Efficient project management: ZEP as ERP system

Learn how to digitise your entire project business with ZEP - from quoting to project controlling to invoicing by email. A real game changer for project-oriented companies.
ZEP as ERP for optimal project management & precise project time recording from A to Z.

Sind Sie auf der Suche nach einer Lösung mit der Sie Ihr gesamtes Projektgeschäft digitalisieren? Sie sind in bester Gesellschaft, denn besonders für projektorientierte Unternehmen, die häufig mit sich ändernden Anforderungen und variablen Ressourceneinsätzen konfrontiert sind, ist die Auswahl des richtigen Enterprise Resource Planning Systems (kurz: ERP) von entscheidender Bedeutung. In diesem Blogbeitrag werden wir uns näher mit der Rolle eines ERP-Systems für projektbasierte Unternehmen befassen und erläutern, wie und womit ZEP alle notwendigen Anforderungen abdecken kann.

What is an ERP?

Bevor wir uns in die Tiefen des Themas stürzen, ist es wichtig, dass wir ein klares Verständnis dafür entwickeln, was genau ein ERP eigentlich ist. Nun, ein ERP ist keine einfache Software, sondern eine mächtige und umfassende Lösung, die Unternehmen in vielerlei Hinsicht im Geschäftsalltag unterstützt. Es handelt sich um ein integriertes System, das als Herzstück des Unternehmens fungiert und dazu dient, Ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten, sie zu lenken und zu überwachen.

Ein ERP-System ist in der Lage, eine breite Palette von Aufgaben und Aktivitäten zu bewältigen, indem es als eine zentrale Datenbank agiert. Hier werden sämtliche relevanten Informationen aus verschiedenen Unternehmensbereichen gesammelt und miteinander verknüpft – von der Warenwirtschaft im produzierenden Gewerbe bis hin zum kompletten Projektmanagement in projektorientierten Unternehmen. Hier umfasst ein geeignetes ERP nicht nur die Zeiterfassung, sondern auch die Ressourcenplanung und weitere Geschäftsprozesse wie etwa ein effizientes Projektmanagement. Das Hauptziel eines ERP-Systems besteht für projektorientierte Unternehmen also darin, die betriebliche Effizienz zu steigern und Ihre Prozesse zu vereinfachen. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Ressourcen optimal einzusetzen und zu verwalten. Das Ergebnis sind transparente Abläufe, die die Produktivität steigern und gleichzeitig die Kosten senken. Dabei geht es nicht nur darum, die gegenwärtigen Geschäftsprozesse zu optimieren, sondern auch eine solide Grundlage für zukünftiges Wachstum zu schaffen. Ein ERP-System können Sie als strategisches Instrument betrachten, das es Ihnen ermöglicht, Ihre geschäftliche Vision zu verwirklichen und in einem zunehmend wettbewerbsorientierten Geschäftsumfeld erfolgreich zu sein (und auch zu bleiben!).

How do project-oriented companies use an ERP system?

Als projektbasiertes Unternehmen stehen Sie vor einzigartigen Herausforderungen, die eine spezialisierte ERP-Lösung erfordern und den Fokus auf Ihr Zeitmanagement legen. Denn: Zeit ist Ihre wichtigste Ressource. Die Verwendung eines ERP-Systems ist in der heutigen Geschäftswelt weit mehr als eine Option – sie ist zur Notwendigkeit geworden. Warum? Projektorientierte Unternehmen – wie etwa Unternehmensberatungen, Ingenieurbüros, IT-Dienstleister oder auch Agenturen – haben erkannt, dass ein ERP-System ein entscheidendes Instrument zur Effizienzsteigerung ist. Diese Branchen zeichnen sich in besonderem Maße durch ihre spezifischen Herausforderungen aus, die von komplexen Auftragsstrukturen bis hin zu variablen Ressourceneinsätzen reichen. Gerade für sie kann der Einsatz einer vollumfänglichen Software als ERP-ähnliches System den entscheidenden Unterschied machen. Warum ist das so? Lassen Sie uns genauer betrachten, wie ein ERP auch Ihrem Unternehmen helfen kann:

Efficient resource planning

Projektorientierte Unternehmen haben oft mit einer Vielzahl von Aufträgen und Projekten gleichzeitig zu tun. Die Ressourcenplanung wird hier zu einer anspruchsvollen Aufgabe, da Mitarbeiter zielgerichtet und ihren Fähigkeiten entsprechend eingesetzt werden müssen. Ein ERP-System bietet hier die notwendige Unterstützung, um Ressourcen effizient zuzuweisen und Engpässe zu vermeiden.

