Project management

Agile project management - definition, advantages & values

Beyond Scrum: Discover how the values and principles in the agile manifesto serve as a guide for flexible and proactive agile project management. For your projects too!
Agile project management - definition, advantages & values

Inhaltsverzeichnis – Das erwartet Sie:

Was bedeutet Agilität?
The Agile Manifesto
Project management with ZEP
Agile project management: advantages and disadvantages
Classic vs. agile project management

What is agile project management?

Sie denken, dass agiles Projektmanagement und Scrum identisch sind? Das stimmt nicht! Agiles Projektmanagement umfasst vielmehr einen Oberbegriff für mehr als 50 verschiedene agile Methoden, Frameworks oder Ansätze, die im agilen Projektumfeld angewendet werden. Der Begriff beschreibt dabei keine eigenständige Methode, sondern stellt eher eine Philosophie bzw. eine Herangehensweise an die Produkt- oder Dienstleistungsentwicklung dar, die auf festgelegten Werten und Prinzipien basiert.

Agile project management is characterised by self-organised teams, the pursuit of continuous improvement, a focus on high-quality services and intensive communication.

Der Wunsch nach klaren Prozessen und Regeln hat verschiedene Frameworks und Methodiken hervorgebracht, die auf den agilen Leitlinien basieren. Die Grundidee besteht darin, Regeln sowie Beschreibungen von Prozessen und Rollen zu entwickeln, mit denen agile Ideen praktisch umgesetzt werden können. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen das agile Manifest im Detail vor, damit Sie Ihre Projektmanagementprozesse weiter vorantreiben können.

Was bedeutet Agilität?

Wie häufig verwenden Sie im täglichen Sprachgebrauch den Begriff „agil“? Vermutlich nicht sehr häufig. Deshalb lohnt es sich, einen genaueren Blick auf dieses Wort zu legen. Abgeleitet vom lateinischen Begriff „agilis“ (beweglich) beschreibt das Gabler Wirtschaftslexikon Agilität in the economic environment as

„… die Gewandtheit, Wendigkeit oder Beweglichkeit von Organisationen und Personen bzw. in Strukturen und Prozessen. Man reagiert flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse und neue Anforderungen. Man ist, etwa in Bezug auf Veränderungen, nicht nur reaktiv, sondern auch proaktiv.“

Zusammengefasst: Jemand, der agil handelt, ist kein träge agierender Klotz, sondern reagiert flexibel und proaktiv auf Veränderungen. Aber: Wie hat dieser Begriff in unser gegenwärtiges Projektmanagement gefunden? Überraschenderweise existieren agile Ansätze nicht erst seit dem Aufschwung in der Software-Branche.

Das Agile Manifest – 4 Werte & 12 Prinzipien

Heute erleben wir Agilität überall: Im Unternehmen, in teamwork und in Projekten. Auch wenn das agile Manifest von 17 Vertretern aus der Software-Branche entwickelt wurde, lässt es sich in der heutigen Geschäftswelt auf sämtliche Branchen anwenden – auch auf Projektmanagement. Das agile Manifest definiert dabei vier wichtige Werte:

  1. Individuals & interactions before processes & tools
  2. Functioning software before comprehensive documentation
  3. Customer collaboration before contract negotiation
  4. Reagieren auf Veränderungen vor Befolgen eines Plans

The 4 basic values of agile project management

Agile Werte bieten eine Grundlage, um Projekte erfolgreich und effizient zu gestalten, indem sie den Fokus auf die wesentlichen Aspekte der Zusammenarbeit und Entwicklung legen. Diese Werte betonen die Bedeutung von Menschen und Interaktionen, funktionierenden Produkten, enger Zusammenarbeit mit Kunden und der Fähigkeit, auf Veränderungen zu reagieren:

