Die Leistungsphase 5 ist mit 25 Prozent des Honorars bewertet. Ob sie 25 Prozent des Aufwands gekostet hat, weiß das Büro in den meisten Fällen erst, wenn das Projekt abgeschlossen ist. Bis dahin arbeitet die Ausführungsplanung weiter, der Bauherr schiebt den Termin, und die Stunden laufen auf ein Honorar, dessen Anteil längst feststeht.
Genau an dieser Stelle entscheidet sich die Marge in Planungsbüros. Sie entsteht in der Differenz zwischen kalkuliertem Honoraranteil und tatsächlich geleistetem Aufwand je Leistungsphase. Akquise und Honorarermittlung legen nur den Rahmen fest. Wer diese Differenz erst in der Schlussrechnung sieht, kalkuliert das nächste Projekt mit denselben Annahmen.
Die wirtschaftlichen Daten dazu sind eindeutig. Die Mitgliederbefragung von Bundesarchitektenkammer, Bundesingenieurkammer, AHO und VBI weist für Ingenieurbüros im Geschäftsjahr 2024 eine vorsteuerliche Umsatzrendite von 12,0 Prozent im Median aus. Gleichzeitig ist der Anteil der Büros mit vorsteuerlichem Gewinn von 96,9 Prozent im Jahr 2023 auf 84,2 Prozent im Jahr 2024 gefallen. Der Gemeinkostenfaktor liegt bei 2,1. Jede nicht erfasste oder falsch zugeordnete Projektstunde kostet also mehr als das Doppelte des Stundenlohns.
Was das auf Projektebene bedeutet:
- Marge: Bei einem Gemeinkostenfaktor von 2,1 und 12 Prozent Rendite reicht eine um 10 Prozent überzogene Leistungsphase 5, um das Projektergebnis vollständig aufzuzehren.
- Auslastung: 75,5 Prozent der Arbeitszeit in Ingenieurbüros entfallen auf Projektarbeit. Die restlichen 24,5 Prozent müssen aus den Projekthonoraren mitgetragen werden.
- Forecast: Der durchschnittliche Auftragsbestand liegt bei 11,3 Monaten. Ohne Fortschreibung über Geschäftsjahre hinweg endet jede Planung am 31. Dezember.
- Projektkosten: Stundensatzänderungen zum Jahreswechsel verfälschen die Nachkalkulation, wenn das System den historischen Satz nicht versioniert.
- Ressourcen: Mehrere Fachdisziplinen arbeiten am selben Objekt. Ohne getrennte Budgets lässt sich nicht sagen, welche Disziplin das Projekt trägt und welche es belastet.
Dieser Vergleich betrachtet fünf Systeme aus der kaufmännischen und projektorganisatorischen Perspektive: Leistungsphasen, Abrechnung, Nachkalkulation, Fachdisziplinen. CAD und BIM sind nicht Gegenstand dieses Vergleichs, da Planungsbüros diese Aufgaben über eigene Fachsoftware abdecken.
HOAI 2021: Was seit dem EuGH-Urteil für die Kalkulation gilt
Seit der Ersten Verordnung zur Änderung der HOAI vom 2. Dezember 2020 gilt für alle Vertragsverhältnisse, die nach dem 31. Dezember 2020 begründet wurden, eine veränderte Logik. Auslöser war das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 4. Juli 2019 in der Rechtssache C-377/17, mit dem die verbindlichen Mindest- und Höchstsätze als Verstoß gegen die Dienstleistungsrichtlinie gewertet wurden.
Die praktische Folge steht in § 2a HOAI: Die Honorartafeln weisen Orientierungswerte aus. Nach § 7 HOAI richtet sich das Honorar nach der in Textform getroffenen Vereinbarung. Fehlt diese, gilt der Basishonorarsatz.
Die Leistungsphase bleibt die Kalkulationsebene
Die prozentuale Bewertung der Leistungsphasen steht für Gebäude und Innenräume in § 34 Absatz 3 HOAI. Für Gebäude gilt: Grundlagenermittlung 2 Prozent, Vorplanung 7, Entwurfsplanung 15, Genehmigungsplanung 3, Ausführungsplanung 25, Vorbereitung der Vergabe 10, Mitwirkung bei der Vergabe 4, Objektüberwachung 32, Objektbetreuung 2.