Projektüberwachung

In projektorientierten Unternehmen ist die Überwachung des Projektfortschritts und die Einhaltung von Budgets von großer Wichtigkeit. Ein ERP-System ermöglicht es, den Status jedes Projektes in Echtzeit zu verfolgen, Budgetabweichungen frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen, sollte es zu Abweichungen kommen.

Rentabilität steigern

Schmale Gewinnmargen bestimmten Ihr Projektgeschäft? Die Rentabilität eines Projektes kann über Erfolg oder Misserfolg Ihres gesamten Unternehmens entscheiden. Ein ERP-System unterstützt Sie bei der genauen Kalkulation der Kosten, der Preisgestaltung und der Identifizierung von profitablen Projekten!

Transparency

Die Zusammenarbeit innerhalb des Teams und die Transparenz der Projektinformationen sind ein weiterer entscheidender Faktor innerhalb Ihres Unternehmens. Nur wenn Ihr Team gut zusammenarbeiten und alle Informationen transparent an den Kunden weiterkommunizieren kann, wird das Projekt zum Erfolg. Ein ERP-System schafft beste Voraussetzungen dafür!

Time recording

Projektbasierte Unternehmen sind stark auf die Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten angewiesen. Hierbei handelt es sich um einen entscheidenden Faktor, um die Rentabilität eines Projektes sicherzustellen. Die Verfolgung von Überstunden gewährleistet, dass das Projekt im geplanten Zeit- und Budgetrahmen bleibt und verhindert, dass Ihre Mitarbeiter überlastet werden.

Sie sehen, für Sie als projektorientiertes Unternehmen lohnt sich ein detaillierter Blick auf den Markt der ERP-Systeme. Denn: Für Sie ist es von entscheidender Bedeutung, dass ein ERP in der Lage ist, die Zeiterfassung, Einsatzplanung und das Projektmanagement optimal zu unterstützen, um den Anforderungen Ihrer Branche gerecht zu werden. Gibt es denn eine „All-in-One“-Lösung auf dem Markt? Ja!

ZEP als ERP für effizientes Projektmanagement

Wie wäre es, wenn Sie mit einem Softwaretool, das cloudbasiert ist, alle Ihre Anforderungen an ein ERP-System abdecken könnten? Nichts leichter als das! ZEP steht für Zeiterfassung für Projekte und ist eben genau DAS: Unsere maßgeschneiderte Lösung integriert sich nahtlos in das Projektgeschäft Ihres Unternehmens und digitalisiert nahezu alle Bedürfnisse im hektischen Projektalltag – Vom Angebot über das Projekt-Controlling bis hin zur Rechnungsstellung.

Time recording

Die genaue Erfassung von Arbeits-/Projektstunden ist für die Steigerung Ihrer Rentabilität essenziell wichtig. Hier kommt ZEP ins Spiel. Das Module Presence ermöglicht die Anzeige der erfassten Anwesenheiten bei der Projektzeiterfassung, die Verknüpfung von Smartphones oder Tablets als mobile Stempeluhren, die individuelle Aktivierung der Anwesenheitserfassung je Mitarbeiter und die automatische Anlage von Projektzeiten. Hierbei kann die reine Zeiterfassung ganz bequem per Web-Frontend, per App für iOS und Android oder über unser ZEP terminal produced in-house erfolgen. Und was ist mit Abwesenheiten? Dafür haben wir das Modul Überstunden, Fehlzeiten & Urlaube entwickelt. Hiermit verwalten Sie sämtliche Abwesenheiten für Ihr komplettes Team – digital und ohne manuelle Zettelwirtschaft. So behalten Sie stets den Überblick, wann welches Teammitglied abwesend ist. Weiterer Pluspunkt: Für jeden Mitarbeiter wird automatisch ein Überstundenkonto angelegt.

