Die Ausgangslage bei agilimo
Die agilimo Consulting GmbH berät Unternehmen, Konzerne und Behörden zu IT-Sicherheit. Mit einer klaren Haltung: IT-Security „Made in Germany“. Für die eigene Projektsteuerung und Projektzeiterfassung griff das Unternehmen lange auf ein naheliegendes, aber wenig leistungsfähiges Werkzeug zurück: Excel.
Zeiten wurden in Tabellen erfasst und an die Kunden zum Unterschreiben verschickt. Tabelle für Tabelle, Projekt für Projekt. Für ein wachsendes Beratungsunternehmen brachte das schnell spürbare Grenzen mit sich: Es gab kein übergeordnetes Projektcontrolling. Welcher Mitarbeiter wie viel Zeit auf welches Projekt gebucht hatte, ließ sich bestenfalls mühsam zusammentragen, aber nie auf einen Blick.
Die Herausforderungen
Mit steigender Zahl an Kunden und Projekten wurden die Lücken der Excel-Lösung immer deutlicher:
- Keine Skalierbarkeit: Jedes neue Projekt bedeutete neue Tabellen und neuen manuellen Aufwand. Ein Prozess, der mit dem Wachstum von agilimo nicht mithalten konnte.
- Fehlendes Controlling: Ob ein Festpreisprojekt wirtschaftlich war oder aus dem Ruder zu laufen drohte, war kaum nachzuvollziehen. Belastbare Soll-Ist-Vergleiche fehlten.
- Keine verlässliche Auslastungsplanung: Wo Engpässe entstanden, wer verfügbar war oder wo Mitarbeitende in Überlast gerieten, ließ sich aus Excel-Tabellen nicht ableiten.
- Wenig belastbare Kundennachweise: Kunden, die z.B. die Einführung einer unternehmensweiten Sicherheitsarchitektur beauftragen, investieren oft mehrere Hunderttausend Euro in Beratung, Konzeption und Umsetzung und erwarten dafür nachvollziehbare Leistungsnachweise. Excel-Tabellen wirkten in diesem Kontext wenig professionell und ließen genau diese Nachvollziehbarkeit vermissen.
Die Kombination aus mangelnder Struktur und fehlender Auswertbarkeit war für agilimo der Auslöser, sich nach einer spezialisierten Projektzeiterfassung umzusehen.
Der Wechsel zu ZEP
Bei der Wahl der neuen Lösung war für agilimo schnell klar, dass es nicht nur um Funktionalität ging. Als Beratungsunternehmen, das seinen Kunden konsequent zu europäischen, unabhängigen Technologien rät, wollte agilimo auch bei der eigenen Werkzeugwahl glaubwürdig bleiben. ZEP passte in dieses Bild: eine spezialisierte, deutsche Lösung für Projektzeiterfassung. Ohne Umwege über Generalisten-Tools oder internationale Cloud-Ökosysteme.
Seit 2016 ist agilimo nun ZEP-Kunde und über die Jahre mit dem Produkt mitgewachsen: Neue Funktionen ließen sich schnell in den eigenen Arbeitsalltag integrieren, ohne dass die Umstellung für agilimo zusätzlichen Aufwand bedeutet hätte.
Der Alltag mit ZEP heute
Einfache Bedienung im Tagesgeschäft
Für die Consultants von agilimo ist der Umgang mit ZEP bewusst unkompliziert: einloggen, Zeiten buchen, abrechnen. Genau diese Einfachheit ist entscheidend dafür, dass eine Zeiterfassung im Alltag tatsächlich genutzt wird und nicht als lästige Pflicht liegen bleibt.
Auswertung als Führungsinstrument
Für die Geschäftsleitung von agilimo liefert die Auswertung der Mitarbeiterzeiten den entscheidenden Mehrwert von ZEP. Auslastungsspitzen werden frühzeitig erkennbar, bevor einzelne Mitarbeitende in eine Überlastung geraten. Das gibt dem Führungsteam die Möglichkeit, rechtzeitig nachzubesetzen oder Ressourcen anders zu verteilen, statt erst zu reagieren, wenn es bereits zu spät ist. Das sichert nicht nur interne Abläufe und Kalkulationen, sondern auch die kontinuierlich hohe Servicequalität, weil Mitarbeitende nicht dauerhaft am Limit arbeiten.
