Paperwork adé - Digital time recording with ZEP Clock

Sie kennen das: Arbeitszeiterfassung verursacht unnötigen Papierkram, die Auswertung ist zeitintensiv und dann muss der Prozess auch noch rechtskonform sein. Haben Sie schon von ZEP Clock gehört? Unser Musterkunde Bernd nutzt für sein Reinigungsunternehmen mit 12 Mitarbeitern an 2 Standorten unser ZEP. Bernd steht exemplarisch für alle User, denen eine schnelle, unkomplizierte Recording working time at the terminalvia app or web browser is important. Accompany Bernd through a completely normal day.

No power to the stamp stress

Bernd kommt morgens gegen 9 Uhr in seinem Reinigungsunternehmen an und stempelt sich am PC in ZEP Clock ein. Bernds Mitarbeiter sind bereits alle ausgeflogen und bei den Kunden im Einsatz. Sie stempeln sich natürlich nicht im Büro ein, sondern erledigen dies über die mobile App ganz flexibel von unterwegs. Hier können sie auch direkt erfassen, wo sie sind und welche Tätigkeit sie beim Kunden ausüben. Bernd kann als Administrator sehen, welche seiner Mitarbeiter bereits eingestempelt haben und bei welchem Kunden sie gerade im Einsatz sind. Alles bestens heute, bis Bernd seine Mails checkt.
Hier muss er feststellen, dass sich der Azubi am Vortag wieder mal nicht ausgestempelt hat. Einmal mehr ist Bernd froh, dass er das automatische Ausstempeln der Mitarbeiter in ZEP eingestellt hat. Er ist gespannt, wann sich der Azubi meldet, denn der hat ebenfalls eine Mail bekommen, dass er das Ausstempeln vergessen hat. Warum Bernd dabei trotzdem total entspannt ist? Ganz einfach: Er informiert seine Mitarbeiter, wenn er den Monatsabschluss macht, dass noch etwas nachgearbeitet werden muss. Auch muss er sich keine Sorgen machen, dass seine geringfügig beschäftigte Mitarbeiterin zu viele Stunden arbeitet, denn: Er wird von ZEP Clock informiert, sobald eine gewisse Stundenanzahl erreicht ist. So kann er rechtzeitig eingreifen, wenn es sein muss und die eventuellen Überstunden ganz einfach in den kommenden Monat übertragen.

Unexpected comes often

Jetzt ist die erste Arbeitswelle am Morgen erledigt, Bernd geht zufrieden zur Kaffeemaschine und genießt die Ruhe im Büro. Doch dann – *jingling* – läutet das Telefon. Einer seiner Mitarbeiter ist zuhause gestürzt und kann heute nicht zur Arbeit kommen. Bernd wünscht ihm gute Besserung und trägt die Fehlzeit des Mitarbeiters in ZEP ein. Apropos, das ist ein guter Moment, um nach den Urlauben und aktuellen Fehlzeiten aller Mitarbeiter zu schauen. Der Fehlzeitenkalender in ZEP Clock ist in alle gängigen Kalenderformate integrierbar und so sieht Bernd in seinem noch geöffneten Outlook direkt mal nach, wer wann nicht da ist. Bingo! Zwei seiner Mitarbeiter hatten Urlaub beantragt. Jetzt erinnert sich Bernd auch an die Mail, die ihm ZEP diesbezüglich geschickt hat. In der Übersicht sieht er, dass die Urlaube gut in den Zeitplan passen und so gibt er die Fehlzeitenanträge schnell und einfach frei. Das wird seine Mitarbeiter sicher freuen. Und nun, back to business.

Everything in view even during the break

Bernd hat am Vormittag einige To-dos erledigt, nun ist erstmal Mittagspause. Also stempelt er sich aus, da er heute mit einem Bekannten zum Mittagessen verabredet ist – das dauert sicher nicht länger als 30 Minuten. Falsche Pausenzeiten lässt ZEP Clock nicht zu, dafür gibt es schließlich den automatischen Pausenabzug – je nach Arbeitszeit und im Rahmen der gesetzlichen Regelungen.
Und schon wieder klingelt das Telefon. Ein Kunde ist dran und wundert sich, wo die Reinigungskraft bleibt, die schon längst hätte vor Ort sein sollen. Also ruft Bernd seinen Mitarbeiter an, der der festen Überzeugung ist, im richtigen Gebäude zu sein. Bernd schaut in die „Kommt/Geht-Auswertung“ in ZEP und muss feststellen, dass sein Mitarbeiter zum Stempelzeitpunkt in Gebäude A und nicht in Gebäude C war. Ein weiteres Telefonat mit dem Kunden löst das Missverständnis in Wohlgefallen auf.

The end of the day calls

Nach einem ruhigen Nachmittag schaut Bernd zum Feierabend noch einmal nach, wer im Auftrag der Sauberkeit unterwegs ist. Fazit: Alles sieht gut aus. Doch was ist das? Der Azubi hat sich schon wieder nicht ausgestempelt, obwohl er doch im Büro war. Also übernimmt Bernd das für ihn, ganz einfach über die App.
ZEP Clock erleichtert Bernds Arbeitsalltag um ein Vielfaches. Was ihn besonders überzeugt? Die schnelle Einrichtung, eine unkomplizierte Arbeitszeiterfassung sowie das automatische Ausstempeln. Und dank des Überstunden- und Fehlzeiten-Moduls profitiert Bernd von einer übersichtlichen Fehlzeitenverwaltung und dem Überblick, wer wann aus welchem Grund fehlt. Somit gehörigen lästiger Papierkram und zeitraubende Auswertungen endgültig der Vergangenheit an.
Sie wollen Ihren Arbeitsalltag genau wie Bernd entschleunigen und Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben? Testen Sie ZEP Clock doch einfach 30 days without obligation and free of charge. If you have any questions, please contact our Support happy to answer questions.