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Smooth time recording & project management - you ask, we answer

How can you keep track of everything in the ZEP world? With practical answers to your questions, you are well equipped for effortless time recording and optimised project management with ZEP.
Smooth time recording & project management

Die Welt der Zeiterfassung und Projektmanagements kann manchmal selbst den erfahrensten ZEP-Nutzern eine kleine Denksportaufgabe stellen. Unser praktisches Tool zur Arbeits- und Projektzeiterfassung, das normalerweise wie eine gut geölte Maschine funktioniert, kann gelegentlich sehr komplex sein. Aber keine Sorge – Im heutigen Beitrag haben wir Ihre häufigsten ZEP-Herausforderungen näher betrachtet und fundierte Lösungen für Sie erarbeitet. Von vergessenen Stempelungen bis hin zur korrekten Projektzuordnung – wir haben für jede knifflige Frage eine Antwort parat. Denn: Wir wissen, dass Ihr Arbeitsalltag schon komplex genug ist.

Ihre häufigsten Fragen in Sachen Zeiterfassung

Unser kleiner Guide führt Sie durch eine Reihe von ZEP-Fragen, die Sie vielleicht auch schon einmal beschäftigt haben. Sie erfahren u.a., wie Sie automatische Ausstempelungen für Ihre Mitarbeiter einrichten können, um sicherzustellen, dass die Zeiten immer korrekt erfasst werden. Projekte ohne buchbare Zeiten? Unsere Lösung zeigt Ihnen, wie Sie Vorgänge zu Projekten hinzufügen und Mitarbeiter korrekt zuweisen können. Und selbst wenn Sie eine Pausenregelung ändern müssen – wir führen Sie Schritt für Schritt durch den Prozess. Egal, Whether you are a ZEP newcomer oder ein erfahrener Nutzer sind. Warum also noch länger rätseln? Tauchen Sie mit uns ein in die Welt der ZEP-Herausforderungen und finden Sie die Antworten, die Ihre Arbeit erleichtern.

Employees forget to clock in and out. What can I do?

Don't panic! In ZEP Clock – oder mit dem Module Presence in our other ZEP programmes Compact & Professional – legen Sie einfach eine Task zum automatischen Ausstempeln Ihrer Mitarbeiter an. Dadurch können Sie sicherstellen, dass die Zeiten immer korrekt sind und Sie sich keine Sorgen über vergessene Stempelungen machen müssen.

Where can I see how my employees have logged in?

Wissen Sie manchmal nicht, wie sich Ihre Mitarbeiter eingestempelt haben? Kein Problem! Die „Kommt/Geht-Auswertung“ zeigt Ihnen genau, ob sich Ihre Teammitglieder über den Browser, die App or the terminal have logged in. This function is also available in ZEP Clock or with the Module Presence in Compact und Professional verfügbar.

Ich führe ZEP neu ein, aber meine Mitarbeiter haben bereits Urlaub genommen. Kann ich das eintragen?

Yes, with our Modul Überstunden, Fehlzeiten & Urlaube können Sie sämtliche Fehlzeiten oder genommene Überstunden auch nachträglich eintragen. So haben Sie eine klare Übersicht und Ihren Mitarbeitern werden sogar die verbleibenden Urlaubstage in ZEP angezeigt.

I can't find my seasonal worker from last year in ZEP. Why?

Sie hatten in der Vergangenheit Saisonarbeiter beschäftigt, können diese jedoch nicht neu anlegen, weil das System sagt, dass dieser Mitarbeiter bereits existiert? Auch hierfür gibt es eine einfache Lösung: Legen Sie bei der Mitarbeiterauswertung den Beschäftigungszeitraum weit genug in die Vergangenheit. So taucht der Mitarbeiter wieder auf. Jetzt können Sie einfach einen neuen Beschäftigungszeitraum für Ihren Mitarbeiter in dessen Akte anlegen.

I have created a project, but no one can book times on it. What is the problem?

