Ein Mitarbeitender meldet sich krank. Nicht vollständig außer Gefecht, aber auch nicht fit für den regulären Tagesbetrieb. In der Praxis heißt das: Projektzuweisung offen, Kapazitätsplanung durchkreuzt, Team unter Nachsteuerungsdruck. Für IT-Dienstleister, Agenturen und Beratungen mit schlanker Ressourcendecke trifft dieser Fall regelmäßig ins Zentrum laufender Projekte.
Das Unbehagen auf Arbeitgeberseite ist nachvollziehbar. Eine Teilkrankschreibung, die eine abgestufte Arbeitsfähigkeit juristisch absichert, gibt es im deutschen Arbeitsrecht aktuell nicht. Trotzdem lassen sich Phasen reduzierter Leistungsfähigkeit strukturiert managen, ohne dass Teams dauerhaft unter Druck geraten oder rechtliche Risiken entstehen. Wer die bestehenden Instrumente kennt und sauber dokumentiert, ist gegenüber Betrieben, die auf mündliche Absprachen setzen, klar im Vorteil.
Das Wichtigste auf Projektebene im Überblick:
- Vollständige Arbeitsunfähigkeit bedeutet 100-prozentigen Ressourcenausfall, auch wenn der Mitarbeitende kurzfristig arbeitsfähig erscheint
- Wer krankgeschrieben ist, darf ohne gesonderte Vereinbarung keine vertraglich geschuldete Arbeitsleistung erbringen
- Die stufenweise Wiedereingliederung nach § 74 SGB V ermöglicht eine geregelte Teilrückkehr, gilt aber weiter als Arbeitsunfähigkeit
- Ungeplante Kapazitätslücken ohne saubere Abwesenheitsdokumentation kosten Projekte mehrere Arbeitstage an Nachsteuerungsaufwand
- Diskutiert wird das Thema Teilkrankschreibung seit Jahren auf politischer Ebene
Teilkrankschreibung Deutschland: Wo die Rechtslage heute steht
Das Alles-oder-Nichts-Prinzip und seine praktischen Folgen
Eine Teilkrankschreibung, bei der ein Arzt 25, 50 oder 75 Prozent Arbeitsunfähigkeit bescheinigt, ist in Deutschland rechtlich nicht vorgesehen. Das Entgeltfortzahlungsgesetz (§ 3 EFZG) kennt nur eine vollständige Arbeitsunfähigkeit: Wer die vertraglich geschuldeten Pflichten insgesamt nicht mehr erfüllen kann, gilt als krankgeschrieben. Wer sie eingeschränkt erfüllen kann, ist nach herrschender Rechtsprechung arbeitsfähig.
Das Bundesarbeitsgericht hat diese Linie mehrfach bestätigt. Eine abgestufte Krankschreibung lehnen Gerichte ab, weil klare Verhältnisse für alle Beteiligten im Vordergrund stehen. Ärztinnen und Ärzte dürfen daher keine anteilige Arbeitsunfähigkeit bescheinigen, selbst wenn ein Patient körperlich oder geistig nur eingeschränkt leistungsfähig ist. Die sogenannte Restarbeitsfähigkeit begründet weder eine eigenständige Rechtsposition noch anteilige Entgeltfortzahlung.
Neue Bewegung in der politischen Debatte
Die Diskussion um eine gesetzliche Teilkrankschreibung ist in den vergangenen Monaten deutlich lauter geworden. Die vom Bundesgesundheitsministerium eingesetzte Regierungskommission für Einsparungen im Gesundheitswesen empfiehlt die Einführung einer "stufenweisen Arbeitsunfähigkeit", bei der behandelnde Ärzte die Arbeitsfähigkeit in Abstufungen von 100, 75, 50 oder 25 Prozent einschätzen, in enger Abstimmung mit der betroffenen Person.
Wie ZDF heute berichtet, soll die Maßnahme sowohl einen teilweisen Verbleib im Arbeitsprozess als auch eine schrittweise Rückkehr erleichtern, sofern die Stelle dafür geeignet ist. Fortlaufende Anpassungen der Einstufung bei Änderungen des Gesundheitszustands sollen dabei ausdrücklich Teil des Konzepts sein.
