bpExperts GmbH

Time recording with ZEP: Simple, fast and intuitive

Bereits kurz nach der Firmengründung im Jahr 2012 wurde bei bpExperts die Entscheidung getroffen, für Zeiterfassung und Projekt-Controlling eine Spezialsoftwarelösung einzusetzen. Im Januar 2013 wurde dann mit ZEP eine entsprechende Lösung implementiert.

„Die Arbeitsschritte zur Eingabe der Zeiten sind logisch aufeinander aufgebaut, so dass nur ein geringer Aufwand erforderlich ist.“

ZEP steht für ZeitErfassung für Projekte. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem Markt und bietet projektorientierten Unternehmen eine Komplettlösung für die Bereiche Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -Controlling sowie Faktura.

„Die Hilfefunktion von ZEP ist wirklich sehr gut. Die Kurz-Infos, die beim Klicken auf den Hilfe-Button erscheinen, reichen in der Regel aus, um meine Frage zu beantworten und mir weiterzuhelfen.“

Auch Katharina Bozem, die 2014 zu Business Prozess Experts stieß, nutzte ZEP anfangs als „normaler“ Projektmitarbeiter zum Erfassen ihrer geleisteten Projektarbeitszeiten und zur Abrechnung ihrer Reisekosten. „Die intuitive Benutzeroberfläche von ZEP macht den Einstieg in die Lösung sehr einfach und ohne große Vorkenntnisse möglich“, erinnert sie sich an die Anfänge ihrer ZEP-Nutzung. „Die Arbeitsschritte zur Eingabe der Zeiten sind logisch aufeinander aufgebaut, so dass nur ein geringer Aufwand erforderlich ist.“

Vom reinen Anwender zum Admin: Volle Leistungsfähigkeit von ZEP wird deutlich

Im Zuge eines Mitarbeiterwechsels erhielt Frau Bozem dann die zusätzliche Verantwortung für das Projekt-Controlling bei Business Process Experts. In der Praxis bedeutet dies, dass die einzelnen Mitarbeiter zwar weiter ihre Projektzeiten und Reisekosten selbst erfassen, Frau Bozem kontrolliert allerdings diese Eingaben anhand der vorgegebenen Projektpläne und ist darüber hinaus für die Rechnungsstellung verantwortlich. Dafür nutzt sie das optional verfügbare Faktura Modul von ZEP. Das System übernimmt dabei automatisch alle in ZEP erfassten Zeiten und kombiniert diese mit den ebenfalls in ZEP hinterlegten Stunden- und Tagessätzen. Das Ausdrucken der Rechnungen erfolgt dann ebenfalls direkt aus ZEP.

Die Erinnerungsfunktion des ZEP Faktura-Moduls weist Frau Bozem darauf hin, wenn Rechnungen gestellt werden können, bzw. wenn Aufwände entstanden sind, die noch nicht abgerechnet wurden. Frau Bozem kann es also nicht passieren, dass sie vergisst, erfasste Projektzeiten abzurechnen. Auch die Zahlungseingänge werden in ZEP erfasst. Darüber hinaus stehen zahlreiche Auswertungsfunktionen, z.B. eine Übersicht über gestellte Rechnungen, eine Offene-Posten-Liste (gestellte, aber noch nicht bezahlte Rechnungen), eine Abgrenzung von Leistungen zu einem Stichtag auf Grundlage fakturierbar gebuchter Arbeitszeiten (unfertige Leistungen) oder eine Umsatzprognose zur Verfügung.

Frau Bozem erklärt „Erst beim Wechsel in die Rolle als Administrator für das Projekt-Controlling erkannte ich die volle Leistungsfähigkeit und Funktionsvielfalt von ZEP – vor allem in den Bereichen Reporting und Controlling. Allerdings ist die Lösung auch in diesem Bereich sehr benutzerfreundlich, so dass ich mir die meisten Funktionen im ‚Learning by Doing‘ aneignen konnte.“

Doch nicht nur Frau Bozem nutzt die Projekt-Controlling-Funktionen von ZEP, auch die Geschäftsleitung greift regelmäßig auf diese Funktionen zu. Sie erklärt: „Dabei spielen zum einen die Auswertungen auf Projektebene eine große Rolle. Darüber hinaus nutzen die drei Partner auch die vielfältigen Reporting-Möglichkeiten auf Unternehmensebene, wie z.B. Prognosen zur zukünftigen Geschäftsentwicklung.“

Cloud computing model facilitates mobile working

bpExperts setzt ZEP im Cloud Computing-Modell ein. Der Betrieb erfolgt in einem Hochsicherheitsrechenzentrum, die Mitarbeiter von bpExperts greifen per Internet-Browser oder App auf die Lösung zu, um ihre Projektzeiten zu erfassen. Frau Bozem erläutert: „Wie bei vielen projektorientierten Unternehmen sind auch unsere Berater in der Regel vor Ort beim Kunden tätig.“ Darüber hinaus verfolgt das Unternehmen eine dezentrale Geschäftsstrategie mit einem möglichst geringen administrativen Overhead. Aus diesem Grund wird den Mitarbeitern zum Beispiel auch die Arbeit zu Hause im Home Office ermöglicht. „Cloud Computing macht da einfach Sinn“Ms Bozem is certain.

The help button as the most important helper

Falls Frau Bozem technische Hilfe beim Arbeiten mit ZEP benötigt, klickt sie in der Regel einfach auf den Hilfe-Button. Sie bestätigt: „Die Hilfefunktion von ZEP ist wirklich sehr gut. Die Kurz-Infos, die beim Klicken auf den Hilfe-Button erscheinen, reichen in der Regel aus, um meine Frage zu beantworten und mir weiterzuhelfen.“ And if there is still a question, ZEP Support is only a phone call away. However, according to Ms Bozem, such a call has only been necessary very rarely so far. „Und wenn ich dann doch einmal zum Hörer greifen musste, wurde mein Problem sehr rasch gelöst“She is satisfied with her work with ZEP and provantis IT Solutions so far.