Recording working time: You should observe these legal requirements

Wie in vielen anderen Bereichen des Berufs- und Geschäftslebens gibt es auch für das Erfassen von Arbeitszeiten in Deutschland gesetzliche Regelungen und Vorgaben, die Unternehmen unbedingt beachten sollten. Die wichtigsten haben wir Ihnen nachfolgend zusammengefasst:

1. Working Hours Act (ArbZG)

Grundsätzlich legt das Working Hours Act für Arbeitnehmer in Deutschland eine Höchstgrenze der werktäglichen (Montag bis Samstag) Arbeitszeit von acht Stunden fest. Aufzeichnungspflichten sind dabei im Gesetz nicht vorgesehen. Allerdings sind laut § 16 ArbZG gewisse Aufzeichnungspflichten für die Arbeitszeit festgelegt, wenn z.B. Überstunden geleistet werden. So ist der Arbeitgeber laut § 16 Satz 2 ArbZG verpflichtet, […] die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen […]. Wie er dies tut, handschriftlich oder elektronisch, kann vom Arbeitgeber frei gewählt werden.

2nd Minimum Wage Act (MiLoG)

Bereits seit 1.1.2015 ist nach § 17 Minimum Wage Act (MiLoG) gesetzlich geregelt, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, die Arbeitszeiten geringfügig beschäftigter Mitarbeiter (Minijobs) zu erfassen und zu dokumentieren. Dabei müssen zumindest für jede Woche der Beschäftigung Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit abzüglich der Pausen erfasst werden. Es reicht also nicht, die Arbeitszeit nur im Arbeitsvertrag festzulegen. Die Aufbewahrungspflicht für die Unterlagen beträgt zwei Jahre. Ausgeschlossen von der Aufzeichnungspflicht sind lediglich Minijobs in privaten Haushalten. Weitere Ausnahmen und Erleichterungen sind in der Minimum Wage Recording Ordinance (MiLoAufzV) set.

3. data protection

"Stasi methods at the discounter" – Mit dieser "reißerischen" Headline stellte der Spiegel 2008 die Firma Lidl an den Pranger, als öffentlich wurde, dass Mitarbeiter des Unternehmens mit Minikameras überwacht und deren Verhalten lückenlos dokumentiert wurde. Das Beispiel mag ein Negativbeispiel sein, es zeigt allerdings die generelle Problematik, dass das Erfassen von Arbeitszeiten schnell zu einer Mitarbeiterüberwachung "ausarten" kann, die Datenschutz- und Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter verletzt. Aus diesem Grund raten Datenschutzexperten dazu, die folgenden Punkte bei der Arbeitszeiterfassung unbedingt zu berücksichtigen, um datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite zu sein:

• Obtain the consent of the works council (if any).: Dieser hat nämlich ein Mitbestimmungsrecht und kann einschreiten, wenn durch die Zeiterfassung die Interessen der Mitarbeiter und der Datenschutz am Arbeitsplatz gefährdet sieht.
• Choice of time recording system: Dabei sollte darauf geachtet werden, dass das System unkompliziert, leicht verständlich und sicher, sowie der Branche des Unternehmens angemessen ist.
• Consult data protection officer (if available): Dieser sollte die aktuellen Vorschriften zum Datenschutz am Arbeitsplatz – und damit auch die für das Unternehmen geltenden Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung – kennen.
• Conclusion of a company agreement: Diese Vereinbarung gilt dann als rechtliche Grundlage für die Arbeitszeiterfassung.

Zeiterfassung im Projektgeschäft unerlässlich

In den meisten projektorientierten Branchen (Software-Entwicklung, Unternehmensberatung, Dienstleistungen) ist das Erfassen der Mitarbeiterarbeitszeiten ein Kernelement des Geschäftsbetriebs, insbesondere wenn die Arbeiten der Mitarbeiter vor Ort beim Kunden ausgeführt werden. Ohne Zeiterfassung kein Nachweis des Projektfortschritts, aber auch keine Möglichkeit zur Abrechnung der geleisteten Arbeiten. Dennoch sollten sich auch Unternehmen in diesen Branchen regelmäßig darüber informieren, welche rechtlichen Rahmenbedingungen sie beachten müssen. Dies gilt insbesondere für das Mindestlohngesetz, aber auch für den Bereich Datenschutz, z.B. die Frage, welches Zeiterfassungssystem eingesetzt wird.

With ZEP – Zeiterfassung für Projekte bietet die Firma provantis IT-Solutions ein seit Jahren in der Praxis erprobtes System, das alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt und wie oben beschrieben, unkompliziert, leicht verständlich, sicher und für projektorientierte Branchen angemessen ist. Zum Erfüllen der Dokumentationspflichten nach Mindestlohngesetz bietet provantis mit ZEP Clock eine für diesen Bereich maßgeschneiderte und rechtskonforme Lösung.