  1. Die Priorität liegt auf Individuen und Interaktionen gegenüber Prozessen und Werkzeugen: Eine zu starke Abhängigkeit von Prozessen und Werkzeugen könnte die schnelle Reaktion auf Veränderungen beeinträchtigen. Stattdessen wird die Rolle des Menschen als Entscheidungsträger höher bewertet.
  2. Funktionsfähige Produkte haben Vorrang vor umfangreicher Dokumentation: Bedeutet das, dass Dokumentation überflüssig ist? Auf keinen Fall. Der agile Wert unterstreicht jedoch, dass ein funktionsfähiges Produkt wertvoller ist als seine Dokumentation. Diese sollte nicht abgeschafft, sondern auf das Wesentliche reduziert werden. Der Ansatz lautet: So viel wie nötig, nicht so viel wie möglich.
  3. Cooperation with the customer takes precedence over contract negotiationsThis agile value emphasises the importance of involving the client and generally internal and external stakeholders während des gesamten Entwicklungsprozesses. Durch regelmäßiges Feedback kann sichergestellt werden, dass das endgültige Produkt den Vorstellungen entspricht. Der Ansatz lautet: Die Kommunikation findet nicht nur zu Beginn und bei der Abnahme des Projekts statt, sondern während der gesamten Projektlaufzeit.
  4. Das Reagieren auf Änderungen hat Vorrang vor dem strikten Einhalten eines Plans: In traditionellen, streng geplanten Projekten ist die Einhaltung des Plans erstrebenswert. Änderungen verursachen oft Kosten und sollten daher vermieden werden. Agile Projekte hingegen heißen neue Anforderungen und Änderungswünsche jederzeit willkommen. Der Ansatz lautet: Wir möchten flexibel auf veränderte Anforderungen reagieren können.

The 12 principles that define agile project management

Was können Sie nun mit diesen Werten anfangen? Die folgenden 12 Prinzipien des agilen Manifests machen diese Werte erst lebendig und stellen Ihnen konkrete Handlungsweisen vor, wie Sie agiles Projektmanagement angehen können:

  1. Die oberste Priorität liegt in der Customer satisfaction, indem Sie frühzeitig und kontinuierlich wertvolle Dienstleistungen bereitstellen.
  2. Veränderungen in den Anforderungen werden willkommen geheißen, selbst wenn sie erst spät im Entwicklungsprozess auftreten. Nutzen Sie agile Prozesse zum Wettbewerbsvorteil Ihrer Kunden.
  3. Set in regelmäßigen Abständen leistungsstarke Dienstleistungen für Ihre Kunden bereit, wobei die Zeiträume zwischen einigen Wochen und einigen Monaten liegen – je kürzer desto besser.
  4. Manager und Entwickler müssen während des gesamten Projekts täglich zusammenarbeiten.
  5. Projects are organised around motivated people herum aufgebaut. Schaffen Sie das Umfeld dafür und bieten die benötigte Unterstützung. Wichtig: Vertrauen Sie Ihrem Team!
  6. Persönliche Gespräche sind die effizienteste und effektivste Methode, um Informationen innerhalb eines Projektteams zu übermitteln.
  7. Der wichtigste Indikator für den Fortschritt sind High-performance services.
  8. Agile Prozesse fördern eine Sustainable development. All project participants should be able to maintain a constant pace for an indefinite period of time.
  9. Optimise your Agile project management durch ein ständiges Augenmerk auf technische Exzellenz und gute Planung.
  10. Simplicity is essential and is the art of maximising the amount of unfinished work.
  11. Die besten Architekturen, Anforderungen und Entwürfe entstehen in self-organised teams.
  12. In regelmäßigen Abständen überdenkt Ihr Team selbstständighow it can become more effective and adapts its behaviour accordingly.

Diese 12 Prinzipien enthalten grundlegende Richtlinien für ein agiles Project management in Ihrem Unternehmen. Vorgehensmodelle und Framework wie Scrum orientieren sich an den Werten und Prinzipien des agilen Manifests. Sie bieten einen klaren Rahmen, innerhalb dessen Sie Ihr Projekt abwickeln können. Um erfolgreich im agilen Umfeld zu arbeiten, sollten Sie das Manifest als eine Art Verhaltenskodex von allen Beteiligten betrachten – angefangen beim obersten Manager bis hin zu jedem einzelnen Mitglied Ihres Projektteams.

Transparenz & Flexibilität: Entdecken Sie ZEP für Ihr Projektmanagement!

Agile project management has proven itself in various industries such as Software development, Engineering, Construction and Management consultancy als wichtige Arbeitsweise etabliert. Die Prinzipien des agilen Manifests bilden das Fundament dieser Methodik, und Methoden wie Scrum, die auf diesen Werten basieren, unterstützen die praktische Umsetzung. Tools zur Project time tracking such as ZEP facilitate the practical implementation and documentation of agile project management. The Ticket system in ZEP ermöglicht eine detaillierte Planung und Verwaltung von Aufgaben und hilft dabei, die agilen Prinzipien des Manifests in den Projektalltag zu integrieren. Diese Methode fördert eine strukturierte Planung und Überwachung von Aufgaben, schafft Transparenz und verbessert die Zusammenarbeit innerhalb des Teams.

