Credit note instead of invoice verification: ZEP module "Freelancers"

In vielen projektorientierten Branchen wie der IT-Branche, der Unternehmensberatung oder dem Ingenieurwesen spielt der Einsatz freier Mitarbeiter eine zentrale Rolle, um alle Projekte termingerecht abwickeln zu können. Die interne Abrechnung externer Mitarbeiter und die damit verbundene Prüfung der von diesen Mitarbeitern gestellten Rechnungen ist in der Regel aber sehr aufwändig. Mit dem Modul „freie Mitarbeiter und Freelancer“ und dem darin enthaltenen Abrechnungsverfahren per Gutschrift bietet ZEP eine deutlich einfachere und damit auch effektivere Alternative.

Anstatt die Kostenabrechnung des freien Mitarbeiters ausschließlich zur Rechnungsprüfung zu verwenden, kann diese im ZEP-Modul direkt als Gutschrift erzeugt und beglichen werden. Der freie Mitarbeiter muss also gar nicht erst eine Rechnung erstellen, für seinen Auftraggeber entfällt die zeitaufwändige Rechnungsprüfung komplett.

Einführung in das ZEP-Modul „Freie Mitarbeiter und Freelancer“

Die nachfolgende Kurzeinführung in das ZEP-Modul „Freie Mitarbeiter und Freelancer“ vermittelt einen Überblick über die wichtigsten Schritte beim Einsatz des Moduls in der Praxis.

Step 1: Set the letter paper

Analog zu den mit ZEP erstellen Rechnungen kann auch für die dem freien Mitarbeiter ausgestellten Gutschriften ein entsprechendes Briefpapier zugewiesen werden. Aus diesem Grund trägt die entsprechende Rubrik in der Administrationsoberfläche von ZEP auch die Bezeichnung „Briefpapier für Rechnung/Gutschrift“.

Step 2: Create a freelancer

Im nächsten Schritt wird dann der freie Mitarbeiter angelegt. In der Rubrik „Mitarbeiter“ von ZEP besteht die Möglichkeit bei „Mitarbeiterdaten“, neben einem fest angestellten Mitarbeiter auch einen freien Mitarbeiter sowie einen freelancers with credit to create.

Wird diese Option ausgewählt, schlägt ZEP automatisch vor, dass für den Mitarbeiter zukünftig keine Kostenabrechnung, sondern eine Gutschrift erstellt wird. Wird zusätzlich ein Haken bei „Verpflegungsmehraufwendungen“ gesetzt, werden auch diese in den Gutschriften berücksichtigt.

Step 3: Set internal hourly/daily rate

Danach wird in ZEP der interne Stunden- bzw. Tagessatz festgelegt, den der freie Mitarbeiter erhält, wenn er für das Unternehmen tätig wird.

Im Fenster „Gutschriftseinstellungen“ können dann weitere für die Gutschrift wichtige Daten und Parameter wie MWSt-Satz oder Währung, in der der freie Mitarbeiter seine Gutschriften erhält, eingegeben werden. Darüber hinaus können für den Text oberhalb und unterhalb der einzelnen Abrechnungsposten vordefinierte Textfelder eingefügt werden.

Step 4: Record project times

Sobald der freie Mitarbeiter mit Gutschrift wie oben beschrieben angelegt wurde, kann er seine Projektzeiten erfassen. Dies gilt sowohl für die reinen Arbeitszeiten im Projekt, als auch die An- und Abreise zum und vom Projektarbeitsplatz. Dabei kann sowohl die Entfernung als auch die Reiseart (Auto, Bahn, etc.) angegeben werden. Im nachfolgenden Bespiel wurden An- und Abreise mit dem Auto (200 km) sowie sechs Stunden Projekttätigkeit vor Ort erfasst.

Step 5: Create credit note

Auf Grundlage der erfassten Arbeitszeiten erstellt das ZEP-Modul „Freie Mitarbeiter und Freelancer“ dann auf Knopfdruck die entsprechende Gutschrift und berücksichtigt dabei automatisch die vorher definierten Parameter (Stundensatz, Reisekosten, Verpflegungsmehraufwand, etc.)

Im vorliegenden Beispiel berücksichtigt ZEP sowohl die für An- und Abfahrt anfallenden Kosten (Kilometergeld), die für die Projekttätigkeit anfallenden Kosten nach internem Stunden-/Tagessatz sowie die für die Abwesenheit berechneten Verpflegungsmehraufwendungen.

Step 6: Generate credit note ready for dispatch

Once all the data has been entered, the ZEP module can then directly generate the corresponding credit note on the letterhead specified at the beginning and send it to the freelancer.

Neben der Zusammenfassung erhält der freie Mitarbeiter auch nochmals eine detaillierte Übersicht seiner geleisteten Projekttätigkeiten.

Ist die Gutschrift erstellt, werden alle Daten – analog zur traditionellen Kostenabrechnung – in der Zeiterfassung gesperrt und können nicht mehr verändert werden. Dies gilt auch für die gegebenenfalls in der Zeiterfassung erfassten Belege.

Besteht eine Anbindung von ZEP zur Finanzbuchhaltung – entweder zum ZEP Billing Module or via interface zu einer externen Lösung – wird diese Gutschrift natürlich automatisch übernommen.

Conclusion: With the ZEP-Modul „Freie Mitarbeiter und Freelancer“ entfällt die lästige und zeitaufwändige Prüfung der vom freien Mitarbeiter gestellten Rechnungen und eingereichten Belege.

Ein Video-Tutorial zum ZEP-Modul „Freie Mitarbeiter und Freelancer“ steht im ZEP YouTube Channel available.