Time recording and project controlling: 3 good resolutions for the new year

The beginning of the year is traditionally the time for good intentions: According to a recent Statista survey liegen die drei Vorsätze „Mehr Sport treiben“, „Gesünder ernähren“ und „Abnehmen“ auf den ersten drei Plätzen der am häufigsten in Deutschland genannten guten Vorsätze für das Jahr 2023. Grund genug, auch für die Bereiche Zeiterfassung und Projekt-Controlling drei Vorsätze zu formulieren, die sich Unternehmen in projektorientierten Branchen für das Jahr 2023 ganz oben auf ihre To-do-Liste schreiben sollten.

Resolution 1: Digitisation now!

Trotz des bereits seit 2019 geltenden EuGH-Urteils zur digitalen Zeiterfassung scheinen viele Unternehmen in Deutschland noch immer nicht den Schritt in Richtung Digitalisierung vollzogen zu haben. Dies birgt auf der einen Seite rechtliche Risiken, auf der anderen Seite fehlt die so wichtige Flexibilität und Effizienz. Doch unabhängig davon ist ein durchgängig digitalisierter Prozess für Zeiterfassung und Projekt-Controlling ein zentraler Erfolgsfaktor, wenn es darum geht, sich erfolgreich am Markt zu behaupten. Denn nur wenn die geleisteten Projektzeiten zeitnah mit wenigen Mausklicks in eine zentrale Plattform erfasst werden, können sie dem Auftraggeber auch zeitnah nachgewiesen und abgerechnet werden. Darüber hinaus erhält das Projektmanagement – ebenfalls per Mausklick – die erforderlichen Daten und Fakten zu Kapazitäten und Auslastung der einzelnen Projektteams.

Resolution 2: Excel must go!

Zumindest wenn es um den Einsatz als Hilfsmittel für Zeiterfassung und Projekt-Controlling geht. Projektzeiten in unterschiedliche Excel-Listen zu erfassen, die dann vom Projektmanagement oder der Buchhaltung manuell abgestimmt und aggregiert werden müssen, ist keine zeitgemäße Vorgehensweise mehr – und widerspricht im übrigen auch dem Vorsatz 1! Die Tatsache, dass das Erfassen von Projektzeiten von vielen Projektmanagern als lästige, weil zeitaufwändige Arbeit angesehen wird, hängt ebenfalls damit zusammen. Wer seinen Projektmitarbeitenden statt unzähliger Listen ein modernes, app-basiertes Tool zur Zeiterfassung an die Hand gibt, gewinnt nicht nur im Ansehen bei seinen Mitarbeitenden – in Zeiten des anhaltenden Fachkräftemangels ein nicht zu vernachlässigender Schritt. Der Einsatz eines solchen Tools führt darüber hinaus zu weniger Zeitaufwand und höherer Effizienz.

Resolution 3: Off to the cloud!

Zeiterfassung und Projekt-Controlling gehören zu den Unternehmensprozessen, bei denen es sinnvoll ist, sich nicht selbst um den Aufbau und Betrieb der Lösung zu kümmern, sondern die entsprechende Lösung als Service aus der Cloud zu beziehen. Gerade in der Zeiterfassung gibt es zahlreiche gesetzliche Vorgaben, die mit der entsprechenden Lösung abgedeckt werden müssen (Reisekosten, Verpflegungsmehraufwand, Mindestlohngesetz). Da macht es auf jeden Fall Sinn, sich auf eine markterprobte Lösung zu verlassen, die diese Themen abdeckt und kontinuierlich an den neuesten Stand der Rechtsprechung anpasst. Darüber hinaus spielen die drei „A“ des Cloud Computing (Anywhere, Anytime, Any device) gerade in den Bereichen Zeiterfassung und Projekterfassung eine zentrale Rolle, wenn zeit- und ortsunabhängig – also auch unterwegs oder im Home Office – auf die Anwendung und die damit verarbeiteten Daten zugegriffen werden kann.

Der wichtigste Vorsatz: Die Vorsätze auch umsetzen!

Das Phänomen ist bekannt. Im Januar sind die Abnehmkurse voll und die Anzahl der JoggerInnen, die sich über die einschlägigen Jogging-Routen quälen, ist besonders hoch. Im Februar flacht die Begeisterung dann sehr schnell ab und die guten Vorsätze sind bald vergessen.

Mit dem Einsatz von ZEP erhalten Sie genau die Unterstützung, um sicherzustellen, dass Sie ihre Vorsätze 2023 für Zeiterfassung und Projekt-Controlling auch umsetzen.