Zwei Phasen tragen damit 57 Prozent des Honorars. Dort entsteht auch der größte Teil des Aufwandsrisikos. § 8 HOAI regelt den Fall der Teilbeauftragung: Werden nicht alle Leistungsphasen übertragen, dürfen nur die Prozentsätze der beauftragten Phasen berechnet werden.
Bemerkenswert ist, dass nur 47,7 Prozent der Ingenieurbüros tatsächlich nach HOAI abrechnen. 37,3 Prozent rechnen nach geleisteten Stunden ab, 25,3 Prozent mit Fixhonorar. Die Leistungsphase bleibt trotzdem die Kalkulationsebene, weil sie die Leistung strukturiert, auch wenn das Honorar frei vereinbart wurde. 34 Prozent der Ingenieurbüros nennen die Unverbindlichkeit der HOAI laut Konjunkturumfrage 2026 als starkes oder eher starkes Hemmnis. Wo das Honorar verhandelbar wird, steigt der Druck auf die Nachkalkulation.
{{blog-cta}}
Fünf Kriterien, an denen sich Software für Planungsbüros entscheidet
1. Leistungsphasen als native Struktur
Eine Software für Planungsbüros muss die Leistungsphasen als eigene Ebene führen, auf die gebucht, geplant und abgerechnet wird. Konkret: Projekte lassen sich nach Leistungsphasen gliedern, Stunden werden auf die Phase gebucht, und der Honoraranteil je Phase ist hinterlegt. Wo diese Ebene fehlt, entsteht neben dem System wieder eine Honorartabelle in Excel. Die Tabelle ist dann die eigentliche Projektsteuerung, und das System ist eine Zeiterfassung mit einem Projektfeld.
2. Phasenweise Abrechnung und Abrechnungsstand
Planungsleistungen werden nach Abschluss oder Fortschritt einzelner Phasen fakturiert. Das System muss den Abrechnungsstand je Phase führen, Teilrechnungen unterstützen und erkennen, welcher Honoraranteil bereits gestellt wurde. Bei Nachträgen muss dieselbe Struktur erweiterbar bleiben, ohne dass die bisherige Abrechnung bricht.
3. Langläufer über Geschäftsjahre
Ein Planungsprojekt läuft oft über mehrere Jahre, mit Pausen zwischen den Phasen, in denen das Projekt ruht, ohne abgeschlossen zu sein. Das System muss diese Zustände abbilden, Budgets über Geschäftsjahre fortschreiben und Stundensatzänderungen zum Jahreswechsel verarbeiten. Entscheidend ist dabei die Versionierung: Eine Stunde aus 2024 muss mit dem Satz von 2024 bewertet bleiben, sonst verschiebt jede Satzerhöhung rückwirkend das Projektergebnis.
4. Fachdisziplinen mit eigenem Budget
Tragwerksplanung, technische Gebäudeausrüstung und Elektrotechnik arbeiten am selben Objekt, mit eigenen Teams, eigenen Sätzen und eigenen Honoraranteilen. Prüfen Sie, ob sich Disziplinen als eigene Struktur innerhalb des Projekts führen lassen, mit eigenem Budget, eigener Abrechnungsart und eigener Auswertung. Die Behelfslösung über Tätigkeitsarten liefert zwar Stunden, aber keine Disziplin-Deckungsbeiträge.
5. Einsatz in Österreich
Viele deutsche Planungsbüros arbeiten auch in Österreich oder beschäftigen dort Mitarbeitende. Das stellt Anforderungen an Arbeitszeitrecht, Feiertagskalender nach Bundesland und Kollektivvertragsregelungen. Prüfen Sie, ob das System länderspezifische Regelwerke mitbringt oder ob sie konfiguriert werden müssen.
Die fünf Systeme im Vergleich
Die folgende Übersicht beruht auf den öffentlich dokumentierten Angaben der Anbieter, abgerufen am 21. Oktober 2026. Funktionen, die der jeweilige Hersteller auf seinen Produktseiten nicht ausweist, sind als nicht ausgewiesen gekennzeichnet.
Was die Tabelle über den Markt sagt
Drei der fünf Systeme führen HOAI-Leistungsphasen als native Struktur. Clockodo und TimeTac beschreiben auf ihren eigenen Branchenseiten, dass Leistungsphasen über die generische Projekt- beziehungsweise Aktivitätsstruktur abgebildet werden. Das ist eine saubere Zeiterfassung, aber die Honorarlogik bleibt außerhalb des Systems.