Das Gremium betont laut newstime auch den sozialen Nutzen: Beschäftigte blieben in Tagesstruktur und sozialen Kontakten eingebettet, was besonders bei psychischen Erkrankungen stabilisierend wirken kann. Gleichzeitig weist die Kommission auf Risiken hin: Arbeitgeber könnten Druck ausüben, dass Erkrankte trotz eingeschränkter Belastbarkeit arbeiten, was Erkrankungen verschleppen und chronifizieren kann. Entscheidend sei daher, dass die Arbeitsfähigkeitseinschätzung primär auf medizinischer Basis erfolgt und die Zustimmung der Betroffenen voraussetzt.
Eine gesetzliche Regelung liegt bislang nicht vor. Für Arbeitgeber bedeutet das im Klartext: Die Rechtslage bleibt unverändert, die gesellschaftliche Erwartungshaltung an flexible Lösungen steigt.
Stufenweise Krankschreibung: Was heute rechtlich möglich ist
Die Frage, ob eine Teilkrankschreibung möglich ist, beantwortet sich heute über drei bestehende Instrumente, die in der Praxis kombiniert werden können:
1. Stufenweise Wiedereingliederung nach § 74 SGB V (Hamburger Modell)
Das Hamburger Modell ist das am weitesten verbreitete Instrument für eine schrittweise Rückkehr in den Betrieb. Voraussetzung: mindestens sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit innerhalb von zwölf Monaten. Der Mitarbeitende bleibt formal arbeitsunfähig und erhält weiterhin Krankengeld von der Krankenkasse. Die Arbeitszeit wird schrittweise gesteigert, beginnend mit mindestens zwei Stunden täglich. Der behandelnde Arzt erstellt einen individuellen Stufenplan, dem alle Beteiligten schriftlich zustimmen müssen: Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Krankenkasse.
Arbeitgeber sind zur Durchführung grundsätzlich nicht verpflichtet, ausgenommen bei schwerbehinderten Beschäftigten. Lehnt ein Arbeitgeber ab, muss der Mitarbeitende vollständig gesunden, bevor er zurückkehren kann. Die Rechtsprechung empfiehlt die Zustimmung jedoch, insbesondere im Rahmen des betrieblichen Eingliederungsmanagements.
2. Betriebliches Eingliederungsmanagement nach § 167 SGB IX
Wer innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen krank war, hat Anspruch auf ein BEM-Gespräch. Das BEM ist kein Ersatz für eine Teilkrankschreibung, aber der erste Schritt, um Arbeitsplatzbedingungen leidensgerecht anzupassen und weitere Ausfälle zu verhindern. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, das BEM aktiv anzubieten. Verweigern sie es, riskieren sie ihren Vorteil in späteren Kündigungsschutzverfahren erheblich.
3. Leidensgerechte Umorganisation per Direktionsrecht
Liegt ärztlich keine vollständige Arbeitsunfähigkeit vor, kann der Arbeitgeber auf Basis von § 106 GewO Aufgaben oder Einsatzorte temporär anpassen. Das setzt die Freiwilligkeit des Mitarbeitenden und ärztliche Unbedenklichkeit voraus. Eine Verpflichtung zur Tätigkeitsaufnahme unter Krankschreibung besteht in keinem Fall.
Umsetzung im Unternehmensalltag: Wo Probleme entstehen
Alle drei genannten Instrumente verlangen dasselbe: strukturierte Prozesse für den Moment, in dem ein Mitarbeitender eingeschränkt verfügbar ist. Betriebe, die diesen Moment nicht vorbereitet haben, reagieren mit Improvisation. Das kostet Zeit, belastet Teams und schafft rechtliche Lücken. Die folgenden drei Szenarien zeigen, wo diese Lücken konkret entstehen.
Szenario IT-Dienstleister (50 Mitarbeitende)
Ein Senior Developer fällt nach einem Burnout für acht Wochen vollständig aus. Das Projekt läuft weiter, die Aufgaben werden intern umverteilt, drei Kollegen übernehmen zusätzliche Verantwortung. Nach sechs Wochen meldet er sich zurück und möchte im Rahmen des Hamburger Modells mit vier Stunden täglich einsteigen.