Kalkulationssicherheit bei Festpreisprojekten
Gerade bei Festpreisprojekten macht die strukturierte Zeiterfassung für agilimo den entscheidenden Unterschied: Die Daten aus ZEP fließen direkt in die Kalkulation ein und schaffen eine deutlich flexiblere, realistischere Grundlage für zukünftige Angebote.
„ZEP hat uns in die Lage versetzt, zu einem Managed Service Provider zu transformieren.“
Thomas Edelmann, Geschäftsführer & CTO, agilimo Consulting GmbH
Vertrauensbasis für Kunden
Weil agilimo seinen Kunden eine strukturierte, detaillierte Zeiterfassung liefern kann, wächst auch das Vertrauen auf Kundenseite spürbar. Nachvollziehbare Leistungsnachweise ersetzen den reinen Vertrauensvorschuss. Ein Aspekt, der in der Beratungsbranche zunehmend an Bedeutung gewinnt.
Verlässlicher Support
Über die Jahre hat sich für agilimo auch die Zusammenarbeit mit dem ZEP-Team als verlässlich erwiesen.
„Wir können uns bei ZEP einfach nur bedanken, dass wir jederzeit, wenn es ein Anliegen gibt, immer ein kompetentes Ohr haben und dass unsere Themen und Herausforderungen jederzeit schnell und effizient gelöst werden.“
Marcus Heinrich, Geschäftsführer & CEO, agilimo Consulting GmbH
Digitale Souveränität und der CLOUD Act
Für ein Unternehmen, das seine Kunden zu IT-Security „Made in Germany“ berät, ist die Frage nach der Herkunft der eigenen Software kein Nebenschauplatz. Thomas Edelmann, Geschäftsführer und CTO bei agilimo, beobachtet im Kundenalltag wiederkehrende Fehldeutungen:
„Das ist tatsächlich bei unseren Kunden ein sehr großes Thema. Da gibt es sehr viele Missverständnisse, weil viele Kunden sagen: Liegt doch auf europäischen Servern, interessiert mich nicht. Aber es zählt, wo der Hauptsitz des Anbieters liegt, denn der US-amerikanische CLOUD Act verpflichtet US-Anbieter zur Herausgabe von Daten an US-Behörden, unabhängig vom Serverstandort.“
Thomas Edelmann, Geschäftsführer & CTO, agilimo Consulting GmbH
Genau deshalb integriert agilimo konsequent ausschließlich Software von europäischen Unternehmen in den eigenen Tech-Stack, um den Zugriff durch US-Behörden von vornherein auszuschließen.
Auch Marcus Heinrich beobachtet, dass sich der Druck in diesem Bereich zuletzt verschärft hat:
„Mit der aktuellen geopolitischen Lage ist die Nachfrage nach wirklich europäischen, deutschen Lösungen spürbar gestiegen. Für agilimo war ZEP als deutsches Produkt daher nicht nur aus praktischen, sondern auch aus strategischen Gründen die naheliegende Wahl.“
Marcus Heinrich, Geschäftsführer & CEO, agilimo Consulting GmbH
Das Ergebnis für agilimo
- 10–15 % Zeitersparnis im täglichen Arbeitsprozess dank der strukturierten Führung der Mitarbeitenden durch ZEP sowie der einfachen Projektzeiterfassung.
- Transformation zum Managed Service Provider: möglich gemacht durch die belastbare Datenbasis aus ZEP.
- Flexiblere, realistischere Kalkulation von Festpreisprojekten durch retrospektive sowie aktuelle Projektauswertungen.
- Zehn Jahre Partnerschaft seit 2016, mit kontinuierlicher Weiterentwicklung auf beiden Seiten.
Über agilimo
Die agilimo Consulting GmbH ist ein IT-Security-Beratungsunternehmen mit Sitz in Elsenfeld. Unter der Positionierung „IT-Security made in Germany“ unterstützt agilimo Unternehmen dabei, sich mit deutschen und europäischen Technologien bestmöglich gegen Cyberangriffe zu schützen. Geleitet wird das Unternehmen von Marcus Heinrich (CEO) und Thomas Edelmann (CTO).
