Project management

Cross-location project work - 7 steps

Do you know the secret of successful project work? Our 7-step guide shows you how to get the most out of cross-departmental projects.
Cross-departmental project work - 7-step guide

Als erfahrene Projektmanager stehen Sie möglicherweise vor der besonderen Herausforderung, Teams in verschiedenen Abteilungen zur koordinieren und dabei die einzigartigen Aspekte jedes einzelnen Projektes zu berücksichtigen. Diese Vielschichtigkeit erfordert nicht nur organisatorisches Geschick, sondern auch die Fähigkeit, flexibel auf verschiedene Anforderungen einzugehen.

Flexibilität und Agilität sind zentrale Aspekte bei der abteilungsübergreifenden Projektarbeit. Dieser 7-Schritte-Leitfaden bietet Ihnen eine detaillierte Roadmap, um diese Herausforderungen zu meistern und maximale Effizienz sowie erstklassige Ergebnisse zu erzielen. Ganz gleich, ob Ihr Team gemeinsam vor Ort oder remote auf verschiedene Abteilungen verteilt ist, wir führen Sie durch bewährte Methoden und Ansätze, mit denen Sie den Erfolg Ihrer Projektarbeit auch standortübergreifend sicherstellen können.

What is project work?

The Deutsche Institut für Normung e.V. hat in seiner DIN 69901 The definition of the term project is presented as follows:

„Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B.: Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Bedingungen, Abgrenzungen gegenüber anderen Vorgaben und projektspezifische Organisation.“

Die Projektarbeit stellt also eine einzigartige Herausforderung dar und kann sich dennoch auf bewährte Elemente und erfolgreiche Abläufe aus vorherigen Projekten stützen. Unabhängig von den Bereichen, wie zum Beispiel Fertigung oder Marketing setzt die Projektarbeit ein, sobald Kunde und Dienstleister Einigkeit bezüglich Umsetzungskriterien, rechtlicher Rahmenbedingungen und zeitlicher Planung erzielt haben.

In Unternehmen, die sich vorrangig mit der Umsetzung von Projekten beschäftigen, sind erhebliche Finanzmittel für die Projektarbeit gebunden. Diese verläuft parallel zum Projektmanagement, das die einzelnen Schritte der Projektarbeit in gut handhabbare Arbeitspakete unterteilt. Die Phasen der Projektarbeit umfassen Planung, Vorbereitung, Einführung, Anwendung und – falls gewünscht oder sinnvoll – auch die Auswertung.

Idealerweise besteht Ihr Projektkernteam größtenteils aus internem Personal, das die Arbeitsschritte gemäß den vereinbarten Vorgaben durchführt. Sie als Projektmanager initiieren, überwachen, steuern und schließen die Projektarbeit ab. Eine kontinuierliche Abstimmung mit dem Arbeitsplan gewährleistet eine stetige Anpassung der Projektarbeit. Sofern Sie Ihr Projektteam versammelt an einem Ort haben, ist die Abstimmung auf dem kurzen Dienstweg recht einfach. Was aber, wenn Ihr Projektteam aus Mitarbeitern in verschiedenen Abteilungen oder Standorten besteht? Dann gestaltet sich die Projektarbeit etwas aufwändiger. Bleiben Sie flexibel – Die abteilungsübergreifende Projektarbeit lässt sich in 7 Schritten einfach bewältigen.

Leitfaden – 7 Schritte für abteilungsübergreifende Projektarbeit

As an experienced project manager, you are probably familiar with the following scenario: You have started a project, a detailed project plan erstellt, die Zustimmung der Stakeholder eingeholt und nun steht die Umsetzung an. Die Ausführungs- oder Umsetzungsphase ist die anspruchsvollste Projektphase, besonders in unserer hybriden Welt im Remote-Modus. Hier kann die Kommunikation mit Ihrem Projektteam leicht ins Stocken geraten, Engpässe auftreten und Fristen verpasst werden.

Doch das muss nicht so sein! Unser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie in sieben Schritten Ihre abteilungsübergreifende Projektarbeit erfolgreich durchführen können, um die Effizienz und die Ergebnisse Ihrer Projekte zu optimieren.

Carry out project work in 7 steps across locations - for joint project management

Step 1: Manage expectations

Um Ihr Projekt erfolgreich durch die Umsetzungsphase zu steuern, ist es von entscheidender Bedeutung, die Erwartungen Ihrer Stakeholder während des gesamten Projekts im Blick zu behalten. Dies erfordert eine klare Skizzierung des Projektumfangs, des Budgets und der Ressourcenkapazität, gepaart mit kontinuierlichen Bemühungen, diese regelmäßig zu stärken. Vereinbaren Sie frühzeitig mit Ihren Stakeholdern, wie häufig Sie sich austauschen werden, wie schnell Sie auf Änderungswünsche reagieren können und welche Art von Änderungen in Betracht gezogen bzw. abgelehnt werden sollten.

