Project management

Recognising & avoiding micromanagement - 7 approaches

Low productivity, declining team morale & constant monitoring: how can you recognise and avoid micromanagement? Find out how you can optimise your project management and increase your team's autonomy.
Recognising & avoiding micromanagement - 7 approaches

Micromanagement gilt heutzutage in weiten Kreisen als veraltet und kontraproduktiv für eine agile Unternehmensführung. Doch was verbirgt sich genau hinter diesem Führungsstil und wie können Sie ihn als Geschäftsführer erkennen? In diesem Blog bieten wir Ihnen Einblicke in die Auswirkungen von Micromanagement auf Ihre unternehmerische Praxis und präsentieren Ansätze, wie Sie diesem Führungsstil effektiv entgegenwirken können.

What is micromanagement?

Sie möchten jede E-Mail vor dem Versand gegenlesen und auch in CC stehen? Sie erwarten von Ihren Mitarbeitern, dass sie Ihnen jede Präsentation auf den Schreibtisch legen? Dann besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Sie ein Micromanager sind.

Micromanagement ist ein Führungsstil, bei dem Sie sich stark mit den Details der Arbeit Ihrer Mitarbeiter beschäftigen. Dazu gehören nicht nur die Kontrolle und Korrektur von Arbeitsergebnissen, sondern auch vorschnelle Überstimmung von Entscheidungen oder Meinungen Ihrer Mitarbeiter.

Ein solches Verhalten kann dazu führen, dass Ihre Fachkräfte ihrer Rolle im Unternehmen nicht gerecht werden können. Die Potenziale Ihres Teams bleiben ungenutzt und die Qualität der Arbeit hängt stark von Ihnen als micromanagende Führungskraft ab. Die Konsequenz: Die Produktivität sinkt, Ihre Mitarbeiter werden immer frustrierter und neigen dazu, schneller zu kündigen.

Micromanagement – Lose-Lose-Situation vorprogrammiert

In Bezug auf seinen Führungsstil wurde Steve Job oft kritisiert, zumindest in der öffentlichen Wahrnehmung. Tatsächlich hat er während seiner Zeit bei Apple verschiedene Formen der Unternehmensführung ausprobiert und ist schließlich zu der Erkenntnis gelangt: Micromanagement untergräbt Vertrauen! Without trust in the competences of the team, it is difficult to build a company that creates real added value.

Im schlimmsten Fall führt Micromanagement zu einer toxischen Unternehmenskultur und hat zur Konsequenz, dass qualifizierte Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen. Noch bedenklicher ist jedoch die „innere Kündigung“, bei der Ihre Angestellten nur noch Dienst nach Vorschrift machen und ihr volles Potenzial nicht mehr entfalten.

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Die negativen Auswirkungen von Micromanagement erstrecken sich jedoch nicht nur auf Ihre Angestellten und Ihr Unternehmen, sondern betreffen Sie als Führungskraft auch direkt selbst. Es entsteht somit eine tatsächliche Lose-Lose-Situation, die sich auf sämtliche Bereiche und Zuständigkeiten auswirkt.

Effects on your employees

Micromanagement hat für Ihre Mitarbeiter vielfältige Konsequenzen. Ständige Kontrolle und Überwachung führen zu einer Abnahme der Motivation, des Vertrauens und der Eigeninitiative. Eine schlechte Fehlerkultur entsteht, da Perfektionismus die Angst vor Fehlern schürt. Vermehrter Stress am Arbeitsplatz hat darüber hinaus negative Auswirkungen auf die psychische und physische Gesundheit Ihrer Mitarbeiter. Im Team herrscht allgemeine Unsicherheit, begleitet von Zweifeln an den eigenen Fähigkeiten. Dies führt nicht nur zu einer höheren Mitarbeiterfluktuation, sondern auch zu vermehrten „inneren Kündigungen“.

Effects on your company

Die Auswirkungen von Micromanagement sind weitreichend und betreffen nicht nur die betroffenen Mitarbeiter, sondern auch die Performance des gesamten Unternehmens. Die Demotivation und möglichen gesundheitlichen Ausfälle Ihrer Mitarbeiter führen zu einer erheblichen Beeinträchtigung der Arbeitsleistung.

Darüber hinaus erstickt Micromanagement Innovationen und ideenreiche Ansätze bereits im Keim. Wenn Risiken und Fehler um jeden Preis vermieden werden sollen, hemmt das die Kreativität Ihres Teams. Eine zwanghafte Kontrolle verhindert, dass neue Ideen aufkommen und sich entfalten können, was langfristig Ihre Wettbewerbsfähigkeit und die Produktivität Ihres Unternehmens beeinträchtigen kann.