Deployment planning

A efficient resource planning ist der Schlüssel zur Vermeidung von Engpässen und zur Optimierung Ihrer Produktivität. Hier zeigt ZEP erneut seine Stärken, denn mit unserem Resource planning module planen Sie Ihre Projekte mit Weitblick. Damit Sie stets auf dem Laufenden sind, wie Ihre Mitarbeiter ausgelastet sind und welche Aufgaben als nächstes erledigt werden müssen, damit Ihr Projekt ein voller Erfolg wird. Apropos Planung. Wie planen Sie Ihre Projekte im Voraus? Definieren Sie vorab bereits Stunden und Leistungen? Mit dem Module Planned Hours unterstützen wir Ihre Projektplanung von Anfang an. Feste oder dynamische Planzahlen erstellen? Kein Problem! Mit ZEP gestalten Sie Ihre Projekte ganz einfach nach Ihren Bedürfnissen. Und wie wissen Ihre Mitarbeiter, welche Aufgaben als nächstes anstehen? Ganz einfach: Mit unserem Module Tickets, Tasks & To-dos. Hiermit unterteilen Sie Ihre Projekte ganz einfach in Einzelaufgaben für Ihre Mitarbeiter. Eingehende Anfragen werden direkt als Tickets im jeweiligen Projekt hinterlegt. Jetzt können Sie diese mit vordefinierten Planstunden verknüpfen und schon liegen Sie perfekt in der Zeit!

Project management

Kommen wir nun zum Herzstück Ihrer projektbasierten Arbeit: dem Projektmanagement! ZEP unterstützt Sie hier mit leistungsstarken Funktionen, damit Sie diesen Bereich optimieren können. Vor Projektbeginn schreiben Sie vermutlich ein Angebot an Ihre Kunden. Mit unserem Module offers sparen Sie bei der Erstellung mit praktischen Vorlagen kostbare Zeit und verzichten somit komplett auf manuelle Prozesse. Eine gute Basis für einen übersichtlichen Projektverlauf – auf für zukünftige Projekte. Sobald das Angebot angenommen wurde, können Sie die einzelnen Posten in Ihr Projekt übernehmen und Ihre Mitarbeiter können beginnen, darauf Ihre Projektzeiten zu buchen. Und mit dem Prices & Receipts Module sichern Sie die Rentabilität Ihrer Projekte. Wie das? Ganz einfach, Sie definieren Ihre Preise und stellen geplante Umsätze allen internen Kosten gegenüber. Fremdkosten können als Belege direkt digital erfasst werden. So können Sie Budgetabweichungen zeitnah erkennen und entsprechende Maßnahmen zur Bewältigung einleiten. Sobald ein Projekt endgültig abgeschlossen ist, keine offenen Tickets mehr existieren, können Sie sich an die Rechnungsstellung machen. Was früher mit der zeitraubenden Prüfung aller angefallenen Arbeitsstunden einherging, erledigen Sie mit ZEP auf Knopfdruck. Denn: Mit dem Invoicing module können Sie alle in ZEP erfassten Aufwände direkt in Rechnung stellen und Ihrem Kunden einfach per Mail senden. Nachhaltiger und schneller geht es kaum.

Wie Sie sehen, benötigen Sie beim Einsatz von ZEP kein anderes ERP mehr. Mit ZEP haben Sie ein strategisches Instrument zur Hand, das Sie bei der Erreichung Ihrer Ziele unterstützt. Glauben Sie nicht? Dann test ZEP doch einfach kostenfrei und unverbindlich für mindestens 30 Tage. Bei Fragen steht Ihnen our support team gladly answer your questions. You don't feel like talking? Never mind! In our informative webinars and YouTube Erklärvideos reden unsere Support Kollegen und klären häufig gestellte Fragen anschaulich und mit einer Prise Humor. Viel Spaß beim zepen!

Tanja Hartmann CEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Manager at ZEP

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