Accounting for projects correctly and promptly: The first order of business for entrepreneurs and start-ups in the service sector

Im Jahr 2016 wurden laut Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) in Deutschland insgesamt 672.000 Firmen neu gegründet. Städte wie Berlin, München oder Hamburg haben sich mittlerweile als Startup-Metropolen fest etabliert. Seit Jahren entfällt der Großteil der Neugründungen (ca. 70 Prozent) auf Unternehmen im Dienstleistungsbereich.

Für diese Gründer aus dem Dienstleistungsbereich spielt eine präzise und zeitnahe Abrechnung ihrer Dienstleistungen, die in der Regel in geleisteter Arbeitszeit (Projektstunden/Projekttage) abgerechnet werden, eine zentrale Bedeutung, denn nur so "kommt Geld in die Kasse". Gerade in der Frühphase eines Unternehmens spielt das Thema Liquidität eine für das Unternehmen (über-) lebenswichtige Rolle, insbesondere dann, wenn es sich bei dem Unternehmen um ein vom Gründer oder den Gründern selbst finanziertes Startup ("Bootstrapping") handelt.

Sind dagegen externe Investoren oder Kreditgeber involviert, ist es für den Firmengründer im Dienstleistungsbereich wichtig, von Anfang an ein professionelles und transparentes Projekt-Controlling einzuführen, mit dem er seinen externen Geldgebern den Verlauf der ersten Projekte sowohl organisatorisch (wer hat wann woran gearbeitet?) als auch betriebswirtschaftlich (was wurde wann wofür abgerechnet?) darstellen kann.

Timesheets and Microsoft Excel dominate

In der Praxis setzen viele Existenzgründer auch heute noch in der Anfangszeit auf Tools wie den klassischen Stundenzettel oder Microsoft Excel als in jedem Unternehmen verfügbare Standardsoftwarelösung. Allerdings genügen diese Instrumente in vielen Fällen nicht, um eine korrekte und zeitnahe Abrechnung der Projektarbeiten zu gewährleisten. Stundenzettel gehen verloren, Excel-Listen werden nicht sorgfältig geführt – das Erfassen der Arbeitszeiten und die Übernahme der erfassten Zeiten in die Abrechnung, die in der Regel mit Microsoft Word oder einer Spezialsoftware zum Erstellen von Rechnungen (Faktura) erfolgt, ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Und so kommt es nicht selten vor, dass geleistete Projektzeiten falsch oder überhaupt nicht abgerechnet werden.

Wenn man dann allerdings bedenkt, dass fehlende Liquidität und Finanzengpässe zu den häufigsten Gründen für das Scheitern von Existenzgründern und Startup-Unternehmen gehören, kann der Rat an alle Gründer nur lauten: Setzen Sie frühzeitig auf eine Lösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling, die sicherstellt, dass Sie für Ihre geleisteten Projektstunden auch die entsprechende Bezahlung erhalten.

ZEP: Because time is money

Die Softwarelösung ZEP – ZeitErfassung für Projekte – wurde genau mit dem Ziel entwickelt, Dienstleistungsunternehmen von der ersten Stunde an in den Bereichen Zeiterfassung und Projekt-Controlling zu unterstützen. Die Lösung deckt dabei den kompletten Projektzyklus von der Zeiterfassung über die Abrechnung bis zum Projekt-Controlling über eine zentrale Plattform ab. Die Zeiterfassung erfolgt über eine intuitive webbasierte Benutzeroberfläche – oder mobil über entsprechende Apps. Die erfassten Daten werden dann automatisch in die Abrechnung übernommen, die entsprechenden Rechnungen können direkt aus der Software erstellt und versandt werden.

Und für das Projekt-Controlling stehen umfassende Auswertungen für Bereiche wie

• Resource planning
• Employee utilisation
• Zahlungseingänge und offene Posten
• Turnover forecasts and target/actual comparisons
• u.v.m.

zur Verfügung.

Damit behält nicht nur der Firmengründer bzw. das Startup-Unternehmen selbst den Überblick, er ist auch in der Lage, seinen externen Investoren und Geldgebern jederzeit einen präzisen und aktuellen Überblick über den Status des neu gegründeten Unternehmens zu vermitteln.

Time recording and project controlling from the cloud

Der Betrieb von ZEP als Cloud Computing-Lösung bietet insbesondere Firmengründern und Startup-Unternehmen wichtige Vorteile. Zum einen müssen sie in keine eigene IT-Infrastruktur investieren, zum Einsatz von ZEP genügt ein PC, Notebook oder Tablet mit Internet-Zugang. Um den Betrieb der Software kümmert sich der Betreiber der Software, die Firma provantis IT Solutions aus Ditzingen bei Stuttgart. Lösung und Daten werden dabei in Hochsicherheitsrechenzentren in Deutschland betrieben, damit erfüllt ZEP alle Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit. Anstatt also Zeit und Geld in IT zu investieren, kann sich das junge Unternehmen voll und ganz auf den Auf- und Ausbau seines Geschäftsbetriebs konzentrieren. Darüber hinaus ist/sind der/die Gründer in der Lage, zeit- und ortsunabhängig stets auf die aktuellsten Projektdaten zuzugreifen: Vor Ort beim Kunden, auf Reisen, im Home Office, oder beim Gespräch mit Banken und/oder Investoren.

Further information on ZEP is available on the ZEP website zur Verfügung.