Transparenz und sorgfältige Planung sind entscheidend, um Projekte zuverlässig, erfolgreich und wirtschaftlich abzuschließen. Neben der Projektplanung und dem Aufgabenmanagement spielt die Projektzeiterfassung eine zentrale Rolle. Warum die Zeiterfassung in Projekten so essenziell ist und wie Sie diese am besten handhaben, erfahren Sie in diesem Artikel.
Inhaltsverzeichnis – Das erwartet Sie:
Welche Zeiten müssen gebucht werden?
Book project times via software
ZEP facilitates project management
What does project management software cost?
A precise Time recording im Projektmanagement ist unerlässlich, um den Projekterfolg sicherzustellen. Sie ermöglicht eine zuverlässige Kalkulation der Kosten, ein effizientes Management von Arbeitszeiten und Auslastung sowie die Erstellung präziser Reportings. So können Sie Ihre Projekte nicht nur wirtschaftlich, sondern auch termingerecht abschließen, während Sie gleichzeitig die richtigen Prioritäten setzen.
The Work time tracking in projects is crucial in order to Resource planning und Mitarbeiterauslastung optimal zu steuern. Durch die genaue Erfassung von Stunden pro Aufgabe und Projekt entsteht ein klares Bild über den Projektfortschritt und die verbleibenden Arbeiten. Eine solide Datengrundlage ermöglicht es, Kapazitäten besser einzuschätzen, die Belastung der Mitarbeiter auszugleichen und somit Stress zu reduzieren, die Effizienz zu erhöhen und die Team-Motivation zu steigern.
Die Redewendung „Zeit ist Geld“ trifft besonders im komplexen Projektmanagement zu, wo eine präzise Zeitplanung unerlässlich ist, um Ressourcen effizient zu nutzen. Eine kontinuierliche Project time tracking hilft dabei, den Arbeitsaufwand stets im Blick zu behalten, was für ein verlässliches Controlling und eine korrekte Invoicing entscheidend ist. So können Sie sicherstellen, dass vereinbarte Zeitbudgets eingehalten und zusätzliche Kosten vermieden werden.
Ein klarer Aufwandsüberblick ist nicht nur während des Projekts von Vorteil, sondern auch darüber hinaus. Durch den Vergleich der geleisteten Arbeit mit der ursprünglichen Project planning entsteht ein detailliertes Reporting, das hilft, die richtigen Prioritäten zu setzen. Eine präzise Abschätzung des Restaufwands ermöglicht eine optimale Nutzung der freien Ressourcen und verbessert das Zeitmanagement, wodurch Verzögerungen und Ablenkungen vom Wesentlichen vermieden werden.
Ein effektives Projektmanagement erfordert eine präzise Zeiterfassung für verschiedene Aktivitäten, um Kosten und Ressourcen optimal zu steuern. Die folgende Liste zeigt wichtige Zeiten, die für das Projektmanagement erfasst werden sollten:
✅ Konstruktionsarbeiten
✅ Telefonate im Zusammenhang mit Projekten
✅ Einkaufszeiten für das Projekt
✅ Projektbezogene Meetings
✅ Schulungen und Weiterbildungen
✅ Dienstleistungen
✅ Travel expenses
✅ Weitere projektbezogene Tätigkeiten
Durch die Zuordnung dieser Zeiten zu spezifischen Kostenstellen, Kostenträgern, Kunden oder Lieferanten ermöglicht ZEP eine präzise Projektüberwachung und -abrechnung, wodurch Kostenstrukturen transparent und effizient verwaltet werden können.
Moderne Projektzeiterfassungssoftware bietet Unternehmen flexible Lösungen, um Arbeitszeiten effizient zu erfassen. Sie können entweder eine webbasierte SaaS-Lösung aus der Cloud nutzen oder die Software lokal auf einem eigenen Server betreiben. Mit Time recording terminals oder Installationen auf PCs können Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten direkt und genau erfassen. Auch die Nutzung von Time recording apps ist möglich, was die Flexibilität und Zugänglichkeit der Lösung weiter erhöht.
Moderne Zeiterfassungssoftware wie ZEP revolutioniert das Projektmanagement, indem sie traditionelle Methoden wie Stempeluhren und Arbeitszeitlisten überflüssig macht. Mit ZEP können Sie Ihre Projektzeiten einfach und flexibel online erfassen, egal ob im Büro oder unterwegs mit der ZEP App. Unsere webbasierte Lösung ermöglicht eine zentrale Verwaltung aller Zeitaufzeichnungen und bietet zusätzlich die Möglichkeit, verschiedene Additional modules to integrate. Test our tool 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich, um sich von den Vorteilen für Ihr Unternehmen zu überzeugen.
