Freelance boom in Germany: challenge for time recording and accounting

Die Flexibilisierung des Arbeitsmarktes hat in den letzten Jahren dafür gesorgt, dass der Anteil an freiberuflich tätigen Fachkräften deutlich gestiegen ist. Der in vielen Branchen immer größere Fachkräftemangel verstärkt den Trend zusätzlich. Anstatt sich in den „war for talents“ um die raren Fachkräfte zu begeben, versuchen viele Unternehmen heute, ihre Personalkapazitäten über externe, freiberuflich tätige Mitarbeiter zu decken. Beispiel IT-Branche: Wie die Trade journal Computerwoche auf der Grundlage einer IT-Freiberuflerstudie berichtet, greifen derzeit "vier von fünf Unternehmen auf IT-Freiberufler und andere externe Kräfte zurück, in größeren Firmen ist mittlerweile jeder zweite IT-Profi nicht mehr fest angestellt."

Diese Veränderung im Beschäftigungsverhältnis – aus dem ARBEITgeber wird der AUFTRAGgeber – hat deutliche Konsequenzen auf das Projektmanagement und -controlling in den betroffenen Unternehmen. Anstatt eine Lohnabrechnung zu erstellen müssen diese Unternehmen nämlich zuerst einmal die Rechnungen ihrer externen Mitarbeiter prüfen und dann an ihren Auftraggeber weiterberechnen.

Rechnungsprüfung wird vereinfacht

Um diesen in der Regel manuellen und damit aufwändigen Prozess zu automatisieren und damit zu vereinfachen, bietet provantis für seine Zeiterfassungslösung ZEP das Modul „Freie Mitarbeiter und Freelancer“.

In vielen Unternehmen, die verstärkt auf externe Mitarbeiter setzen, erfolgt die Rechnungsprüfung auch heute noch manuell. Dabei gilt es, bei jeder eintreffenden Rechnung dieselben Fragen zu beantworten:

• Für welchen Kunden/welches Projekt wurde gearbeitet?
• Are the number of hours correctly recorded?
• Was the agreed hourly/daily rate used?

Mit dem Zusatzmodul "Freie Mitarbeiter und Freelancer" ist es möglich, für jeden externen Mitarbeiter eine so genannte Kostenabrechnung zu erstellen. Dort können die für den jeweiligen Auftrag vereinbarten Stunden- und Tagessätze hinterlegt werden. Diese werden dann mit den über ZEP erfassten geleisteten Arbeitsstunden verknüpft und ergeben so eine aktuelle und präzise Aufstellung, was der jeweilige externe Mitarbeiter mit der nächsten Rechnung abrechnen darf. Zur Rechnungsprüfung genügt es also, die erhaltene Rechnung mit der entsprechenden Kostenabrechnung in ZEP zu vergleichen. Fehler und Diskrepanzen in der Abrechnung werden damit auf einen Blick deutlich.

Even simpler: credit note instead of invoice

Unternehmen, die die Abrechnung externer Mitarbeiter und Freiberufler noch weiter vereinfachen möchten, können dies tun, indem sie die im ZEP-Modul erstellte Kostenabrechnung nicht nur zur Rechnungsprüfung verwenden, sondern daraus gleich automatisch eine Gutschrift erstellen, auf deren Grundlage der externe Mitarbeiter dann abgerechnet und bezahlt wird.

Diese Methode spart nicht nur Zeit für die Rechnungsprüfung, sondern erlässt dem externen Mitarbeiter auch die aufwändige Arbeit, selbst eine Rechnung mit entsprechendem Nachweis seiner geleisteten Arbeiten erstellen zu müssen. Darüber hinaus können die erstellten Gutschriften automatisch über das ZEP Export-Modul in die Finanzbuchhaltungslösung des Unternehmens übernommen werden. Dabei ist es dann auch möglich, spezielle Aufwandskonten und BU-Schlüssel für freie Mitarbeiter zu hinterlegen.

Fazit: Das ZEP Zusatzmodul „Freie Mitarbeiter und Freelancer“ bietet allen am Abrechnungsprozess Beteiligten Vorteile bei der Abrechnung von Freiberufler-Tätigkeiten:

• Vereinfachte und genauere Rechnungsprüfung durch den Auftraggeber des Freiberuflers (Kostenabrechnung)
• Kompletter Wegfall der Rechnungsprüfung durch den Auftraggeber des Freiberuflers (Gutschriftverfahren)
• Complete omission of invoicing by the freelancer (credit note procedure)
• Automatische Übernahme der Daten in die Finanzbuchhaltung des Auftraggebers (Export-Modul)

Further information on the ZEP module "Freelancers" is available at the ZEP website verfügbar.