The four biggest mistakes in time recording in service companies - and how to fix them

In vielen Unternehmen – insbesondere in projektorientierten Dienstleistungsbranchen wie der Unternehmensberatung, der IT oder im Ingenieurwesen – spielt das Erfassen der Projektarbeitszeiten eine zentrale Rolle. Passieren dabei Fehler, wirken sich diese direkt auf den Geschäftserfolg aus, denn nicht erfasste Zeiten können auch nicht abgerechnet werden. Im Folgenden möchten wir deshalb auf die vier größten Fehler bei der Zeiterfassung in Dienstleistungsunternehmen eingehen – und darauf, wie diese am besten vermieden werden können

Error 1: Forgetting to record project times

Im "Eifer des Projektgeschäfts" kann dies schon einmal passieren: Der Projektmitarbeiter vergisst einfach, geleistete Projektstunden zu erfassen. Häufig ist dies der Fall, wenn zusätzliche Projektarbeiten beauftragt werden, die nicht vom vereinbarten Arbeitszeitvolumen abgedeckt sind. Häufig liegt es auch einfach daran, dass das Erfassen in vielen Unternehmen noch immer über die klassische Excel-Liste erfolgt. Die meiste Zeit ist der Mitarbeiter allerdings vor Ort beim Kunden im Einsatz, der Erfassen erfolgt dann erst mehrere Tage später im Büro. Da können dann schon einmal „Gedächtnislücken“ auftreten. Außerdem gehört das Erfassen der Projektzeiten nicht gerade zu den "Lieblingsaufgaben" der meisten Projektmitarbeiter.

Die Lösung: Gerade weil sie eher eine mühsame und unbeliebte Aufgabe ist, muss die Zeiterfassung möglichst einfach, schnell und unkompliziert sein. Gegen die Gedächtnislücken hilft ein möglichst zeitnahes Erfassen. Deshalb sollte dafür auch eine Lösung eingesetzt werden, die zeit-, orts- und geräteunabhängig genutzt werden kann: Im Büro genauso wie auf Reisen oder vor Ort beim Kunden.

Error 2: Project times are recorded incorrectly

Wo Menschen arbeiten, passieren Fehler! Dies gilt natürlich auch für das Erfassen von Projektzeiten. Zahlendreher oder Tippfehler führen genauso zu falsch erfassten Projektzeiten wie ein Verrutschen in der Spalte oder Zeile in der Tabelle. Zu einem späteren Zeitpunkt ist es dann schwierig bis unmöglich, diese Fehler aufzudecken und zu korrigieren. Werden zu viele Projektstunden erfasst, merkt dies zwar in der Regel der Kunde bei der nächsten Abrechnung und wird dies entsprechend anmahnen. Werden dagegen zu wenige Projektstunden erfasst, geht dies voll zu Lasten des Dienstleisters.

Die Lösung: Um die Gefahr von falsch erfassten Projektzeiten auf ein Minimum zu reduzieren, sollte die Eingabe der Projektzeiten so einfach, logisch und schnell wie möglich erfolgen. Aus diesem Grund sollte eine Lösung eingesetzt werden, die einem vordefinierten Workflow folgt und den Mitarbeiter dabei unterstützt, so wenige Fehler wie möglich zu machen.

Fehler 3: Fehler bei der Übernahme in das Abrechnungssystem

Selbst wenn die Projektzeiten richtig erfasst wurden, kann es passieren, dass sie falsch in das System übernommen werden, mit dem die Abrechnung erfolgt. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Übernahme manuell erfolgt, die erfassten Zeiten also erst mühsam abgetippt und in das Abrechnungssystem (MS-Word, Faktura, ERP-System) eingegeben werden müssen. Damit erhöht sich nicht nur die Fehleranfälligkeit, sondern auch der Zeit- und Arbeitsaufwand.