Das ZEP Zusatzmodul Tickets, Aufgaben & To-dos ist zentral für ein effizientes agiles Projektmanagement. Es ermöglicht eine klare Zuordnung von Aufgaben zu Projekten und eine transparente Kommunikation im Team. Flexibilität ist ein wesentlicher Aspekt des agilen Projektmanagements und ZEP unterstützt dies durch die einfache Anpassung von Aufgaben und Prioritäten. Die Integration von Kundenfeedback spielt ebenfalls eine wichtige Rolle; das Modul ermöglicht es, Tickets direkt aus E-Mails zu erstellen und Kunden in den Projektprozess einzubeziehen. Dies fördert nicht nur die Kundenzentrierung, sondern ermöglicht auch eine schnelle Reaktion auf Kundenbedürfnisse und agile working im Team. Durch die strukturierte Dokumentation von Aufgaben können Teams retrospektive Analysen durchführen, um aus Erfolgen und Misserfolgen zu lernen.

Agile Methoden im Wirtschaftsumfeld: Ein Rückblick

Projektmanagement ist träge und stark auf Planung ausgerichtet – So die weit verbreitete Vorstellung von Projektmanagement. Die Entstehung agiler Ansätze und die Ablösung des veralteten Wasserfallmodells wurde durch die Digitalisierung und die verstärkte Betonung von Software-Projekten möglich. Aber: Auch davor gab es bereits agile Methoden:

Das sind einige wenige Beispiele, aber der Durchbruch agiler Methoden gelang letztlich in der Software-Branche. Hier haben sich seit den späten 1980er Jahren agile Ansätze auf breiter Front durchgesetzt. Hier rückten zunehmend die Wichtigkeit eigenverantwortlicher und selbstorganisierter Teams in den Fokus der Arbeit. Im Jahre 2001 wurde dann the agile manifesto von führenden Köpfen in der Software-Branche entwickelt. Das agile Manifest stellt grundlegende Richtlinien für die effiziente Entwicklung von Software bereit. Der zugrundeliegende Ansatz besteht darin, ineffiziente und überflüssige Elemente zu vermeiden.

Agiles Projektmanagement: Vor- und Nachteile im Überblick

Agiles Projektmanagement bietet, wenn es korrekt angewendet und auf die richtige Branche zugeschnitten wird, zahlreiche Vorteile. Dennoch ist diese Arbeitsweise nicht für jedes Projekt geeignet und kann bei unsachgemäßer Nutzung auch Nachteile mit sich bringen:

Advantages
✅ Schnelle Prototypenerstellung
✅ Stetige Optimierung von Produkten/Dienstleistungen
✅ Effiziente Ressourcennutzung
✅ Enge Zusammenarbeit mit Kunden
✅ Rasche Problemerkennung

 

Disadvantages
⛔ Schwierigkeiten für große Teams
⛔ Gefahr des Kontrollverlusts durch weniger festgelegte Handlungsabläufe zu Projektbeginn
⛔ Schnelle Entscheidungen ungeeignet für Unternehmen, die viel Zeit für Analysen benötigen
⛔ Ständige Zusammenarbeit, in der Kommunikationsprobleme auftreten können
⛔ Hohe Verantwortung der Scrum Master und Product Owner

The diversity of agile methods: These are the different representatives

Sie sind stets auf der Suche nach effektiven Methoden, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Ihr Team zu organisieren? Folgende agile Methoden haben sich in diesem Zusammenhang als äußerst bewährt erwiesen:

Scrum 

Scrum ist ein bewährtes und beliebtes agiles Framework, welches es Teams ermöglicht, iterative Fortschritte und kurzen Zeitrahmen – sogenannten Sprints – zu erzielen. Es basiert auf den Prinzipien von Transparenz, Inspektion und Anpassung, wodurch eine effektive Zusammenarbeit und eine kontinuierliche Verbesserung von Produkten oder Dienstleistungen gefördert wird. Scrum definiert klare Rollen sowie Ereignisse, die den Entwicklungsprozess strukturieren und optimieren. Zudem werden Artefakte verwendet, um den Projektfortschritt zu verfolgen.

  • Roles: Product Owner, Scrum Master, Development Team
  • Events: Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review, Sprint Retrospective
  • Artefacts: Product backlog, sprint backlog, increment

 

Kanban 

Kanban ist eine agile Methode, die ursprünglich aus der Lean-Produktion stammt und später für die Softwareentwicklung adaptiert wurde. Es konzentriert sich darauf, den Fluss der Arbeit zu optimieren, um Engpässe zu identifizieren und die Effizienz zu steigern. Kanban basiert auf einem flexiblen Ansatz, der es Teams ermöglicht, kontinuierlich zu arbeiten und sich an Veränderungen anzupassen.