Beim Österreich-Kriterium kehrt sich das Bild um. TimeTac ist der einzige Anbieter mit explizit ausgewiesener Ausrichtung am österreichischen Arbeitszeitgesetz. Büros mit Standort in Deutschland und Österreich stehen damit vor einer Abwägung zwischen Honorarlogik und Arbeitszeitrecht, sofern sie nicht ein System wählen, das beide Länderkalender über konfigurierbare Regelwerke abbildet.
Honorarsoftware oder Projektsoftware
Für die Suche nach HOAI-Software liefert Google überwiegend Honorarsoftware: Programme, die das Honorar nach HOAI berechnen. Diese Programme lösen eine andere Aufgabe als die hier verglichenen Systeme.
Honorarsoftware rechnet, was ein Projekt kosten darf. Projektsoftware zeigt, was es tatsächlich kostet und ob die kalkulierte Leistungsphase mit dem geleisteten Aufwand zusammenpasst. In vielen Büros laufen beide nebeneinander, mit der Honorarrechnung am Anfang und der Nachkalkulation am Ende. Der Bruch liegt dazwischen: Die Honorarermittlung landet als PDF im Projektordner, die Stunden landen in einem zweiten System, und die Verbindung stellt am Quartalsende jemand in Excel her.
Wo die Umsetzung im Bürobetrieb scheitert
Die Kriterienliste ist in zehn Minuten abgehakt. Schwierig wird die Umsetzung, weil sie den Arbeitsalltag von Projektleitung, Buchhaltung und Büroleitung gleichzeitig betrifft.
Wo Zeit verloren geht
Die Honorarermittlung passiert vor der Beauftragung, oft in einem Honorarprogramm oder in einer gewachsenen Excel-Datei. Nach der Beauftragung legt jemand das Projekt im Zeiterfassungssystem erneut an, diesmal mit anderen Bezeichnungen, anderer Phasengliederung und einem gerundeten Gesamtbudget. Die Honorartafel bleibt im ersten Dokument, die Stunden sammeln sich im zweiten.
Bei einem Projekt mit vier Leistungsbildern und jeweils sechs aktiven Leistungsphasen sind das 24 Positionen, die zweimal gepflegt werden. Beim ersten Nachtrag beginnt die Pflege von vorn. Systeme, die das Angebot nach Beauftragung in eine Projektstruktur überführen, ersparen diesen zweiten Durchgang vollständig.
Wo Blindstellen entstehen
Die zweite Blindstelle liegt im laufenden Projekt. Eine Leistungsphase, die über ihrem Honoraranteil liegt, meldet sich nicht von selbst. Sie fällt auf, wenn die Projektleitung aus eigenem Antrieb nachsieht, und das passiert in der Regel dann, wenn ohnehin schon etwas schiefgelaufen ist.
Ein System löst das über Schwellwerte: Bei 70, 90 und 100 Prozent des geplanten Budgets einer Phase geht automatisch eine Meldung an die Projektleitung mit Budgetverantwortung, bei ausbleibender Reaktion an die Abteilungsleitung. Die Prüfung läuft bei jeder Zeitbuchung, auf Vorgangs- und auf Projektebene. Damit verschiebt sich der Zeitpunkt der Erkenntnis von der Schlussrechnung in die laufende Phase, in der Nachträge noch verhandelbar sind.
Wo Profitabilität unsichtbar wird
Die dritte Stelle ist die Nachkalkulation. 76,5 Prozent der Arbeitszeit sind Projektarbeit, der Rest ist Gemeinkosten. Ob eine Leistungsphase 5 im vergangenen Projekt bei 25 Prozent Honoraranteil tatsächlich 25 Prozent des Aufwands verbraucht hat, lässt sich nur beantworten, wenn die Stunden auf die Phase gebucht wurden und der Honoraranteil im selben System hinterlegt ist.
Büros, die das über drei bis fünf abgeschlossene Projekte auswerten, bekommen eine belastbare Antwort auf eine Frage, die sonst Erfahrungssache bleibt: Welche Leistungsphasen kalkulieren wir systematisch zu niedrig? In der Praxis sind das häufig die Genehmigungsplanung, deren 3 Prozent Honoraranteil bei komplexen Verfahren nicht tragen, und die Objektüberwachung, deren 32 Prozent bei gestörten Bauabläufen aufgezehrt werden. 43 Prozent der Ingenieurbüros nennen gestörte Projektabläufe als starkes Hemmnis.
