Microsoft Excel wird häufig als Lösung für die Zeiterfassung in kleinen und jungen Dienstleistungsunternehmen genutzt, aber viele Unternehmen stoßen schnell an ihre Grenzen.
Microsoft Excel hat sich insbesondere bei kleinen und jungen Dienstleistungsunternehmen als Lösung für die Erfassung von Projektzeiten etabliert. Dies liegt sicher zum einen an der breiten Verfügbarkeit der Software als Standard-Komponente der gängigen Microsoft Office-Pakete, zum anderen an der Vertrautheit der meisten Mitarbeiter mit den Grundfunktionen der Tabellenkalkulation.
Darüber hinaus gibt es gerade für Startup-Unternehmen in der Anfangszeit wichtigere Fragen als die Frage nach der Wahl einer geeigneten Zeiterfassungslösung. Der Einsatz einer Standard-Software, die auch für andere Bereiche im Unternehmen genutzt wird, macht dann offensichtlich Sinn.
Trotz dieser unbestreitbaren Vorteile von Microsoft Excel stellen wir in der Praxis fest, dass viele dieser Unternehmen recht schnell „an ihre Grenzen“ stoßen und sich dann doch verhältnismäßig rasch nach einer Alternative umsehen müssen. Weshalb dies so ist, soll im Folgenden kurz beleuchtet werden.
Viele Dienstleistungsunternehmen erreichen bereits kurz nach ihrer Gründung ein kontinuierliches Wachstum mit immer mehr Projekten und immer mehr Mitarbeitern. Doch mit diesem Wachstum steigt auch die Komplexität beim Einsatz von Excel als Zeiterfassungstool. Je vielfältiger die Projekte und je vielfältiger die damit verbundenen Abrechnungsmodalitäten werden, desto schwieriger wird es, diese auch in Microsoft Excel abzubilden. Das heißt nicht, dass es nicht geht, in der Regel verfügt nur niemand im Unternehmen über die detaillierten Excel-Kenntnisse, um es umzusetzen. Und die zahlreichen Vorlagen, die es im Internet für die Zeiterfassung mit Excel gibt, reichen auch nicht aus, denn sie decken in der Regel nur Standardfälle ab.
Ebenfalls mit dem Unternehmenswachstum verbunden ist der zweite Grund, der irgendwann gegen einen Einsatz von Microsoft Excel als Zeiterfassungstool spricht: der höhere Aufwand. Am Anfang fällt es noch verhältnismäßig leicht, bei wenigen Projekte und Mitarbeitern die anfallenden Projektzeiten in Excel zu erfassen. In der Regel tut dies sogar der Chef selbst. Steigt aber die Anzahl an Mitarbeitern und Projekten, so wird es immer aufwändiger, die Zeiterfassung über die Office-Lösung abzuwickeln. Darunter leiden dann die Präzision und die Aktualität bei der Erfassung und bei der Abrechnung, wenn erst darauf gewartet werden muss, bis alle Projektzeiten zusammengetragen wurden.
A propos Abrechnung: Wie eingangs erwähnt, erfreut sich Microsoft Excel großer Beliebtheit und wird in den vielfältigsten Bereichen eingesetzt. Das Abrechnen von Projektzeiten gehört in der Regel nicht dazu, stattdessen kommen in den meisten Unternehmen Faktura- oder Finanzbuchhaltungssysteme zum Einsatz. Dort müssen dann die in Excel erfassten Projektdaten zuerst einmal eingegeben werden, bis sie berechnet bzw. verbucht werden können. So kam beispielsweise die in 2016 durchgeführte Trendstudie Projekt-Controlling zu dem Ergebnis, dass bei 62 Prozent der Befragungsteilnehmer die Übernahme der erfassten Projektzeiten in das Abrechnungssystem noch manuell erfolgt. Dies führt auf der einen Seite zu zusätzlichem Aufwand und wirkt sich auf der anderen Seite negativ auf die Genauigkeit aus, wenn Projektzeiten beispielsweise falsch übertragen werden.
