The way to efficient project controlling in project-oriented companies

Das Projekt-Controlling in projektorientierten Unternehmen hängt maßgeblich von der Möglichkeit ab, zeitnah und präzise die Projektzeiten zu erfassen, die für das Projekt geleistet wurden. Dies ist zum einen wichtig, um einen Soll-Ist-Vergleich zu den vorab vereinbarten und geplanten Projektarbeiten zu erstellen. Zum anderen geht es darum, die geleisteten Projektarbeiten dann auch zeitnah und korrekt abzurechnen. Je größer das Projektvolumen wird, desto wichtiger wird der Einsatz einer entsprechenden Software. Die nachfolgenden Beispiele aus projektorientierten Unternehmen vermitteln einen Überblick, wie diese Unternehmen dabei vorgehen.

Mit Excel fängt (in der Regel) alles an

In der Regel setzen projektorientierte Unternehmen in der Anfangsphase ihres Geschäftsbetriebs auf bereits vorhandene „Bordmittel“ wie Microsoft Excel für die Zeiterfassung und Microsoft Word für das Erstellen der Rechnungen. So erinnert sich beispielsweise Sandra Gröning, Executive Assistant bei der Firma PIM-Consult, einer auf Produkt-Informations-Management (PIM) spezialisierten Unternehmensberatung aus Hamburg, an die anfängliche Vorgehensweise bei Zeiterfassung und Projekt-Controlling: „Für jedes neue Projekt wurde zu Beginn eine eigene neue Excel-Liste erstellt.“

Eine ähnliche Vorgehensweise in der Anfangszeit seines Unternehmens wählte Jochen Weintz, Partner und Geschäftsführer der Infocient Consulting GmbH, einem zertifizierter SAP Partner mit Themenschwerpunkt Business Intelligence aus Mannheim: „In der Anfangszeit genügte Microsoft Excel, um die entsprechenden Tätigkeitsnachweise über die geleisteten Projektarbeiten zu erstellen, für das Schreiben der Rechnung kam eine Standard-Rechnungssoftware zum Einsatz. Der Kunde erhielt dann die Rechnung plus die ausgedruckte Excel-Liste als Tätigkeitsnachweis. Bei wenigen Kundenprojekten pro Monat hielt sich der Aufwand in Grenzen“.

I can do that myself: Develop time recording yourself

Eine andere Vorgehensweise wählen insbesondere Unternehmen, die selbst über Software-Entwicklungs-Knowhow verfügen. Anstatt sich auf Microsoft Office-Produkte zu verlassen, programmieren diese Unternehmen anfangs häufig einfach selbst eine eigene Anwendung für die Zeiterfassung und das Projekt-Controlling.

Dies bestätigt beispielsweise Markus Götsch, Gesellschafter und Projektleiter im Bereich Geotechnik und Wasserbau bei Geotechnik-Team, einem Unternehmen aus Österreich: „Als Ingenieure sind wir natürlich sehr technikaffin und verfügen alle über entsprechende Programmierkenntnisse. Eine Zeiterfassung für unsere Projekte über reine Excel-Listen erschien uns deshalb von Anfang an als zu banal.“

Nicole Balling, Verantwortliche für die Bereiche Angebotswesen, Abrechnung und Controlling bei der Commit GmbH, einem IT-Projekt-Unternehmen aus Leonberg, erinnert sich: „Zu Beginn erfolgte die Zeiterfassung im Unternehmen ganz klassisch über Excel-Listen, später nutzten wir dann ein selbst entwickeltes Tool auf Basis von Microsoft Access.“

As projects increase, so do requirements and effort

Mit steigendem Projektvolumen stellen projektorientierte Unternehmen dann allerdings sehr rasch fest, dass die anfänglich gewählte Vorgehensweise – Excel-Listen oder Eigenentwicklung – an ihre Grenzen stößt. Das manuelle Erfassen mit Excel verursacht bei immer mehr Projekten einfach immer mehr Aufwand.

