Project time recording in agencies - more time for creativity

Accurate project time recording is of great importance for agencies in order to process projects efficiently and bill clients correctly. ZEP Professional helps you optimise processes and ensures transparent project controlling.
Blog Project Time Recording for Agencies

Arbeiten Sie in Ihrer Agentur oft an vielen verschiedenen Projekten gleichzeitig? Dann sollten Sie Ihre Zeit und Ressourcen effektiv verwalten, um erfolgreich zu sein! Eine digitale Projektzeiterfassung kann Ihnen dabei helfen, den Überblick zu behalten und Ihre Produktivität zu steigern. In diesem Blogbeitrag werden wir uns genauer mit der Projektzeiterfassung für Agenturen beschäftigen und erklären, warum diese mit ZEP Professional (fast) auf Knopfdruck funktioniert.

Gründe für Projektzeiterfassung in Agenturen

Jede Agentur arbeitet anders – einige mit vielen eigenen Mitarbeitern, andere mit Freelancern. Große Projekte, kleine Projekte, zeitnahe Deadlines und wichtige Kundenfeedbacks beherrschen Ihren Alltag. Umso zentraler ist hier die genaue und möglichst unaufwändige Erfassung Ihrer Projektzeiten und ein korrektes Projektmanagement. Schließlich müssen Sie genau festhalten, wie viel Zeit für jedes Projekt aufgewendet wurde. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Kunden korrekt abgerechnet und die tatsächliche Arbeitszeit Ihres Teams fakturiert werden können. Wenn Sie wissen, wie viel Zeit für ein Projekt benötigt wird, können Sie das Budget besser planen. Sie können auch die Zeit und die Ressourcen besser einschätzen, um sicherzustellen, dass Sie das Projekt innerhalb des Budgets abschließen. Ein digitales Tool zur Projektzeiterfassung unterstützt Sie dabei herauszufinden, welche Projekte mehr Zeit in Anspruch nehmen als andere. Mit diesen Informationen können Sie Prozesse optimieren, um effizienter zu arbeiten und Zeit und Ressourcen zu sparen. Vorteil für Ihre Kunden: Sie können Ihren Auftraggebern volle Transparenz bieten und sicherstellen, dass sie stets über den Fortschritt der Projekte im Bilde sind.

Last, but not least haben Sie mit einer Software zur Projektzeiterfassung die Möglichkeit, genau anzugeben, welche Leistungen erbracht wurden und wie viel Zeit Ihr Team dafür aufgewendet hat. Dies kann helfen, spätere Diskussionen über Rechnungen zu vermeiden und Ihre Kunden zufrieden zu stellen. Mit ZEP Professional haben Sie eine Software zur Projektzeiterfassung an der Hand, die schon lange nicht mehr in den Kinderschuhen steckt und mit der Sie alle Anforderungen an eine rechtskonforme Zeiterfassung erfüllen.

Helpful modules for project time recording

Im Agenturalltag kann es ganz schön drunter und drüber gehen – Deadlines hier, Kundenfeedbacks dort und dann kommen auch noch administrative Aufgaben um die Ecke. Damit Sie sich ganz auf Ihre kreative Arbeit konzentrieren können, haben Sie die Möglichkeit, ZEP Professional with various additional modules zu erweitern, um Ihren Agenturalltag etwas weniger stressig zu gestalten. Von Angebotserstellung bis zum Urlaubsmanagement können Sie unliebsame administrative Aufgaben mit nur einem einzigen Tool planen, durchführen & abschließen. Wie in einem Baukastensystem stellen Sie sich die Module zusammen, die Sie in Ihrem täglichen Doing am besten unterstützen:

Modul Überstunden, Fehlzeiten & Urlaube

Eine effiziente Planung von Projekten gehört ebenso zum Agenturalltag wie die Verwaltung von Abwesenheiten und Personalausfällen des Teams. Die manuelle Erfassung und Verwaltung dieser Daten kann jedoch sehr zeitaufwändig sein und zu administrativen Engpässen führen. Hier kommt das Modul Überstunden, Fehlzeiten & Urlaube ins Spiel. Das Modul ermöglicht es Ihrer Agentur, die Abwesenheiten und Personalausfälle Ihres Teams digital zu erfassen und zu verwalten. Durch die automatische Führung eines Überstundenkontos pro Mitarbeiter erfüllen Sie darüber hinaus sämtliche Requirements of the BAG for the recording of the complete working time. Die Digitalisierung der Verwaltungsaufgaben wird durch das Modul auf eine neue Ebene gehoben und lässt sich in 4 einfachen Schritten umsetzen:

1. Fehlzeitenübersicht zur besseren Planung von Urlauben und Fehlzeiten.
2. ZEP Calendar can be easily integrated into your existing programmes.
3. Monats- oder Jahresabschluss sorgt für Überblick über Buchungsstatus oder Sperrung von Zeiten.
4. Soll/Ist-Arbeitszeiten Vergleiche, detaillierte Pausenübersicht und die Möglichkeit, vorgefertigte Auswertungen zu erstellen.

