Der klassische gelbe Krankenschein gehört der Vergangenheit an. Seit Januar 2023 müssen Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ihrer Mitarbeiter digital bei den Krankenkassen abrufen. Was als Bürokratieentlastung gedacht war, stellt viele Unternehmen vor neue Herausforderungen. Gleichzeitig bietet die elektronische Krankmeldung erhebliche Chancen für effizientere HR-Prozesse. Erfahren Sie, wie die digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung funktioniert und wie Sie das eAU-Verfahren optimal in Ihren Betrieb integrieren.
Was ist eine elektronische Krankmeldung (eAU)?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU, ist die digitale Version der traditionellen Krankmeldung. Statt eines dreifach ausgedruckten gelben Scheins werden die Krankheitsdaten seit 2023 vollständig elektronisch zwischen Arztpraxis, Krankenkasse und Arbeitgeber übermittelt. Diese digitale Krankschreibung ist Teil der umfassenden Digitalisierungsstrategie im deutschen Gesundheitswesen.
Von der Papierform zur digitalen Lösung
Die rechtliche Grundlage für die eAU schuf der Gesetzgeber bereits 2019 durch das Bürokratieentlastungsgesetz III. Nach mehreren Verschiebungen startete das Verfahren für Ärzte am 1. Juli 2022, für Arbeitgeber wurde es ab dem 1. Januar 2023 verpflichtend.
Die eAU gilt ausschließlich für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer. Privatversicherte, Beihilfeberechtigte und Beschäftigte in privaten Haushalten erhalten weiterhin Papierbescheinigungen. Bei jährlich rund 77 Millionen Krankmeldungen in Deutschland spart die digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung massive Mengen Papier ein und reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich.
Rechtliche Rahmenbedingungen der digitalen Krankmeldung
Das elektronische Meldeverfahren basiert auf § 109 SGB IV in Verbindung mit § 295 SGB V. Diese Vorschriften verpflichten Ärzte zur elektronischen Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsdaten und Arbeitgeber zum digitalen Abruf dieser Informationen.
Wichtig zu beachten: Die Anzeigepflicht des Arbeitnehmers bleibt bestehen. Beschäftigte müssen ihren Arbeitgeber weiterhin unverzüglich über Beginn und voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit informieren. Dies erfolgt typischerweise telefonisch, per E-Mail oder über betriebsinterne Kommunikationswege.
Wie funktioniert die digitale Krankschreibung?
Das eAU-Verfahren folgt einem klaren Ablauf, an dem drei Parteien beteiligt sind: die Arztpraxis, die Krankenkasse und der Arbeitgeber. Die lückenlose digitale Dokumentation ersetzt den bisherigen Medienbruch durch Papierbescheinigungen.
Schritt 1: Arztbesuch und digitale Ausstellung
Der Arbeitnehmer sucht bei Krankheit einen Arzt auf. Dieser stellt die Arbeitsunfähigkeit fest und erstellt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung direkt in der Praxissoftware. Die eAU wird elektronisch signiert und über die Telematikinfrastruktur an die Krankenkasse übermittelt.
Die Übertragung muss laut Vorgaben bis spätestens 23:59 Uhr des zweiten Werktages nach Ausstellung erfolgen. Der Patient erhält einen Ausdruck für die eigenen Unterlagen. Auf Wunsch kann er zusätzlich eine Bescheinigung für den Arbeitgeber ausdrucken lassen, was jedoch nicht mehr verpflichtend ist.
Schritt 2: Krankmeldung beim Arbeitgeber
Parallel zur ärztlichen Behandlung informiert der Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit. Diese Meldepflicht besteht unverändert fort. Der Mitarbeiter teilt mit, dass er krankgeschrieben ist und gibt die voraussichtliche Dauer der Abwesenheit an.
Entscheidend ist: Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber explizit mitteilen, dass eine eAU erstellt wurde und bei welcher Krankenkasse er versichert ist. Ohne diese Information kann der Arbeitgeber die digitale Krankmeldung nicht abrufen.
Schritt 3: Datenübermittlung an die Krankenkasse
Die Arztpraxis übermittelt die Arbeitsunfähigkeitsdaten über den sicheren Kommunikationsdienst KIM an die zuständige Krankenkasse. Bei stationären Krankenhausaufenthalten werden auch diese Informationen digital übermittelt.