Ihre Projekte sind bereit, aber niemand kann seine Zeiten buchen? Hier ist die Lösung: Stellen Sie sicher, dass jedes Projekt einen Vorgang hat, auf den Projektzeiten gebucht werden können. Zusätzlich müssen die Projektlaufzeit und der Status eingerichtet werden. Zu guter Letzt weisen Sie einfach nur noch den entsprechenden Mitarbeitern die Rolle als Projektmitarbeiter zu und schon können alle korrekt ihre Projektzeiten erfassen.

Wie kann ich die Pausenregelung von 45 auf 30 Minuten ändern?

Flexibilität ist hier der Schlüssel! Wenn Sie die Dauer der Pausenregelung ändern möchten, legen Sie einfach einen neuen Gültigkeitszeitraum an oder ordnen dem betroffenen Mitarbeiter eine neue Regelarbeitszeit zu.

How can I cancel an invoice?

It may happen that an invoice has to be cancelled. Provided that you ZEP Professional with the Invoicing module nutzen, gehen Sie einfach in den Rechnungsbereich und wählen dort die Aktion „Stornieren“. So einfach ist das!

My employee starts in mid-January and is only supposed to have 29 days of holiday. Where can I set this?

With the Modul Überstunden, Fehlzeiten & Urlaube können Sie dieses Problem ganz einfach beheben: Teilen Sie den Beschäftigungszeitraum mit dem Scherensymbol in Restjahr und Folgejahr auf. Im Restjahr können Sie nun ganz einfach den Urlaubsanspruch für den gewählten Zeitraum eintragen.

Ich zahle meinen Mitarbeitern ihre Überstunden aus. Wie trage ich das in ZEP ein?

Wenn es Zeit ist, Überstunden auszuzahlen, nutzen Sie im Modul Überstunden, Fehlzeiten & Urlaube einfach die Funktion „Ausgleich Überstunden, Urlaube: Abgeglichene Überstunden“ in ZEP, um alles ordnungsgemäß erfassen und eintragen zu können.

Where can I set that freelancers are not informed if they forget to book their times?

Provided you use ZEP Compact or Professional with the Module Freelancers nutzen, haben wir auch für dieses Problem die passende Lösung: Legen Sie Mitarbeiterkategorien an und ordnen sie bestimmte Mitarbeiter diesen zu. In der Task „Mitarbeiterinformation“ können Sie dann einstellen, dass Mitarbeiter mit der entsprechenden Kategorie nicht benachrichtigt werden, wenn sie die Zeiterfassung nicht vorgenommen haben.

Wie kann ich informiert werden, wenn die Planzahlen überschritten wurden?

Die Lösung dieses Problems setzt eine Lizenz für ZEP Compact oder Professional mit dem Module Planned Hours voraus: Richten Sie ganz einfach einen Planstundenhinweis im Projekt ein. Mit der Task „Projektstand Plan/Gesamtstatus Plan“ können Sie sich dann bequem per E-Mail benachrichtigen lassen, wenn eine bestimmte Planstundenzahl überschritten wurde.

Erfolgreiche Zeiterfassung – Das geht nur gemeinsam

Am Ende unserer Reise durch die Welt der ZEP-Herausforderungen bleibt nur eines zu sagen: Sie sind jetzt bestens gerüstet, um jede Herausforderung in der Zeiterfassung zu meistern. Und denken Sie daran: Auch die klügsten Köpfe stehen hin und wieder vor kleinen Rätseln. Das Zeiterfassungsmanagement ist ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Geschäftsbetriebs. Dank der Erkenntnisse aus diesem Guide können Sie als ZEP officer now ensurethat your employees are correctly clocked in, projects run smoothly and invoices are error-free. Be aware of one thing: ZEP can make your work easier in many aspects and optimise your project management. Project work is teamwork. And we see ourselves as your competent partner when it comes to providing the right software.

Wenn Sie noch weitere Fragen haben oder Ihre ZEP-Kenntnisse vertiefen möchten, zögern Sie nicht, sich auch register for one of our webinars or directly to contact our support.

Tanja Hartmann CEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Manager at ZEP

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