Infocient-Geschäftsführer Jochen Weintz bestätigt im Rückblick: „Der bisherige weitgehend manuelle Workflow zur Zeiterfassung und -abrechnung erwies sich vor dem Hintergrund eines immer größeren Projektaufkommens und einer immer größeren Mitarbeiteranzahl als nicht mehr durchführbar. Schon bald kostete es uns ‘gefühlt‘ einen ganzen Tag, allein um die für die Abrechnung erforderlichen Unterlagen zusammenzusammeln.“

Auch bei PIM-Consult kam man laut Frau Gröning sehr schnell zu der Erkenntnis, sich nach einer Alternative für die bisherige MS-Word-/Excel-Kombination umzusehen. Sie erklärt: „Irgendwann dauerte es dann fast zwei komplette Arbeitstage, um gerade einmal eine Handvoll Kundenprojekte abzurechnen.“

Nicht viel besser läuft das Ganze mit einer selbst entwickelten Software-Entwicklung. Häufig scheitern die Unternehmen rasch an den eigenen Anforderungen: So erklärt Nicole Balling von Committ: „Zum einen hatten externe Mitarbeiter keinen Zugriff auf die Lösung, was ein zeitaufwändiges manuelles Nacherfassen erforderlich machte.“ Zum anderen erforderte die kontinuierliche Weiterentwicklung der Lösung einen immer höheren Zeitaufwand – ohne dass alle Anforderungen von Anwenderseite erfüllt werden konnten. „Irgendetwas fehlt immer“, bestätigt Nicole Balling die Diskrepanz zwischen erforderlicher Funktionalität und verfügbaren Leistungsmerkmalen der Eigenentwicklung.

Und auch die Firma Geotechnik-Team musste sich eines Besseren belehren lassen: Markus Götsch gesteht: „Irgendwann wurde uns der Aufwand für die Weiterentwicklung unserer eigenen Zeiterfassungslösung zu viel. Wir entschieden uns dafür, uns zukünftig auf unser Hauptgeschäft zu fokussieren und uns für die Zeiterfassung eine externe Lösung zu suchen.“

Weshalb eine Standardlösung die beste Alternative ist

Wie die genannten Beispiele zeigen, sind Excel-Listen und Eigenentwicklungen in der Frühphase eines projektorientierten Unternehmens vielleicht eine Option. Wenn das Projektaufkommen oder die Mitarbeiterzahl dann aber steigen, sollte sich das Unternehmen schnellstens für eine speziell für die Bereiche Zeiterfassung und Projekt-Controlling konzipierte Standardsoftwarelösung entscheiden, denn sie bietet deutliche Vorteile:

• Umfangreiche Funktionalität: Anstatt sich selbst mit neuen Funktionen bei einer Eigenentwicklung „herumschlagen“ zu müssen, können die Unternehmen auf eine Vielzahl vorhandener Funktionen zurückgreifen, die kontinuierlich ausgebaut wird.
• Automatisieren von manuellen Aufgaben: Dies gilt zum einen für den Bereich Zeiterfassung. Anstatt mühevoll jede geleistete Stunde oder Projektarbeit in eine Excel-Liste eintragen zu müssen, bietet moderne Standardlösungen heute zahlreiche benutzerfreundliche Möglichkeiten zur Zeiterfassung: Über eine webbasierte Benutzeroberfläche, über mobile Apps, etc.
• Integration in Projekt-Controlling und Abrechnung: Mit der Zeiterfassung allein ist es ja nicht getan. Zum einen müssen diese Zeiten im Rahmen eines Projekt-Controllings analysiert werden. Dies ist wichtig für das interne Projektmanagement, aber auch das Reporting gegenüber dem Auftraggeber. Darüber hinaus müssen die Projektarbeiten dann aber ja auch abgerechnet werden. Moderne Standardlösungen bieten heute zahlreiche Schnittstellen für die meisten Rechnungsprogramme oder entsprechende Abrechnungsmodule, über die eine zeitnahe und präzise Abrechnung möglich und Fehler bei der manuellen Übertragung vermieden werden.

ZEP kann bei allen drei Argumenten punkten und profitiert insbesondere davon, dass es von Anfang an als Lösung speziell für projektorientierte Unternehmen konzipiert wurde. Und so ist es kein Wunder, dass alle eingangs genannten Unternehmen sich letztendlich für den Einsatz von ZEP als Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling entschieden haben.