Die Krankenkasse fungiert als zentrale Vermittlungsstelle. Sie prüft die eingegangenen Daten auf Vollständigkeit und stellt sie für den Arbeitgeberabruf bereit. Dieser Prozess dauert in der Regel einen Werktag.
Schritt 4: Abruf durch den Arbeitgeber
Der Arbeitgeber ruft die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aktiv bei der Krankenkasse ab. Dies geschieht über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal der gesetzlichen Krankenversicherung. Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt und DSGVO-konform.
Ein wichtiger Hinweis: Der Arbeitgeber sollte die eAU frühestens am Tag nach der Krankmeldung abrufen. Ein zu früher Zugriff führt zur Fehlermeldung "Nachweis liegt nicht vor", was zu unnötigen Missverständnissen führen kann.
Digitale Krankmeldung: Rechtliche Grundlagen
Die gesetzlichen Regelungen zur eAU sind klar definiert und schaffen verbindliche Pflichten für alle Beteiligten. Das Verständnis dieser rechtlichen Rahmenbedingungen ist essenziell für eine rechtssichere Umsetzung im Unternehmen.
Pflicht zur elektronischen Krankmeldung
Seit dem 1. Januar 2023 sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsdaten ihrer gesetzlich versicherten Mitarbeiter elektronisch abzurufen. Diese Verpflichtung gilt unabhängig von der Unternehmensgröße und umfasst auch Minijobber, Teilzeitkräfte und Werkstudenten, sofern diese gesetzlich krankenversichert sind.
Für Ärzte bestand die Pflicht zur elektronischen Übermittlung bereits seit Juli 2022. Die gestaffelte Einführung sollte allen Beteiligten ausreichend Zeit für die technische Vorbereitung geben. Die Krankenkassen sind verpflichtet, die AU-Daten nach Eingang zur Abfrage bereitzustellen.
Was sich für Arbeitnehmer ändert
Die Anzeigepflicht gemäß § 5 EFZG bleibt vollständig erhalten. Arbeitnehmer müssen ihren Arbeitgeber unverzüglich über Beginn und voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit informieren. Die Vorlagepflicht der Papierbescheinigung entfällt jedoch.
Wichtig: Arbeitnehmer erhalten vom Arzt weiterhin einen Papierausdruck für die eigenen Unterlagen. Dieser Ausdruck hat Beweiswert bei etwaigen arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen und dient als Nachweis bei technischen Störungen im eAU-Verfahren.
Ausnahmen vom eAU-Verfahren
Die digitale Krankmeldung gilt nicht für alle Beschäftigtengruppen. Privatversicherte Arbeitnehmer sind vom eAU-Verfahren ausgenommen und reichen weiterhin Papierbescheinigungen ein. Gleiches gilt für Beihilfeberechtigte, Beschäftigte in privaten Haushalten und bei Behandlungen im Ausland.
Auch bei Kinderkrankenmeldungen und in bestimmten Sonderfällen können Abweichungen vom regulären Verfahren auftreten. Bei technischen Störungen oder fehlender Internetverbindung können Ärzte vorübergehend auf das Ersatzverfahren mit Papierausdrucken zurückgreifen.
Vorteile der elektronischen Krankmeldung für Unternehmen
Die eAU bietet Arbeitgebern weitreichende Vorteile, die über die reine Digitalisierung hinausgehen. Von Effizienzsteigerungen bis zur verbesserten Datenqualität ergeben sich konkrete Mehrwerte für die HR-Arbeit.
Effizienzsteigerung und Zeitersparnis
Die digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung eliminiert manuelle Prozessschritte. Personalabteilungen müssen keine Papierdokumente mehr scannen, archivieren oder manuell in Systeme übertragen. Die automatische Datenübernahme in Zeiterfassungs- und Lohnabrechnungssysteme spart erhebliche Arbeitszeit.
Unternehmen mit modernen HR-Systemen profitieren besonders stark. Die eAU-Daten fließen direkt in die Fehlzeitenerfassung ein und ermöglichen eine sofortige Aktualisierung der Personaleinsatzplanung. Dies verbessert die Reaktionsfähigkeit bei kurzfristigen Personalausfällen erheblich.
