E-bill law: on the safe side with ZEP

Mit Inkrafttreten des E-Rechnungsgesetzes sind alle öffentlichen Auftraggeber (Staat, Länder, Kommunen) seit 27. November 2020 zum Empfang und zur Weiterverarbeitung von Rechnungen in elektronischer Form verpflichtet. Andere Formate dürfen seit diesem Zeitpunkt nicht mehr akzeptiert werden.

Für Unternehmen, die öffentliche Aufträge ausführen und danach abrechnen, bedeutet dies einen zwingenden elektronischen Rechnungseingang beim Auftraggeber und dementsprechend auch einen zwingenden elektronischen Rechnungsversand in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD 2.1. Das bisher am häufigsten für die Übertragung genutzte PDF-Format und das ZUGFeRD-Format 1.0 können dagegen nicht mehr verwendet werden.

What is XInvoice?

XInvoice ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, der von der „Koordinierungsstelle für IT Standards“ (KoSIT) entwickelt wurde und bereitgestellt wird. Seit Ende November 2020 muss XRechnung im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verwendet werden. Rechtliche Grundlage ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Bei XRechnung handelt es sich um ein reines XML-Format also ohne visuellen Bestandteil, d.h. Bilddatei.

ZUGFeRD 1.0 becomes ZUGFeRD 2.1

At ZUGFeRD handelt es sich dagegen um ein so genanntes hybrides Rechnungsformat, das sowohl aus einer Bild- als auch einer Datenkomponente besteht. Um die Anforderungen des E-Rechnungsgesetzes zu erfüllen, wurde die bisherige Version 1.0 von ZUGFeRD erweitert und an das XRechnung-Format angeglichen. In der neuen Version 2.1.1., die am 1.7. 2020 veröffentlicht wurde, sieht ZUGFeRD ein XRechnungs-Profil und die Option der reinen XML-Rechnungsstellung mit diesem Profil vor. Es kann deshalb auch für den Datenaustausch mit öffentlichen Auftraggebern verwendet werden.

ZEP Faktura-Modul unterstützt erforderliche Formate

Bereits seit der im März 2017 vorgestellten Version 5.5 unterstützt das Faktura-Modul von ZEP – Zeiterfassung für Projekte – das Erstellen von Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Mit der seit Ende November 2020 verfügbaren Version 6.4 von ZEP werden nun auch ZUGFeRD 2.1 und XRechnung unterstützt. In der Praxis bedeutet dies, dass Rechnungen an öffentliche Auftraggeber wie bisher direkt aus dem Faktura-Modul von ZEP erstellt und übermittelt werden können. ZEP Anwender können dabei sicher sein, dass sie die Vorgaben des E-Rechnungsgesetzes erfüllen und auch zukünftig ihre Leistungen für öffentliche Auftraggeber rechtskonform abrechnen können, indem sie ihre Rechnungen elektronisch im erforderlichen Format versenden.

ZEP Faktura für Rechnungsplanung und Rechnungserstellung

ZEP Faktura ist eines der zahlreichen Zusatzmodule für die ZEP-Zeiterfassungslösung, das den Funktionsumfang der Lösung über die reine Zeiterfassung hinaus erweitert. Die in der Zeiterfassung verarbeiteten Zeiten werden mit den in ZEP hinterlegten Stunden- und Tagessätzen automatisch in das Modul zur Rechnungserstellung übernommen. Darüber hinaus unterstützt ZEP Faktura bei der Rechnungsplanung. So erhält der ZEP-Anwender eine Erinnerung, wenn Rechnungen auf Grund eines vorher geplanten Abrechnungstermins gestellt werden können oder Aufwände entstanden sind, für die noch keine Abrechnung geplant wurde. Damit wird sichergestellt, dass alle erbrachten Leistungen auch zeitnah abgerechnet werden.

Darüber hinaus bietet das Faktura-Modul eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten für das Projekt-Controlling wie z.B.

• • Übersicht über zur Abrechnung anstehende Rechnungspositionen
  • Übersicht über geleistete Arbeiten, die noch auf keiner Rechnung berücksichtigt wurden
  • Übersicht über gestellte Rechnungen
  • Überblick über gestellte, aber noch nicht bezahlte Rechnungen und Mahnungen
  • Documentation of paid invoices
  • etc.

Das Abrufen von Umsatzprognosen auf Grundlage der geplanten Erträge und geleisteten Zeiten ist über das Modul ebenfalls möglich.

Ein Überblick über alle Funktionen und Leistungsmerkmale des ZEP Invoice Module you will find here.