Viele Projektdienstleister testen Zeiterfassungssoftware so: eine Demo buchen, die Oberfläche ansehen, den Preis vergleichen. Zwei Wochen später läuft die Testversion ab, und die Entscheidung fällt nach Gefühl. Das Ergebnis ist bekannt: Nach der Einführung fehlen genau die Funktionen, auf die es im Projektalltag ankommt.
Die entscheidende Frage ist nicht, ob eine Software Zeiten erfassen kann. Das können fast alle. Die Frage ist, ob die erfassten Zeiten für Projektcontrolling, Ressourcenplanung und Abrechnung tatsächlich nutzbar sind.
Wer eine Zeiterfassungslösung für IT-Consultings, Beratungen oder Ingenieurbüros evaluiert, braucht eine strukturierte Methode. Dieser Artikel liefert eine Checkliste mit 10 Kriterien, erklärt, was in der Testphase geprüft werden muss, und zeigt, wie ZEP die Testversion für genau diese Anforderungen konzipiert hat.
Das Wichtigste auf einen Blick:
- Zeiterfassungssoftware ohne Projektzuordnung liefert keine belastbaren Daten für Soll-Ist-Vergleiche
- Fehlende DACH-Compliance erzeugt Bußgeldrisiken bis 30.000 Euro ab 2026
- Nur Lösungen mit direkter Schnittstelle zu Controlling, Ressourcenplanung und Abrechnung reduzieren Toolbrüche
- Die 14-tägige ZEP-Testversion umfasst den vollständigen Funktionsumfang ohne Einschränkungen
Warum die meisten Software-Tests zu kurz greifen
Zeiterfassungssoftware wird in der Regel nach zwei Kriterien ausgewählt: Benutzerfreundlichkeit und Preis. Beide sind relevant. Beide reichen für Projektdienstleister nicht aus.
IT-Consultings, Management-Beratungen und Ingenieurbüros arbeiten mit einer Logik, die einfache Zeiterfassungstools nicht abbilden: parallele Projekte, unterschiedliche Abrechnungsmodelle (Time & Material, Festpreis, Retainer), wechselnde Ressourcenbelegungen und die Notwendigkeit, jede Stunde einem Projekt, einer Phase und einem Kunden zuzuordnen.
Wer diese Anforderungen in der Testphase nicht systematisch prüft, kauft ein Werkzeug, das technisch funktioniert und operativ nicht hilft. Der typische Effekt: Die Software wird eingeführt, die Zeiterfassung verbessert sich marginal, aber Projektcontrolling und Abrechnung laufen weiterhin in Excel.
Das wirtschaftliche Problem liegt nicht in der Erfassung selbst. Es liegt darin, dass Stunden ohne Projektzuordnung, Abrechnungstyp und Soll-Ist-Logik keine Steuerungsdaten sind. Sie sind nur Zahlen.
Was Zeiterfassungssoftware für Projektdienstleister leisten muss
Bevor die Checkliste kommt, eine Abgrenzung: Zeiterfassungssoftware für Projektdienstleister ist strukturell anders als Zeiterfassung für Handwerksbetriebe, Pflegeeinrichtungen oder Einzelhandelsunternehmen.
Arbeitszeiterfassung vs. Projektzeiterfassung
Arbeitszeiterfassung dokumentiert Anwesenheit: Beginn, Ende, Pausen. Sie erfüllt gesetzliche Anforderungen gemäß ArbZG und dem BAG-Urteil vom September 2022. Für DACH-Unternehmen ist sie ab 2026 mit Bußgeldern bis 30.000 Euro sanktioniert, wenn sie fehlt.
Projektzeiterfassung geht weiter. Sie ordnet Stunden einem Projekt, einer Phase, einem Kunden und einem Abrechnungstyp zu. Erst diese Ebene macht Zeitdaten wirtschaftlich verwertbar: für Soll-Ist-Vergleiche, für Abrechnungsgrundlagen, für Ressourcenplanung und für Margenkontrolle.
Für Projektdienstleister braucht eine Zeiterfassungslösung beide Ebenen. Software, die nur eine davon abdeckt, erzeugt operativen Mehraufwand.