Auswirkungen auf Führungskräfte

Micromanagement führt dazu, dass Sie als Führungskraft zum „bottle neck“ werden und sich Entscheidungsfindungen sowie Lösungsentwicklungen erheblich verzögern. Warum? Ihr Team kann nicht selbstständig agieren, wenn Sie ständig über jeden Schritt die Kontrolle behalten möchten. Dies resultiert für Ihr Team – aber auch für Sie – in einem extrem hohen Arbeitspensum und vielen Überstunden.

Zusätzlich geht Micromanagement mit Unzufriedenheit bei Ihren Mitarbeitern einher, begleitet von einem mitunter großen Vertrauensverlust. Ihr Hang zum Perfektionismus und Kontrollzwang schafft eine Atmosphäre, in der Kreativität und Eigeninitiative keine Chance haben. Statt den Blick für das Gesamtbild zu behalten, verharren Sie als Führungskraft im Detailmanagement, was die effektive Entwicklung von Lösungen weiter behindert.

Are you a micromanager? 5 signs

Als Micromanager sind Sie der Überzeugung, dass alles von Ihnen selbst erledigt werden muss. Sie neigen dazu, kontinuierlich E-Mails mit detaillierten Anweisungen zu versenden und möchten, dass sämtliche Abläufe über Ihren Schreibtisch laufen. Zudem übernehmen Sie (häufig ohne Aufforderung) die Aufgaben Ihrer Teammitglieder direkt selbst.

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Führungskräften, die Micromanagement praktizieren, fällt es oft schwer, ihr Verhalten selbst zu erkennen. Dennoch lassen sich im Laufe der Zeit bestimmte Symptome beobachten, die darauf hinweisen, dass Sie sich zu stark in die Arbeitsweise Ihres Teams einmischen. Ein verstärkter Wunsch nach Kontrolle, insbesondere in Verbindung mit dem eigenen Perfektionismus, kann ein häufiges Indiz für Micromanagement sein.

Und wie erkennen Sie Micromanagement? Folgende Punkte könnten Anzeichen sein:

1. Übermäßige Überstunden, obwohl ausreichend Zeit und Aufmerksamkeit für ein Thema vorhanden waren.
2. Mehr als drei Korrekturschleifen für ein Ergebnis.
3. Fertige Ergebnisse, deren Abgabe sich verzögert, da die Führungskraft keine Zeit für eine Abnahme findet.
4. frustration in the team or strongly apathetic behaviour.
5. Hohe Fluktuation und häufige Kündigungen

Micromanagement vermeiden: 7 Ansätze für Führungskräfte

Micromanagement kann auf verschiedene Ursachen zurückgehen und nimmt unterschiedliche Formen an. Doch wie können Teams und Sie als Führungskraft diesem Phänomen erfolgreich begegnen? Wie können Sie eine agile Führungsmentalität in Ihrem Unternehmen einführen?

Dabei spielen entscheidende Faktoren wie Vertrauen, Empathie und eine offene Feedbackkultur eine zentrale Rolle. Die Herausforderung besteht jedoch oft darin, diese Selbstreflexion eigenständig durchzuführen. Hierbei kann eine Vertrauensperson in Form eines externen Coaches begleiten und dabei unterstützen, sich selbst kritisch zu hinterfragen.

Die folgenden sieben Schritte können als Leitfaden dienen, um Micromanagement in Ihrem Unternehmen zu etablieren:

Schritt 1: Fach- von Führungsrollen trennen

Viele Führungskräfte haben ihren Weg durch herausragende Fachkompetenz geebnet. Doch mit dem Eintritt in eine Führungsposition verändern sich die Anforderungen an ihre Rolle erheblich. Es ist entscheidend, dass Führungskräfte sich dieser Veränderung bewusst werden. Insbesondere Manager, die bereits längere Zeit in leitender Position tätig sind, verfügen oft nicht mehr über die aktuellste Fachkompetenz. Daher ist es unabdingbar, das eigene Ego zurückzunehmen. Im Fokus steht Ihr Team, während Sie als Führungskraft in erster Linie als Mentor agieren sollten. Es liegt in Ihrer Verantwortung sicherzustellen, dass sich die besten Fachexperten im Team befinden. Dies bedeutet, das Team sorgfältig zusammenzustellen und die fachliche Entwicklung zu fördern.

Hierbei spielt das Denken in Intentionen anstelle von Aufgaben eine zentrale Rolle. Anstatt eine detaillierte To-Do-Liste für das Team zu erstellen, sollten Sie Probleme oder gewünschte Arbeitsergebnisse in einer Liste priorisieren. Ihr Team erhält dadurch den Freiraum, den optimalen Weg und die passende Lösung selbst zu finden. So gewährleisten Sie die Qualität, indem Sie klare Anforderungen im Voraus definieren und nur selten Anpassungen bei der Ergebnispräsentation vornehmen müssen. Auf diese Weise übertragen Sie die Verantwortung für die Lösungsentwicklung an Ihr Team und agieren dabei unterstützend aus dem Hintergrund.