Ohne strukturierte Zeiterfassung entsteht ein typisches Folgeproblem: Welche Aufgaben hat er tatsächlich bearbeitet, wie viele Stunden sind dokumentiert, und welche Projektfortschritte können seiner Leistung zugeordnet werden? Die Krankenkasse verlangt keine Stundenprotokolle vom Arbeitgeber, aber Abweichungen vom Stufenplan gefährden den AU-Status. Nimmt er mehr Stunden als vereinbart, verliert er möglicherweise den Krankengeldanspruch. Nimmt er weniger, muss auch das dokumentiert sein.
Teams, die auf mündliche Absprachen setzen, verlieren die Nachvollziehbarkeit, sobald sich der Wiedereingliederungsplan ändert oder ein neuer Projektverantwortlicher einspringt. Das Hamburger Modell bricht dann ab, weil die Koordination scheitert.
Vorher: Wiedereingliederungsstunden im allgemeinen Projekttracking erfasst, kein separater Nachweis gegenüber der Krankenkasse möglich, Kapazitätsplanung basiert auf mündlichen Zusagen.
Nachher mit ZEP: Stufenplanstunden in eigener Kategorie erfasst, automatische Benachrichtigung an Projektverantwortliche, Kapazität auf Tagesbasis sichtbar.
Szenario Managementberatung (20 Mitarbeitende)
Eine Projektleiterin erkrankt an einer chronischen Wirbelsäulenerkrankung. Der Arzt bescheinigt keine vollständige Arbeitsunfähigkeit, empfiehlt aber eine Stundenreduktion auf 50 Prozent und Homeoffice an drei Tagen. Rechtlich ist sie arbeitsfähig, faktisch aber nur eingeschränkt einsetzbar.
In diesem Fall greift keine Teilkrankschreibung. Die Beratung hat zwei Optionen: eine freiwillig vereinbarte Arbeitszeitreduktion oder eine leidensgerechte Tätigkeitsanpassung per Direktionsrecht. Beide Wege erfordern klare Dokumentation der tatsächlich erbrachten Stunden und Tätigkeiten, insbesondere wenn Projekte auf Stundenbasis fakturiert werden.
Ohne digitale Zeiterfassung entstehen strittige Abrechnungssituationen, die das Kundenverhältnis belasten. Gleichzeitig fehlt der HR-Abteilung der Überblick darüber, ob die Reduzierung ausreichend ist oder ob ein BEM-Gespräch eingeleitet werden sollte.
Vorher: Stundenreduktion per E-Mail vereinbart, keine Systemdokumentation, bei Kundennachfragen manueller Aufwand für Nachweise.
Nachher mit ZEP: Reduzierte Verfügbarkeit im Ressourcenplan hinterlegt, Stunden automatisch mit Projekten abgeglichen, BEM-Pflicht im Fehlzeitenkalender erkennbar.
Szenario Digitalagentur (12 Mitarbeitende)
Ein Konzepter kehrt nach sechs Wochen Erschöpfungsdepression im Hamburger Modell zurück. Der Stufenplan sieht zwei Stunden täglich in der ersten Woche vor, vier Stunden in der zweiten und sechs Stunden ab der dritten Woche. Drei Projektteams erwarten seine Rückkehr.
Ohne Transparenz über seine tatsächliche Verfügbarkeit entstehen Überbuchungen: Projekte werden auf Basis seiner Vollzeitstelle eingeplant, weil die Kapazitätsplanung keinen Abgleich mit dem Stufenplan vornimmt. Fehlende Ressourcenpläne führen zu Doppelbelastungen bei anderen Teammitgliedern, die durch seine Abwesenheit bereits zusätzlich beansprucht wurden.
Das Resultat ist vorhersehbar: Weitere Ausfälle häufen sich, weil Overload unbemerkt entsteht. Bei psychischen Erkrankungen mit langen Ausfallzeiten ist eine fehlgeschlagene Wiedereingliederung kein Einzelfall, sondern ein Systemproblem, das auf fehlende Prozesse zurückgeht.
Vorher: Wiedereingliederung im Kalender eingetragen, Kapazität trotzdem auf Vollzeit geplant, Überlastung im Team erst bei Eskalation sichtbar.
Nachher mit ZEP: Stufenplankapazität automatisch im Projektplan sichtbar, Überlast-Warnung bei Überschreitung, vollständige Verlaufsdokumentation für Krankenkasse abrufbar.
