Project controlling: This is what you should keep an eye on

Unternehmen, die in projektorientierten Branchen (IT-Dienstleister, Unternehmensberater, Werbe- und Internetagenturen, etc.) tätig sind, stehen vor der Herausforderung, viele unterschiedliche Aufgaben und Tätigkeiten im Auge behalten zu müssen, damit der Geschäftserfolg sichergestellt ist und die durchgeführten Projekte präzise, zeitnah und korrekt abgerechnet werden können.

Dies beginnt bei der Angebotserstellung und geht über Zeiterfassung bis zu Abrechnung und Mahnwesen. Darüber hinaus gibt es zahlreiche Arbeiten, die unternehmensintern in Verbindung mit der Projektabwicklung in Verbindung stehen, z.B. Zeitnachweise, Urlaubsanträge, Pauseneinhaltung oder Reisekostenabrechnung für die an den Projekten beteiligten Mitarbeitenden.

Und ob dies nicht alles schon genug wäre, muss die Projekt- bzw. Geschäftsleitung den Überblick über alle derzeit laufenden Projekte behalten. Dabei geht es zum einen um Soll-/Ist-Vergleiche bei den laufenden Projekten, um sicher zu stellen, dass diese im vereinbarten Projektrahmen ablaufen. Darüber hinaus spielt die Mitarbeiterauslastung eine zentrale Rolle, wenn es darum geht, die bestehenden, aber auch neue Projekte zu planen.

Das „Wo finde ich was?“-Phänomen

Viele Unternehmen leiden dabei auch heute noch unter dem „Wo finde ich was?“-Phänomen. Um alle oben genannten Aufgaben und Tätigkeiten permanent überblicken zu können, müssen die Verantwortlichen – Geschäfts-/Projektleitung, Projektmanager, Projekt-Assistenz/-Verwaltung, Finanzbuchhaltung – in der Regel auf die unterschiedlichsten Datenquellen und Anwendungen zurückgreifen und sich die darin enthaltenen Informationen so zusammenfügen, dass am Ende entweder das notwendige Detailbild (zum Erstellen eines Angebots, einer Rechnung) oder der erforderliche Gesamtüberblick (Projekt-Status, Mitarbeiterauslastung) entsteht.

Das „Das kann doch nicht sein?“-Phänomen

Neben der Sisyphus-Arbeit, sich Daten aus verschiedenen Quellen beschaffen zu müssen, gibt es in vielen Unternehmen ein weiteres Phänomen beim Projekt-Controlling: Das „Das kann doch nicht sein“-Phänomen. Dieses Phänomen tritt insbesondere dann auf, wenn Unternehmen Projektdaten manuell erfassen und dafür in der Regel ein Tabellenprogramm wie Microsoft Excel einsetzen. Verschickt die Projektassistenz eine E-Mail mit einer Tabelle an fünf Projektmanager mit der Bitte, doch ihre Stunden einzutragen, erhält sie in der Regel fünf unterschiedliche Tabellen zurück, die sie zuerst einmal zu einer Tabelle zusammenfassen muss – Phänomen 1 – und darüber hinaus häufig auf „Ungereimtheiten“ und „Ungenauigkeiten“ stoßen wird, denn wer erinnert sich schon daran, an welchem Projekt er genau vor einigen Tagen oder gar Wochen gearbeitet hat. Endloses Nachfragen und Nacharbeiten erfordert Zeit und Aufwand und behindert den so wichtigen Nachweis der geleisteten Projektarbeiten sowie deren Abrechnung.

Möchte die Projekt-/Geschäftsleitung dann noch einen Soll-/Ist-Vergleich über ein Projekt erstellen, wird sie mit den Tabellen und Listen genauso wenig anfangen können. Ein aktueller und präziser Projektüberblick ist so nahezu unmöglich.

ZEP: We keep an eye on your projects

Die Lösung kann also nur sein, sich ein Projekt-Controlling-Tool wie z.B. ZEP ins Unternehmen zu holen. Dank zentraler Datenhaltung in einer Anwendung wird das „Wo finde ich was?“-Phänomen ein für alle Mal beseitigt. Alle projektrelevanten Daten und Fakten können per Mausklick abgerufen und in aussagekräftigen Dashboards oder Übersichten dargestellt werden.

Eine webbasierte Benutzeroberfläche und mobile Apps erleichtern darüber hinaus die zeitnahe Zeiterfassung. Der Projektmitarbeitende bucht Arbeitsbeginn und -ende einfach jeden Tag per Mausklick in ZEP ein – und schon stehen die Daten – ebenfalls per Mausklick – der Projektassistenz (Abrechnung), der Projektleitung (Soll-/Ist-Vergleich) und der Geschäftsleitung (Mitarbeiterauslastung) zur Verfügung. Damit gehört das „Das kann doch nicht sein?“-Phänomen ebenfalls der Vergangenheit an.

Den Nachweis dafür finden Sie auf der ZEP website.