Weniger Fehler durch medienbruchfreie Prozesse
Jeder manuelle Übertragungsschritt birgt Fehlerpotenzial. Unleserliche Handschriften, falsch interpretierte Daten oder verloren gegangene Dokumente gehören mit der elektronischen Krankmeldung der Vergangenheit an. Die digitale Übermittlung reduziert Fehlerquellen signifikant.
Die standardisierte Datenstruktur stellt sicher, dass alle relevanten Informationen vollständig und in einem einheitlichen Format vorliegen. Dies erleichtert die Weiterverarbeitung und minimiert Rückfragen bei Mitarbeitern oder Krankenkassen.
Direkte Integration in HR- und Payroll-Systeme
Moderne Zeiterfassungs- und Lohnabrechnungssysteme bieten zertifizierte Schnittstellen für den eAU-Abruf. Die Daten werden automatisch in die bestehenden Systeme übernommen und mit den Mitarbeiterstammdaten verknüpft.
Diese Integration ermöglicht eine durchgängige digitale Prozesskette. Die Krankheitstage werden automatisch im Fehlzeitenkalender erfasst, die Lohnfortzahlung wird korrekt berechnet und die erforderlichen Meldungen an Sozialversicherungsträger erfolgen auf Basis aktueller Daten.
Schnellere und sicherere Datenübermittlung
Die Übermittlung über die Telematikinfrastruktur erfolgt verschlüsselt und DSGVO-konform. Sensible Gesundheitsdaten sind zu jeder Zeit geschützt. Im Vergleich zum Postweg oder zur persönlichen Übergabe verkürzt sich die Übermittlungszeit von mehreren Tagen auf wenige Stunden.
Die digitale Dokumentation ermöglicht zudem eine lückenlose Nachvollziehbarkeit. Arbeitgeber können jederzeit einsehen, welche Krankmeldungen vorliegen, und verfügen über eine rechtssichere Dokumentation für Prüfungen durch Sozialversicherungsträger.
Verbessertes Fehlzeitenmanagement
Mit der elektronischen Krankmeldung erhalten HR-Abteilungen präzise und aktuelle Daten zur Personalverfügbarkeit. Auswertungen zum Krankenstand lassen sich schneller erstellen und bilden eine fundierte Grundlage für betriebliches Gesundheitsmanagement.
Die strukturierten Daten ermöglichen detaillierte Analysen nach Abteilungen, Zeiträumen oder Erkrankungsarten. Unternehmen können so Muster erkennen, gezielte Präventionsmaßnahmen entwickeln und die Mitarbeitergesundheit systematisch fördern.
Herausforderungen und Best Practices für Arbeitgeber
Die Einführung der eAU verlief nicht ohne Schwierigkeiten. Mehr als jede fünfte Arbeitgeber-Abfrage führte in den ersten Monaten nicht sofort zum gewünschten Erfolg. Wer die typischen Stolpersteine kennt, kann proaktiv gegensteuern.
Technische Voraussetzungen schaffen
Für den Abruf der digitalen Krankmeldung benötigen Arbeitgeber ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder Zugang zum SV-Meldeportal. Die Software muss über eine ITSG-zertifizierte Schnittstelle zur gesetzlichen Krankenversicherung verfügen.
Viele Unternehmen nutzen externe Dienstleister für die Lohnbuchhaltung. In diesem Fall muss geklärt werden, wer für den eAU-Abruf zuständig ist und wie die Informationsweitergabe erfolgt. Eine eindeutige Verantwortlichkeitszuweisung verhindert, dass Krankmeldungen zwischen den Zuständigkeiten verloren gehen.
Häufige Fehler beim eAU-Abruf vermeiden
Der häufigste Fehler ist ein zu früher Abrufversuch. Wenn der Arzt die Daten noch nicht übermittelt hat oder die Krankenkasse die Informationen noch nicht bereitgestellt hat, erhält der Arbeitgeber die Fehlermeldung "Nachweis liegt nicht vor". Dies führt zu unnötigen Nachfragen und Verunsicherung.
Best Practice:
Warten Sie mindestens einen Werktag nach der Krankmeldung des Mitarbeiters, bevor Sie die eAU abrufen. Bei Krankmeldungen mit Karenzzeit von drei Tagen ist ein Abruf erst ab dem fünften Kalendertag sinnvoll.