Ein weiterer Grund, der gegen den Einsatz von Microsoft Excel als Tool zur Zeiterfassung spricht, ist die Frage des Projekt-Controllings. Die Arbeitszeiten können zwar eingegeben werden, daraus aber relevante Kennzahlen und Erkenntnisse für das Projekt-Controlling zu gewinnen, ist schwierig bis unmöglich. Es mag sicher irgendwo auf dieser Welt Excel-Tüftler geben, die dies hinbekommen, dem Standard-Excel Nutzer wird dies wohl eher nicht gelingen. Darüber hinaus kann es auch nicht Aufgabe eines Dienstleistungsunternehmens sein, sich bis in die tiefsten Tiefen von Excel zu begeben, um die technische Grundlage zu schaffen, um herauszufinden, wer wann an welchem Projekt gearbeitet hat, welche Projektzeiten abgerechnet wurden und bei welchen Projekten das mit dem Auftraggeber vereinbarten Budget nahezu ausgereizt ist.
Information auf Knopfdruck lautet die Devise. Dies gilt nicht nur für das Projekt-Controlling durch die Geschäfts- oder Projektleitung, sondern auch für die Zeiterfassung durch den Projektmitarbeiter. In vielen Dienstleistungsunternehmen gilt die Regel: Am besten ist es, wenn die Büros leer sind. Denn dann sind die Mitarbeiter vor Ort beim Kunden und sorgen für fakturierbare Projektstunden. Doch gerade diese „mobile worker“ benötigen für eine rasche, bequeme und präzise Zeiterfassung eine Lösung, die auf einem mobilen Endgerät genauso einfach und intuitiv genutzt werden kann wie auf einem Desktop-Rechner. Microsoft Excel wurde für diesen Einsatz im mobilen Umfeld einfach nicht konzipiert.
Und so ist es wenig verwunderlich, dass Unternehmen wie zum Beispiel Next Level Integration oder Infocient Consulting ebenfalls mit Microsoft Excel als Tool für die Zeiterfassung begonnen haben, sich dann aber nach einer Alternative umsahen. Jochen Weintz, Geschäftsführer von Infocient Consulting, bestätigt: „In der Anfangszeit genügte Microsoft Excel, um die entsprechenden Tätigkeitsnachweise über die geleisteten Projektarbeiten zu erstellen, für das Schreiben der Rechnung kam eine Standard-Rechnungssoftware zum Einsatz. Mit der weiteren Expansion des Unternehmens in den Folgejahren stieß diese Vorgehensweise allerdings an ihre Grenzen. Der bisherige weitgehend manuelle Work¬flow zur Zeiterfassung und -abrechnung erwies sich vor dem Hintergrund eines immer größeren Projektaufkommens und einer immer größeren Mitarbeiteranzahl als nicht mehr durchführbar. Schon bald kostete es uns ‘gefühlt‘ einen ganzen Tag, allein um die für die Abrechnung erforderlichen Unterlagen zusammenzusammeln.“
Und Dr. Stefan Klose, Geschäftsführer von Next Level Integration, ergänzt: „Ab fünf Mitarbeitern bedeutet eine Zeiterfassung mit Microsoft Excel einen unverhältnismäßig hohen Aufwand, darüber hinaus ist der Überblick über die geleisteten Projektarbeiten sehr zeitaufwändig.“
Beide Unternehmen haben sich letztendlich für den Einsatz von ZEP entschieden. ZEP steht für ZeitErfassung für Projekte. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem Markt und bietet projektorientierten Unternehmen eine Komplettlösung für die Bereiche Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -Controlling sowie Faktura.
Next Level Integration und Infocient Consulting sind nur zwei von mittlerweile mehr als 640 Unternehmen, die ZEP für die Zeiterfassung und -abrechnung verwenden. Viele davon haben ebenfalls mit Microsoft Excel begonnen, stießen dann aber irgendwann an ihre Grenzen.
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