Ressourcenplanung Software
Das ganze Team auf einer Zeitleiste
Alle Mitarbeitenden und alle Projekte in einer Ansicht. Sie sehen sofort, wer noch Kapazität hat und wer überplant ist, berechnet aus Regelarbeitszeit, Feiertagen und Abwesenheiten.
Über 3.000 Unternehmen vertrauen auf ZEP
Kapazität planen, bevor sie knapp wird
Wer hat nächsten Monat noch Luft? Die Ressourcenplanung zeigt es auf einen Blick, auf denselben Daten wie die gebuchten Stunden.
Das ganze Team und alle Projekte auf einer Zeitleiste
In der Einplanung Mitarbeiter stehen alle Mitarbeitenden untereinander, jede Zeile mit ihrer Auslastung und aufklappbar bis auf die einzelnen Projekte. Die Einplanung Projekte zeigt dasselbe aus Sicht der Aufträge, mit Planstunden, verplanten und offenen Stunden. Filter wie „Nur Mitarbeiter mit Kapazität“ oder „Nur Projekte mit offenen Planstunden“ führen direkt zur Antwort.
Die Kapazität rechnet Urlaub und Feiertage mit
Regelarbeitszeit, Feiertage und genehmigte Abwesenheiten fließen automatisch in die Kapazität ein. Was eine Person wirklich leisten kann, steht in ihrer Zeile, und eine Überplanung über 100 % wird rot markiert. Beantragte Abwesenheiten erscheinen gestrichelt, damit sie schon sichtbar sind, bevor sie zählen.
Einplanen durch Ziehen statt Ausfüllen
Ziehen Sie eine Einplanung direkt in der Zeile auf, verschieben oder verlängern Sie sie. Gespeichert wird automatisch, und die Auslastung rechnet sofort mit. Im Formular planen Sie mehrere Mitarbeitende oder Projekte auf einmal ein, pro Tag oder als Gesamtwert für den Zeitraum. Oder Sie schreiben es einfach: Im ZEP Assistant, dem KI-Chat in ZEP, reicht ein Satz wie „Plane Anna zwei Wochen mit 50 % auf den Website-Relaunch ein“.
Planung und Realität in einer Auswertung
Der Einplanung/Ist-Vergleich stellt Plan, Ist, Abweichung und Kapazität nebeneinander, die geplante Kapazitätsauslastung zeigt die Lage je Mitarbeitendem und Abteilung. Beides entsteht aus denselben Daten, die Ihr Team ohnehin bucht. So wird die Qualität Ihrer Planung messbar. In der Einplanung selbst weisen hinterlegte Preisgruppen zusätzlich den geplanten Umsatz je Projekt und Person aus.
Jetzt die Möglichkeiten von ZEP entdecken
Mehr aus Ihrer Ressourcenplanung Software
Wer Projekte verkauft, verkauft die Zeit seines Teams. Neben den großen Übersichten machen diese fünf Funktionen im Alltag den Unterschied:
Die Planung per KI-Chat
Fragen wie „Wer aus meiner Abteilung hat im November noch Kapazität?“ beantwortet der ZEP Assistant direkt in ZEP. Über ZEP MCP stellen Sie dieselbe Frage in Claude oder ChatGPT und lassen sich die Auslastung als Tabelle ausgeben, mit Ihren Rechten in ZEP.
Jede Person sieht die eigene Planung
Unter „Meine Einplanung“ sieht jede und jeder, auf welchen Projekten die nächsten Wochen geplant sind und wie die eigene Auslastung aussieht. Das erspart Rückfragen und schafft Planungssicherheit im Team.
Wer umgeplant wird, erfährt es
Ändert sich eine Einplanung, bekommt die betroffene Person auf Wunsch eine gebündelte Benachrichtigung. So bleibt die Planung verbindlich, ohne dass jemand hinterhertelefonieren muss.
Mitarbeitende direkt dem Projekt zuordnen
Fehlt eine Person im Projekt, ordnen Sie sie direkt aus der Planung zu, mit Zuordnungszeitraum, Preisgruppe und erster Einplanung. Der Umweg über die Projektverwaltung entfällt.
Jede Rolle sieht, was sie sehen darf
Eigene Rechte für Mitarbeiter-, Projekt- und eigene Einplanung legen fest, wer wen sieht. Daten, die eine Rolle nicht sehen darf, entfernt ZEP bereits auf dem Server, und Abwesenheitsgründe bleiben geschützt.
Mehr als 3.000 Unternehmen vertrauen bereits auf ZEP
Das System für Projektdienstleister - von Startup bis zum Großkonzern.
“Ideale Mitarbeiterverwaltungsunterstützung dank 360 Grad Sicht auf Mitarbeiter Verfügbarkeiten, tagesaktuelle Reports und automatisierte Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung.”
"Rundum-Lösung für das Erfassen von Projekt- und Arbeitszeiten. Vor allem die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen (Mindestruhezeit, Pausenzeiten, Maximalarbeitszeit etc) können sehr gut getrackt werden. "
"Wir nutzen ZEP seit über 10 Jahren, um die Arbeitszeiten (fakturierbar, nicht fakturierbar) zu erfassen. Dies stellt eine prima Grundlage für die Rechnungen an unsere Kunden dar."
“ZEP beeindruckt mit seiner intuitiven Zeit- und Projektverwaltung und bietet einen hervorragenden Kundensupport!”