Was ein System können muss, damit es im Alltag getragen wird
Die technisch beste Lösung scheitert, wenn die Erfassung Aufwand erzeugt. Entscheidend sind drei Punkte: Die Buchung muss mobil und offline funktionieren, weil ein erheblicher Teil der Leistung auf der Baustelle erbracht wird. Die Phasenauswahl muss vorgefiltert sein, sodass nur beauftragte Phasen buchbar sind. Und nicht beauftragte Phasen müssen als inaktive Positionen erhalten bleiben, damit ein späterer Nachtrag ohne Neuanlage aktiviert werden kann.
Vom Honorarblatt zur Steuerungsgrundlage
Für Büros, die ihre Honorarermittlung und ihre Projektsteuerung in einer Datenbasis zusammenführen wollen, ist der Übergabepunkt zwischen Angebot und Projekt die entscheidende Stelle. ZEP Operations bildet diesen Punkt über den integrierten HOAI-Rechner ab.
Im Angebot wählen Sie das Leistungsbild nach HOAI-Paragraph, etwa § 34 Gebäude, § 51 Tragwerksplanung oder § 56 Technische Ausrüstung mit der jeweiligen Anlagengruppe. Mehrere Leistungsbilder lassen sich in einem Angebot kombinieren, jeweils mit eigener Honorarzone, eigenem Honorarsatz und eigenen Leistungsphasen. Die anrechenbaren Kosten übernehmen Sie entweder direkt oder über den Kalkulator mit Kostengruppen nach DIN 276. Alle 20 Honorartafeln sind hinterlegt, Zwischenwerte werden linear interpoliert.
Nach der Beauftragung geht die Phasenstruktur samt Plandaten in das Projekt über. Ab diesem Punkt sind Honoraranteil und Aufwand im selben Datensatz. Vorgänge tragen eigene Plan-Stunden, ein eigenes Plan-Arbeitsentgelt und eine eigene Abrechnungsart, sodass sich Fachdisziplinen getrennt budgetieren und getrennt abrechnen lassen. Der Überbuchungsschutz und die dreistufige Frühwarnung greifen auf Vorgangs- und Projektebene. Für die Abrechnung lassen sich Zahlungspläne mit monatlich, quartalsweise oder jährlich wiederkehrenden Rechnungspositionen bereits bei der Projektanlage festlegen, und bei öffentlichen Auftraggebern stehen in der XRechnung die projektbezogenen Felder für Vergabenummer und Objektnummer zur Verfügung.
ZEP Operations kostet 29 Euro je Nutzer und Monat im Jahresvertrag, 35 Euro bei monatlicher Zahlung. Der HOAI-Rechner, die Angebotserstellung, die Rechnungsstellung und die Reisekostenabrechnung sind ab dieser Linie enthalten. Wer prüfen will, ob die eigene Leistungsbild- und Phasenstruktur sauber abbildbar ist, legt das in der 14-tägigen Testversion mit einem abgeschlossenen Projekt nach. Das ist aussagekräftiger als jede Funktionsliste, weil die Nachkalkulation in diesem Fall ein bekanntes Ergebnis liefern muss.
Fazit: So kommen Sie zur Entscheidung
Setzen Sie die Auswahl an drei Punkten an, die sich in einer Demo in jeweils zehn Minuten prüfen lassen.
- Zwei Leistungsbilder anlegen lassen: Lassen Sie sich ein Projekt mit zwei Leistungsbildern und unterschiedlichen Honorarzonen anlegen. Wenn dafür eine Tabelle außerhalb des Systems nötig ist, zahlt das Büro diese Tabelle jeden Monat in Pflegezeit.
- Ein abgeschlossenes Projekt nachrechnen: Nehmen Sie ein abgeschlossenes Projekt aus den letzten zwei Jahren und rechnen Sie es im Testsystem nach. Die Frage lautet, ob das System je Leistungsphase sagen kann, wie Honoraranteil und Aufwand zueinander standen.
- Den Nachtragsfall prüfen: Eine nachträglich beauftragte Leistungsphase muss sich aktivieren lassen, ohne dass die bisherige Abrechnung neu aufgesetzt wird.
Die Antworten auf diese drei Fragen trennen eine Projektsoftware für Planungsbüros von einer Zeiterfassung mit einem Projektfeld.
FAQ
Welche Software eignet sich für die HOAI-Abrechnung im Ingenieurbüro?
