Software update ZEP 6.11: New functions & improvements

Die Welt der Arbeits- und Projektzeitverwaltung wird immer komplexer und anspruchsvoller. In dieser dynamischen Umgebung ist es unerlässlich, dass Softwarelösungen kontinuierlich aktualisiert und verbessert werden, um Ihren Bedürfnissen gerecht zu werden. Und da wir für ZEP auch immer Ihr Feedback berücksichtigen, war es Zeit für die neue Version 6.11. In diesem Blogbeitrag wollen wir Ihnen einen Überblick über die neuen Funktionen und Verbesserungen geben, die dank Ihrer Mithilfe die Projektzeiterfassung of all ZEP users even easier. This update promises not only more effective management of working hours and absences, but also more seamless integration with other HR tools.

Automatic overtime capping

Eines der herausragenden Features in ZEP 6.11 ist die Einführung der automatischen Überstundenkappung. Mit dieser Funktion können Sie nun problemlos eine automatische Begrenzung für Überstunden Ihrer Mitarbeiter festlegen, wenn in ihren Arbeitsverträgen bereits eine absolute oder prozentuale Anzahl an Überstunden vorgesehen ist.

Activating this function is very simple: Go to Settings und wählen Sie Overtime. Dort haben Sie nun die Möglichkeit, diese Option zu aktivieren. Anschließend können Sie den Wert für die automatische Überstundenkappung direkt in den Arbeitszeitregelungen Ihrer Mitarbeiter definieren. Diese Einstellungen können sowohl manuell für einzelne Mitarbeiter als auch im Rahmen einer Massenoperation vorgenommen werden. Zudem haben Sie die Möglichkeit, diese Werte als Voreinstellung unter Administration > Settings > Staff für alle zukünftigen Mitarbeiter festzulegen. Mit dieser Funktion können Sie die Einhaltung von Arbeitsverträgen und Überstundenregelungen automatisieren, was die Verwaltung und Compliance erheblich erleichtert.

Mehrere Mehrwertsteuersätze hinterlegen

In der dynamischen Geschäftswelt sind Änderungen an der Tagesordnung. Dies betrifft u.a. auch die Mehrwertsteuergesetze in verschiedenen Ländern, wie aktuell in der Schweiz, wo ab 2024 die Mehrwertsteuersätze angepasst werden. Was ändert sich im Detail? Nun, ab dem 1. Januar 2024 wird in der Schweiz die Value added tax raised from previously 7.7 % to 8.1 %. Für ortsansässige Unternehmen bedeutet dies, dass die neuen Steuersätze erstmals in der Mehrwertsteuerabrechnung für das 3. Quartal 2023, das 2. Semester 2023 und den Monat Juli 2023 bei der ESTV (Eidgenössische Steuerverwaltung) abgerechnet werden können. Detailed information on the adjustment of VAT in Switzerland can be found here.

Unternehmen müssen sich rechtzeitig auf derartige Änderungen vorbereiten, um die Einhaltung der neuen Vorschriften sicherzustellen. Mit der ZEP Version 6.11 haben wir uns auf diese Herausforderungen vorbereitet und eine leistungsstarke Funktion integriert. So können Sie ab sofort pro Erlöskonto mehrere Mehrwertsteuersätze hinterlegen, um sich optimal an die sich ändernden Steuersätze anzupassen. Der Prozess hierfür ist denkbar einfach: Legen Sie das Erlöskonto unter Stammdaten > Faktura > Erlöskonten ein zweites Mal an, jedoch mit dem neuen Mehrwertsteuersatz. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, die bisherigen und die neuen Steuersätze zu verwenden, ohne größeren administrativen Aufwand.

Durch diese Flexibilität sind Sie in der Lage, die notwendigen Anpassungen in Ihrer Buchführung vorzunehmen und sicherzustellen, dass Ihre Rechnungsstellung den neuen Vorschriften entspricht.

Überarbeiteter Monatsabschluss

Worauf können Sie sich in ZEP 6.11 noch freuen? Nun, wir haben dem Monatsabschluss ein komplettes Facelift verpasst, sodass Sie eine verbesserte Übersicht über die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter haben. Der Monatsabschluss zeigt nun die Netto-Stunden an, wodurch Sie die Stunden nach Abzügen, wie beispielsweise Pausenregelungen, stets im Blick haben. Die Farbgebung im Monatsabschluss orientiert sich an den zuvor festgelegten Farben der Fehlgründe, was die visuelle Darstellung übersichtlicher macht. Zudem sind neue Spalten hinzugekommen, die Soll- und Ist-Zeiten sowie Krankheits- und Urlaubszeiten zusammenfassen. Diese Änderungen machen den Monatsabschluss zu einem noch leistungsstärkeren Werkzeug für Ihre Arbeitszeitverwaltung.

Advanced Personio interface

Sie nutzen bereits unsere Personio-Schnittstelle? Auch diese Integration wurde erheblich erweitert und verbessert. Neu in ZEP 6.11 ist nun die Möglichkeit, die Felder Acad. degree resp. Academic degree aus Personio in ZEP zu übernehmen. Falls diese Attribute in Personio nicht standardmäßig vorhanden sind, können Sie sie als benutzerdefinierte Attribute festlegen und nahtlos mit ZEP synchronisieren. Darüber hinaus kann der Genehmigungsprozess in Personio nun von ZEP berücksichtigt werden. Sie haben die Flexibilität, die erforderlichen Einstellungen festzulegen und die Genehmigung von Arbeitszeiten reibungslos zwischen beiden Plattformen zu koordinieren. Und letztlich wurden auch bestehende Funktionen zur Absence by the hour in ZEP und deren Synchronisierung mit Personio weiter verbessert. Zur Vereinfachung der Synchronisation können Sie nun in den Personio-Stammdaten eine Standardpreisgruppe angeben, die bei der Erst-Synchronisation automatisch übernommen wird, falls in Personio keine andere Preisgruppe definiert ist.

Usability & Performance

Zusätzlich zu den oben genannten Funktionen und Verbesserungen haben wir eine Vielzahl von Anpassungen zur Verbesserung der Usability und Performance vorgenommen. Was bedeutet das für Sie? Nun, Sie können ZEP 6.11 weiterhin wie gewohnt komfortabel nutzen, wobei Sie von einer optimierten Benutzerfreundlichkeit und Geschwindigkeit profitieren. Das Update auf ZEP 6.11 verspricht somit eine höhere Effizienz bei der Verwaltung Ihrer Arbeitszeiten und Abwesenheiten, eine bessere Einhaltung von Arbeitsverträgen und gesetzlichen Arbeitszeitregelungen sowie eine nahtlosere Integration mit Personio.

Wir freuen uns darauf, diese neuen Funktionen und Verbesserungen in Aktion zu sehen und sind sicher, dass sie Ihre Arbeit mit ZEP noch effektiver und benutzerfreundlicher gestalten werden. Wir danken Ihnen für Ihre kontinuierliche Unterstützung, damit wir ZEP gemeinsam immer besser machen. Falls Sie Fragen haben oder Unterstützung beim Update benötigen, können Sie sich feel free to contact our support team.