Wo Zeitverlust und Blindstellen entstehen
In IT-Consultings mit 30 bis 150 Mitarbeitenden entstehen drei strukturelle Probleme, wenn Zeiterfassung und Projektcontrolling in getrennten Systemen laufen:
- Abrechenbare Stunden werden zu spät identifiziert. Berater buchen auf Projekte, aber der Abgleich mit dem Kundenauftrag findet erst bei der Rechnungserstellung statt.
- Nicht abrechenbare Stunden werden nicht sichtbar. Intern gebuchte Zeit für Meetings, Onboarding, Angebotserstellung taucht in keinem Kundenprojekt auf, verzerrt aber die tatsächliche Auslastung.
- Margen werden erst nach Projektabschluss sichtbar. Ohne laufendes Projektcontrolling ist die wirtschaftliche Bilanz eines Projekts immer ein Rückblick, nie eine Steuerungsgröße.
Wer eine Zeiterfassungslösung testet, muss prüfen, ob diese drei Punkte systemseitig gelöst werden.
10 Kriterien für die Evaluierung von Zeiterfassungssoftware
Kriterium 1: Projektzuordnung und Abrechnungstypen
Das Grundkriterium für Projektdienstleister. Können Mitarbeitende jede Buchung einem Projekt, einer Phase und einem Abrechnungstyp zuordnen? Werden abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden getrennt erfasst?
Im Test prüfen: Buchen Sie eine Stunde auf ein internes Projekt und eine auf ein T&M-Kundenprojekt. Erscheinen beide in separaten Auswertungen mit korrekter Typisierung?
Kriterium 2: DACH-Compliance
Ab 2026 sind Bußgelder bis 30.000 Euro fällig für Arbeitgeber, die keine rechtskonforme Zeiterfassung nachweisen können. Rechtskonforme Systeme müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit objektiv, verlässlich und manipulationssicher erfassen und mindestens zwei Jahre aufbewahren.
Excel und papierbasierte Systeme erfüllen diese Anforderung nicht. Auch Tools, die keine revisionssichere Speicherung bieten oder keinen AVV für DSGVO-Konformität mitbringen, sind keine tragfähige Lösung.
Im Test prüfen: Kann ein erfasster Eintrag nachträglich geändert werden? Gibt es eine Änderungshistorie? Wo liegen die Server? Ist ein AVV verfügbar?
Kriterium 3: Soll-Ist-Vergleich in Echtzeit
Planstunden vs. Iststunden pro Projekt, Phase und Arbeitspaket. Dieser Vergleich ist die Grundlage jedes funktionierenden Projektcontrollings. Lösungen, die ihn nicht nativ abbilden, zwingen Projektleiter zu manuellen Exporten und Excel-Konsolidierungen.
Im Test prüfen: Legen Sie ein Projekt mit geplanten Stunden an. Buchen Sie Ist-Stunden. Zeigt das System die Abweichung ohne Export, direkt im Interface?
Kriterium 4: Ressourcenplanung und Kapazitätsauslastung
Projektdienstleister planen voraus. Sie müssen wissen, welche Mitarbeitenden in welcher Woche verfügbar sind, bevor neue Projekte angeboten werden. Software ohne Ressourcenplanung liefert diese Information nicht, was zu Überbuchungen, Engpässen und Qualitätsproblemen führt.
Im Test prüfen: Weisen Sie einen Mitarbeitenden gleichzeitig zwei Projekten zu. Zeigt das System einen Kapazitätskonflikt? Ist die Auslastungsansicht projektübergreifend verfügbar?
Kriterium 5: Erfassungsmethoden und Benutzerfreundlichkeit
Zeiterfassung funktioniert nur, wenn Mitarbeitende sie tatsächlich nutzen. Das bedeutet: mobile App mit Offline-Modus, Browsererfassung, optional Terminal-Stempelung. Eingaben müssen in unter 30 Sekunden möglich sein.
Im Test prüfen: Lassen Sie einen Mitarbeitenden ohne Schulung eine Stunde auf ein Projekt buchen. Wie lange dauert es? Wie viele Klicks sind notwendig?
