Digitalisation and New Work in the agency sector

Die Agenturbranche passt sich den Trends der Digitalisierung und New Work an. Besonders für kreative Berufe, stellt dies jedoch bei der Erfassung und Abrechnung von Projektzeiten sowie beim Projekt-Controlling vor Herausforderungen.

ZEP Blog

Digitalisierung und New Work sind aktuelle Trends, die – natürlich – auch vor der Agenturbranche (Werbe-, Internet/Web-, PR-, Digitalmarketing-Agenturen, etc.) nicht Halt machen. Die Digitalisierung hat dazu geführt, dass die technischen Voraussetzungen geschaffen wurden, um neue Arbeitsformen (New Work), insbesondere das zeit- und ortsunabhängige Arbeiten, überhaupt erst möglich zu machen. Gerade kreativ schaffende Menschen wie Grafiker, Designer, Texter oder Programmierer nutzen diese Möglichkeiten immer häufiger – und stellen ihre Arbeit-/Auftraggeber damit gerade beim Erfassen und Abrechnen der geleisteten Projektzeiten, sowie beim Projekt-Controlling vor besondere Herausforderungen.

Digitalisierung im Agenturbereich: Die Technik macht es möglich

Wie in anderen Branchen hat die Digitalisierung auch bei Agenturen dazu geführt, dass sich die Arbeitsprozesse deutlich verändert haben. Am deutlichsten werden diese Veränderungen in drei Bereichen:

1. the meeting marathon is out, long live virtual communication

Der Kunde-Agentur-Kontakt verlief in der Vor-Digitalisierungs-Phase größtenteils analog und persönlich ab. Agentur-Pitches, Briefing-Gespräche und Präsentationen von Gestaltungsvorschlägen erfolgten „analog“ in Form von Meetings und Treffen vor Ort beim Kunden oder in der Agentur. Danach wurden Protokolle und ToDo-Listen ausgetauscht, die dann bis zum nächsten Treffen entsprechend abgearbeitet wurden. Für jeden neuen Gestaltungsvorschlag oder jedes neue Layout wurde in der Regel wieder ein neues Meeting einberufen.

Heute arbeiten die meisten Agenturen mit ihren Auftraggebern größtenteils virtuell und online zusammen. Die E-Mail hat das Telefax oder den Fahrradkurier ersetzt, Meetings werden heute in der Regel online als Web-Konferenzen abgehalten, zu denen sowohl Mitarbeiter der Agentur als auch Mitarbeiter des Kunden – unabhängig von deren Aufenthaltsort (Agentur, Home Office, etc.) „dazugeschaltet“ werden.

2. virtual teamwork

Und die Digitalisierung geht sogar noch einen Schritt weiter und verändert nicht nur die Kommunikation zwischen Agentur und Agenturkunden, sondern auch deren Zusammenarbeit. Dies gilt zum einen für die Agentur selbst. Interne Mitarbeiter und externe Freelancer können dank moderner Technik heute gemeinsam an Brainstormings, Designstudien und Entwürfen arbeiten, ohne dass sie sich dazu in der Agentur treffen müssen. Sind ein Feedback oder eine Freigabe durch den Kunden erforderlich, kann auch dieser ebenfalls online in den virtuellen Projektraum integriert werden und auf die dort abgelegten Unterlagen und Dokumente zugreifen. Ein gemeinsames Bearbeiten von Entwürfen und Vorschlägen ist ebenfalls möglich.

3. project-related and networked

Damit wird auch die früher in Agenturen übliche Praxis fester Projektteams „aufgebrochen“. Je nach erforderlicher Qualifikation können interne wie externe Mitarbeiter für jeden neuen Auftrag in einem virtuellen Team zusammengefasst werden. Wird während des Projekts deutlich, dass zusätzliches Knowhow erforderlich ist, kann dieses ohne großen Aufwand ergänzt werden. Der entsprechende Experte erhält einfach Zugang zum entsprechenden virtuellen Projektraum und ist damit innerhalb kürzester Zeit in der Lage, sich einen Überblick über den aktuellen Projektstatus zu verschaffen sowie die von ihm erwarteten Leistungen (Design, Text, Layout, etc.) zu erbringen.

New Work: Kreative Köpfe brauchen Freiraum

Die neuen technischen Möglichkeiten haben die Grundlage geschafft, auch bei den Arbeitsformen und -verhältnissen neue Wege zu gehen. New Work heißt das Schlagwort – und gerade kreativ schaffende Menschen nehmen diese Möglichkeiten gerne an.

New Work bedeutet in diesem Zusammenhang zuerst einmal die Möglichkeit, das starre Gerüst des traditionellen „9 to 5“-Jobs in den Büroräumen der Agentur aufzubrechen. Texter, Webdesigner oder Grafiker können heute arbeiten, wann und wo sie möchten.

Gerade im Kreativumfeld wird diese Möglichkeit gerne angenommen, denn Kreativität lässt sich nun einmal nicht in einen Acht-Stunden-Arbeitstag pressen. Wichtig ist am Ende ja nur, dass sie „sprießt“, wo und wann ist zweitrangig, solange die mit dem Kunden vereinbarten Termine eingehalten werden.

Ein weiterer Aspekt von „New Work“ liegt in der Möglichkeit, Beruf und Privatleben besser in Einklang zu bringen. Gerade im Agenturbereich gibt es viele Arbeiten, die auch in einem zeitlich begrenzten (Halbtag, drei Tage die Woche) Arbeitszeitpensum absolviert werden können. Gerade für berufstägige Mütter, aber auch für Alleinerziehende ergibt sich daraus eine sehr gute Möglichkeit, Beruf und Familie „unter einen Hut“ zu bringen.

Eine weitere New Work-Entwicklung im Agenturbereich spiegelt sich im Arbeitsverhältnis wider. Gerade im Kreativbereich ist der Anteil an Freiberuflern (Freelancern) und freischaffenden Kreativen sehr hoch. Anstatt ausschließlich für einen Arbeitgeber tätig zu sein, schätzen Kreative immer häufiger die Möglichkeit, sich projektbezogen beschäftigen zu lassen. Damit sind sie in der Lage, zeitgleich für unterschiedliche Projekte zu arbeiten, können sich bei Bedarf aber auch einmal eine Auszeit gönnen.

Tanja Hartmann CEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Manager at ZEP

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