Schritt 2: Führung als Coaching

Für Führungskräfte, die den Übergang von einer Fach- zur Führungsrolle vollziehen, bietet sich die Betrachtung von Führung als fachliches Coaching an. Anstelle vorgegebener Lösungswege oder klarer Anweisungen unterstützen Sie Ihr Team mit Ihrer Expertise. Auf diese Weise können Sie die Entwicklung Ihrer Mitarbeitenden fördern und ihre Kompetenzen sowie Motivation stärken. Hierbei sind folgende Maßnahmen hilfreich:

• Erklären Sie die Hintergründe zu Anforderungen.
• Geben Sie keine Lösung vor.
• Zeigen Sie mehrere Lösungswege und ihre Vor- und Nachteile auf.
• Lassen Sie Ihren Fachkräften den Freiraum für eigene Entscheidungen.
• Führen Sie eher mit Fragen als mit klaren Aussagen.

Step 3: Systematically build up competences

In vielen Teams fehlt es an fachlichem oder inhaltlichem Wissen, um wirklich wertstiftende Entscheidungen zu treffen. Doch ist es ratsam, alle Entscheidungen erneut ausschließlich der Führungskraft zu überlassen? Diese Vorgehensweise löst das Problem nicht, sondern verlagert es lediglich, da das Team nicht in der Lage ist, die erforderlichen Kompetenzen aufzubauen. Daher ist es ratsam, dass Sie als Führungskraft hier unterstützen und die Verantwortung schrittweise an Ihr Team übergeben.

Ein Beispiel für den Wandel von direkter Führung zu „Führung durch Intention“ zeigt sich in der History of Ricardo Semler, dem CEO von Semco Partners. In den 1980er Jahren übernahm er das brasilianische Unternehmen, das zuvor von seinem Vater gegründet wurde. Anstatt sich auf traditionelle hierarchische Strukturen zu stützen, führte Semler radikale Veränderungen ein. Zu Beginn seiner Amtszeit gab es in Semco klare Hierarchien und festgelegte Prozesse. Doch Semler erkannte, dass dies die Kreativität und Produktivität des Teams behinderte. Inspiriert von Ideen der Selbstorganisation und Mitarbeiterbeteiligung, begann er, die Entscheidungsgewalt zu dezentralisieren. Statt detaillierte Anweisungen zu geben, ermutigte er die Mitarbeiter, selbst Verantwortung zu übernehmen.

Ein entscheidender Moment war, als Semler die traditionellen Arbeitszeiten aufhob und den Mitarbeitern die Freiheit gab, ihre Arbeitszeiten selbst zu bestimmen. Dies führte zu einem signifikanten Anstieg der Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität. Semco entwickelte sich zu einem Unternehmen, das auf Vertrauen, Selbstbestimmung und Eigenverantwortung basiert – ein Beispiel dafür, wie ein Paradigmenwechsel in der Führung zu positiven Veränderungen führen kann.

Schritt 4: Regelmäßige Statusupdates

Die Grundlage für Vertrauen liegt im respektvollen Umgang miteinander, der auf Empathie und Kompetenz basiert. Dies bedeutet, dass Mitarbeitende und Führungskräfte sich regelmäßig über ihre Zusammenarbeit und die erzielten Arbeitsergebnisse austauschen sollten. Planen Sie daher mindestens einmal im Monat Zeit für zwei spezifische Formate ein:

Retrospective: In this format, the focus is on critical reflection of the collaboration, in which team members Constructive feedback give.
Review: In der Review analysieren Sie gemeinsam die Arbeitsergebnisse des vergangenen Zeitraums und geben darauf basierend Rückmeldungen.

In beiden Formaten ist es entscheidend, einen respektvollen Umgang zu wahren. Die Kunst des konstruktiven Feedbacks erfordert nicht nur theoretisches Wissen, sondern auch praktische Übung. Empathie spielt dabei eine zentrale Rolle, da ein Verständnis für die Perspektiven anderer Menschen den Blick auf den Kontext, in dem sie agieren, sowie auf ihre individuellen Bedürfnisse erfordert. Das SCARF model by David Rock bietet eine Grundlage, um diese Bedürfnisse besser zu verstehen und einzuordnen.

Step 5: Findings through experiments

Anstatt endlose Diskussionen über den optimalen Lösungsweg zu führen, bietet es sich an, einen pragmatischen Ansatz zu wählen und kleine Experimente durchzuführen. Insbesondere, wenn zwei alternative Lösungen vorliegen und unklar ist, welche die bessere ist. Hier könnten Sie auf folgende Methoden zurückgreifen:

1. Präsentieren Sie prototypisch ausgearbeitete Lösungswege vor Ihren Kunden, um direktes Feedback zu erhalten.
2. Führen Sie A/B testing mit Prozessen oder Projektvorlagen durch, um die Wirksamkeit der verschiedenen Ansätze zu vergleichen.