Kriterium 6: Schnittstellen zu Buchhaltung und ERP
Zeitdaten, die nicht automatisch in die Abrechnungskette fließen, erzeugen doppelten Pflegeaufwand. Für DACH-Unternehmen ist die DATEV-Schnittstelle das Standardkriterium. Darüber hinaus sind Schnittstellen zu ERP-Systemen (SAP, Microsoft Dynamics, Odoo) relevant für Unternehmen, die ZEP als Ergänzung zu einem bestehenden ERP einsetzen wollen.
Im Test prüfen: Exportieren Sie Zeitdaten in das Format Ihres Buchhaltungssystems. Funktioniert der Export ohne manuelle Nachbearbeitung?
Kriterium 7: Reisekosten und Spesen
Für Beratungsunternehmen ist der Reisekostenprozess integral. Berater reisen zu Kunden, erfassen Belege und brauchen eine direkte Verknüpfung zwischen Reisespesen und Projektbuchung. Lösungen, die Reisekosten separat verwalten oder gar nicht abdecken, erzeugen einen zusätzlichen Toolbruch.
Im Test prüfen: Erfassen Sie eine Reise mit Fahrtkosten und Übernachtung. Ist die Buchung direkt einem Projekt zugeordnet? Fließt sie in die Projektkostenauswertung ein?
Kriterium 8: Abwesenheitsverwaltung und Urlaubsplanung
Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Fortbildung) müssen direkt in die Kapazitätsplanung einfließen. Systeme, die Abwesenheiten und Ressourcenplanung in getrennten Modulen führen, liefern keine belastbaren Kapazitätszahlen.
Im Test prüfen: Tragen Sie einen Urlaubsantrag für einen Mitarbeitenden ein. Reduziert sich seine Verfügbarkeit automatisch in der Ressourcenplanung?
Kriterium 9: Reporting und exportierbare Auswertungen
Projektleiter, Controller und Geschäftsführung brauchen unterschiedliche Auswertungen. Standard-Reports für Kundennachweise, interne Projektauswertungen und Managementberichte müssen ohne individuelle Programmierung verfügbar sein.
Im Test prüfen: Erzeugen Sie drei Reports: einen Tätigkeitsnachweis für einen Kunden, eine Projektauslastungsübersicht und eine Überstundenauswertung. Wie viel manuelle Arbeit ist notwendig?
Kriterium 10: Skalierbarkeit und Migrationspfad
Projektdienstleister wachsen. Eine Software, die mit 20 Mitarbeitenden funktioniert, muss auch mit 100 funktionieren. Noch wichtiger: Die Daten aus der Einstiegslösung müssen ohne Verlust in eine umfangreichere Lösung migrierbar sein.
Im Test prüfen: Fragt der Anbieter nach Ihrer Wachstumsstrategie? Gibt es einen klaren Pfad von der Einstiegslösung zu erweiterten Funktionen (Angebotswesen, Rechnungsstellung, Forecasting)?
Testphase strukturiert durchführen: Ein konkretes Vorgehen
Viele Testphasen liefern keine belastbaren Ergebnisse, weil das Vorgehen unstrukturiert ist. Eine 14-tägige Testversion ist nur dann aussagekräftig, wenn sie mit echten Daten und echten Szenarien arbeitet.
Schritt 1: Realdaten importieren, kein Demo-Setup
Testversionen mit vorausgefüllten Musterdaten zeigen, wie eine Software aussieht, aber nicht, wie sie funktioniert. Importieren Sie eigene Projektstrukturen, Mitarbeiterstammdaten und Kundendaten. Nur so sehen Sie, ob die Datenstruktur zu Ihren Prozessen passt.
Schritt 2: Reale Szenarien testen, keine Standardfunktionen
Führen Sie die drei Szenarien durch, die in Ihrem Alltag die meisten Reibungspunkte erzeugen. Typische Kandidaten: die Erstellung eines Kundentätigkeitsnachweises, die Auslastungsplanung für ein neues Projekt, die Übergabe von Zeitdaten an die Buchhaltung.
Schritt 3: Mehrere Nutzerrollen einbeziehen
Zeiterfassungssoftware wird von unterschiedlichen Rollen genutzt: Mitarbeitende erfassen, Projektleiter steuern, Controller werten aus. Testen Sie die Lösung aus allen drei Perspektiven. Die Erfahrung des Controllers beim Auswerten von Projektdaten ist ebenso relevant wie die des Beraters beim Einbuchen einer Stunde.