  • Principles: Visualisation of work, limitation of work in progress (WIP), tracking work flow
  • Practices: Kanban-Board zur Visualisierung des Arbeitsflusses, Limitierung von WIP zur Vermeidung von Engpässen, regelmäße Überprüfung und Anpassung der Prozesse zur Effizienzsteigerung
  • Metrics: Lead time to visualise the tasks from project start to end, cycle time to show when a task was completed after it was started, WIP to reveal how many tasks are being processed in parallel.

 

Objectives and Key Results (OKRs)

OKRs ist eine agile Methode zur Zielsetzung und Leistungsmessung, die Unternehmen dabei unterstützt, sich auf die wichtigsten Ziele zu konzentrieren und den Fortschritt transparent für alle Teammitglieder zur verfolgen.

  • Objectives: Klare, ambitionierte Ziele, die die Vision und Mission des Unternehmens unterstützen, aber erreichbar und motivierend für das Team sind.
  • Key Results: Messbare Ergebnisse, die den Fortschritt bei der Zielerreichung quantifizieren. Spezifische, zeitgebundene Schlüsselereignisse helfen dabei, den Fokus und die Ausrichtung des Teams zu unterstützen.

Klassisches vs. agiles Projektmanagement: Die zwei Ansätze im Vergleich

 

Classic project management

 

Agile project management
🔵 Umfang ist festgelegt, während Zeit und Aufwand variabel sind 🟢 Zeit und Aufwand sind festgelegt, während Umfang variabel ist
🔵 Prozess folgt linearem Ansatz (Wasserfall-Modell), bei dem Entwicklung von Phase zu Phase erfolgt 🟢 Prozess ist iterativ, mit Durchläufen aller Phasen in einer Iteration
🔵 Prozess ist starr 🟢 Prozess wird kontinuierlich verbessert
🔵 Einfluss der Stakeholder nimmt im Verlauf des Projekts ab 🟢 Einfluss der Stakeholder während des gesamten Projekts konstant
🔵 Anforderungen werden zu Beginn erfasst, zum Beispiel in einem Lastenheft 🟢 Anforderungen werden kontinuierlich erfasst, beispielsweise durch Backlogs
🔵 Ergebnisse werden erst am Ende des Projekts geliefert und bewertet 🟢 Ergebnisse werden regelmäßig während des Projekts geliefert und bewertet
🔵 Projektmanager leitet und trägt Verantwortung für das gesamte Projekt 🟢 Team ist selbstorganisiert und trägt gemeinsam die Verantwortung
🔵 Kommunikation erfolgt durch lange Meetings und Dokumentation 🟢 Kommunikation erfolgt durch kurze, tägliche Meetings und weniger Dokumentation

Conclusion

Agiles Projektmanagement bietet eine flexible und effektive Lösung für dynamische Projekte mit sich ändernden Anforderungen. Durch die richtige Anwendung von agilen Prinzipien und Tools können Teams ihre Zusammenarbeit verbessern und den Projekterfolg steigern. Dennoch ist es wichtig, die Herausforderungen zu verstehen und angemessen zu managen, um mögliche Risiken zu minimieren und die Vorteile voll auszuschöpfen.

FAQ

When is agile project management suitable?

Agiles Projektmanagement eignet sich besonders gut für Projekte, die sich durch hohe Dynamik, sich ändernde Anforderungen und eine enge Zusammenarbeit mit Kunden auszeichnen. Es ist ideal für Situationen, in denen Flexibilität, schnelle Reaktion auf Veränderungen und kontinuierliche Verbesserung wesentlich sind. Beispielsweise ist agiles Projektmanagement in der Softwareentwicklung, Produktentwicklung oder bei innovativen Projekten besonders effektiv.

What are good agile project management tools?

Gute Agile Projektmanagement-Tools unterstützen Teams dabei, ihre Prozesse zu optimieren, die Zusammenarbeit zu fördern und den Überblick über Aufgaben und Fortschritt zu behalten. Beliebte Tools sind Jira, Trello, Asana, Monday.com und Zoho Projects.

Why do agile projects fail?

Agile Projekte können scheitern, wenn sie nicht angemessen geplant, umgesetzt oder verwaltet werden. Gründe können unzureichende Planung, schlechte Kommunikation, Widerstand im Team oder Management, komplexe Anforderungen und mangelnde Erfahrung sein.

Tanja Hartmann CEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Manager at ZEP

More interesting articles

Time recording for small businesses " All rules & tools ✓
Find out why project time tracking is essential for small companies and how modern software such as ZEP can help. Optimise your work processes, increase efficiency and stay competitive!

Read article

Professional Services Automation Software: PSA advantages

Find out how PSA software such as ZEP can optimise your service company - for improved efficiency and profitability.

Read article