Ein weiterer häufiger Fehler betrifft Minijobber. Da im Lohnsystem oft die Minijob-Zentrale als Krankenkasse hinterlegt ist, können keine eAU-Daten abgerufen werden. Die tatsächliche Krankenkasse des Minijobbers muss bekannt sein und im System gepflegt werden.
Interne Prozesse klar definieren
Klare Verantwortlichkeiten sind essenziell für einen reibungslosen Ablauf. Definieren Sie, wer im Unternehmen für den eAU-Abruf zuständig ist und zu welchem Zeitpunkt dieser erfolgt. Dokumentieren Sie den Prozess und kommunizieren Sie ihn an alle Beteiligten.
Wichtig ist auch die Schulung der Mitarbeiter. Beschäftigte müssen wissen, dass sie trotz digitaler Übermittlung weiterhin verpflichtet sind, ihren Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit zu informieren. Erstellen Sie ein Informationsblatt, das die neuen Abläufe erklärt und häufige Fragen beantwortet.
Umgang mit Sonderfällen und Ausnahmen
Nicht alle Krankmeldungen laufen über das eAU-Verfahren. Bei privatversicherten Mitarbeitern, Behandlungen im Ausland oder bei technischen Störungen können weiterhin Papierbescheinigungen erforderlich sein. Definieren Sie Prozesse für diese Ausnahmefälle und stellen Sie sicher, dass auch in solchen Situationen die Entgeltfortzahlung korrekt erfolgt.
Bei Folgebescheinigungen ist es wichtig, dass der Mitarbeiter den Arbeitgeber aktiv informiert. Die eAU wird nicht automatisch aktualisiert. Ohne Information des Arbeitnehmers weiß der Arbeitgeber nicht, dass eine neue Krankmeldung vorliegt und kann diese nicht abrufen.
Datenschutz und Datensicherheit gewährleisten
Die verschlüsselte Übertragung über die Telematikinfrastruktur gewährleistet hohe Sicherheitsstandards. Arbeitgeber erhalten nur die für die Entgeltfortzahlung notwendigen Informationen: Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit sowie ob es sich um einen Arbeitsunfall handelt.
Die konkrete Diagnose wird nicht übermittelt. Dies schützt die Privatsphäre der Mitarbeiter und entspricht den DSGVO-Anforderungen. Die digitale Archivierung der eAU-Daten muss denselben Datenschutzstandards genügen wie die bisherige Papierarchivierung.
Integration der digitalen Krankmeldung in Zeiterfassung und HR-Prozesse
Die volle Wirkung der eAU entfaltet sich erst durch intelligente Integration in bestehende Personalsysteme. Moderne Zeiterfassungslösungen bieten hierzu umfassende Möglichkeiten.
Automatisierte Workflows für die Krankmeldung
Moderne HR-Systeme ermöglichen einen vollautomatischen eAU-Workflow: Der Mitarbeiter meldet sich über ein Self-Service-Portal krank, das System fragt automatisch die eAU bei der Krankenkasse ab und die Daten fließen direkt in die Zeiterfassung und Lohnabrechnung ein.
Dieser durchgängige digitale Prozess eliminiert manuelle Eingaben vollständig. Die HR-Abteilung erhält automatische Benachrichtigungen über neue Krankmeldungen und kann die Personaleinsatzplanung entsprechend anpassen. Die Lohnfortzahlung wird korrekt berechnet und die Umlageerstattungen bei den Krankenkassen automatisch vorbereitet.
Fehlzeitenkalender und Reporting
Die strukturierten eAU-Daten ermöglichen aussagekräftige Auswertungen. Digitale Fehlzeitenkalender zeigen auf einen Blick, welche Mitarbeiter krankheitsbedingt abwesend sind. Automatisierte Reportings liefern Kennzahlen zu Krankenständen, Fehlzeiten nach Abteilungen oder saisonalen Entwicklungen.
Diese Transparenz unterstützt das betriebliche Gesundheitsmanagement. Auffällige Muster können frühzeitig erkannt und Präventionsmaßnahmen gezielt eingesetzt werden. Die Krankenstandsquote in Deutschland lag 2024 bei 5,9 Prozent, wobei jeder Arbeitnehmer durchschnittlich 22 Tage krankgeschrieben war.