Zu unterscheiden sind zwei Gruppen. Honorarsoftware ermittelt das Honorar nach HOAI und endet mit dem Angebot. Projektsoftware bucht Stunden auf Leistungsphasen, rechnet phasenweise ab und wertet den Aufwand je Phase aus. Für die laufende Projektarbeit ist die zweite Gruppe maßgeblich. Systeme mit integriertem HOAI-Rechner decken beides ab, weil die Honorarermittlung nach Beauftragung direkt in die Projektstruktur übergeht. Drei der fünf hier verglichenen Systeme führen HOAI-Leistungsphasen als native Struktur, zwei bilden sie über generische Projektstrukturen ab.
Wie macht man Projektcontrolling im Ingenieurbüro richtig?
Die Besonderheit liegt in der Leistungsphase als Controllingebene. Der Honoraranteil je Phase steht für Gebäude in § 34 Absatz 3 HOAI fest, der Aufwand ist variabel. Erst der Vergleich beider Größen je Phase zeigt, welche Phasen regelmäßig unterkalkuliert sind. Praktisch heißt das: Stunden werden auf die Phase gebucht, nicht auf das Projekt, Budgets werden je Phase hinterlegt, und Schwellwerte melden Überschreitungen während der Phase. Über drei bis fünf abgeschlossene Projekte hinweg ergibt das eine belastbare Grundlage für die nächste Kalkulation.
Was kostet Software für Ingenieur- und Planungsbüros?
Die Listenpreise der hier verglichenen Systeme liegen zwischen rund 9,50 Euro und 39 Euro je Nutzer und Monat. Entscheidend für die Gesamtkosten sind die Nebenpositionen: Einige Anbieter berechnen zusätzlich eine monatliche Grundgebühr je Büro zwischen 60 und 160 Euro, andere separate Hosting- und Supportpakete oder einmalige Einrichtungsgebühren. Systeme mit integrierter HOAI-Funktion liegen in der Regel in den höheren Produktlinien. ZEP Operations mit HOAI-Rechner, Angebot und Faktura kostet 29 Euro je Nutzer und Monat im Jahresvertrag.
Braucht ein Planungsbüro neben CAD eine eigene kaufmännische Software?
Ja. CAD- und BIM-Systeme erzeugen die Planung, führen aber keine Stunden, Honorare und Nachkalkulation. Beide Systemwelten stehen nebeneinander und erfüllen unterschiedliche Zwecke. Die kaufmännische Seite entscheidet über die Marge, weil dort der Zusammenhang zwischen Honoraranteil und Aufwand sichtbar wird. Laut Berufspolitischer Befragung der Bundesarchitektenkammer 2025 belasten steigende Softwarekosten durch verpflichtende Abo-Modelle die Büros bereits erheblich, was die Frage nach der Anzahl paralleler Systeme zusätzlich schärft.
Wie rechnet man Leistungsphasen bei mehrjährigen Projekten korrekt ab?
Drei Anforderungen müssen erfüllt sein. Erstens muss der Abrechnungsstand je Phase geführt werden, damit erkennbar bleibt, welcher Honoraranteil bereits fakturiert wurde. Zweitens müssen Budgets über Geschäftsjahre fortgeschrieben werden, weil der durchschnittliche Auftragsbestand in Ingenieurbüros bei über elf Monaten liegt und Projekte regelmäßig ruhen. Drittens müssen Stundensätze zeitlich versioniert sein, damit eine Satzerhöhung zum Jahreswechsel die Bewertung bereits geleisteter Stunden nicht rückwirkend verändert und die Nachkalkulation verfälscht.
Gilt die HOAI 2026 noch verbindlich?
Die HOAI gilt weiter, die Honorartafeln sind jedoch seit der Änderungsverordnung vom 2. Dezember 2020 nicht mehr verbindlich. § 2a HOAI bezeichnet die Tafelwerte als Orientierungswerte. Nach § 7 HOAI richtet sich das Honorar nach der in Textform getroffenen Vereinbarung, bei fehlender Vereinbarung gilt der Basishonorarsatz. Auslöser war das EuGH-Urteil vom 4. Juli 2019 in der Rechtssache C-377/17. Die Regelung gilt für alle Verträge, die nach dem 31. Dezember 2020 geschlossen wurden. 34 Prozent der Ingenieurbüros bewerten die Unverbindlichkeit als starkes Hemmnis.