"Schnelle Projektbuchungen und Auswertungen. Trotzdem eine hohe Flexibilität. Guter modularer Aufbau. Man kann das System gut auf die eigenen Bedürfnisse anpassen."
"Wir nutzen ZEP für die präzise Zeiterfassung, Urlaubsmanagement und Fehlzeiten. Mit ZEP können unsere MItarbeiter auch im Home Office ihre Arbeitszeiten erfassen, wodurch wir mehrere vorher genutzte Tools ersetzen konnten."
“Ideale Mitarbeiterverwaltungsunterstützung dank 360 Grad Sicht auf Mitarbeiter Verfügbarkeiten, tagesaktuelle Reports und automatisierte Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung.”
"Rundum-Lösung für das Erfassen von Projekt- und Arbeitszeiten. Vor allem die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen (Mindestruhezeit, Pausenzeiten, Maximalarbeitszeit etc) können sehr gut getrackt werden. "
"Wir nutzen ZEP seit über 10 Jahren, um die Arbeitszeiten (fakturierbar, nicht fakturierbar) zu erfassen. Dies stellt eine prima Grundlage für die Rechnungen an unsere Kunden dar."
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"Schnelle Projektbuchungen und Auswertungen. Trotzdem eine hohe Flexibilität. Guter modularer Aufbau. Man kann das System gut auf die eigenen Bedürfnisse anpassen."
"Wir nutzen ZEP für die präzise Zeiterfassung, Urlaubsmanagement und Fehlzeiten. Mit ZEP können unsere MItarbeiter auch im Home Office ihre Arbeitszeiten erfassen, wodurch wir mehrere vorher genutzte Tools ersetzen konnten."
Weitere Funktionen
Weitere Möglichkeiten von ZEP
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Häufige Fragen zur Ressourcenplanung
Häufig gestellte Fragen und Antworten.
Was ist die Ressourcenplanung in ZEP?
Die Ressourcenplanung ist das Modul in ZEP, mit dem Projektdienstleister planen, wer in den nächsten Wochen woran arbeitet. Alle Mitarbeitenden oder alle Projekte stehen untereinander auf einer Zeitleiste, mit Auslastung, freier Kapazität und Überplanung. Die Planung sitzt auf denselben Daten wie die gebuchten Stunden.
Was kostet die Ressourcenplanung und in welchen Produktlinien gibt es sie?
Die Ressourcenplanung kostet 5 € pro Nutzer und Monat und ist in ZEP Track, ZEP Control und ZEP Operations zubuchbar. In ZEP Business ist sie ohne Aufpreis enthalten. In ZEP Clock gibt es sie nicht, weil sie Projektbezug voraussetzt. Der Jahresrabatt gilt nur auf die Produktlinie, der Add-on-Preis ist im Monats- und im Jahresvertrag gleich. Das Modul wird von ZEP für Ihren Account aktiviert.
Wie berechnet ZEP die Kapazität einer Person?
Ausgangspunkt ist die Regelarbeitszeit: 100 % entsprechen der Regelarbeitszeit der Person an diesem Tag. Feiertage, auch halbe, genehmigte Abwesenheiten und Tage außerhalb des Beschäftigungszeitraums verringern die Kapazität. Beantragte Abwesenheiten werden gestrichelt angezeigt und zählen erst, wenn sie genehmigt sind.
Kann ich mehrere Mitarbeitende oder Projekte auf einmal einplanen?
Ja. Im Formular wählen Sie einen Zeitraum und mehrere Mitarbeitende oder mehrere Projekte und tragen einen Wert pro Tag oder einen Gesamtwert für den Zeitraum ein, auf Wunsch auf die Mitarbeitenden aufgeteilt. Trifft eine neue Einplanung auf eine bestehende, entscheiden Sie zwischen Aufaddieren und Ersetzen.
Sehen alle im Team die Auslastung ihrer Kolleginnen und Kollegen?
Nein, das regeln die Rechte. Für Mitarbeiter-, Projekt- und eigene Einplanung gibt es eigene Rechte, Abteilungsleitungen sehen ihre Abteilung. Daten, die eine Rolle nicht sehen darf, entfernt ZEP bereits auf dem Server. Den Grund einer Abwesenheit sieht nur, wer das Recht dafür hat. Jede Person sieht unter „Meine Einplanung“ die eigene Planung.
Kann ich Planung und tatsächlich gebuchte Stunden vergleichen?
Ja. Der Einplanung/Ist-Vergleich stellt Plan, Ist, Abweichung und Kapazität nebeneinander. Die geplante Kapazitätsauslastung zeigt die Lage je Mitarbeitendem und Abteilung. Beide Auswertungen entstehen aus denselben Daten, die Ihr Team ohnehin bucht.
Plane ich auf Projekt- oder auf Aufgabenebene?
Die Ressourcenplanung plant auf Projektebene: eine Person, ein Projekt, ein Zeitraum, ein Wert pro Tag. Aufgaben und To-dos organisieren Sie mit dem Aufgabenmanagement, das ab ZEP Control enthalten ist.
Ich nutze die bisherige Ressourcenplanung. Wie komme ich zur neuen?
Der Umstieg läuft über unseren Support, der Preis bleibt dabei derselbe. Beide Planungen laufen nie parallel in einem Account. Sprechen Sie uns an, wir begleiten den Wechsel.
Jetzt alle Funktionen für 14 Tage kostenlos testen.
ZEP ist leistungsstark, benutzerfreundlich und kann sich Ihren Bedürfnissen anpassen. Überzeugen Sie sich selbst!