Fehlzeiten und Teilrückkehr systematisch steuern
Alle drei Szenarien zeigen dieselbe Lücke: Betriebe ohne strukturierte Prozesse reagieren auf eingeschränkte Verfügbarkeit mit Ad-hoc-Lösungen. Folgende vier Schritte helfen, diese Lücke dauerhaft zu schließen.
Schritt 1: Abwesenheitserfassung vom ersten Tag an
Sobald eine Krankmeldung eingeht, beginnt die Dokumentationspflicht. Die eAU informiert die Krankenkasse automatisch, aber die interne Abwesenheitserfassung liegt vollständig in der Verantwortung des Unternehmens. Fehlzeitenkalender, Projektbelegung und Vertretungsplanung müssen unverzüglich aktualisiert werden.
ZEP erfasst Abwesenheiten automatisiert im Fehlzeitenkalender. Sobald eine Krankmeldung eingetragen wird, erhalten Projektverantwortliche eine Benachrichtigung und können die Ressourcenplanung unmittelbar anpassen. Das verhindert, dass krankgeschriebene Mitarbeitende trotzdem als verfügbar erscheinen und daraus Folgeprobleme entstehen.
Schritt 2: Wiedereingliederungszeiten sauber abbilden
Beim Hamburger Modell gilt der Mitarbeitende formal weiterhin als arbeitsunfähig. Trotzdem erbringt er stundenweise Tätigkeit zu Rehabilitationszwecken. Diese Stunden müssen klar von regulärer Arbeitszeit abgegrenzt sein. Andernfalls entstehen Konflikte mit der Krankenkasse über den AU-Status und möglicherweise Rückforderungen beim Krankengeld.
ZEP ermöglicht die separate Erfassung von Wiedereingliederungsstunden. Projektzeiten, die in dieser Phase gebucht werden, lassen sich einer eigenen Abwesenheitskategorie zuordnen und sind bei Prüfungen durch Sozialversicherungsträger jederzeit dokumentiert.
Schritt 3: Kapazitäten realistisch einplanen
Eine der häufigsten Fehlerquellen bei stufenweiser Krankschreibung: Der Wiedereintritt wird in der Ressourcenplanung zu optimistisch angesetzt. Vier Stunden täglich sind keine halbe Vollzeitstelle, wenn gleichzeitig Arzttermine und schwankende Belastbarkeit berücksichtigt werden müssen.
ZEP bildet Kapazitäten auf Tages- und Wochenbasis ab. Projektleitende sehen auf einen Blick, wie viele Stunden tatsächlich disponibel sind, welche Tasks priorisiert werden sollten und wo Überlast droht. Das macht das Fehlzeitenmanagement zur aktiven Steuerungsgröße statt zur reaktiven Nachbereitung.
Schritt 4: BEM-Prozesse revisionssicher dokumentieren
Das BEM ist gesetzlich vorgeschrieben und birgt erhebliche Haftungsrisiken, wenn der Angebotspflicht nicht nachgekommen wird. Die Dokumentation des BEM-Gesprächs, der vereinbarten Maßnahmen und ihrer Umsetzung gehört in ein System, das bei Personalwechsel im HR nicht verloren geht. Unternehmen, die das BEM nicht anbieten, riskieren in arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen um krankheitsbedingte Kündigungen ihre Rechtsposition.
ZEP ermöglicht die strukturierte Dokumentation aller Abwesenheitsprozesse: von der ersten Krankmeldung über BEM-Maßnahmen bis zur vollständigen Wiedereingliederung. Der Verlauf ist jederzeit abrufbar und revisionssicher, auch wenn Zuständigkeiten im HR-Team wechseln.
Fazit: Jetzt Prozesse aufbauen, bevor das Gesetz kommt
Eine gesetzliche Teilkrankschreibung gibt es in Deutschland noch nicht. Was es gibt, sind erprobte Instrumente, die eine strukturierte Rückkehr ermöglichen: das Hamburger Modell, das BEM und die leidensgerechte Tätigkeitsanpassung. Alle drei setzen dasselbe voraus: klare Dokumentation, transparente Zeiterfassung und realistische Kapazitätsplanung.
Konkrete Handlungsempfehlungen für Ihren Betrieb:
- Prüfen Sie, ob alle Mitarbeitenden mit mehr als 30 Krankheitstagen in den vergangenen zwölf Monaten ein BEM-Gespräch erhalten haben. Das ist eine gesetzliche Pflicht.