Module Departments, Branches & Locations

Damit Sie in Ihrer Agentur stets den Überblick über Ihre Projekte und Teams behalten, haben Sie mit dem Departments module in ZEP Professional eine zusätzliche Strukturierungsebene zur Hand. Und das sogar über mehrere Standorte hinweg! Sie legen besonderen Wert auf interne Kostenverrechnung zwischen den Abteilungen oder möchten abteilungsspezifische Auswertungen zu Zeiten, Kosten und internen Kosten gegenüberstellen? Das Modul Abteilungen ermöglicht Ihnen genau das. Es ist besonders beliebt bei größeren Agenturen mit mehreren Niederlassungen, da es eine effektive Möglichkeit bietet, verschiedene Abteilungen zu organisieren und zu verwalten.

Ein weiterer Vorteil des Moduls: Sie können einzelne Abteilungsleiter als Empfänger für Urlaubs-/Fehlzeitenanträge hinterlegen. Dadurch sparen Sie sich den Umweg über Ihr Headquarter und geben Ihren Standorten und Abteilungen mehr Gestaltungsspielraum. Der Abteilungsleiter fungiert als zusätzliche Ebene zur Strukturierung des Führungsteams und kann als Admin innerhalb eines Teils der Agentur betrachtet werden. Mit dem Modul Abteilungen bilden Sie Ihre Verwaltungsaufgaben besser und effizienter digital ab und haben stets den Überblick über Ihre Projekte und Teams.

Module offers

Für Agenturen gilt es, kreativ und innovativ zu sein. Doch auch hier spielt Effizienz eine zentrale Rolle, um im Wettbewerb bestehen zu können. Mit dem Module offers haben Sie die Möglichkeit, standardisierte Angebote schnell und einfach zu erstellen, indem Sie Vorlagen in ZEP hinterlegen. Haben mehrere Mitarbeiter Zugriff auf die Angebotserstellung? Kein Problem, denn ZEP Professional ermöglicht es, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an der Erstellung, Prüfung und Angebotsabgabe arbeiten können. Und wenn Ihre Kunden papierlose Arbeitsweisen bevorzugen, können Sie die Angebote direkt aus der Software heraus per E-Mail verschicken. Das ist nicht nur nachhaltiger, sondern auch viel schneller – Und Zeit ist im Agenturalltag Geld.

Sobald Ihr Kunde das Angebot annimmt, können Sie dieses mit ZEP Professional direkt in ein Projekt überführen. Alle Positionen des Angebots werden automatisch in das Projekt übernommen, wodurch Sie und Ihr Team sofort mit der Zeiterfassung auf das angebotene Projekt beginnen können. Dies erleichtert die Projektplanung, sorgt für eine reibungslose Umsetzung und erleichtert die Rechnungsstellung bei Projektende.

Invoicing module

Für Agenturen, die nach einem effektiven Rechnungsstellungssystem suchen, bietet ZEP Professional das ideale Zusatzmodul. Denn: Mit dem Invoicing module können Sie von der einfachen Abrechnung bis hin zur Erstellung individueller Zahlungspläne alles erledigen. In wenigen Schritten stellen Sie Aufwände und Zeiten Ihrer Mitarbeiter direkt in Rechnung und können dies sogar für Ihre Buchhaltung vorkonfigurieren. Automatische Generierung von fortlaufenden Rechnungsnummern, direkter Rechnungsversand per E-Mail und automatisierte Textbausteine für die standardisierte Rechnungserstellung sind nur einige der Vorteile. Für eine reibungslose Übermittlung Ihrer Daten an die Buchhaltung bietet ZEP auch ein Export-Tool an. So können Sie alle relevanten Daten zu einem Projekt fehlerfrei an die Buchhaltung übermitteln – zum Beispiel mit DATEV. Durch diese Schnittstelle reduzieren Sie die Fehleranfälligkeit bei der Übermittlung, wodurch Ihre gesamte Agentur von optimierten Workflows profitiert.

Freelancers

Wenn Sie auch Freelancer im Projekteinsatz haben, kann die Zusammenarbeit manchmal mühsam sein. Aber: Mit dem Module Freelancers können mit Ihren externen Mitarbeitern gemeinsam in einem ZEP arbeiten und erfasste Zeitaufwände direkt als Gutschriften auszahlen lassen. Das Modul gibt Ihnen die Möglichkeit, Freiberufler direkt als solche zu kennzeichnen und interne Stunden- und Tagessätze je Projekt festzulegen. Sie entscheiden, ob ein Freelancer Rechnungen schreibt oder Gutschriften erhält. Die Verwendung von Gutschriften macht die Abrechnung direkt über ZEP Professional möglich und spart Ihnen somit Zeit und Aufwand bei der Rechnungserstellung und -prüfung. Am Ende des Projekts erhalten Sie eine detaillierte Übersicht über alle erstellten Gutschriften. So haben Sie die Kontrolle über Ihre Zusammenarbeit mit Ihren Freelancern und können sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist – das erfolgreiche Abschließen Ihrer Projekte.

Automatisierte Zeiterfassung fördert Kreativität

Und jetzt sehen Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr? Don’t panic! Um alle Vorteile von ZEP Professional in Ruhe prüfen und genießen zu können, haben Sie die Möglichkeit, unsere Softwarelösung zur Projektzeiterfassung (mindestens) 30 Tage zu testen. Ihre Kreativität ist in Ihren Projekten doch viel besser aufgehoben, als in administrativen Aufgaben zu verstauben. Und wenn Sie mal einen Knoten im Kopf haben, steht Ihnen our support team zu unseren Öffnungszeiten gerne mit Rat und Tat zur Seite.

Tanja Hartmann CEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Manager at ZEP

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