Step 6: Create framework conditions

Fehler treten häufig dann auf, wenn Erwartungen, Ziele oder Anforderungen nicht klar kommuniziert wurden. In der Konsequenz führt dies zu einem Vertrauensverlust in der Führung und einem gesteigerten Unsicherheitsgefühl im Team, insbesondere wenn häufige Korrekturen erforderlich sind. Daher ist es von essenzieller Bedeutung, klare Rahmenbedingungen und Prinzipien der Zusammenarbeit zu etablieren.

Mit einer klaren Strategie und gemeinsamen Ziele bieten Sie Ihrem Team eine Orientierung. Sie geben Aufschluss darüber, worauf das Team hinarbeitet und wie die individuelle Arbeit zur Gesamtleistung des Unternehmens beiträgt. Damit schaffen Sie einen Rahmen, der nicht nur die Arbeit transparenter macht, sondern auch das Vertrauen in Ihre Führung stärkt und Unsicherheiten im Team reduziert.

Ein anschauliches Beispiel für die Bedeutung von klaren Rahmenbedingungen und Prinzipien in der Zusammenarbeit findet sich in der Geschichte des Softwareentwicklungsunternehmens Atlassian. Das Unternehmen hat klare Werte und Prinzipien, die als „Atlassian Playbook“ bekannt sind. Eines dieser Prinzipien lautet: „Open Company, No Bullshit.“ Hierbei geht es darum, transparent und ehrlich miteinander umzugehen. Durch diese klare Leitlinie wissen die Mitarbeiter, dass Offenheit und Ehrlichkeit in der Unternehmenskultur geschätzt werden. Es gibt klare Erwartungen bezüglich der Kommunikation und Zusammenarbeit.

Ein konkreter Anwendungsfall zeigt sich in den sogenannten „ShipIt Days“ bei Atlassian. In diesen 24-hour events haben die Mitarbeiter die Freiheit, an Projekten ihrer Wahl zu arbeiten und kreative Ideen umzusetzen. Dies fördert nicht nur die Innovationskraft, sondern zeigt auch, dass das Unternehmen seinen Mitarbeitern Vertrauen und Freiheit gibt, innerhalb klar definierter Leitplanken zu agieren. Das Ergebnis sind oft bahnbrechende Ideen und eine gestärkte Teamdynamik, die auf den klaren Prinzipien des Unternehmens basieren.

Step 7: Learn from mistakes

Fehler gehören zum Arbeitsalltag und sollten nicht als grundsätzliches Problem betrachtet werden. Schwierigkeiten entstehen jedoch, wenn Sie als Führungskraft versuchen, Fehler zu verhindern oder gar zu bestrafen. Ein solches Verhalten setzt Ihr Team unter Druck, was sich negativ auf Motivation und Engagement auswirken kann. Im schlimmsten Fall verstärkt sich das Misstrauen Ihnen gegenüber.

Ändern Sie die Perspektive und entwickeln ein Growth Mindset. Statt Fehler zu fürchten, sollten Sie immer vom Potenzial des Erfolgs ausgehen. Selbst in Fehlern lassen sich Siege erkennen. Möglicherweise entdeckt Ihr Team Lösungen, die sonst nicht in Betracht gezogen worden wären, oder erkennt, wie ein Prozess verbessert werden kann.

Ein nützliches Instrument zur Fehleranalyse und zur Erkenntnis, dass Zufälle positive Ergebnisse hervorbringen können, ist das Celebration Grid. Mit dieser Methode können Sie die Ergebnisse eines Experiments oder Projekts, unabhängig davon, ob es erfolgreich war oder gescheitert ist, visualisieren. Das Celebration Grid zeigt, wie man erfolgreiche Praktiken feiern und aus Fehlern lernen kann:

• Als Team Inhalte für das Grid sammeln.
• Regelmäßige Treffen, um das Grid gemeinsam auszufüllen.
• „Worst Fail“ einfach mal feiern.
• Überraschende Erfolge und Fehlschläge über die Teamgrenzen hinweg teilen.

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Durch den Einsatz einer All-In-One-Software wie ZEP können Sie Micromanagement effektiv verhindern und die Vorteile einer umfassenden Lösung für Ihr Projektmanagement nutzen. Mit unserer Software gewähren Sie Ihrem Team die nötige Autonomie für die Projektarbeit, während Sie gleichzeitig alle Projektfortschritte im Blick behalten. ZEP fungiert dabei als PSA-Software, mit der Sie Ihr gesamtes Projektgeschäft digitalisieren können – von der Angebotsstellung über die Planung bis zur automatisierten Rechnungsstellung.

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Tanja Hartmann CEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Manager at ZEP

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