- Richten Sie einen separaten Abwesenheitstyp für Wiedereingliederungsstunden in Ihrer Zeiterfassung ein. Die Abgrenzung zur regulären Arbeitszeit ist für die Krankenkasse und bei Betriebsprüfungen relevant.
- Planen Sie die Kapazität während der Wiedereingliederung grundsätzlich konservativ. Stufenplanstunden sind Rehabilitation, keine Regelarbeitszeit.
- Dokumentieren Sie den gesamten Prozess revisionssicher: BEM-Angebot, schriftliches Einverständnis, Stufenplan und Verlauf.
Sobald eine gesetzliche Teilkrankschreibung eingeführt wird, sind Unternehmen, die heute auf strukturierte Abwesenheitsprozesse setzen, ohne Mehraufwand vorbereitet.
FAQ
Kann ich einen Mitarbeitenden mit Krankschreibung bitten, halbtags zu arbeiten?
Nein. Wer eine gültige Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hat, darf keine vertraglich geschuldete Arbeitsleistung erbringen. Eine Aufforderung dazu kann als Verletzung der Fürsorgepflicht gewertet werden. Möglich ist die freiwillige stufenweise Wiedereingliederung nach § 74 SGB V, bei der der Mitarbeitende formal weiterhin als arbeitsunfähig gilt und zu Rehabilitationszwecken stundenweise tätig ist. Die schriftliche Zustimmung aller Beteiligten ist dabei Pflicht.
Ab wann bin ich als Arbeitgeber zur Durchführung eines BEM verpflichtet?
Die gesetzliche Pflicht zur Durchführung eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements greift, sobald ein Mitarbeitender innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig war. Die sechs Wochen müssen nicht am Stück auftreten. Das BEM muss aktiv angeboten werden. Ob der Mitarbeitende teilnimmt, ist freiwillig.
Was passiert, wenn mein Unternehmen das BEM nicht anbietet?
Unternehmen, die ihrer BEM-Pflicht nicht nachkommen, verlieren in arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen um personenbedingte Kündigungen häufig ihren Vorteil vor Gericht. Das Bundesarbeitsgericht hat wiederholt entschieden, dass ein fehlendes BEM-Angebot die Wirksamkeit einer krankheitsbedingten Kündigung erheblich erschwert. Zudem können Schadensersatzansprüche entstehen.
Erhält ein Mitarbeitender im Hamburger Modell weiterhin sein Gehalt?
Nein. Während der stufenweisen Wiedereingliederung nach § 74 SGB V bleibt der Mitarbeitende formal arbeitsunfähig und erhält Krankengeld von der Krankenkasse in Höhe von 70 Prozent des Bruttolohns, maximal 90 Prozent des Nettolohns. Arbeitgeber zahlen in dieser Phase kein reguläres Gehalt. Freiwillige Zahlungen sind möglich, können aber auf das Krankengeld angerechnet werden und sollten vorab mit der Krankenkasse abgestimmt werden.
Ist eine Teilkrankschreibung in Deutschland möglich?
Nach aktuellem Recht nicht. Das Entgeltfortzahlungsgesetz kennt nur vollständige Arbeitsunfähigkeit. Eine abgestufte Krankschreibung, wie sie teilweise im europäischen Ausland möglich ist, existiert in Deutschland derzeit nicht. Der Expertenrat der Bundesregierung hat empfohlen, eine stufenweise Arbeitsunfähigkeit gesetzlich einzuführen. Ein entsprechendes Gesetz liegt bisher nicht vor.
Wie erfasse ich Arbeitsstunden während einer Wiedereingliederung korrekt?
Während des Hamburger Modells sind die geleisteten Stunden klar von regulärer Arbeitszeit zu trennen, da es sich um Rehabilitationsleistung handelt. In der Zeiterfassung sollte ein eigener Buchungstyp für Wiedereingliederungsstunden angelegt werden. Das ermöglicht eine saubere Abgrenzung für Lohnabrechnungen, Prüfungen durch Sozialversicherungsträger und die interne Kapazitätsplanung. ZEP unterstützt die separate Kategorisierung von Abwesenheits- und Wiedereingliederungszeiten direkt im System.