Anbindung an Lohnabrechnung und Sozialversicherung
Die eAU-Daten sind für die korrekte Lohnabrechnung essenziell. Die Integration in Payroll-Systeme stellt sicher, dass Krankheitstage automatisch gekennzeichnet werden, die Lohnfortzahlung nach EFZG für maximal sechs Wochen erfolgt und die Umlageerstattungen U1/U2 korrekt berechnet werden.
Die Schnittstellen zu den Sozialversicherungsträgern nutzen die gleichen Daten. Meldungen erfolgen auf Basis der bereits im System vorhandenen eAU-Informationen, was Konsistenz garantiert und doppelte Datenpflege vermeidet.
Effektives Fehlzeitenmanagement mit eAU-Daten
Die vollständige Digitalisierung der Krankmeldungen schafft die Grundlage für ein datenbasiertes Fehlzeitenmanagement. Unternehmen können ihre Produktionsausfallkosten durch Arbeitsunfähigkeit präzise berechnen und den Return on Investment von Gesundheitsprogrammen messen.
Die eAU-Einführung hat interessanterweise zu einem statistischen Effekt geführt: Die Dunkelziffer bei Kurzzeit-Krankmeldungen hat sich drastisch verkleinert, da nun auch kurze Krankschreibungen systematisch erfasst werden. Dies führt zu genaueren Daten und ermöglicht bessere Planungen.
Fazit: Chancen und Risiken der elektronischen Krankmeldung
Die elektronische Krankmeldung markiert einen wichtigen Meilenstein in der Digitalisierung der HR-Prozesse. Nach anfänglichen Schwierigkeiten hat sich das Verfahren zunehmend stabilisiert. Die Bundesärztekammer bestätigt, dass die eAU zu einer besseren statistischen Erfassung von Fehlzeiten führt, ohne dass die Krankschreibungsbereitschaft der Ärzte gestiegen wäre.
Für Unternehmen bietet die digitale Krankmeldung erhebliche Vorteile: schnellere Informationsweitergabe, reduzierte Fehlerquoten, automatisierte Prozesse und verbesserte Planungsmöglichkeiten. Gleichzeitig erfordert die Umstellung technische Investitionen und die Anpassung interner Abläufe.
Der Erfolg der eAU-Implementierung hängt maßgeblich von drei Faktoren ab: eine leistungsfähige IT-Infrastruktur mit zertifizierten Schnittstellen, klar definierte Prozesse mit eindeutigen Verantwortlichkeiten und gut informierte Mitarbeiter, die ihre Pflichten kennen.
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist gekommen, um zu bleiben. Unternehmen, die die digitale Krankmeldung als Chance begreifen und systematisch in ihre HR-Prozesse integrieren, schaffen die Grundlage für ein effizientes, datenbasiertes Personalmanagement. Mit den richtigen Systemen und Prozessen wird die eAU vom administrativen Aufwand zum Katalysator für die digitale Transformation im HR-Bereich.
FAQ
Wie ruft ein Arbeitgeber die eAU Daten digital ab?
Für den Abruf stehen zwei Wege zur Verfügung: systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme mit ITSG-Zertifizierung oder das SV-Meldeportal der Sozialversicherung. Bei der Abfrage geben Sie die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters, das Beginndatum der Arbeitsunfähigkeit und die Betriebsnummer ein. Die Krankenkasse prüft Ihre Berechtigung und übermittelt verschlüsselt Beginn, Ende und Art der Arbeitsunfähigkeit. Wichtig: Sie dürfen denselben Zeitraum nur alle fünf Tage erneut abfragen. Bei Minijobbern müssen Sie die tatsächliche Krankenkasse kennen, da die Minijob-Zentrale keine eAU-Daten bereitstellt.
Welche Tipps gibt es zur Integration der eAU in Zeiterfassung und HR-Software?
Achten Sie bei der Softwareauswahl auf drei Kernfunktionen: automatischen eAU-Abruf nach Mitarbeitermeldung, direkte Übernahme in den Fehlzeitenkalender und nahtlose Anbindung an die Lohnabrechnung. Self-Service-Portale, über die Mitarbeiter sich selbst krankmelden, lösen den automatischen Abruf aus. Die Software sollte Vorerkrankungsabfragen unterstützen und bei Störfällen Fehlermeldungen protokollieren. Entscheidend ist die Kopplung mit Ihrer Personaleinsatzplanung, damit Krankmeldungen sofort in der Schichtplanung berücksichtigt werden. Systeme mit Workflow-Automatisierung benachrichtigen relevante Führungskräfte automatisch per E-Mail über neue Ausfälle.