The following Functions erleichtern Ihnen das Projektmanagement mit ZEP – Wir beantworten Ihre wichtigsten Fragen:
| Question | Answer |
| How can I ensure that employees do not forget their clock-in times? | In ZEP, create a Automatic task for clocking out an. Diese sorgt dafür, dass die Zeiten automatisch korrekt erfasst werden. |
| Where can I see how my employees have clocked in? | Use the „Kommt/Geht-Auswertung“ in ZEP Clock or in the module Attendance von ZEP Compact & Professional, um zu sehen, ob sich Ihre Mitarbeiter über den Browser, die App oder das Terminal eingestempelt haben. |
| Kann ich Urlaubstage nachträglich in ZEP eintragen, auch wenn ich ZEP neu einführe? | Yes, with the module Overtime, Absenteeism & Leave können Sie All absences, einschließlich Urlaubstage, auch nachträglich eintragen und verwalten. |
| Why do I find a seasonal worker from not in ZEP last year? |
Make sure that the Beschäftigungszeitraum far enough into the past to make the seasonal worker visible again. |
| What can I do if no one has times on a project? |
Überprüfen Sie, ob Each project is assigned a task ist, auf den Zeiten gebucht werden können, und stellen Sie sicher, dass die Projektlaufzeit und der Status set up correctly are. Then assign the employees the role of project team member. |
| How can I change the break regulation in ZEP von 45 auf 30 Minuten ändern? |
Simply place a neuen Gültigkeitszeitraum or assign a new standard working time to the employee concerned. |
| How do I cancel an invoice in ZEP?
|
Use the module Invoicing in ZEP Professional und wählen Sie die Option „Stornieren“ im Rechnungsbereich from. |
| How do I ensure that an employee who starts in mid-January only has 29 days' holiday? | Nutzen Sie das Modul Überstunden, Fehlzeiten & Urlaub, um den Holiday entitlement für den gewählten Zeitraum einzutragen. |
| Wie trage ich die Auszahlung von Überstunden meiner Mitarbeiter in ZEP ein? | Verwenden Sie das Modul Überstunden, Fehlzeiten & Urlaub und die Funktion „Ausgleich Überstunden, Urlaube: Abgeglichene Überstunden“, um die Auszahlung von Überstunden ordnungsgemäß zu erfassen. |
| How do I prevent freelancers from being notified if they do not book their times? | In ZEP Compact or Professional, use the module Freelancers employee categories and assign certain employees to this category. Then, in the Task „Mitarbeiterinformation“ that these employees are not notified if they forget to clock in. |
| Wie werde ich benachrichtigt, wenn die Planzahlen in einem Projekt überschritten werden? | In ZEP Compact or Professional, use the module Planned hours enter a planned hours note in the project. You will then receive a E-mail a notification when a certain Planstundenzahl überschritten becomes. |
ZEP can make your work easier in many respects and optimise your project management. Project work is teamwork. And we see ourselves as your competent partner when it comes to providing the right software.
Eine präzise Zeiterfassung im Projektmanagement ermöglicht Ihnen nicht nur eine zuverlässige Kalkulation der Kosten und eine effiziente Ressourcenplanung, sondern auch die Erstellung aussagekräftiger Reportings. Dadurch können Sie Projekt wirtschaftlich und termingerecht abschließen, während gleichzeitig die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter ausgeglichen und die Team-Motivation gesteigert werden. Durch eine präzise Projektzeiterfassung kommen Sie Ihrer Fürsorgepflicht als Arbeitgeber in jeder Hinsicht nach. Eine moderne Software zur Projektzeiterfassung wie ZEP erleichtert Ihnen diese Prozesse erheblich und bietet flexible Lösungen für eine effiziente Verwaltung Ihrer Projektzeiten.
Die besten Projektmanagement-Tools zeichnen sich durch Funktionen aus, die eine umfassende Projektplanung, -überwachung und -durchführung ermöglichen. Sie bieten typischerweise Funktionen zur Aufgabenverwaltung, Zeit- und Ressourcenerfassung sowie Berichterstattung, um Projekte effizient und erfolgreich abzuschließen. Moderne Lösungen wie ZEP bieten zusätzlich spezialisierte Module für Projektzeiterfassung und Ressourcenplanung.
Projektmanagement-Tools sind besonders geeignet für Unternehmen und Organisationen, die komplexe Projekte planen, durchführen und überwachen müssen. Sie helfen dabei, die Projektzeiten effizient zu erfassen, Ressourcen optimal zu nutzen und Kosten transparent zu verwalten. Kleinere Teams und große Unternehmen profitieren gleichermaßen von der Struktur und Effizienzsteigerung, die solche Tools bieten.
Die Kosten für Projektmanagement-Software variieren je nach Funktionsumfang, Nutzeranzahl und Implementierungsart. Für kleine Unternehmen und Startups bieten viele Anbieter flexible Preismodelle, die oft monatlich pro Nutzer berechnet werden. Größere Unternehmen, die umfangreiche Funktionen und Integrationen benötigen, können mit höheren Kosten rechnen, die oft durch zusätzliche Module oder spezielle Anpassungen entstehen. In unserem kostenlosen Price calculator können Sie sich Ihre monatlichen Kosten für ZEP ganz bequem ausrechnen lassen.
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