Die Lösung: Bei der Auswahl einer Software-Lösung für die Zeiterfassung sollten Unternehmen unbedingt darauf achten, dass die dort erfassten Daten per elektronischer Datenübertragung oder Schnittstelle in das im Unternehmen eingesetzte Abrechnungssystem übernommen werden können. Nur so kann sichergestellt werden, dass bei der Übernahme keine Eingabefehler passieren. Noch besser ist es, wenn die Zeiterfassungslösung selbst die Möglichkeit bietet, direkt aus der Lösung heraus Rechnungen zu erstellen.

Error 4: Settlement of recorded times is forgotten

Auch bei diesem Fehler spielt der Faktor Mensch wieder eine zentrale Rolle. Wenn erfasste Zeiten nicht abgerechnet werden, liegt dies in der Regel daran, dass diese entweder nicht in das Abrechnungssystem übernommen wurden oder dort irgendwie "verlorengingen".

Die Lösung: Auch dieser Fehler kann mit einer entsprechenden Softwarelösung wieder auf ein Minimum reduziert werden, wenn die Lösung über entsprechende Funktionen zum Projekt-Controlling verfügt. Dabei geht es insbesondere um eine entsprechende Mitteilungsfunktion in der Abrechnungssoftware, wenn geleistete und in der Zeiterfassung aufgelistete Arbeitszeiten noch auf keiner Rechnung vorhanden sind.

Trend study project controlling 2016 proves: optimisation potential exists

Wie die im letzten Jahr von der Firma provantis IT Solutions in Auftrag gegebene Trendstudie Projekt-Controlling beweist, handelt es sich bei den vier genannten Fehlerquellen nicht um „Hirngespinste“, sondern um tatsächlich in der Praxis auftretende Probleme. So gaben 62 Prozent der Befragungsteilnehmer an, dass die Übernahme der erfassten Projektzeiten in das Abrechnungssystem immer noch manuell erfolgt. 49 Prozent der Unternehmen gaben zu, dass es in der Vergangenheit vorgekommen ist, dass Projektzeiten nicht erfasst wurden, bei 35 Prozent der Unternehmen kam es vor, dass die Projektzeiten zwar erfasst, aber nicht abgerechnet wurden. Und so ist es auch keine Überraschung, dass nur 31 Prozent der Befragten angaben, dass keine Optimierung ihres Projekt-Controllings notwendig ist.

ZEP: Because time is money

Mit ZEP bietet die Firma provantis IT Solutions eine webbasierte Softwarelösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling an, mit der alle vier Fehlerquellen eliminiert werden können.

1. Die Cloud-Lösung ermöglicht eine einfache, schnelle und unkomplizierte sowie zeitnahe Erfassung der Projektzeiten über eine webbasierte Benutzeroberfläche. Für den mobilen Einsatz stehen darüber hinaus entsprechende mobile Apps zur Verfügung.
2. Bei der Eingabe seiner Projektzeiten erhält der Projektmitarbeiter von ZEP umfassende Hilfestellungen. Er gelangt nach dem Öffnen von ZEP immer direkt in die Seite zur Projektzeiterfassung. Der aktuelle Tag und die Uhrzeit sind sinnvoll voreingestellt. Er kann nur aus den Projekten auswählen, an denen er auch mitarbeitet. Um die Eingabe zu beschleunigen bietet die Lösung zusätzliche Funktionen wie: Tag kopieren, Pause erfassen, Nachfrage bei Zeitüberschneidungen, Vorbelegungen für Zeiteinträge und Reisen, an bestehende Zeiten anschließen, u.v.m.
3. ZEP bietet ein eigenes Faktura-Modul, über das Rechnungen per Mausklick erstellt werden können, die Projektzeiten werden dabei automatisch übernommen. Für die Übernahme der Projektzeiten in gängige Finanzbuchhaltungslösungen wie Datev oder Lexware bietet ZEP eine entsprechende Schnittstelle.
4. Das Faktura-Modul von ZEP erinnert, wann Rechnungen gestellt werden können, oder wenn Aufwände entstanden sind zu denen noch keine Abrechnung geplant wurde. Damit wird verhindert, dass das Abrechnen erfasster Zeiten vergessen wird.

Einen Überblick über die Funktionen und Module von ZEP finden Sie auf der ZEP website.