden durch das Fehlen größer ist als der Aufwand der Einführung.

Konkrete Trigger, bei denen Handlungsbedarf entsteht:

• Das Unternehmen hat mehr als zehn Beschäftigte und kein nachweisbares Zeiterfassungssystem
• Mehr als 30 Prozent der Mitarbeitenden arbeiten hybrid oder remote
• Projekte werden nach Time & Material abgerechnet und Zeitdaten fehlen regelmäßig
• Monatliche Abrechnungsläufe dauern länger als drei Werktage
• Projektmargen sind erst im Nachhinein sichtbar, nicht während der Durchführung
• HR und Finance arbeiten aus unterschiedlichen Datensätzen

Wer mehrere dieser Punkte erkennt, hat das operative Problem bereits. Das rechtliche Risiko kommt dazu.

Fazit: Zeiterfassung ist keine Compliance-Aufgabe, sondern ein Steuerungsproblem

Setzen Sie jetzt die bestehende Pflicht um, ohne auf ein neues Gesetz zu warten. Das BAG-Urteil gilt bereits. Prüfen Sie, ob Ihr aktuelles System die Anforderungen an Objektivität, Verlässlichkeit und Zugänglichkeit erfüllt. Wenn Ihr System Arbeitszeiterfassung und Projektzeit trennt oder Zeitdaten manuell konsolidiert werden müssen, sollten Sie die Umstellung planen, solange keine gesetzliche Frist drückt.

Konkrete Handlungsschritte:

1. Prüfen Sie zunächst, ob Ihr bestehendes System Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit aller Beschäftigten vollständig und nachvollziehbar dokumentiert, inklusive Homeoffice und Dienstreisen. Wenn einzelne Mitarbeitende Zeiten rückwirkend eintragen oder das System keine projektbezogene Differenzierung erlaubt, haben Sie eine Compliance-Lücke.
2. Bewerten Sie danach, ob Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung in einem System zusammenlaufen. Getrennte Systeme erzeugen Brüche, die operativen Mehraufwand bedeuten und Daten liefern, aus denen keine belastbaren Aussagen über Marge oder Forecast möglich sind. Für Organisationen, die heute noch mit Excel-Tabellen und getrennten Mailpostfächern für Zeitberichte arbeiten, ist das BAG-Urteil der Auslöser, die operative Infrastruktur neu zu bewerten.
3. Entscheider in IT-Consultings, Management Beratungen und Ingenieurbüros sollten die Zeiterfassung als Grundlage ihrer operativen Steuerung verstehen. Compliance ist der Pflichtrahmen. Projektabrechnung, Marge und Forecast sind die wirtschaftliche Substanz. Beides steht und fällt mit der Qualität der Zeitdaten.
4. Wer jetzt ein strukturiertes System einführt, schafft rechtliche Sicherheit und legt gleichzeitig die Grundlage dafür, dass Ressourcenplanung, Projektcontrolling und Abrechnung auf denselben Daten beruhen. Das ist der Unterschied zwischen einer Compliance-Maßnahme und einem echten operativen Upgrade.
5. Der modulare Ansatz von ZEP ermöglicht dabei einen schrittweisen Einstieg: Mit ZEP Clock starten, die Compliance-Anforderungen sofort erfüllen und die Datenbasis aufbauen. Bei steigender Projektzahl oder wachsendem Margendruck den Schritt zu ZEP Compact vollziehen, ohne das System zu wechseln. Wer Projektdienstleistungen skalieren will, braucht keine mehrjährige ERP-Implementierung, sondern einen klaren Pfad vom ersten Zeiteintrag bis zur kaufmännischen Steuerung.