Greifen Sie in dieser Phase gerne auf Daten aus vergangenen und aktuellen Projekten zurück, um Ihre Vorstellungen gegenüber Ihren Stakeholdern zu untermauern. Moderne Projektmanagement-Lösungen wie ZEP können ebenfalls dazu beitragen, Ihre Workflows und Prozesse effektiv zu steuern und zu verwalten.

Stakeholder analysis - key role for joint project management

Schritt 2: Ressourcenkapazität verwalten

Kapazitätsengpässe können die reibungslose Umsetzung Ihres Projektes behindern. Daher ist es von großer Bedeutung, die Arbeitslast eines Projektes kontinuierlich an Ihre verfügbaren Ressourcen anzupassen. Um dies zu erreichen, ist es unerlässlich, dass Sie jederzeit eine klare Sicht auf die Ressourcenkapazität haben. Softwarelösungen wie ZEP bieten Ihnen auch in diesem Bereich Unterstützung. Mit ZEP können Sie u.a. realistische Zeit- und Ressourcenpläne erstellen, Aufgaben je nach Fähigkeiten Ihrer Teammitglieder zuweisen und durch detaillierte Projektberichte für die notwendige Transparenz und einfaches Priorisieren sorgen.

Leiten Sie aus vorhandenen Informationen Vorhersagen für zukünftige Projekte ab. Dies ermöglicht es Ihnen, potenziellen Kapazitätsengpässen frühzeitig entgegenzuwirken und die Umsetzung effizienter zu gestalten.

Preventing overload in project work - with resource planning in ZEP.

Schritt 3: Prioritäten setzen

The Priorisierung und Identifizierung von Abhängigkeiten stellen entscheidende Erfolgsfaktoren für Ihr Projekt dar. Als Projektmanager ist es daher für Sie ratsam, eine sorgfältig priorisierte Aufgabenliste zu erstellen, um die wichtigsten Aufgaben gezielt den entsprechenden Personen, Abteilungen und Teams zuzuweisen. Die Identifizierung von Abhängigkeiten spielt hierbei eine Schlüsselrolle, da sie die Reihenfolge der Erledigung bestimmt. Ein Beispiel hierfür wäre die Freigabe einer Firmenpräsentation für den Vertrieb, die die Zustimmung Ihrer Stakeholder erfordert, bevor Ihr Sales-Team damit arbeiten kann.

Mit ZEP können Sie Ihre Projektarbeit und alle zu erledigenden Aufgaben den jeweiligen Teams und Abteilungen zuweisen. Dies ermöglicht Ihnen einen umfassenderen Überblick und hilft Ihnen, Schwachstellen schneller zu identifizieren. Denn: Sie können nur das steuern, was Sie sehen.

Evaluate cross-location project work. With ZEP.

Step 4: Plan a time buffer

Selbst die besten Pläne können unvorhersehbare Herausforderungen mit sich bringen. Um sicherzustellen, dass Ihr Projekt nicht ins Stocken gerät, ist die Erstellung realistischer Meilensteine entscheidend. Berücksichtigen Sie dabei stets mögliche Verzögerungen, sei es durch unerwartete Krankmeldungen wichtiger Teammitglieder oder verspätete Lieferungen von Zulieferern. Ein strategischer Einsatz von Zeitpuffern hilft, Verzögerungen zu vermeiden.

The Einführung agiler Arbeitsmethoden kann ebenfalls zur realistischen Planung beitragen. Durch die Unterteilung von Projekten in einzelne Sprints erhalten Sie eine bessere Einschätzung darüber, wie lange bestimmte Aufgaben dauern und können Ihre Zeitpläne entsprechend anpassen. Durch die Verwendung des ZEP module planned hours definieren Sie Stunden und Leistungen vorab für eine professionelle und detaillierte Planung Ihrer Projekte. Hierbei können Sie zwischen festen oder dynamischen Planzahlen wählen, um Ihre Projekte nach Ihren Bedürfnissen zu steuern – Bottom-Up oder Top-Down. Durch die Verwendung eines zentralen Projektzeitplans behalten Sie den Fortschritt Ihrer Projekte stets im Blick und können notwendige Anpassungen vornehmen, um den Kurs halten zu können.

Create project schedules - successfully implement cross-departmental project work!