Schritt 4: Die Integrationsfähigkeit vor der Benutzerfreundlichkeit bewerten
Eine schöne Oberfläche ist kein Kaufargument, wenn die DATEV-Schnittstelle fehlt oder der Soll-Ist-Vergleich nicht ohne Export funktioniert. Priorisieren Sie bei der Bewertung die Punkte, die operative Brüche erzeugen oder lösen.
ZEP in der Testphase: Was der Evaluierungsprozess konkret umfasst
ZEP bietet eine 14-tägige Testversion mit vollem Funktionsumfang, ohne Einschränkungen und ohne Zahlungspflicht. Der Unterschied zu anderen Testversionen: ZEP ist so konzipiert, dass alle drei Produktlinien im Test verfügbar sind.
ZEP Clock bildet die Basis: Arbeitszeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, Reisekosten, mobile App, DSGVO-konforme Speicherung in deutschen Rechenzentren. Für Unternehmen, die primär Compliance und saubere Zeitdaten als Ausgangsbasis für Controlling und Abrechnung brauchen.
ZEP Compact erweitert Clock um Projektzeiterfassung, Ressourcenplanung und Projektcontrolling. Soll-Ist-Vergleiche, Kapazitätsauslastung, Budget-Burn und abrechenbare Stunden sind direkt im System verfügbar, ohne Exportschritte. Relevant für Projektleiter und Delivery-Leads, die Steuerungsfähigkeit auf Projektebene brauchen.
ZEP Professional schließt den kaufmännischen Kreis: Angebotswesen, Rechnungsstellung, Liquiditätsmanagement, vollständiges Forecasting. Die Verbindung von Projektzeiterfassung und kaufmännischer Steuerung wird damit ohne Medienbrüche abgebildet, vom ersten Zeiteintrag bis zur Ausgangsrechnung.
Der Evaluierungsprozess bei ZEP ist modular aufgebaut. Wer mit Clock einsteigt, kann zu Compact und Professional wechseln, ohne die bestehenden Daten zu migrieren oder das System zu wechseln. Das reduziert das Einführungsrisiko erheblich.
Unternehmen, die eine strukturierte Evaluierung bevorzugen, können neben der Testversion einen Demo-Termin buchen. In der Demo werden konkrete Szenarien des eigenen Projektgeschäfts durchgespielt, kein generischer Produktwalkthrough.
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Typische Fehler beim Softwarevergleich vermeiden
Fehler 1: Nur einen Anbieter testen
Wer nur eine Lösung testet, hat keinen Vergleichsmaßstab. Evaluieren Sie mindestens zwei Lösungen parallel, und zwar mit denselben Szenarien.
Fehler 2: Den Preis vor der Funktionstiefe bewerten
Zeiterfassungssoftware, die im Projektcontrolling versagt, kostet mehr als ihr Preis. Der Mehraufwand durch manuelle Exporte, Korrekturen und fehlende Auswertungen ist in keiner Lizenzgebühr ausgewiesen, aber real.
Fehler 3: Die IT-Entscheidung dominieren lassen
Zeiterfassungssoftware wird von Projektleitern, Controllern und Mitarbeitenden genutzt. Die IT prüft Schnittstellen und Datenschutz. Sie sollte nicht die einzige Stimme in der Evaluierung sein.
Fehler 4: Die Integrationsfähigkeit vergessen
Software, die keine Schnittstelle zu DATEV, ERP oder CRM bietet, wird zum Inselsystem. Prüfen Sie Schnittstellen als Pflichtkriterium, nicht als Nice-to-have.
Fazit: Evaluierung mit Konsequenz
Zeiterfassungssoftware zu testen ist kein Gefälligkeitsprozess. Wer es richtig macht, prüft zehn konkrete Kriterien, arbeitet mit echten Daten und bezieht alle relevanten Nutzerrollen ein.
Für Projektdienstleister gibt es eine klare Priorisierung: Projektzuordnung und Abrechnungstypen zuerst, Soll-Ist-Vergleich ohne Export als Pflicht, DACH-Compliance als Hygienefaktor. Alles andere ist nachrangig.
