Traffic light coalition: minimum wage increases, documentation obligation remains

„Wir werden den gesetzlichen Mindestlohn im ersten Jahr in einer einmaligen Anpassung auf zwölf Euro pro Stunde erhöhen.“ So steht es zumindest in dem Mitte Oktober 2021 veröffentlichten Exploratory paper der so genannten „Ampel-Koalition“, das als Grundlage für die derzeit laufenden Koalitionsverhandlungen zur Bildung einer neuen deutschen Bundesregierung dient. Und während bereits jetzt über die Folgen dieser Entscheidung – sofern sie dann im Rahmen der neuen Regierung auch umgesetzt wird – heftig diskutiert wird, ist allerdings auch klar. An den im Zusammenhang mit Minijobs geltenden Dokumentationspflichten wird auch die neue Bundesregierung nichts ändern.

These documentation requirements have been included in the new § 17 Mindestlohn-Gesetz (MiLoG) festgelegt. Danach ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten geringfügig beschäftigter Mitarbeitender (Minijobs) zu erfassen und zu dokumentieren. Bringt man diese Vorgabe in Zusammenhang mit dem bereits mehrfach zitierten ECJ ruling on digital time recording, so liegt eines auf der Hand: Unternehmen müssen sich schleunigst Gedanken darüber machen, wie sie Zeiterfassung und -dokumentation rechtssicher abbilden.

Corona crisis in autumn 2021: Still more than 600,000 short-time workers

Darüber hinaus stellt die Corona-Pandemie weiter große Herausforderungen an Unternehmen – auch im Bereich der Zeiterfassung. Laut Schätzungen des ifo Instituts based on the economic survey, more than 600,000 people were still on short-time work in Germany in September 2021.

Doch auch für Kurzarbeitende gilt: Der Arbeitgeber hat eine Dokumentationspflicht für die während der Kurzarbeit geleisteten Arbeitszeiten. Diese Pflicht gilt auch für Ausfall- und Fehlzeiten. Die Nachweise für den jeweiligen Kalendermonat müssen vom Unternehmen innerhalb von drei Monaten beim zuständigen Arbeitsamt eingereicht werden. Nach Ende der Kurzarbeit erfolgt nämlich eine Prüfung, denn das Kurzarbeitergeld wird von der Bundesagentur für Arbeit nur unter Vorbehalt ausgezahlt.

Dazu müssen Unternehmen für Kurzarbeitende folgende Daten bei der Bundesagentur für Arbeit einreichen:

• • • Hours worked per day
    • Anzahl der Kurzarbeitsstunden für diesen Tag
    • Gesetzliche Feiertage (Vergütung erfolgt ausschließlich durch den Arbeitgeber)
    • Sick days

Aufgrund der aktuell wieder steigenden Fallzahlen muss davon ausgegangen werden, dass sich Unternehmen weiter mit dem Thema Kurzarbeit und den damit verbundenen Dokumentationspflichten auseinandersetzen müssen.

ZEP Clock: Seamless documentation of working hours - regardless of the legal basis

Unabhängig davon, ob es um die Zeiterfassung von Minijobs oder Kurzarbeit geht – oder einfach darum, Arbeitszeiten zeitnah, lückenlos und sofort nachweisbar zu dokumentieren, bietet die ZEP Clock die dafür erforderliche technische Grundlage. Die Lösung basiert auf der provantis Lösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte und dient zur Projekt-unabhängigen Erfassung von Arbeitszeiten. Als Cloud Service muss bei der ZEP Clock keine Software installiert werden. Die Nutzung ist über jeden herkömmlichen Internet-Browser unabhängig vom Betriebssystem auf jedem internetfähigen Endgerät (PC, Notebook, Tablet) sowie mit der ZEP Clock App für iOS und Android als mobile Stempeluhr möglich: Und zwar sowohl im Büro als auch im Homeoffice.