Ist die digitale Krankmeldung Pflicht in Deutschland?
Ja, seit dem 1. Januar 2023 müssen alle Arbeitgeber die eAU-Daten ihrer gesetzlich versicherten Mitarbeiter digital abrufen. Die Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße und umfasst Vollzeit-, Teilzeit- und Minijobbeschäftigte. Ausgenommen sind nur privatversicherte Arbeitnehmer, Beihilfeberechtigte und Beschäftigte in privaten Haushalten. Bei Nichtabruf riskieren Arbeitgeber rechtliche Konsequenzen bei der Entgeltfortzahlung, da der Nachweis der Arbeitsunfähigkeit fehlt. Auch bei Prüfungen durch Sozialversicherungsträger können Probleme entstehen. Für Ärzte bestehen seit Juli 2022 Sanktionen bei Nichteinhaltung, darunter Honorarkürzungen und Regressforderungen.
Was ist der Unterschied zwischen Papier-Krankenschein und elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Der Zeitvorteil ist erheblich: Der gelbe Schein benötigte drei bis fünf Werktage vom Arztbesuch bis zur Lohnbuchhaltung, die eAU steht innerhalb eines Werktages bereit. Beim Papierverfahren mussten Arbeitnehmer die Bescheinigung persönlich übergeben oder per Post senden, was zu Verlusten führte. Die digitale Form eliminiert manuelle Übertragungsfehler und unleserliche Handschriften vollständig. Ein weiterer Unterschied: Der gelbe Schein enthielt sichtbar die Diagnose, während bei der eAU nur Arbeitgeber-relevante Daten übermittelt werden. Bei 77 Millionen Krankmeldungen jährlich entfallen durch die eAU rund 308 Millionen Papierformulare, was massive Kosten- und Umweltvorteile bringt.
Wie funktioniert die eAU-Krankschreibung Schritt für Schritt?
Der Prozess beginnt mit der Krankmeldung des Mitarbeiters beim Arbeitgeber, idealerweise vor Arbeitsbeginn. Parallel erstellt der Arzt die eAU in der Praxissoftware und signiert sie elektronisch mit seinem Heilberufsausweis. Die Übertragung an die Krankenkasse erfolgt über den Kommunikationsdienst KIM bis spätestens 23:59 Uhr des zweiten Werktages. Die Krankenkasse prüft die Daten und stellt sie zur Abfrage bereit. Frühestens am Folgetag ruft der Arbeitgeber die eAU über sein System ab. Die Daten fließen automatisch in Zeiterfassung und Lohnabrechnung ein, wo die Entgeltfortzahlung berechnet und U1-Umlagen vorbereitet werden. Bei Folgebescheinigungen wiederholt sich der Prozess, wobei der Mitarbeiter den Arbeitgeber erneut informieren muss.
Was sind die Prozesse und rechtlichen Anforderungen bei der digitalen Krankmeldung?
Die Anzeigepflicht nach Paragraph 5 EFZG bleibt unverändert: Mitarbeiter müssen unverzüglich und vor Arbeitsbeginn über Beginn und voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit informieren. Arbeitgeber dürfen ab dem ersten Krankheitstag ein ärztliches Attest verlangen. Die Übertragung muss über die zertifizierte Telematikinfrastruktur erfolgen und DSGVO-Anforderungen erfüllen. Bei Störfällen liegt das Risiko beim Arbeitgeber: Ist die eAU nicht abrufbar, muss er dennoch die Entgeltfortzahlung leisten, wenn der Mitarbeiter seine Papierbescheinigung vorlegt. Arbeitgeber müssen eAU-Daten mindestens vier Jahre aufbewahren, da innerhalb dieser Frist Erstattungsansprüche bei Krankenkassen geltend gemacht werden können. Die Daten unterliegen strengen Zugriffsbeschränkungen und dürfen nur von befugten Personen in HR und Lohnbuchhaltung eingesehen werden.
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