Die 14-tägige ZEP-Testversion gibt Ihnen den Raum, diese Kriterien mit vollem Funktionsumfang zu prüfen. Starten Sie die Testversion mit echten Projektdaten, nicht mit Musterdaten. Beziehen Sie Projektleitung, Controlling und Mitarbeitende ein. Vergleichen Sie dann das Evaluierungsergebnis gegen Ihre operativen Anforderungen.
Einen kompakten Einstieg in die Grundlagen der Projektzeiterfassung bietet unser kostenloser PDF-Guide: Jetzt herunterladen.
FAQ
Welche Kriterien sind bei der Evaluierung von Zeiterfassungssoftware für Beratungsunternehmen am wichtigsten?
Für Beratungsunternehmen sind Projektzuordnung mit Abrechnungstypen (abrechenbar/nicht abrechenbar, T&M, Festpreis), Soll-Ist-Vergleich in Echtzeit, Ressourcenplanung und DATEV-Schnittstelle die Pflichtkriterien. Lösungen, die diese Funktionen nicht nativ abdecken, erzeugen weiterhin manuelle Konsolidierungsaufwände in Excel. Benutzerfreundlichkeit ist relevant, aber nachrangig gegenüber der Fähigkeit, Zeitdaten für Projektcontrolling und Abrechnung nutzbar zu machen.
Wie lange sollte eine Testphase für Zeiterfassungssoftware dauern?
Zwei Wochen sind ausreichend, wenn die Testphase strukturiert verläuft: echte Projektdaten importieren, mindestens drei reale Szenarien durchspielen, alle relevanten Nutzerrollen (Mitarbeitende, Projektleiter, Controller) einbeziehen. Testphasen, die mit vorausgefüllten Demo-Daten arbeiten, liefern keine belastbaren Erkenntnisse über die Alltagstauglichkeit.
Was ist der Unterschied zwischen Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung?
Arbeitszeiterfassung dokumentiert Beginn, Ende und Pausen der täglichen Arbeitszeit gemäß ArbZG. Projektzeiterfassung ordnet Stunden einem Projekt, einer Phase, einem Kunden und einem Abrechnungstyp zu. Für Projektdienstleister sind beide Ebenen notwendig: Arbeitszeiterfassung für rechtliche Compliance, Projektzeiterfassung als Grundlage für Soll-Ist-Vergleiche, Ressourcenplanung und Abrechnung.
Ab wann müssen Zeiterfassungssoftware-Systeme in Deutschland DSGVO-konform sein und was bedeutet das konkret?
Jede Software zur Zeiterfassung, die personenbezogene Daten verarbeitet, muss DSGVO-konform sein. Konkret bedeutet das: Serverstandort in Deutschland oder der EU, gültiger Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), differenzierte Zugriffsrechte und revisionssichere Datenspeicherung. Ab 2026 drohen bei fehlender Zeiterfassung Bußgelder bis 30.000 Euro pro Verstoß.
Kann Zeiterfassungssoftware ein bestehendes ERP ersetzen oder muss sie parallel laufen?
Für Projektdienstleister ist Parallelnutzung die sinnvollere Lösung. ERP-Systeme wie SAP oder Microsoft Dynamics decken Buchhaltung und Finance ab, ihre Projektzeit- und Controllingmodule reichen in Usability und Detailtiefe oft nicht aus. Zeiterfassungssoftware wie ZEP ergänzt das ERP, übernimmt Projektzeiterfassung, Ressourcenplanung und Projektcontrolling und übergibt Daten per Schnittstelle an das ERP.
Wie lässt sich die Akzeptanz von Zeiterfassungssoftware im Team sicherstellen?
Technische Qualität allein sichert keine Akzeptanz. Entscheidend sind drei Faktoren: Die Erfassung muss in unter einer Minute möglich sein, die mobile App muss offline funktionieren, und der Prozess muss klar kommuniziert werden. Unternehmen, die den konkreten Nutzen für Mitarbeitende kommunizieren, erreichen höhere Compliance-Raten als solche, die Zeiterfassung als Kontrollinstrument einführen.