Step 5: Team autonomy

Vielleicht mag es für Sie als Projektmanager herausfordernd erscheinen, aber durch die Gewährung von Autonomie für Ihre Teammitglieder, selbstständig über ihre Arbeitsmethoden zu entscheiden, können erhebliche positive Auswirkungen auf die Qualität und Geschwindigkeit der Arbeit erzielt werden. Ein wesentlicher Bestandteil dieser Autonomie liegt darin, Ihre Teams in ihrer individuellen Arbeitsweise zu unterstützen – sei es im traditionellen Projektmanagement, Lean-Agile-Ansätzen oder einem hybriden Mix aus beiden.

Unabhängig von der Arbeitsweise sollten Sie Prozesse und Ergebnisse visualisieren, inklusive Fristen, Prioritäten, Budgets und anderen relevanten Projektzahlen. Dies gibt Ihrem Team in verschiedenen Abteilungen die Möglichkeit, ihre Vorgehensweise anzupassen und sich rasch über Hindernisse oder Probleme auszutauschen. Denn: In Teams an unterschiedlichen Standorten steht nicht nur die gemeinsame Arbeit im Vordergrund, sondern auch die autonome Entwicklung jedes Teammitglieds. Eine Software für Arbeits- und Projektzeiterfassung wie ZEP fördert die Selbstverantwortung Ihres Projektteams, indem sie ihm ermöglicht, Arbeitsweisen kritisch zu hinterfragen und eigenständig zu optimieren. Diese selbstbestimmte Herangehensweise stärkt nicht nur individuelle Leistungen, sondern trägt auch maßgeblich zur Förderung einer transparenten und kooperativen Teamkultur über verschiedene Abteilungen bei.

Strengthening agile teamwork - joint project management for cross-departmental project work.

Step 6: Track progress

Ein effektives Projektmanagement erfordert, dass Sie Ihre Teams an unterschiedlichen Standorten und/oder Abteilungen bei ihren Aufgaben engagiert unterstützen. Sie können dies erreichen, indem Sie den Status Ihrer Projekte mithilfe von Dashboards oder Berichten im Auge behalten, die die most important KPIs and Reflect OKRs.

Dabei ist weniger oft mehr. Fragen Sie nur nach Informationen, die Sie benötigen, um den Status Ihrer Projekte auf einen Blick zu erfassen. Ziel ist, zu verstehen, wo potenzielle Engpässe auftreten können – und wo nicht.

Step 7: Plan change

Die Angst vor unerwarteten Veränderungen ist unter Projektmanagern weit verbreitet. Leider sind Abweichungen jedoch ein unvermeidlicher Teil jedes Projektes. Wenn es zu Rückfällen, Verzögerungen und potenziellen Engpässen kommt, hilft die Aufrechterhaltung einer agilen Denk- und Arbeitsweise. Passen Sie Ihre Projektpläne an und halten Sie so Ihre Projekte auf Kurs. Es gibt nichts Schlimmeres als einen stagnierenden, starren Projektplan. Etablieren Sie an Ihren Standorten frühzeitig einen Bewertungsprozess für Change Requests, um schnell die beste Alternative zur Umsetzung in Ihren Projekten zu ermitteln.

Standortübergreifendes Projektmanagement mit ZEP

Als Projektmanager schätzen Sie klare Strukturen, nicht wahr? Mit dem ZEP Module Departments, Branches & Locations haben Sie eine zusätzliche Ebene der Strukturierung zur Hand. Auf diese Weise behalten Sie auch in größeren Unternehmen mit vielfältigen Projekten stets einen detaillierten Überblick über sämtliche Projekte in allen Teams und Standorten.

Another advantage of the ZEP module is that you can use individual department heads as Empfänger für Urlaubs-/Fehlzeitenanträge hinterlegen können. Dadurch vermeiden Sie den Umweg über Ihr Headquarter und ermöglichen einzelnen Standorten und Abteilungen mehr Gestaltungsspielraum. Der Abteilungsleiter fungiert quasi als zusätzliche Ebene zur Strukturierung des Führungsteams und kann als Admin innerhalb eines Teils des Unternehmens betrachtet werden. So bringen Sie die notwendige Flexibilität und Agilität in Ihre abteilungsübergreifende Projektarbeit.

Falls Sie Wert auf interne Kostenverrechnung zwischen den Abteilungen legen oder abteilungsspezifische Auswertungen zu Zeiten, Kosten und internen Aufwendungen durchführen möchten – Sie befinden sich in guter Gesellschaft, denn aus diesem Grund erfreut sich ZEP bei vielen projektorientierten Unternehmen großer Beliebtheit.

Have you taken our seven tips to heart, but simply have too many projects at the same time? Everything on the topic Multiprojektmanagement können Sie hier in Ruhe nachlesen.

Tanja Hartmann CEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Manager at ZEP

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